Таблица для учёта финансов, которая является настоящим хобби уже 14 лет

Симпатичный интерфейс, продвинутая статистика, удобное планирование: как выглядит учёт финансов в Эксель, если это одно из твоих хобби уже 14 лет.

Каждый «‎зануда» зануден по-своему.

Хотел бы я, чтобы это было правдой. Но нет. История, которая привела к появлению этой статьи на просторах Тинькофф Журнала абсолютно не уникальна. И повторялась так часто, что даже лёгкая форма нарциссизма не побудит меня написать её снова.

Вместо длинного повествования три ёмких «‎как у всех» тезиса:

1. Личный бюджет в Экселе начал вести давно. В моём случае — с 2008-го года. Форматы файлов итерационно развивались по спирали: то прирастали массой за счёт нового функционала, то сбрасывали вес за счёт интересных находок про упрощение интерфейса без потери возможностей.
2. Поглядывал на чужие способы учёта и форматы таблиц. Что-то из идей забирал, переваривал и внедрял себе. Другие отбрасывал, субъективно полагая, что моя-то табличка умнее и проще.
3. В какой-то момент стал настолько убеждён в интересности и полезности именно своего формата Эксель-файла, что здравый смысл, объединившись с ленью, не смог отговорить меня от написания этой статьи.

Почему Эксель-то?

Когда начинал вести бюджет ещё не было Гугл-таблиц, мобильных приложений и статистики банка по расходам с карточки. Не в блокноте же вести.

Сейчас выбор уже есть, но:

• Гугл-таблицы без совсем сложных танцев с бубнами не умеют в связанные выпадающие списки. А без них, увы, красиво не реализовать подкатегории доходов и расходов. Плюс, время от времени встречаются другие полезные фишечки/формулы, в которых старый добрый Эксель оказывается удобней и богаче.
• Мобильные приложения, подкупают своей простотой и доступностью в кармане. Но, изучив десяток самых популярных, не нашёл ни одного, которое бы удовлетворяло моим пожеланий к системе учёта финансов: доступ с ноутбука, симпатичность и чтобы умела в планирование, подкатегории, статистику и мультивалютность.

Расплата за выбор Экселя тоже понятна: во-первых не попользуешься со смартфона или вёб. Во-вторых, более высокий порог входа для тех, с кем потенциально могу поделиться форматом учёта — что для зануды, как нос почесать, то для кого-то, как ракетная техника.

Зато остаюсь хозяином собственных данных — могу не переживать, за потенциальное закрытие или кардинальные перемены в контролируемом не мной продукте.

Что интересного умеет таблица

Статьи совсем без лирики — вроде бы как, плохой тон. Но вот введение закончилось, и мы добрались до интересного. Чему я смог научить свой формат Эксель-таблицы:

1. Широкие возможности кастомизации. Под себя можно настроить: счета, категории, подкатегории, валюты.
2. Сквозное ведение учёта в одной таблице годами. Нет необходимости создавать новые файлы каждый год или вкладки каждый месяц.
3. Планирование доходов и расходов. Отслеживание план-факта за месяц, год или любой произвольный период.
4. Как мне кажется, относительно простые и понятные рутины работы с таблицей. Расход — строчка. Доход — строчка. Перевод — строчка. Плановые данные — строчка. Вносишь дату и сумму, выбираешь категорию/подкатегорию — всё, готово.
5. Продвинутая статистика. За любой произвольный период времени можно посмотреть: статистику по расходами и доходам в срезах по категориям, в том числе: всего, средние за период, процент от общих. Можно посмотреть план-факт по доходам и расходам, баланс с разбивкой по счетам на начало периода, конец периода и разницу между; продвинутую статистику по подкатегориям расходов: количество в месяц и за весь период, средний расход в месяц, среднее количество таких расходов в месяц, средний чек внутри подкатегории.

Как устроена таблица

«‎Таблица состоит из 12 вкладок» — после этой фразы, наверное, сложно заставить себя читать дальше. Но, на самом деле, всё не так сложно. Смотрите:

• ТРИ вкладки: по одной для каждой из базовых операций с деньгами: расход, доход, перевод между счетами. Работа с ними очень проста и однообразна: дата, сумма, выбор из трёх выпадающих списков. Можно ввести комментарий к операции, если хочется.
• ТРИ вкладки: статистика за выбранный месяц, выбранный год или любой произвольный период. Ничего с ними делать не надо — они сами: выбери период, да смотри в цифры. Также на этих вкладках удобно смотреть планы на период и изучать план-факты.
• Планирование. Вкладка очень похожа на те, что для учёта расходов, доходов и переводов. На ней можно внести год, месяц, сумму и категорию планового передвижения денег. Регулярные доходы/расходы можно планировать вставляя их копи-пастом из шаблона. Уникальные — внести от руки.
• «Баланс». Показывает текущий остаток всех отслеживаемых в файле конвертов (я так называю счета, но об этом подробнее позже).
• «‎Дашборд» — удобная штука на каждый день. Отображает сколько денег осталось в двух выбранных конвертах, например, денег на основной карточке и в кошельке. И показывает, сколько денег ещё можно потратить в течение месяца в каждой из расходных категорий.
• «Настройки». Вкладка, которую нужно настроить под себя перед началом работы с файлом: состояние конвертов на начало использования файла, названия категорий и подкатегорий. Единственное место, где придётся немного «‎поработать руками» для изменения названий и координат именованных диапазонов. Звучит сложно, но разобраться — дел на десяток минут, если с нуля.
• «About». Вкладка, которая напоминает супер-сжатый пересказ этого раздела статьи — микро-инструкция по файлу.

На всех вкладках одно и тоже подсказывающее цветовое кодирование — залитые светло-жёлтым ячейки заполнять не надо (равно как и удалять их содержимое). Скорее всего, значения в этих ячейках вычисляются автоматически по формулам. В оставшихся случаях — полезные константы.

Как веду бюджет

Начнём с понятий, чтобы не путаться.

«Конверт‎» — реальная или виртуальная кучка денег. Например, рублёвая банковская карточка, наличные доллары, банковский вклад или накопительный счёт. У конвертов есть название, валюта и текущий баланс (остаток денег внутри).

«‎Источник» — частный случай конверта. Тот, из которого можно оплачивать покупки и услуги. Когда я записываю расходы, то нужный счёт для списания денег выбираю из списка источников.

Формально это разделение избыточно, но с ним удобнее. Из конвертов можно переводить, но нельзя тратить. А из источников — можно и то, и другое.

Слово «конверт‎» придумал не сам. Использую адаптированный под себя «‎метод конвертов» — он легко гуглится. Краткая суть подхода: после получения зарплаты, раскладываю деньги по условным целевым конвертам, которые на практике — накопительные карточные счета и вклады. Один на отпуска, другой на покупку техники и так далее. Из этих конвертов и буду потом эти траты оплачивать (переведу из конверта на карточку, а с неё оплачу). Регулярные внутримесячные расходы просто оплачиваю из денег, которые остались на банковской карточке.

На вкладке с шаблонами я спланировал свои типовые: доходы за месяц, расходы за месяц и переводы с банковской карточки по разным конвертам, которые делаю сразу после получения заработной платы. Это удобно: получил деньги, отложил сразу в конверты, демпфер и прочее (например, сделал перевод жене).

Кстати, про демпфер. Так я назвал накопительный счёт, на который перевожу деньги для значимых расходов, которые случаются каждый год, но не каждый месяц. Например, страховка на машину или подарки на новый год семье. От этого и название: когда в месяце мало расходов сверх регулярных — демпфер пополняется, когда много — наоборот. Демпфирует колебание.

Собственно, пользуюсь файлом так:

• Расходы стараюсь вносить каждый день. По факту получается раз в 2-3 дня. Чаще всего это перенос данных по расходам с карточки из банковского приложения. Если трачу наличные, ещё больше стараюсь внести в этот же день — потом не вспомнить.
• Есть жульническая категория расходов «‎коррекция» её использую для случаев, если ошибся при заполнении или забыл внести расход и не хочу разбираться: отличается баланс в таблице для какого-то из конвертов от фактического — использую этот фантомный корректирующий расход, чтобы цифры совпали. Бывает такое пару раз в год, не чаще.
• Доходы вношу по мере поступления. И сразу распределяю их по конвертам: вношу переводы копированием заготовки с вкладки «‎Шаблоны» — для того она и нужна.
• После внесения расходов перед тем, как закончить работать с файлом, смотрю на вкладку «‎Дашборд» — оцениваю соблюдение плана и напитываюсь дисциплинирующей силой финансового учёта.
• Большое планирование делаю раз в год. Исходя из статистики за предыдущий обновляю шаблоны регулярных доходов и расходов. Затем наполняю этой информаций помесячно вкладку «‎План». А после вношу в план нерегулярные расходы.
• На вкладке «‎План» есть что-то типа виджета со списком этих самых нерегулярных расходов. Если комментарий к плановому расходу совпадает с его именем в виджете, то виджет подсказывает статус расхода: запланирован, не запланирован или запланирован больше одного раза.
• На вкладках «‎Расходы», «‎Доходы», «‎Переводы», «‎План» рано или поздно закончатся строки, подготовленные для ввода данных. Тогда просто вставляю ещё сотню новых, в светло-жёлтые ячейки которых копирую формулы из предыдущих.
• Если эти вкладки стали настолько длинными, что листать их вниз каждый раз перестаёт быть интересным: либо скрываю предыдущие периоды топорным «Щёлк слева, скрыть строки‎» или более элегантным способом — через фильтр в строке с заголовками столбцов.
• А ещё фильтры полезны, чтобы найти в длинном списке нужную транзакцию по особым приметам. Например, по месяцу и подкатегории расхода.

Как начать использовать файл

Изменённый файл стоит сохранить. Всё, теперь он готов для использования!

Есть ли у файла недостатки?

Ой, да полно. Или нет. Зависит от точки зрения. К очевидным я бы сам отнёс такие:

1. Использовать таблицу в Экселе, если в ней больше 20 строчек и есть формулы — персональный ад для половины моего круга общения: неудобно, запутано, постоянно что-то ломается, съезжает форматирование и прочее. Не тешу себя надеждой: для непродвинутых пользователей эта таблица (и, наверняка, любые аналоги) слишком сложна. С этим можно только смириться и посоветовать таким ребятам CoinKeeper — вполне удобная, простая и симпатичная альтернатива.
2. Есть много пространства для развития. Можно добавить графиков к вкладкам со статистикой. А можно добавить выделение цветом для расходов в долларах и евро. Можно придумать автодобавление новых строк, когда старые заканчиваются. А можно… Думаю, смысл понятен: в таблице, на мой вкус, есть всё необходимое, но это не значит, что её нельзя сделать функциональнее, удобнее и добавить рюшечек.
3. Обшипки и очепятки. Скорее всего, в таблице есть небольшое количество огрехов, которые ещё не отловил и не поправил. Когда нахожу что-то такое — за минуту правлю соответствующие формулы. Но для кого-то из пользователей это может оказаться более сложной задачей.
4. Пункт про здравый смысл и управление ожиданиями. Сложно продуманское ведение личного бюджета — хобби, в котором, как и во многих других, есть значимые единицы пользы. Но, по моим наблюдениям, бесконечно редки случаи, когда ведение бюджета существенно влияет на качество жизни. Среди моих знакомых, кто не заморачивается так сильно с таблицами, есть те, что живут и сильно лучше, и сильно хуже — связи с форматом ведения бюджета не ощущается. )

Когда по следам обсуждения подобных таблиц друзья в шутку называют меня задротом, я в шутку отвечаю, что у меня есть таблица, в которой подсчитаны и перечислены все мои носки и футболки. Только друзья не шутят. Да и я тоже.

Не стоит переживать, если учёт расходов и доходов нагоняет тоску: возможно, у вас есть свой другой диковинный пунктик или не один. )