Какой договор оформить с сотрудником

От вида договора с персоналом зависит, сколько надо будет платить государству и работникам.

Компания или ИП может нанять работников четырьмя способами — устроить в свой штат по трудовому договору, пригласить по договору гражданско-правового характера, обратиться в частное агентство занятости, заключить агентский договор. В каждом случае будут разные права и обязанности, налоговые последствия.

У каждого варианта свои плюсы и минусы, и выбирать нужно тот, который эффективно решит задачи бизнеса.

Я пять лет работаю с кадровыми вопросами и расскажу, когда лучше оформить работника в штат на постоянку, а когда — пригласить на время.

Трудовой договор оформляют, когда компании или ИП нужны работники, которые будут регулярно выполнять определенный объем работы — считать трудозатраты, готовить для клиентов обеды, вести кадровые документы.

Трудовой договор заключают между работодателем — компанией или ИП — и физическим лицом — работником.

В нем прописывают все, что касается трудовых отношений, например:

• на какой срок заключили договор;
• что входит в обязанности работника;
• какую зарплату будут платить;
• где находится рабочее место.

Плюсы трудового договора. Для работника трудовой договор — самый надежный способ трудоустройства. По сравнению с другими вариантами оформления, трудовой договор больше всего защищает права сотрудника.

В Трудовом кодексе РФ — основном законе, посвященному трудовому праву, — подробно описано, что можно и нельзя делать работодателю, что положено работнику и как он может защитить свои права. Например, по закону работодатель должен создавать безопасные условия труда, предоставлять работнику выходные и отпуска, выплачивать зарплату. Если он этого не сделает, работник может пожаловаться в трудовую инспекцию, и работодателя накажут.

Для работодателя плюс оформления трудового договора в том, что он может контролировать работу персонала. Сотрудник должен соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, например приходить на работу вовремя, работать в интересах компании, не заниматься личными делами в рабочее время. За нарушения трудовой дисциплины работнику можно сделать выговор, лишить премии или вообще уволить.

Минусы трудового договора. Для работника можно назвать два минуса — это обязанность соблюдать трудовую дисциплину и ограничение возможностей. Зарплата штатного дизайнера ограничена трудовым договором, и в рабочее время он не может выполнять задачи для других заказчиков.

Для работодателя недостатков в трудовом договоре больше, особенно для компаний.

Большая налоговая нагрузка. Работодатель должен перечислять взносы на обязательное страхование:

• пенсионное — 22%, а с доходов, превышающих 1 565 000 ₽ в 2022 году — 10%;
• социальное — 2,9%, с доходов, превышающих 1 032 000 ₽ в 2022 году — 0%;
• медицинское — 5,1%;
• от несчастных случаев — от 0,2% до 8,5%, в зависимости от вида деятельности компании.

Для малого и среднего бизнеса есть льготы на уплату взносов. С ежемесячных выплат, превышающих минимальный размер оплаты труда — МРОТ, взносы такие:

• на пенсионное страхование — 10%;
• на медицинское — 5%;
• на социальное — 0%.

Нужно оплачивать отпуска и больничные за первые три дня. Это те периоды, когда сотрудник не работает, но платить ему все равно нужно. Отпуска и больничные — это правильно, люди должны отдыхать, а если заболели — лечиться. Но бывают работодатели, которые не готовы к таким расходам. Заставлять сотрудников работать во время больничного незаконно.

Сложно уволить работника. Трудовой договор в большинстве случаев — бессрочное соглашение. Расторгнуть его по инициативе работодателя можно только в определенных законом случаях, с соблюдением разных правил. Если нарушить их, работник через суд может восстановиться и взыскать средний заработок за время вынужденного прогула.

Нужно вести кадровый учет, обеспечить условия труда, издавать локальные нормативные акты. Для правильного оформления сотрудника нужно создать, подписать и хранить целую кипу бумаг: сам трудовой договор, график отпусков, положения о внутреннем трудовом распорядке, трудовые книжки.

Малый бизнес может вести упрощенный кадровый учет.

Резюмирую: трудовой договор — это обязательства на долгий срок, высокая ответственность и тяжелый процесс расставания. Он подходит для оформления специалистов, которые постоянно делают значительный объем работы для компании или ИП.

Трудовой договор плохо подходит для оформления частично или временно занятых специалистов, проектной работы.

Гражданско-правовой договор или договор гражданско-правового характера — ГПД или ГПХ — это любое соглашение, заключенное в рамках гражданского законодательства.

В нем стороны договариваются о взаимных правах и обязанностях. Чаще так: один что-то делает, другой платит, то есть компания либо ИП становится заказчиком работ или услуг, а специалист — исполнителем, подрядчиком.

По договору ГПХ могут работать дизайнеры, курьеры, консультанты — все, кто выполняет разовую работу или оказывает разовую услугу. Результат деятельности таких специалистов фиксируют актом выполненных работ или оказанных услуг.

Если ГПД заключают с физическим лицом без статуса ИП или самозанятости, наниматель становится его налоговым агентом. То есть с суммы выплачиваемого вознаграждения она должна удержать НДФЛ 13% и еще перечислить страховые взносы — 22% от суммы гонорара на пенсионное страхование, 5,1% — на медицинское. Для малого и среднего бизнеса действуют те же льготные тарифы, что и при трудовом договоре.

Взнос на социальное страхование заказчику перечислять не нужно, как и взносы на травматизм.

Если ГПД заключают с ИП или самозанятым, компания налоговым агентом не становится и страховые взносы не исчисляет. Исполнители сами платят налоги и отчитываются перед ИФНС.

Плюсы гражданского договора. По договору ГПХ у исполнителя больше свободы — он сам определяет, на каких условиях ему работать, назначает цену за свою работу, может привлекать субподрядчиков.

Для компании-заказчика ниже расходы за счет отсутствия социальных гарантий — не надо платить взносы за самозанятого исполнителя или ИП. Не нужно вести кадровый учет, утверждать локальные акты. Еще заказчику проще расторгнуть договор ГПХ и найти нового исполнителя, чем уволить работника по трудовому договору.

Минусы гражданского договора. Для исполнителя недостаток договора ГПХ — это отсутствие социальных гарантий и риск в любой момент лишиться занятости. Исполнитель получает оплату только за свои услуги, больничные и отпускные ему не положены.

Для компании же ключевая проблема — это риск признания отношений трудовыми. Такое возможно, если исполнитель выполняет один и тот же объем работ, получает регулярный гонорар, об этом расскажу чуть позже.

Резюмирую: ГПД хорошо подходит для работы с фрилансерами или специалистами, к услугам которых прибегают разово или периодически для получения определенного результата. Например, к юристу можно обратиться только для оформления договора или защиты интересов компаний в суде в конкретном споре.

Если же объем работы специалистов становится постоянным, я рекомендую подумать о заключении трудового договора, чтобы избежать рисков признания отношений трудовыми в судебном порядке.

Некоторые компании и ИП заключают с постоянными работниками не трудовые договоры, а, например, договоры оказания услуг. Часто работодатели делают это из экономии, чтобы, например, не платить взносы за работников или не оплачивать обязательные медосмотры, а также от нежелания возиться с кадровыми документами.

В договорах ГПХ прописывают место и время выполнения работ, вознаграждение — фиксированной суммой за месяц оказания услуг. Чтобы договор ГПХ был не похож на трудовой, используют слова-заменители. Например, пишут вместо «оклад» — «фиксированное вознаграждение», вместо «должностные обязанности» — «функционал», вместо «смены» и «выходные дни» — «день оказания услуг» и «день, свободный от оказания услуг». Кажется, что внешне это выглядит как договор ГПХ, а по сути — трудовой. Здесь кроется риск, что суд признает отношения трудовыми.

В трудовых спорах суды не обращают внимание на название договора и термины внутри него. Они изучают суть отношений, которые сложились между заказчиком и исполнителем. Если все указывает на то, что на самом деле заказчик никакой не заказчик, а самый настоящий работодатель, договор будет считаться трудовым.

Кто может обратиться в суд. Обычно сотрудничество по договору ГПХ идет хорошо до тех пор, пока не возникают вопросы отпуска, больничного, декрета или расторжения договора.

Если исполнитель — фрилансер, у него не будет никаких претензий. Если же компания или ИП оформляет ГПД с постоянно занятым специалистом, то в какой-то момент исполнитель понимает, что его ожидания не совпадают с реальностью — больничный не оплатят, отпуск по уходу за ребенком не дадут, договор расторгают без компенсации, уведомив за три дня.

Он начинает разбираться, как это получилось, читает договор, изучает в интернете, консультируется. В итоге работник обращается в суд с требованием признания его сотрудником, а отношения с компанией — трудовыми. Что будет дальше, зависит от решения суда.

Обратиться в суд для переквалификации отношений в трудовые может не только сам работник, но еще и трудовая инспекция, профсоюз или прокурор, выступая в интересах такого работника.

Вопрос переквалификации отношений может быть также интересен налоговой инспекции, но только в части доначисления НДФЛ и взносов. То есть если компания платила меньше налогов из-за того, что исполнитель — ИП или самозанятый. Инспекторы могут вычислить уклонение от налогов, проанализировав структуру расходов компании. Если в компании большая доля услуг ИП, которые выполняют регулярную работу, это может быть подозрительно.

Когда суд может признать отношения трудовыми. В законах нет конкретного списка ситуаций, по которым можно сразу определить, когда работодатель заменяет трудовой договор гражданским. В каждом случае суды разбираются в сути отношений и решают, стороны договора — это на самом деле работодатель и работник или же заказчик и исполнитель.

Верховный суд перечислил признаки трудовых правоотношений. Ими могут быть, например:

• выполнение работником работы по указаниям работодателя;
• вовлеченность работника в организационную структуру компании;
• еженедельные выходные дни и ежегодный отпуск у исполнителя;
• периодические выплаты работнику, которые для него единственный или основной источник доходов.

ФНС тоже выделила признаки подмены трудового договора с физическим лицом договором оказания услуг с самозанятым. Это может быть, например:

• зависимость самозанятого от заказчика;
• работа самозанятого на территории заказчика, с предоставленными материалами;
• оплата услуг самозанятого похожа на оплату услуг по трудовому договору.

Все эти моменты суд изучает в совокупности, а не по отдельности. Если заказчик один раз оплатил перелет нанятого специалиста, это не значит, что между ними сложились трудовые отношения.

Что будет, если суд признает договор ГПХ трудовым. Это зависит от того, кто и с каким требованием обратился в суд. Например, налоговая, при наличии доказательств прикрытия трудовых отношений договором ГПХ, в иске переквалификации договора будет требовать уплаты страховых взносов. А работник может требовать трудовые гарантии — оплату отпускных или декретных пособий.

Компания или ИП, заменившая трудовой договор на гражданский, рискует потерять много денег. Ей придется заплатить по разным статьям:

1. Заработная плата за весь период разбирательства = Среднедневной заработок по ГПД × Срок с даты расторжения договора до даты восстановления на работе.
2. Взносы на обязательное социальное страхование за весь срок действия ГПД, а также взносы на пенсионное и медицинское страхование, НДФЛ и взносы, если на них экономили.
3. Штраф 20—40%, если работодатель экономил на налогах за счет ИП / самозанятости работника, и об этом узнает налоговая.
4. Возмещение морального вреда работнику — его назначает суд.
5. Штраф 50 000—100 000 ₽, для ИП штраф 5000—10 000 ₽ — за неоформление трудового договора, если об этом узнает трудовая инспекция.

Например, между исполнителем и компанией 1 января 2018 года был заключен договор ГПД. 31 марта 2018 года договор был расторгнут, а 13 июня 2018 года суд вынес решение в пользу исполнителя. Он признал отношения трудовыми.

За три последних месяца заработная плата работника составила 150 000 ₽, среднедневной заработок — 2678,57 ₽ (150 000 ₽/ 56 дн. — столько рабочих дней было с января по март).

Значит, заработок за период вынужденного прогула с 01 апреля по 13 июня — 136 607,07 ₽ (2678, 57 ₽ × 51 день).

Возьмем для примера эволюцию отношений с дизайнером и попробуем разобраться, на каком этапе какой договор лучше подойдет.

Первый этап — разовые заказы. Допустим, вам нужно нарисовать брошюру для коммерческого предложения. Вы нашли на «Профи-ру» человека с подходящим портфолио, договорились о цене и сроках. Работа сделана и оплачена, все довольны. Через пару месяцев вам понадобился дизайн для лендинга и рекламных объявлений, на эту работу вы нанимаете того же дизайнера. История повторяется.

В этом случае заключают договор ГПХ, так как все работы дизайнера — разовые заказы. В трудовом договоре нет смысла.

Второй этап — периодические заказы. Бизнес развивается, появляются новые продукты, сайты, идеи. Работы у дизайнера становится больше, он уделяет вашим заказам в среднем 30 часов в месяц.

С большой вероятностью нужно заключать договор ГПХ. Чем чаще дизайнер выполняет задачи для вашего бизнеса, тем ближе договор становится к трудовому, но это не единственный и не ключевой критерий. Оплата все еще за результат, у исполнителя остается свобода в выборе режима работы. В то же время есть постоянный фиксированный объем работы и примерный размер оплаты, поэтому можно заключить и трудовой договор.

Третий этап — постоянная занятость. В какой-то момент вам надоедает, что у дизайнера есть другие проекты. Он не всегда доступен, поверхностно вовлечен в бизнес-процессы. Вы решаете дать ему фиксированное вознаграждение в месяц взамен на обязательство три дня в неделю заниматься только вашим проектом и быть доступным с 9 до 18.

Стоит заключить трудовой договор: оплата стала фиксированной, появляются зачатки графика, к работе дизайнера привлекают часто. Такой порядок сотрудничества уже сильно похож на трудовой договор на неполное рабочее время. Договор ГПХ тоже можно заключить, но это скользкий путь — надзорные органы могут заподозрить в замене трудовых отношений гражданскими и наказать работодателя.

Четвертый этап — ежедневная работа. Дизайнер сидит по правую руку, составляет брендбук, руководит несколькими начинающими стажерами, контролирует подрядчиков, которые верстают новый сайт и мобильное приложение.

В этом случае следует заключать трудовой договор. Постоянная работа, вознаграждение за личный труд, распорядок дня — все это явные признаки трудового договора.

Третий вариант найма работников — это заключение договора о временном предоставлении труда персонала. Так называемый договор аутстаффинга.

В договоре участвуют три стороны:

1. Работник — физическое лицо, у которого заключен трудовой договор с частным агентством занятости.
2. Частное агентство занятости — организация, имеющая аккредитацию на свою деятельность.
3. Заказчик, который будет пользоваться трудовыми функциями работника — ИП или фирма.

Как устроен аутстаффинг на практике:

1. Частное агентство оформляет в свой штат разных специалистов, то есть агентство — работодатель, платит сотрудникам зарплату, оформляет кадровые документы, отчитывается перед налоговой, ПФР и ФСС.
2. Затем частное агентство заключает с заказчиками договор о предоставлении труда работников. Это гражданско-правовой договор, за предоставление труда агентство получает вознаграждение.
3. Работники трудятся у «чужого» ИП или компании, выполняют свои трудовые функции в интересах заказчика. Зарплату им платит агентство-работодатель.

Эта схема удобна тем, что все кадровые и налоговые вопросы берет на себя агентство, работодатель получает чисто трудовые ресурсы — ум и руки нужных людей.

Но не стоит обольщаться. Очевидно, что наем персонала по договору аутстаффинга позволит компании или ИП сэкономить на налогах и взносах. Поэтому у этой схемы много требований и ограничений по закону. Например, для создания агентства уставной капитал должен быть не менее 1 000 000 ₽. Еще у агентства не должно быть долгов по налогам и сборам, иначе у него отзовут аккредитацию.

Агентство должно ежегодно сдавать отчеты о своей деятельности в Роструд, если оно просрочит или не пришлет отчет, то останется без аккредитации.

Плюсы договора аутстаффинга. Кроме очевидной экономии на налогах и взносах, такая схема найма персонала удобна, когда нужно быстро собрать команду специалистов для решения задачи.

Например, если пришел крупный заказ, который не хочется упускать, а все работники компании заняты другими проектами. Временный персонал поможет справиться с возросшей нагрузкой, а когда заказ будет выполнен, перейдет к другому заказчику.

Минусы договора аутстаффинга. Первый и самый существенный минус: работник, который приходит по договору аутстаффинга, может выполнять работы ограниченный период времени:

1. Вместо временно отсутствующих работников — уехавших в командировку или ушедших в отпуск. Однако уточним, что аутстаффинг как форма замещения отсутствующих работников не популярна среди работодателей, так как для компании дешевле использовать внутренние ресурсы. Например, оформить совмещение, то есть привлечь другого работника компании на место отсутствующего сотрудника за дополнительную плату.
2. На временное расширение производства или объема оказываемых услуг. Максимальная продолжительность — 9 месяцев, но договор можно перезаключить, если возникнет новое расширение производства или увеличится объем оказываемых услуг.

Второй минус для заказчика — принимающей стороны — контроль со стороны частного агентства. Как работодатель, агентство имеет право проверять условия работы своих сотрудников, контролировать режим работы. Заказчик не может отказать в такой проверке. Например, агентство может проверять фактическую занятость работника, действительно ли он работает в соответствии с договором, проверять технику безопасности, запрашивать документы по специальной оценке условий труда.

Еще один минус для принимающей стороны — субсидиарная ответственность. Если работники не получат зарплату от своего работодателя, отвечать за это придется в том числе компании — принимающей стороне.

Это популярная модель оформления персонала для агрегаторов и маркетплейсов. Например, среди сервисов такси или доставки. Агентская модель позволяет агрегатору экономить на платежах в бюджет — не надо платить НДФЛ и страховые взносы за работников. Вопрос уплаты налогов ложится на плечи специалиста, который работает с компанией-агентом.

Эта модель оформления отношений с персоналом не на слуху, не самая простая и прозрачная, поэтому понять, как именно все работает, довольно сложно. Попробую объяснить доходчиво.

Компания заключает со специалистом агентский договор. В рамках этого договора компания выступает неким диспетчерским центром, она обрабатывает входящие заказы клиентов, распределяет их между специалистами, принимает от клиентов оплату. Иными словами, выступает посредником и агентом по привлечению клиентов. Специалист обязуется обслуживать привлеченных клиентов и платить компании вознаграждение — процент или фиксированную сумму за каждого привлеченного клиента.

Получается, что компания и специалист поменялись местами. В трудовом договоре или ГПД специалист оказывал услуги компании, а в агентской схеме компания оказывает услуги специалисту. Специалист же оказывает услуги клиенту, а не компании и выступает как «независимый подрядчик». По крайней мере, так получается с юридической стороны.

Фактически же подрядчик очень зависим от компании. Во-первых, у компании есть бренд, клиентская база, логистика, и без ее покровительства не будет заработка. Во-вторых, компания полностью контролирует процесс оказания услуги — график, качество, объем работы. В-третьих, компания контролирует цены на услуги и все денежные потоки. В-четвертых, компания максимально ограничивает возможность прямого взаимодействия между специалистом и клиентом.

Именно поэтому британских водителей «Убера» признали наемными рабочими, Европейский союз хочет реклассифицировать курьеров в сотрудников, а в Калифорнии приняли закон, который признает водителей, курьеров и других «независимых подрядчиков» сотрудниками компании.

В России пока таких нововведений нет, но, возможно, этот мировой тренд когда-то дойдет и до нас. Пока этой моделью можно пользоваться для оформления специалистов, которые делают что-то для конечного клиента, которого компания привлекает на свой ресурс или под свой бренд — таксисты, уборщики, преподаватели, грузчики, строители. Но стоит дважды подумать и проконсультироваться с юристом.

Минусы для компании. Агент не может контролировать специалиста, а тот может увести клиента. Наказать за это невозможно. Еще есть риск переквалификации агентского договора в договор оказания услуг или в трудовой с вытекающим доначислением налогов, штрафов, пеней.

Для специалиста я бы назвал два минуса:

1. Никакого социального пакета и гарантий завтрашнего дня. Сегодня платформа успешна и клиентов много, завтра появится конкурент и вся наработанная репутация обнулится.
2. Нужно отдавать процент компании за каждого приведенного клиента, иногда этот процент существенный.

Плюсы для компании. Привлекая фактически постоянных работников, компания не платит за них НДФЛ и страховые взносы, то есть у нее нет налоговой нагрузки. Еще у компании минимум ответственности за нарушение обязательства перед клиентом, так как компания — не сторона договора оказания услуг.

Для специалиста плюс в том, что он в любой момент может приступить к работе или отказаться от нее, никаких штрафов за расторжение агентского договора в этом случае не будет.

Резюмирую: такая модель построения отношений хорошо показывает себя при построении маркетплейсов. Вместо того чтобы нанимать бесчисленное количество исполнителей в штат или по гражданско-правовому договору, компания выступает агентом, объединяя под своим брендом значительное число специалистов.

1. Перед поиском работника решите, для чего он вам нужен — выполнять ежедневную работу, чтобы решить определенную задачу, или временно усилить команду.
2. Если сотрудник занят постоянной работой в компании, лучше заключить с ним трудовой договор.
3. Если вам нужен конкретный результат работы, пригласите специалиста для ее выполнения.
4. Если у вас пул временных задач и нужна команда для их решения, рассмотрите вариант договора аутстаффинга.
5. Если вы агрегатор или маркетплейс, можете подробнее изучить опции агентской модели оформления отношений.