Создать телеграм-бота и открыть отдельную карту: 9 способов вести бюджет в путешествиях

Мы попросили читателей рассказать, как они следят за расходами в путешествии.

Одни заранее подсчитывают предстоящие расходы и в поездке строго придерживаются плана. Другие, наоборот, предпочитают фиксировать траты по факту. Третьи ведут подсчеты в «Гугл-таблицах» и специальных приложениях. Некоторые пытаются предусмотреть даже спонтанные траты. Собрали все способы в этой статье.

Заранее считаю траты на поездку и не выхожу за лимит более чем на 5000 ₽. Последние несколько лет мы с семьей ездим в короткие отпуска по России, так что спланировать бюджет реально.

Я знаю, сколько стоит отель, бронирую примерно за полтора месяца, иногда раньше. Выбираю музеи, концерты, кафе и рестораны, где будем есть. Расходы на транспорт тоже планирую и добавляю к этой статье еще 10—15% на случай, если во время путешествия захочу поехать куда-то еще. Заранее знаю, в какие сувенирные зайдем и какой книжный будет по пути. На сувениры закладываю сумму по принципу «сколько не жалко».

Небольшую часть денег беру наличными, остальное — на карте. Все свободные средства с собой не везу. На счете с быстрым доступом есть небольшой загашник для непредвиденных ситуаций. Никаких подсчетов в отпуске или после него не делаю.

Беру с собой наличными в валюте ту сумму, которую могу себе позволить потратить. В процессе отдыха вижу, сколько осталось, и прикидываю, сколько могу расходовать в день, чтобы хватило до конца поездки.

Нет необходимости вести бюджет, если есть осознанный подход к тратам дома и на отдыхе. Главное — пересмотреть привычку к необдуманному потреблению.

Стараюсь все спланировать заранее. Узнаю цены на экскурсии, билеты в музеи и другие места, которые собираюсь посетить, ищу, где буду питаться. Складываю все расходы, решаю, на что денег жалко, а на что нет.

Беру общую сумму на поездку, а потом подгоняю под нее траты. То есть вычитаю стоимость проезда, гостиницы, питания, а остаток делю на количество дней, чтобы понять уровень доступных развлечений. В поездке всегда стараюсь придерживаться плана.

У меня карта Тинькофф Банка, и в поездке я закидываю на нее определенную сумму на весь период или на день. Следить за тратами в мобильном банке — одно удовольствие.

Если требуются наличные, беру деньги, запланированные на день, и добавляю сверху немного, чтобы побаловать себя. Хотя обычно я себя не ограничиваю, поскольку не имею патологических проблем с неконтролируемыми покупками.

Для путешествий, в которых меняем локации, веду простой учет расходов в «Экселе». Каждый день вношу туда информацию, где ночуем, на чем добираемся, как проводим время, там же указываю затраты. Еду и музеи не учитываю — только жилье, транспорт и дорогие активности.

Для учета расходов использую «Гугл-формы» в сочетании с «Гугл-таблицами». Альтернативный вариант — набросать запись в AppSheet и подвязать ее к таблице. Это помогает автоматизировать и упростить ввод данных. Если путешествие долгое, я считаю это обязательным. В поездках не всегда понятно, что именно влияет на расходы: мы стали больше тратить, курс сильно вырос или страна дороже, чем предыдущая.

Пять причин, по которым я рекомендую завести таблицу с расходами в путешествии:

1. Если деньги хранятся в разных местах, подводить итоги сложно и долго. Например, у нас карты четырех банков, наличные в долларах, евро и местной валюте, и мы всегда знаем, сколько осталось в кубышке.
2. В «гугл-таблице» можно построить прогноз и примерно понять, на сколько хватит денег и стоит ли урезать расходы.
3. В таблице хранятся все нужные данные: дата, категория расходов, способ оплаты, курс на момент оплаты, сумма в местной валюте, рублях и долларах.
4. Детализация трат очень помогает найти слабые места.
5. Память — неточная штука, и доверять ей не стоит.

В фиксации расходов важны не только данные, но и ретроспектива расходов. Опишу свой способ подробнее.

«Гугл-формы» + «Гугл-таблицы». Такой вариант упрощает ввод данных через телефон, можно сделать автоматизацию ввода — тогда часть данных будет добавляться и рассчитываться автоматически через формулы Гугла и формы, где указаны курс, дата, кто вводил информацию. Самое удобное, что все данные будут вставляться в умный диапазон, — это сильно упрощает дальнейшую обработку. В форме есть много функций, которые обрабатывают дерево ответов и задают вопросы в зависимости от прошлого ответа.

AppSheet + «Гугл-таблицы». AppSheet — продукт еще сырой, но для расчета расходов его хватает. Это все те же «Гугл-формы», но способов автоматизации больше, можно добавлять отображение данных в нужном формате. Создать свое приложение для расходов сложнее, чем в формах, но в интернете куча шаблонов, которые одним кликом можно скопировать себе и использовать.

Важно, чтобы ввод расходов не занимал много времени, но данных было достаточно для корректных расчетов. Опишу, какие поля ввода использую я:

1. «Дата и время» — вводятся автоматически, но при необходимости можно скорректировать.
2. «Тип расходов» — создаю кнопки.
3. «Описание» — текст вводит пользователь.
4. «Валюта» — выпадающий список из перечня валют, которые мы используем. С помощью этого поля в дальнейшем считаем сумму в рублях.
5. «Сумма» — числовое поле для ввода.
6. «Тип» — выпадающий список с перечнем операций: списание, доход, перевод и корректировка. Списание — это минус, доход — плюс, перевод — минус с одного счета и плюс на другом. Это помогает отслеживать движение денежных средств.
7. «Откуда» — выпадающий список с перечнем банковских карт и счетов, с которых происходит списание.
8. «Куда» — используется для типа «Перевод». В остальных случаях поле можно оставить пустым.
9. «Чей счет» — кнопки для определения, с чьего счета списание.
10. «Фотография чека» — файл, который сохраняю на диск, а в таблицу вставляю ссылку на него. Очень удобно для просмотра расхода по позициям.
11. «Координаты» — автоматическое поле. Помогает просматривать расходы по карте и категоризировать их по странам.
12. «Сумма в рублях» — автоматическое поле, для расчета использую курс ЦБ РФ.

Я всегда составляю план поездки. Учитываю, куда и на сколько дней еду, какие достопримечательности хочу посетить, в какие соседние локации собираюсь отправиться, в какой активности поучаствовать, какой сувенир купить.

К списку желаний добавляю обязательные расходы, например входные билеты, транспорт, аренду машины, аудиогид, экскурсии. Затем считаю стоимость жилья и еды. Если в отеле есть завтраки, то для остальных приемов пищи гуглю примерные цены в ближайших кафе и умножаю на количество дней поездки.

В итоге складывается минимальный бюджет поездки. К нему добавляю траты на сувениры и ежедневные карманные расходы. Получившуюся сумму перевожу на карту, а остальное кладу на отдельный счет.

В путешествии просто контролирую остаток на карте. Если не было форс-мажоров или спонтанных покупок, обычно хватает. Непредвиденные траты оплачиваю с другого счета и фиксирую причину.

Веду бюджет путешествий в Monefy Pro. Очень нравится это приложение, пользуюсь им давно, в свое время купил полную версию. Сейчас оно доступно по подписке.

В отпуске принял решение не вести детальный бюджет. Выделял только траты на перелет — сюда входит стоимость билетов и выбор мест — и проживание. Отдельно вносил парковку у аэропорта. Все остальное поделил на количество дней и поровну внес на каждый день в категорию «Отпуск». Оказалось крайне удобно. Смысла делить все расходы на более мелкие категории не вижу: это же отпуск!

Заранее обговорили с молодым человеком, что каждый из нас отложит определенную сумму на отпуск этим летом. Как и когда это сделать — личное дело каждого. Бюджет мы ведем раздельно.

Далее я завела гугл-таблицу, где помечаю все траты. Я купила билеты на двоих и внесла предоплату за квартиру. На мужчине вопрос с арендой авто. Каждый будет платить за разные вещи, но в итоге сделаем так, чтобы траты вышли примерно одинаковыми. Например, один раз в кафе плачу я, в следующий раз — он. Я купила билеты, он арендовал машину и так далее.

Оставляю на карте планируемую сумму, остальное прячу на другой счет. Ставлю для себя лимит — условно 3000 ₽ в день. В основном это расходы на еду и развлечения, например билеты на аттракционы. Жилье и самолет в эту сумму не входят: их оплачиваю заранее.

К середине отпуска понимаю, что трачу в два раза больше, чем планировал, и начинаю экономить. Ничего не получается, в итоге докидываю на карту еще по чуть-чуть.

Последний день или два, включая дорогу до дома, практикую осознанный отказ от еды. Бывало, придерживался такого режима до четырех дней. По моему опыту, это восстанавливает здоровье и вес после неосознанного потребления пищи в отпуске и экономит бюджет. В итоге на поездку уходит полтора-два запланированных бюджета. И так всегда.

Ограничений нет: денег хватает. Рублевые расходы записываю сразу в телеграм-бота, которого создал сам. Категория «Путешествия» разбита на подгруппы «Транспорт», «Жилье», «Развлечения», «Еда».

В зарубежные поездки обычно беру много налички, поэтому записываю траты в гугл-таблицу на телефоне. Уже дома суммирую и перевожу в рубли по среднему курсу покупки валюты, после чего записываю в те же категории, что и выше.

Какие-то траты известны заранее. Например, билеты оплачиваем еще до поездки. Точно известна стоимость номера в гостинице и входных билетов в музеи. Остальное фиксируем по факту. Сверстать бюджет и уложиться в него не так сложно, но отпуск на то и отпуск, чтобы позволить себе маленькие слабости. Так что умножаю планируемые траты на поездку на два.

Мои маленькие слабости — кофе и книги. В магазине «Капитал» чудесная букинистика, и я жадно припадаю к ней раз в год. Наткнулась на чудесное издание истории зоопарка в двух томах по цене как квартплата за два месяца. Я не смогла уйти без него. Ко всему остальному я равнодушна. Но на эти две статьи внутренне готова потратить денег больше, чем может показаться разумным.

Вне поездок я в подобную импульсивно-запланированную эйфорию не впадаю. У нас очень скучные книжные, да и кофе так себе.

С зарубежными путешествиями сейчас все просто. Заранее покупаю доллары, а затем распределяю на все дни, оставляя хотя бы 100 $⁣ (8361 ₽) на всякий случай. Чтобы избежать неудобных ситуаций из-за спонтанных покупок, сначала откладываю деньги на обязательные расходы: еду, транспорт, экскурсии. Оставшееся можно тратить на что угодно.

На отдыхе в России уже много лет придерживаюсь правила закладывать бюджет по 10 000 ₽ на сутки. Это дает нужное соотношение качества путешествия и разумных трат. Точно так же в первую очередь откладываю деньги на жилье, бензин, билеты и еду, а остальное трачу по желанию в рамках бюджета.