Какой договор оформить с сотрудником

Компания или ИП может нанять сотрудников четырьмя способами.

Можно устроить работника в штат по трудовому договору, пригласить по договору гражданско-правового характера, нанять через частное агентство занятости или заключить агентский договор. Выбор влияет на то, какие права и обязанности будут у сотрудника и работодателя.

Я работаю с кадровыми вопросами и расскажу, когда лучше оформить работника в штат на постоянку, а когда — пригласить на время.

Трудовой договор подходит, если нужен человек, который будет выполнять работу регулярно и под полным контролем компании или ИП. Например, готовить еду в кафе по графику два через два или писать тексты для соцсетей пять дней в неделю.

Трудовой договор заключают между работодателем — компанией или ИП — и физическим лицом — работником.

В нем прописывают все, что касается трудовых отношений, например:

• на какой срок заключили договор;
• что входит в обязанности работника;
• какую зарплату будут платить;
• условия труда на рабочем месте по результатам СОУТ — специальной оценки условий труда, для дистанционных работников можно не указывать;
• по какому графику сотрудник будет работать.

Плюсы трудового договора. По сравнению с другими вариантами оформления, трудовой договор больше всего защищает права сотрудника.

В Трудовом кодексе РФ описано, что можно и нельзя делать работодателю, что положено работнику и как он может защитить свои права. Например, работодатель должен создавать безопасные условия труда, предоставлять выходные и отпуска, выплачивать зарплату два раза в месяц. Иначе сотрудник может пожаловаться в трудовую инспекцию, и компанию или ИП накажут.

Работодателю трудовой договор позволяет контролировать работу персонала. Сотрудник должен соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, например приходить на работу вовремя, действовать в интересах компании или ИП, не заниматься личными делами в рабочее время. За нарушения трудовой дисциплины работнику можно сделать выговор, лишить премии или уволить.

Минусы трудового договора. Для работника можно назвать два минуса — это обязанность соблюдать трудовую дисциплину и ограничение возможностей. Например, зарплата штатного дизайнера ограничена трудовым договором, и в рабочее время он не может выполнять задачи для других заказчиков.

Для работодателя недостатков в трудовом договоре больше, особенно для компаний.

Большая налоговая нагрузка. Работодатель должен перечислять НДФЛ и взносы на обязательное страхование сотрудников  :

• 30%, пока нарастающий итог с зарплаты работника с начала 2024 года не достиг 2 225 000 ₽;
• 15,1% — с превышения над 2 225 000 ₽.

Для малого и среднего бизнеса действует пониженный тариф  :

• с выплат работнику в пределах федерального МРОТ в месяц на 1 января, в 2024 году это 19 242 ₽ — 30%;
• с превышения — 15%.

Также работодатели по трудовым договорам с выплат персоналу перечисляют взносы на травматизм по тарифу от 0,2 до 8,5% — в зависимости от отрасли.

Еще нужно оплачивать отпуска и больничные за первые три дня, за остальные платит СФР. Заставлять сотрудников работать во время больничного незаконно.

Сложно уволить работника. Трудовой договор в большинстве случаев — бессрочное соглашение. Расторгнуть его по инициативе работодателя можно только в определенных законом случаях, с соблюдением массы правил. Иначе работник может восстановиться через суд и взыскать средний заработок за время вынужденного прогула.

Нужно вести кадровый учет, обеспечить условия труда, издавать локальные нормативные акты. Для правильного оформления сотрудника нужно создать, подписать и хранить целую кипу бумаг: трудовой договор, график отпусков, положения о внутреннем трудовом распорядке, трудовые книжки.

Малый бизнес может вести упрощенный кадровый учет.

Резюмирую: трудовой договор — это обязательства на долгий срок, высокая ответственность и тяжелый процесс расставания. Он подходит для оформления специалистов, которые постоянно делают значительный объем работы для компании или ИП.

Трудовой договор плохо подходит для оформления частично или временно занятых специалистов, проектной работы.

Гражданско-правовой договор или договор гражданско-правового характера — ГПД или ГПХ — это любое соглашение, заключенное в рамках гражданского законодательства. Например, договор об оказании услуг или выполнении работ.

В договоре ГПХ стороны прописывают взаимные права и обязанности. Чаще так: один что-то делает, другой платит, то есть компания либо ИП становится заказчиком работ или услуг, а специалист — исполнителем, подрядчиком.

По договору ГПХ могут работать дизайнеры, курьеры, консультанты — все, кто выполняет разовую работу или оказывает разовую услугу. Результат деятельности таких специалистов фиксируют актом выполненных работ или оказанных услуг.

Заказчик становится налоговым агентом, если заключает ГПД с человеком без статуса ИП или самозанятости. Это значит, что он должен удерживать НДФЛ — 13% с суммы вознаграждения, а также перечислить страховые взносы — 30%. Для малого и среднего бизнеса действуют льготные тарифы, как при трудовом договоре.

Взносы на травматизм наниматель платит, если это указано в договоре, но так бывает очень редко  .

Если ГПД заключают с ИП или самозанятым, заказчик налоговым агентом не становится и страховые взносы не исчисляет. Исполнители сами платят налоги с доходов и отчитываются перед ИФНС.

Плюсы гражданского договора. По договору ГПХ у исполнителя больше свободы: он сам определяет, на каких условиях ему сотрудничать, назначает цену за свою работу, может привлекать субподрядчиков, если это не запрещено договором.

Исполнитель на ГПХ без статуса ИП или самозанятого, как и сотрудник на трудовом договоре, может уйти на больничный и получать пособие по временной нетрудоспособности, копить пенсионные баллы и стаж, если работодатель перечисляет страховые взносы.

Для заказчика главный плюс в том, что он может расторгнуть договор когда захочет и не обязан обеспечивать трудовые гарантии вроде оплачиваемого отпуска.

Минусы гражданского договора. Исполнитель на ГПХ может в любой момент лишиться занятости. Заказчик вправе расторгнуть договор — ему нужно только возместить расходы исполнителя, если они были  . А вот сотрудника на трудовом договоре нельзя уволить просто так, должно быть веское основание.

Исполнитель получает оплату только за свои услуги, отпускные ему не положены.

Для заказчика ключевая проблема — риск признания отношений трудовыми. Такое возможно, если исполнитель выполняет один и тот же объем работ, получает регулярную оплату, об этом расскажу дальше.

Резюмирую: ГПД подходит для работы с фрилансерами или специалистами, к услугам которых прибегают разово или периодически для получения определенного результата. Например, к юристу можно обратиться только для оформления договора или защиты интересов компании в суде в конкретном споре.

Если объем работы специалистов становится постоянным, я рекомендую подумать о заключении трудового договора, чтобы избежать рисков признания отношений трудовыми в судебном порядке.

Некоторые работодатели не хотят соблюдать права персонала по ТК РФ, поэтому маскируют трудовые отношения гражданско-правовыми. Например, заключают договоры подряда или оказания услуг вместо трудовых. Так же поступают ради экономии на НДФЛ и страховых взносах, если исполнители готовы стать ИП или самозанятыми.

В договорах ГПХ прописывают место и время выполнения работ, вознаграждение — фиксированной суммой за месяц оказания услуг. Чтобы документ не был похож на трудовой, используют слова-заменители. Например, вместо «оклад» пишут «фиксированное вознаграждение», вместо «должностные обязанности» — «функции», вместо «смены» и «выходные дни» — «день оказания услуг» и «день, свободный от оказания услуг». Внешне это выглядит как договор ГПХ, а по сути — трудовой. Суд может признать такие отношения трудовыми. Чем это грозит, я расскажу дальше.

В трудовых спорах суды не обращают внимание на название договора и термины внутри него. Они изучают суть отношений, которые сложились между заказчиком и исполнителем. Если все указывает на то, что заказчик никакой не заказчик, а работодатель, договор будет считаться трудовым.

Кто может обратиться в суд. Переквалифицировать гражданско-правовой договор в трудовой может заказчик добровольно или суд  .

У фрилансера, к которому компания или ИП иногда обращается за выполнением задач, вряд ли возникнут претензии из-за работы по договору ГПХ. А вот постоянно работающий специалист может быть недоволен, например тем, что ему не платят отпускные. Сотрудник вправе подать работодателю заявление, чтобы он признал гражданско-правовой договор трудовым, или сразу пойти в суд.

Обратиться в суд в интересах исполнителя также может прокуратура, трудовая инспекция или профсоюз.

Инициировать переквалификацию гражданско-правового договора в трудовой также вправе налоговая, если заказчик активно использует самозанятых. Например, подозрительно, если исполнитель по договору ГПХ получает выплаты на протяжении длительного времени дважды в месяц, как штатные сотрудники.

Когда суд может признать отношения трудовыми. В каждом случае суды разбираются в сути отношений и решают, стороны договора — это на самом деле работодатель и работник или же заказчик и исполнитель.

Верховный суд перечислил признаки трудовых правоотношений. Ими могут быть, например:

• выполнение сотрудником работы по указаниям работодателя;
• вовлеченность работника в организационную структуру компании;
• еженедельные выходные дни и ежегодный отпуск у исполнителя;
• периодические выплаты работнику, которые для него единственный или основной источник доходов.

Также суды обращают внимание на данные ФНС при анализе работы компаний и ИП с самозанятыми.

Например, вот что может повлиять на признание договора трудовым:

• работа по конкретной трудовой функции, а не выполнение разового задания;
• самозанятый получает фиксированную оплату каждый месяц;
• исполнитель подчиняется внутреннему трудовому распорядку — например, работает по определенному графику;
• у исполнителя есть материальная ответственность;
• самозанятый работает на территории заказчика с предоставленными материалами.

Все эти моменты суд изучает в совокупности, а не по отдельности.

Что будет, если суд признает договор ГПХ трудовым. Это зависит от того, кто и с каким требованием обратился в суд. Например, налоговая, при наличии доказательств прикрытия трудовых отношений договором ГПХ с самозанятым, может требовать уплаты страховых взносов и НДФЛ. А сотрудник может пойти в суд, чтобы его восстановили на работе после расторжения договора, направили в СФР сведения, что период работы был трудовым, и выплатили все, что полагается по ТК РФ.

Компания или ИП, заменившие трудовой договор на гражданский, рискуют потерять много денег. Ей придется заплатить по разным статьям:

Работодателя могут обязать выплатить:

1. Заработную плату сотруднику за весь период разбирательств. Зарплату будут считать так: среднедневной заработок по ГПД × срок с даты расторжения договора до даты восстановления на работе либо даты трудоустройства к другому работодателю.
2. НДФЛ и страховые взносы, если работник был самозанятым.
3. Штраф 20 или 40%, если работодатель экономил на налогах за счет ИП или самозанятости работника.
4. Возмещение морального вреда работнику — его назначает суд.
5. Штраф за подмену трудового договора гражданско-правовым: для средних и крупных компаний — 50 000—100 000 ₽, для ИП и малых предприятий — 5000—10 000 ₽. Повторное правонарушение обойдется дороже  .

Например, между исполнителем и компанией 1 января был заключен договор ГПД. 31 марта договор был расторгнут, а 13 июня суд вынес решение в пользу исполнителя. Он признал отношения трудовыми.

За три последних месяца заработная плата работника — 150 000 ₽, среднедневной заработок — 2678,57 ₽ (150 000 ₽/ 56 дн. — столько рабочих дней было с января по март).

Значит, заработок за период вынужденного прогула с 01 апреля по 13 июня — 136 607,07 ₽ (2678, 57 ₽ × 51 день).

Возьмем для примера сотрудничество фирмы с дизайнером и попробуем разобраться, когда и какой договор лучше подойдет.

Первый этап — разовые заказы. Допустим, вам нужно нарисовать брошюру для коммерческого предложения. Вы нашли на «Профи-ру» человека с подходящим портфолио, договорились о цене и сроках. Работа сделана и оплачена, все довольны. Через пару месяцев вам понадобился дизайн для лендинга и рекламных объявлений, на эту работу вы нанимаете того же дизайнера. История повторяется.

В этом случае заключают договор ГПХ, так как все работы дизайнера — разовые заказы. В трудовом договоре нет смысла.

Второй этап — периодические заказы. Бизнес развивается, появляются новые продукты, сайты, идеи. Работы у дизайнера становится больше, он уделяет вашим заказам в среднем 30 часов в месяц.

С большой вероятностью нужно заключать договор ГПХ. Чем чаще дизайнер выполняет задачи для вашего бизнеса, тем ближе договор становится к трудовому, но это не единственный и не ключевой критерий. Оплата все еще за результат, у исполнителя остается свобода в выборе режима работы. В то же время есть постоянный фиксированный объем работы и примерный размер оплаты, поэтому можно заключить и трудовой договор.

Третий этап — постоянная занятость. В какой-то момент вам надоедает, что у дизайнера есть другие проекты. Он не всегда доступен, поверхностно вовлечен в бизнес-процессы. Вы решаете дать ему фиксированное вознаграждение в месяц взамен на обязательство три дня в неделю заниматься только вашим проектом и быть доступным с 9 до 18.

Стоит заключить трудовой договор: оплата стала фиксированной, появляются зачатки графика, к работе дизайнера привлекают часто. Такой порядок сотрудничества уже похож на трудовой договор на неполное рабочее время. Договор ГПХ тоже можно заключить, но это скользкий путь — надзорные органы могут заподозрить подмену трудовых отношений гражданскими и наказать работодателя.

Четвертый этап — ежедневная работа. Дизайнер сидит в вашем офисе, составляет брендбук, руководит несколькими начинающими стажерами, контролирует подрядчиков, которые верстают новый сайт и мобильное приложение.

В этом случае следует заключать трудовой договор. Постоянная работа, вознаграждение за личный труд, распорядок дня — явные признаки трудового договора.

Третий вариант найма работников — это заключение договора о временном предоставлении труда персонала  . Так называемый договор аутстаффинга.

В договоре участвуют три стороны:

1. Работник — человек, у которого заключен трудовой договор с частным агентством занятости.
2. Частное агентство занятости — организация с аккредитацией на свою деятельность.
3. Заказчик, который будет пользоваться трудовыми функциями работника — ИП или фирма.

Как устроен аутстаффинг в жизни:

1. Частное агентство оформляет в штат разных специалистов, то есть агентство — работодатель, платит сотрудникам зарплату, оформляет кадровые документы, отчитывается перед налоговой и СФР.
2. Затем частное агентство заключает с заказчиками договор о предоставлении труда работников. Это гражданско-правовой договор, по нему агентство получает вознаграждение.
3. Работники трудятся у «чужого» ИП или компании, выполняют трудовые функции в интересах заказчика. Зарплату им платит агентство-работодатель.

Эта схема удобна тем, что кадровые и налоговые вопросы берет на себя агентство, работодатель получает трудовые ресурсы — ум и руки нужных людей.

Но не стоит обольщаться. Очевидно, что наем персонала по договору аутстаффинга позволит компании или ИП сэкономить на НДФЛ и взносах. Поэтому у такой схемы много требований и ограничений по закону. Например, минимальный уставный капитал агентства при создании — 1 000 000 ₽. Еще у него не должно быть долгов по налогам и сборам, иначе отзовут аккредитацию.

Агентство должно ежегодно сдавать отчеты о своей деятельности в Роструд. Аккредитации лишат, если просрочить или не прислать отчет.

Плюсы договора аутстаффинга. Кроме очевидной экономии на налогах и взносах, такая схема найма удобна, когда нужно быстро собрать команду специалистов для решения задачи.

Например, если пришел крупный заказ, который не хочется упускать, а все работники компании заняты другими проектами. Временный персонал поможет справиться с возросшей нагрузкой, а когда заказ будет выполнен, перейдет к другому заказчику.

Минусы договора аутстаффинга. Первый и самый существенный минус: сотрудник, который приходит по договору аутстаффинга, может выполнять работы ограниченный период:

1. Вместо временно отсутствующих работников — уехавших в командировку или ушедших в отпуск. Однако уточним, что аутстаффинг как форма замещения отсутствующих работников не популярна среди работодателей, так как для компании дешевле использовать внутренние ресурсы. Например, оформить совмещение, то есть привлечь другого работника компании на место отсутствующего сотрудника за дополнительную плату.
2. На временное расширение производства или объема оказываемых услуг. Максимальная продолжительность — 9 месяцев, но договор можно перезаключить, если возникнет новое расширение производства или увеличится объем оказываемых услуг.

Второй минус для заказчика — принимающей стороны — контроль со стороны частного агентства. Как работодатель, агентство вправе проверять условия работы своих сотрудников, контролировать режим работы. Заказчик не может отказать в такой проверке. Например, агентство может проверять фактическую занятость работника, действительно ли он работает в соответствии с договором, проверять технику безопасности, запрашивать документы по специальной оценке условий труда.

Еще один минус для принимающей стороны — субсидиарная ответственность. Если работники не получат зарплату от агентства, отвечать за это придется и принимающей стороне  .

Третий минус — заказчик, по сути, обучает персонал другого работодателя, все знания временные сотрудники уносят с собой. И, если в будущем появится аналогичный проект, все нужно начинать сначала.

Это популярная модель оформления персонала для агрегаторов. Например, среди сервисов такси или доставки. Агентская модель позволяет агрегатору экономить на платежах в бюджет — не надо платить НДФЛ и страховые взносы за работников. Вопрос уплаты налогов ложится на плечи специалиста, который работает с компанией-агентом.

Эта модель оформления отношений с персоналом не на слуху, не самая простая и прозрачная. Объясню на примере, как это работает.

Получается, что компания и специалист поменялись местами. В трудовом договоре или ГПД специалист оказывал услуги компании, а в агентской схеме компания оказывает услуги их специалисту. Специалист же оказывает услуги клиенту, а не компании и выступает как «независимый подрядчик». По крайней мере, так получается с юридической стороны.

Фактически же подрядчик очень зависим от компании. У нее есть бренд, клиентская база, логистика, и без ее покровительства не будет заработка. Фирма полностью контролирует процесс оказания услуги — график, качество, объем работы, а также цены услуг и все денежные потоки. Также она максимально ограничивает возможность прямого взаимодействия между специалистом и клиентом.

Этой моделью можно пользоваться для оформления специалистов, когда они делают что-то для конечного клиента, которого компания привлекает на свой ресурс или под свой бренд: таксистов, уборщиков, преподавателей, грузчиков, строителей. Но стоит дважды подумать и проконсультироваться с юристом.

Минусы для компании. Агент не может контролировать специалиста, а тот может увести клиента. Наказать за это нельзя. Еще есть риск переквалификации агентского договора в договор оказания услуг или в трудовой с вытекающим доначислением налогов, взносов, штрафов, пеней.

Для специалиста я бы назвал два минуса:

1. Нет социального пакета и гарантий завтрашнего дня. Сегодня платформа успешна и клиентов много, завтра появится конкурент и вся наработанная репутация обнулится.
2. Нужно отдавать процент компании за каждого приведенного клиента, иногда этот процент существенный.

Плюсы для компании. Привлекая фактически постоянных работников, организация не платит за них НДФЛ и страховые взносы, то есть у нее нет налоговой нагрузки. Еще у компании минимум ответственности за нарушение обязательств перед клиентом, так как она — не сторона договора оказания услуг.

Для специалиста плюс в том, что он в любой момент может приступить к работе или отказаться от нее, никаких штрафов за расторжение агентского договора не будет.

Резюмирую: такая модель построения отношений хорошо показывает себя для агрегаторов услуг и работ. Вместо того чтобы нанимать бесчисленное количество исполнителей в штат или по гражданско-правовому договору, компания выступает агентом, объединяя под своим брендом значительное число специалистов.

1. Перед поиском сотрудника решите, для чего он вам нужен — выполнять ежедневную работу, чтобы решить определенную задачу, или временно усилить команду.
2. Трудовой договор стоит заключить, если сотрудник занят постоянной работой.
3. С исполнителем для разовой задачи или проекта можно заключить гражданско-правовой договор.
4. Если у вас пул временных задач и нужна команда для их решения, рассмотрите вариант договора аутстаффинга.
5. Агрегаторам услуг или работ может подойти агентская модель оформления отношений.