ПРОМО
До 3 000 000 ₽ на авто по ставке от 4,9%
Изучить
8K
47

Таблица для учёта финансов, которая является настоящим хобби уже 14 лет

Этот текст написан в Сообществе, в нем сохранены авторский стиль и орфография

Симпатичный интерфейс, продвинутая статистика, удобное планирование: как выглядит учёт финансов в Эксель, если это одно из твоих хобби уже 14 лет.

Каждый «‎зануда» зануден по-своему.

Хотел бы я, чтобы это было правдой. Но нет. История, которая привела к появлению этой статьи на просторах Тинькофф Журнала абсолютно не уникальна. И повторялась так часто, что даже лёгкая форма нарциссизма не побудит меня написать её снова.

Вместо длинного повествования три ёмких «‎как у всех» тезиса:

  1. Личный бюджет в Экселе начал вести давно. В моём случае — с 2008-го года. Форматы файлов итерационно развивались по спирали: то прирастали массой за счёт нового функционала, то сбрасывали вес за счёт интересных находок про упрощение интерфейса без потери возможностей.
  2. Поглядывал на чужие способы учёта и форматы таблиц. Что-то из идей забирал, переваривал и внедрял себе. Другие отбрасывал, субъективно полагая, что моя-то табличка умнее и проще.
  3. В какой-то момент стал настолько убеждён в интересности и полезности именно своего формата Эксель-файла, что здравый смысл, объединившись с ленью, не смог отговорить меня от написания этой статьи.

Почему Эксель-то?

Когда начинал вести бюджет ещё не было Гугл-таблиц, мобильных приложений и статистики банка по расходам с карточки. Не в блокноте же вести.

Сейчас выбор уже есть, но:

Расплата за выбор Экселя тоже понятна: во-первых не попользуешься со смартфона или вёб. Во-вторых, более высокий порог входа для тех, с кем потенциально могу поделиться форматом учёта — что для зануды, как нос почесать, то для кого-то, как ракетная техника.

Зато остаюсь хозяином собственных данных — могу не переживать, за потенциальное закрытие или кардинальные перемены в контролируемом не мной продукте.

Что интересного умеет таблица

Статьи совсем без лирики — вроде бы как, плохой тон. Но вот введение закончилось, и мы добрались до интересного. Чему я смог научить свой формат Эксель-таблицы:

  1. Широкие возможности кастомизации. Под себя можно настроить: счета, категории, подкатегории, валюты.
  2. Сквозное ведение учёта в одной таблице годами. Нет необходимости создавать новые файлы каждый год или вкладки каждый месяц.
  3. Планирование доходов и расходов. Отслеживание план-факта за месяц, год или любой произвольный период.
  4. Как мне кажется, относительно простые и понятные рутины работы с таблицей. Расход — строчка. Доход — строчка. Перевод — строчка. Плановые данные — строчка. Вносишь дату и сумму, выбираешь категорию/подкатегорию — всё, готово.
  5. Продвинутая статистика. За любой произвольный период времени можно посмотреть: статистику по расходами и доходам в срезах по категориям, в том числе: всего, средние за период, процент от общих. Можно посмотреть план-факт по доходам и расходам, баланс с разбивкой по счетам на начало периода, конец периода и разницу между; продвинутую статистику по подкатегориям расходов: количество в месяц и за весь период, средний расход в месяц, среднее количество таких расходов в месяц, средний чек внутри подкатегории.

Как устроена таблица

«‎Таблица состоит из 12 вкладок» — после этой фразы, наверное, сложно заставить себя читать дальше. Но, на самом деле, всё не так сложно. Смотрите:

На всех вкладках одно и тоже подсказывающее цветовое кодирование — залитые светло-жёлтым ячейки заполнять не надо (равно как и удалять их содержимое). Скорее всего, значения в этих ячейках вычисляются автоматически по формулам. В оставшихся случаях — полезные константы.

Как веду бюджет

Начнём с понятий, чтобы не путаться.

«Конверт‎» — реальная или виртуальная кучка денег. Например, рублёвая банковская карточка, наличные доллары, банковский вклад или накопительный счёт. У конвертов есть название, валюта и текущий баланс (остаток денег внутри).

«‎Источник» — частный случай конверта. Тот, из которого можно оплачивать покупки и услуги. Когда я записываю расходы, то нужный счёт для списания денег выбираю из списка источников.

Формально это разделение избыточно, но с ним удобнее. Из конвертов можно переводить, но нельзя тратить. А из источников — можно и то, и другое.

Слово «конверт‎» придумал не сам. Использую адаптированный под себя «‎метод конвертов» — он легко гуглится. Краткая суть подхода: после получения зарплаты, раскладываю деньги по условным целевым конвертам, которые на практике — накопительные карточные счета и вклады. Один на отпуска, другой на покупку техники и так далее. Из этих конвертов и буду потом эти траты оплачивать (переведу из конверта на карточку, а с неё оплачу). Регулярные внутримесячные расходы просто оплачиваю из денег, которые остались на банковской карточке.

На вкладке с шаблонами я спланировал свои типовые: доходы за месяц, расходы за месяц и переводы с банковской карточки по разным конвертам, которые делаю сразу после получения заработной платы. Это удобно: получил деньги, отложил сразу в конверты, демпфер и прочее (например, сделал перевод жене).

Кстати, про демпфер. Так я назвал накопительный счёт, на который перевожу деньги для значимых расходов, которые случаются каждый год, но не каждый месяц. Например, страховка на машину или подарки на новый год семье. От этого и название: когда в месяце мало расходов сверх регулярных — демпфер пополняется, когда много — наоборот. Демпфирует колебание.

Собственно, пользуюсь файлом так:

Как начать использовать файл

  1. Скачать себе на компьютер файл, который наполнен демонстрационными данными. Побродить по вкладкам, научиться ориентироваться в документе, посмотреть, как строится разная статистика. Попробовать внести расходы и доходы.
  2. Удалить демонстрационные данные с вкладок: «‎Расходы», «‎Доходы», «‎Переводы», «‎План». Для этого надо выделить ячейки с внесёнными данными (кроме тех, что залиты светло-жёлтым цветом) и удалить их содержимое.
  3. Перейти на вкладку «‎Настройки». В поля, выделенные светло-серой заливкой, внести собственные названия: категорий расходов, категорий доходов, подкатегорий расходов, подкатегорий доходов, источников и конвертов.
  4. Если для каких-то категорий изменится количество подкатегорий, то нужно будет обновить координаты соответствующих именованных диапазонов. Для этого надо через меню «‎Вставка / Имена / Менеджер имён» выбрать имя изменённой категории и изменить её координаты — поправить номер последней строки диапазона на новый.
  5. Если для каких-то категорий изменится имя категории: изменить имя соответствующего именованного диапазона на новое. Делается также через меню «‎Вставка / Имена / Менеджер имён».
  6. В нижней части вкладки «‎Настройки» ввести дату начала учёта финансов в файле и значения баланса в конвертах на эту дату (текущие остатки на счетах).
  7. Удалить или скрыть вкладку «‎About», если она изучена и больше не нужна.

Изменённый файл стоит сохранить. Всё, теперь он готов для использования!

Есть ли у файла недостатки?

Ой, да полно. Или нет. Зависит от точки зрения. К очевидным я бы сам отнёс такие:

  1. Использовать таблицу в Экселе, если в ней больше 20 строчек и есть формулы — персональный ад для половины моего круга общения: неудобно, запутано, постоянно что-то ломается, съезжает форматирование и прочее. Не тешу себя надеждой: для непродвинутых пользователей эта таблица (и, наверняка, любые аналоги) слишком сложна. С этим можно только смириться и посоветовать таким ребятам CoinKeeper — вполне удобная, простая и симпатичная альтернатива.
  2. Есть много пространства для развития. Можно добавить графиков к вкладкам со статистикой. А можно добавить выделение цветом для расходов в долларах и евро. Можно придумать автодобавление новых строк, когда старые заканчиваются. А можно… Думаю, смысл понятен: в таблице, на мой вкус, есть всё необходимое, но это не значит, что её нельзя сделать функциональнее, удобнее и добавить рюшечек.
  3. Обшипки и очепятки. Скорее всего, в таблице есть небольшое количество огрехов, которые ещё не отловил и не поправил. Когда нахожу что-то такое — за минуту правлю соответствующие формулы. Но для кого-то из пользователей это может оказаться более сложной задачей.
  4. Пункт про здравый смысл и управление ожиданиями. Сложно продуманское ведение личного бюджета — хобби, в котором, как и во многих других, есть значимые единицы пользы. Но, по моим наблюдениям, бесконечно редки случаи, когда ведение бюджета существенно влияет на качество жизни. Среди моих знакомых, кто не заморачивается так сильно с таблицами, есть те, что живут и сильно лучше, и сильно хуже — связи с форматом ведения бюджета не ощущается. )

Когда по следам обсуждения подобных таблиц друзья в шутку называют меня задротом, я в шутку отвечаю, что у меня есть таблица, в которой подсчитаны и перечислены все мои носки и футболки. Только друзья не шутят. Да и я тоже.

Не стоит переживать, если учёт расходов и доходов нагоняет тоску: возможно, у вас есть свой другой диковинный пунктик или не один. )

Комментарии проходят модерацию по правилам журнала
Загрузка
Andrey Platkovskiy

Таблица по описанию - функциональная, но только где она ? Ексельку прикрепить не получилось ?

3
Дмитрий
Автор поста
23.01, 10:50
Отредактировано

Andrey, я попросил модераторов прикреплённый PDF заменить на эксельку. Так это, по идее, и должно было бы быть. Ждёмс.

А пока можно из облака забрать: https://e1.pcloud.link/publink/show?code=XZR3OmZ83MUAqwxQa4SXA0CgQOTv77xpG9k

0
Andrey Platkovskiy

Дмитрий, спасибо! Забрал, посмотрим ее в деле.

1
Александр

Дмитрий, к сожалению, ссылка отказывается работать :(

Есть ли возможность выложить таблицу через другой ресурс или обновить ссылку? Хотелось бы посмотреть, как организованы формулы и, возможно, самому начать пользоваться)

0
Дмитрий
Автор поста

Александр, обновил ссылку, проверил, работает: https://e1.pcloud.link/publink/show?code=XZqzXbZhFOu2U3KzSJIJPh7hLqrvLlpXe0V

А ещё модераторы прикрепили файл в xlsx формате к статье. Но лучше по ссылке взять – он чуть свежее.

0
Natalia Syrkova

Andrey, а это уже небесплатно 🙂

0
Andrey Platkovskiy

Natalia, Хоть без ипотеки

0
Александра Русова

Обязательно посмотрю файл утром))
Пользуюсь coinkeeper и не сильно давно. Уже поняла, что не хватает планирования расходов.
Конверты классный метод, на мой взгляд. Использую в очень ограниченном формате, и сейчас подумала, почему бы не попробовать расширить конверты для себя.

1
Дмитрий
Автор поста

Александра, а 05:18 – это ещё вечер? ))

Конверты – удобная тема. И как распределение, и как планирование тоже. Если деньги уже отложены на отпуск или, например, тостер, когда приходит время, проще их потратить на выбранную цель – заранее уже определил их судьбу, и поэтому нет торгов "а стоит ли оно того, или на что лучше".

1
Александра Русова

Дмитрий, файл класс! Вы мне прям поле для размышлений дали. Очень привлекает формат с понятным планированием расходов, потому что именно этого мне не хватает.
Единственное, я все-таки табличками в гугле пользуюсь из-за возможности легкого и быстрого доступа с любого устройства, поэтому подкатегории вылетают. Но думаю, их можно будет сгруппировать для статистики в итоге.

1
Дмитрий
Автор поста

Александра, тут ниже ссылку Арём прислал: таки можно подкатегории в Гугле )

1
Александра Русова

Дмитрий, благодарю, посмотрю!

0
Дмитрий
Автор поста

Александра, рад, что понравилось и полезно – спасибо, что поделились впечатлениями! Про подкатегории в гугловсих действительно досадно, да. Тоже предпочёл бы доступ к файлу погибче. 🤷‍♂️

1
Александра Русова

Дмитрий, типа ночь, хотелось еще поспать 😅

1
Милевская Анжелика

Просто шикарная таблица, структурирована, красива - пока заполняешь - в голове все "причесывается". Талант !!!

1
Артём

1. Пользоваться гугл-таблицами я не умею.
2. Нормально изучить рынок приложений не смог.

Очередные извращения.

0
Артём

Артём, не буду столь токсичным и разверну:
1. Гугл таблицы прекрасно умеют работать с выпадающими списками и даже куда более. Все функции есть, а для лютого задротства, как и в Excel есть внутренний язык программирования.
2. Под второй пунтк множество приложений умеют делать всё то что вы перечислили, сходу могу назвать связку Дзен+Zerro.App, которая даёт ту же структуру в том числе работа с пресловутыми конвертами.

Уважайте своё время и не страдайте. Ну или напишите большим заголовком: Это неэффективно, я просто задрос и мне это нравится.

Я тоже конечно задрот, но в других сверах.

1
Дмитрий
Автор поста
23.01, 14:21
Отредактировано

Артём, и всё равно получилось грубовато )

1. Если есть пример, как без скриптов организовать в Гугл-таблицах связанные списки, буду признателен за ссылку. Интересуюсь этим вопросом время от времени и, очевидно, пока не справился сам.

2. Про Дзен – видел, конечно. К нему у меня есть вопросы. Например, в статистике нельзя посмотреть среднее количество расходов по подкатегории и средний чек. А в планировании можно внести будущую транзакцию, но не расход на категорию в месяц. Ну и вкусовое: для меня он несимпатичный и неудобный.

3. Вот про Zerro.App не слышал раньше. Скринов у них не особо много, но, вроде бы, выглядит ничего так. Если бы был демонстрационный аккаунт, с удовольствием бы повозился.

Про эффективность: от цели зависит. Просто знать остатки на счетах – соглашусь, такой себе способ. Для меня фин-таблица – развивающее хобби: и ботаю разное полезное в процессе, и пользуюсь результатами в том виде, в котором в других местах получить не могу.

1
Артём

Дмитрий, тж сказал что не будет сохранять мой коммент. Лень писать повторно. Всё есть всё работает.

Списки в гугле: вставка - раскрывающийся список.

0
Дмитрий
Автор поста

Артём, я имел в виду именно "связанные" выпадающие списки. Т.е. когда в одной ячейке можно выбрать категорию, а в соседней – подкатегории этой категории.

Но за "вставка – раскрывающийся список" всё равно спасибо. Знал только способ через "Данные – настроить проверку данных".

0
user1380047

Дмитрий, добрый день)
То, что вы говорите, в экселе можно сделать через формулу двссыл. Более подробно смогу вечером или завтра написать, сейчас нет возможности воспользоваться компьютером)

1
Дмитрий
Автор поста
25.01, 13:26
Отредактировано

user1380047, спасибо! Как раз так и делаю в Экселе. С Артёмом выше обсуждали: а можно ли такое сделать в Гугл-таблицах. И без скриптов и совсем сложных костылей, кажется, нельзя.

0
Артём

Дмитрий, гуглится в три клика, есть статья на дзене, как это сделать. Например вот: https://dzen.ru/a/YmEjdcSFCjhhhJnK

Но я не пропагандирую использовать и таблицы если что, при наличии множества сервисов, в том числе бесплатных. И страдать с таблицами, это просто неуважение к своему времени.

Уверен, что вы можете найти более качественное применение своего времени, в том числе балуясь таблицами, но для каких-то не самых банальных проблем.

1
Дмитрий
Автор поста

Артём, 🤗

Моя жизнь не будет прежний! У вас за три клика получилось нагуглить то, что у меня не получалось за десятки. Спасибо!

1
Дмитрий
Автор поста

Дмитрий, *прежнЕй

0
maximponomaryov

Какой же я тупой.

0
Дмитрий
Автор поста

maximponomaryov, на мой вкус, если такая мысль посещает всего пару раз в неделю, то всё в порядке. Возможно, даже полезно. )

0
Руслан Гудков
31.01, 12:04
Отредактировано

Дмитрий, очень интересная и полезная таблица!
Но я не силён в Exсel. Скачиваю таблицу, а у меня проблема с формулами на месяц.
Во вкладках расходы, доходы, переводы, где должен быть указан месяц, пишет #Н/Д, не находит какое то значение.

Изображение пользователя Руслан Гудков
0
Дмитрий
Автор поста

Руслан, и ещё один вариант исправить ошибку. Даже чуть проще. Скачать обновлённый файл вот отсюда: https://e1.pcloud.link/publink/show?code=XZvA5bZ4LBBHYThRUzXNJQ9QaPK50Wu68qy

Чуть поправил логику. Теперь с любым языком системы будет работать корректно.

0
Руслан Гудков

Дмитрий, спасибо большое. Во всех вкладках удалось исправить, кроме Dashbord.

Изображение пользователя Руслан Гудков
0
Дмитрий
Автор поста

Руслан, сейчас не очень удобно тестировать (переключать систему на русский). Но должно сработать, если заменить формулу на:

=СТРОЧН(ТЕКСТ(СЕГОДНЯ();"ММММ"))

Попробуете?

0
Руслан Гудков

Дмитрий, всё работает. Спасибо !

1
Дмитрий
Автор поста

Руслан, прикольная ошибка! Спасибо.

Это из-за того, что у меня английский язык стоит системным, а у вас русский. Исправить несложно:

1. Вместо текущей формулы в ячейке C6 вставьте более короткую. Можно прямо копированием отсюда: =ЕСЛИ(D6<>"";СТРОЧН(ТЕКСТ(D6;"ММММ"));"")

2. Выделите все следующие ячейки в столбце C и вставьте её туда через функцию "Специальная вставка, вставить формулу".

3. Тоже самое придётся повторить ещё на листах с расходами, переводами и планами.

Всё вместе займёт, думаю, пару минут. Если не получится, напишите.

0
Руслан Гудков

Заметил закономерность. Скачиваю файл, открываю, значения "месяц" отображаются. Нажимаю кнопку "разрешить редактирование", значения месяц везде меняются на пишет #Н/Д.

0
Дмитрий
Автор поста

Обновил слегка таблицу. Теперь она умеет показывать статистику доходов/расходов в разных валютах. Добавлен соответствующий переключатель на вкладки: «‎Dashboard», «Месяц‎», «Год‎», «Стата‎».

Отчасти вынужденная мера: без этого некорректно учитывались доходы/расходы в неосновной валюте. Баланс – окей, корректный. А в статистике было не очень.

Обновлённый файл: https://e1.pcloud.link/publink/show?code=XZvA5bZ4LBBHYThRUzXNJQ9QaPK50Wu68qy

0
Игорь

Дмитрий, файл из облака пропал, а редакция не обновила.

0
Дмитрий
Автор поста

Игорь, моя вина )
Корректная ссылка: https://e1.pcloud.link/publink/show?code=XZJsnbZWp8L4h8d9ojy028OnmjpDSLnXETy

1
Алексей

Дмитрий, по ссылке файл в формате пдф.

0
Дмитрий
Автор поста

Алексей, проверил ссылку выше – xlsx файл.

Он как PDF открывается в браузере для предпросмотра содержимого. В верхней части страницы есть кнопка "скачать", нажмите её. Тогда в правильном формате файл скачается на компьютер.

0
Алексей

Дмитрий, 😱
Спасибо большое за разъяснение. Никогда бы не заметил эту кнопку на скачивание

1
Татьяна Король

Дмитрий, выглядит отличным инструментом, обязательно попробую в деле) Подскажите, пожалуйста, по вкладке Настройки, где технические вычисления, смещение - это что значит и на что влияет? Мне нужно будет менять валюты и хочется понимать) Заранее спасибо!

0
Дмитрий
Автор поста

Татьяна, прошу прощения за долгий ответ: не видел уведомление о новом комментарии к тексту.

Это таблицы для использования функции ВПР, с помощью которых на вкладках с расходами, доходами и планами в столбцах справа (O-U, O-U, U-AA) вычисляется сумма транзакции во всех используемых валютах.

Надеюсь, получилось ответить понятно. Если вы не привязаны именно к Экселю, в чуть более удобном виде реализовал этот же табличный функционал в Гугл-таблицах. Основное преимущество: намного проще сделать замену на всё своё: категории, подкатегории, валюты.

0
Татьяна Король

Дмитрий, в любом случае спасибо за ответ) Чуть позже нашла эти вычисления и вроде более менее въехала, но так стало понятнее) Новость про гугл-таблицы отличная! А где можно найти ссылочку или я просто плохо ищу?)

0
Дмитрий
Автор поста
15.05, 21:20
Отредактировано

Татьяна, не публиковал ещё.

Она уже умеет не меньше экселевской, но сыровата:
– Не все хотелки сделал
– Есть внутренние заметки (планы по развитию, чтобы не забыть)
– Почему-то на английском языке
– Инструкцию не сделал (хотя основные принципы те же)

Если не смущает, можете посмотреть/потестировать: https://docs.google.com/spreadsheets/d/11QLKfo5dxSwHCb1yG15x1bTjeERM27pHGhnXnIDwsek/edit#gid=404278361

(Зато курсы валют берёт прямо от Гугла, не надо руками заполнять)

0
Татьяна Король

Дмитрий, спасибо большое! Обязательно посмотрю)

0
Евгений Клепицкий

Очень спасибо за разработку. Гугловую книгу не смотрел, а вот с Ексельной поковырялся от души, и ответственно могу сказать - это прекрасно, особенно мне определение нижней границы диапазона для ВПР() и СуммЕслиМн() понравилось. Респект и уважуха.
А теперь то, чего нарыл при ковырянии. Может пригодится.
- пробелы в названиях категорий не прокатывают (они же как имена диапазонов идут). Наверное, об этом стоит сказать в About.
- если есть одинаковые наименования подкатегорий, то статистика может глючить (в формулах не проверяется категория, а только подкатегория).
- при нечётком планировании (указана категория, но нет подкатегорий), статистика тоже ведёт себя не всегда адекватно. Не углублялся,
- нет ни остатков, ни оборотов по источникам. Это я так понимаю, специфика личного учёта. Для учёта например ИП это ну вот никак не радостно.
- как продолжение предыдущего, кошельки - это дело хорошее, полезное. Вот только в каком источнике хранится эта сумма - непонятно. Может, таки лучше было бы сделать кошельки как подкатегории для источников? Оно конечно усложнит схемотехнику, но станет прозрачнее.
Ещё раз - спасибо! И буду очень благодарен за пояснения.

0
Евгений Клепицкий

Вдогонку к предыдущему.
Про статистику: если меняется структура доходов, то приходится дорабатывать все три листа. Расходы-то сразу по категориям, а доходы - и по категориям, и по подкатегориям (оно конечно наглядно, но очень муторно). Для себя я конечно выкрутился, но...
Про планирование: помесячно - оно понятно и предсказуемо. А вот на год совсем не понял структуру. Оно видимо продолжение предыдущего про детализацию доходов. Расскажите, пожалуйста, как его использовать?

0

Сообщество

Популярное за неделю