Меня зовут Роман, и я наконец нашел идеальный для себя способ вести личный бюджет.

Долгое время я не мог начать вести бюджет, потому что во всех способах меня что-то отталкивало. В таблицах не нравилась постоянная необходимость заходить и добавлять новые строки. В приложениях не нравился или дизайн, или логика, или отсутствие гибкости в настройках. В аналитике банка — то, что иногда покупки заносятся не в ту категорию, а переводы другим людям и покупки на компанию, когда тебе потом возвращают наличными, сильно искажают реальную структуру расходов.

В итоге я нашел для себя решение в «Гугл-таблицах» — о нем и расскажу.

Как вести бюджет
Чтобы на все хватало и даже оставалось. Дважды в неделю рассказываем в нашей рассылке

Что я хотел получить

Вот что мне было нужно от системы ведения бюджета:

  1. Простой способ заносить траты.
  2. Возможность легко посмотреть остаток на день.
  3. Разделение расходов на крупные, повседневные и регулярные — с аналитикой.

Я понял, что «Гугл-таблицы» подходят по функциональности, но не подходят по способу занесения расходов: заходить в таблицы с телефона очень неудобно, а вариант заносить все сначала в заметку, затем вечером в таблицу меня не устраивал.

Тогда я подключил к гугл-таблице еще пару сервисов: «Гугл-формы» и IFTTT — If This Then That, ниже я расскажу, что это и зачем нужно. В результате процесс выглядит так:

  1. Через «Гугл-формы» с телефона быстро заношу трату.
  2. Трата автоматически попадает в гугл-таблицу.
  3. Таблица пересчитывает доступный остаток на день, там же строится аналитика.
  4. Бот IFTTT в Телеграме присылает мне сообщение с актуальным остатком.

В результате единственное действие, которое от меня требуется, — занести трату через форму. Все данные сохраняются автоматически, а в мессенджер тут же приходит сообщение с доступным остатком. Красота!

Сейчас расскажу, как это все настроить.

Заносим трату с телефона
Заносим трату с телефона
Бот говорит, сколько еще можем потратить
Бот говорит, сколько еще можем потратить
Заносим трату с телефона
Заносим трату с телефона
Бот говорит, сколько еще можем потратить
Бот говорит, сколько еще можем потратить

Шаг 1
Сохраняем себе таблицу

Для начала нужно сохранить себе таблицу:

Cоздать копию таблицы →
Перейдите по ссылке, и у вас автоматически создастся копия, в которую можно вносить изменения.

Расскажу, какую логику я использовал. Все траты я делю на постоянные, крупные и повседневные.

Постоянные траты — это выплата ипотеки, оплата ЖКУ, сотовой связи и любые другие регулярные платежи, которые повторяются из месяца в месяц.

Крупные траты — это все нерегулярное и большое, например расходы на ремонт, отпуск, бытовую технику.

Повседневные — это ежедневные траты: продукты, кофе, развлечения. На повседневных тратах мы и сконцентрируемся.

Из всех листов таблицы нужно менять только лист «Лимиты на месяц». Там нужно установить себе лимит повседневных трат на месяц в ячейке B3. Это сумма, которую вы готовы потратить в этом месяце — без учета крупных и постоянных трат. После этого можно начинать заносить траты.

В ячейку B3 на листе «Лимиты на месяц» нужно внести лимит на повседневные расходы. Остальные поля рассчитываются автоматически
В ячейку B3 на листе «Лимиты на месяц» нужно внести лимит на повседневные расходы. Остальные поля рассчитываются автоматически

Шаг 2
Настраиваем форму и категории

В сохраненной таблице нужно зайти в пункт меню «Форма» → «Изменить форму». В открывшейся форме всплывет окно, в котором нужно нажать кнопку «Восстановить». После этого форма готова к работе. Расскажу про каждую графу.

Сумма — просто число в рублях, сколько вы потратили.

Категория — если это обычная повседневная трата, категорию выбирать не нужно, она задается автоматически. Если это постоянная или крупная трата — выберите соответствующую.

Подкатегория — тут указываются подкатегории для дальнейшей аналитики. Причем подкатегории можно указывать и для повседневных расходов, и для крупных. Подкатегории можно поправить под себя: удалить ненужные, добавить недостающие.

Для удобства ярлык формы можно добавить на рабочий стол Айфона — для этого нужно открыть форму в «Сафари», нажать «Поделиться» и «На экран домой».

И теперь занесение расходов вышло на уровень рефлексов: оплатил покупку телефоном, прошел по ссылке, внес расход. При необходимости можно приложить фото чека крупной покупки, оно автоматически загрузится на ваш гугл-диск.

При копировании формы вы увидите вот такое предупреждение. Просто нажмите «Восстановить»
При копировании формы вы увидите вот такое предупреждение. Просто нажмите «Восстановить»
Так выглядят подкатегории в форме. Можно менять названия, добавлять новые. Чтобы завершить редактирование и получить ссылку с рабочей формой, нужно нажать на значок глаза в правом верхнем углу
Так выглядят подкатегории в форме. Можно менять названия, добавлять новые. Чтобы завершить редактирование и получить ссылку с рабочей формой, нужно нажать на значок глаза в правом верхнем углу
Я добавил ссылку на форму на главный экран Айфона: нужно открыть ссылку на форму через «Сафари» и выбрать «Поделиться» → «На экран домой»
Я добавил ссылку на форму на главный экран Айфона: нужно открыть ссылку на форму через «Сафари» и выбрать «Поделиться» → «На экран домой»
Так выглядят подкатегории в форме. Можно менять названия, добавлять новые. Чтобы завершить редактирование и получить ссылку с рабочей формой, нужно нажать на значок глаза в правом верхнем углу
Так выглядят подкатегории в форме. Можно менять названия, добавлять новые. Чтобы завершить редактирование и получить ссылку с рабочей формой, нужно нажать на значок глаза в правом верхнем углу
Я добавил ссылку на форму на главный экран Айфона: нужно открыть ссылку на форму через «Сафари» и выбрать «Поделиться» → «На экран домой»
Я добавил ссылку на форму на главный экран Айфона: нужно открыть ссылку на форму через «Сафари» и выбрать «Поделиться» → «На экран домой»

Шаг 3
Настраиваем оповещения в мессенджере

С внесением данных разобрались. Следующее, что мне не нравилось в таблицах, — это необходимость зайти туда, чтобы узнать остаток на день.

Тут выручил сервис IFTTT. Он настраивает цепочки действий между разными приложениями и сервисами. Например, можно задать такое правило: если значение определенной ячейки в такой-то таблице изменилось, вышлите мне сообщение с обновленным значением в мессенджере. Такую штуку и настроим.

Заходим на главную страницу IFTTT и регистрируемся. После регистрации в правом верхнем углу жмем кнопку Explore, затем — кнопку Make your own applets from scratch. Лучше объясню на картинках.

Заходим на ifttt.com и регистрируемся, затем жмем на иконку профиля в правом верхнем углу и выбираем Create
Заходим на ifttt.com и регистрируемся, затем жмем на иконку профиля в правом верхнем углу и выбираем Create
Откроется такая страница. Нажимаем This и ищем Google Sheets
Откроется такая страница. Нажимаем This и ищем Google Sheets
В открывшемся окне выбираем подходящий триггер. В нашем случае — Cell updated in spreadsheet, крайний правый
В открывшемся окне выбираем подходящий триггер. В нашем случае — Cell updated in spreadsheet, крайний правый
Первые два поля пропускаем, в третье вставляем ссылку — в скопированной таблице нужно зайти на лист «Сводка» и после этого скопировать адрес из адресной строки браузера. В четвертое поле вставляем номер ячейки — B6. Жмем Create trigger
Первые два поля пропускаем, в третье вставляем ссылку — в скопированной таблице нужно зайти на лист «Сводка» и после этого скопировать адрес из адресной строки браузера. В четвертое поле вставляем номер ячейки — B6. Жмем Create trigger
После настройки связки нажимаем That и ищем подходящий мессенджер. Я покажу на примере Телеграма: выбираем крайнее левое поле, Send message
После настройки связки нажимаем That и ищем подходящий мессенджер. Я покажу на примере Телеграма: выбираем крайнее левое поле, Send message
Откроется такое окно с кучей вводных, но нам нужно оставить только одну — Value, она подсвечена серым
Откроется такое окно с кучей вводных, но нам нужно оставить только одну — Value, она подсвечена серым
Можно сделать приписку в стиле «Остаток на день». Должно получиться вот так
Можно сделать приписку в стиле «Остаток на день». Должно получиться вот так

Вот какой результат мы получили: я заношу расходы через гугл-форму, таблица пересчитывает остаток на день, а уведомление приходит в мессенджер.

Необходимости заходить в таблицу нет совсем.

Вот как это выглядит в Телеграме
Вот как это выглядит в Телеграме

Шаг 4
Аналитика

С заполнением таблиц вопрос закрыт, осталось разобраться с отчетами, чтобы анализировать свои траты. И тут я предлагаю два варианта: попроще и посложнее.

Вариант попроще — ничего не делать. В таблице уже настроена минимальная аналитика на вкладке «Дэшборд». Тут можно выбрать месяц и разбить траты по основным категориям. Еще можно посмотреть на динамику повседневных расходов от месяца к месяцу.

Вкладка «Дэшборд» в сохраненной гугл-таблице
Вкладка «Дэшборд» в сохраненной гугл-таблице

Вариант посложнее — настроить визуализацию в Google Data Studio. На первый взгляд сервис показался мне сложным, но, разобравшись, я понял, что он работает по принципу сводных таблиц. Это было для меня привычно.

Для начала нужно зайти на главную страницу «Дата-студио» и создать два источника данных. Покажу сразу на скриншотах.

В «Дата-студио» можно настроить вот такую красоту. Вверху — актуальный остаток на день и на месяц. Далее — диаграмма с ежемесячными расходами и сумма трат по месяцам. Выбор дат и категорий интерактивен, можно выбрать абсолютно любой промежуток времени
В «Дата-студио» можно настроить вот такую красоту. Вверху — актуальный остаток на день и на месяц. Далее — диаграмма с ежемесячными расходами и сумма трат по месяцам. Выбор дат и категорий интерактивен, можно выбрать абсолютно любой промежуток времени
На главной странице жмем «Создать» → «Источник данных». В открывшемся окне выбираем «Google Таблицы»
На главной странице жмем «Создать» → «Источник данных». В открывшемся окне выбираем «Google Таблицы»
Находим наш скопированный файл и выбираем лист «Траты». Жмем кнопку «Связать» в правом верхнем углу
Находим наш скопированный файл и выбираем лист «Траты». Жмем кнопку «Связать» в правом верхнем углу
В появившемся окне находим строку «Месяц» и напротив нее выбираем формат «Год месяц (ГГГГММ)». Затем жмем «Создать отчет»
В появившемся окне находим строку «Месяц» и напротив нее выбираем формат «Год месяц (ГГГГММ)». Затем жмем «Создать отчет»
Потом нужно снова вернуться на главную страницу «Дата-студио» и аналогично создать еще один источник данных с выбором листа «Сводка». Там никакие поля менять не придется — просто жмем «Связать» и «Создать отчет»
Потом нужно снова вернуться на главную страницу «Дата-студио» и аналогично создать еще один источник данных с выбором листа «Сводка». Там никакие поля менять не придется — просто жмем «Связать» и «Создать отчет»
После этого нужно скопировать себе настроенную визуализацию — переходим по ссылке и жмем иконку «Сделать копию» в правом верхнем углу. Откроется вот такое окно. Выбираем ранее созданные источники данных: в первом поле выбираем источник «Траты», во втором — «Сводка»
После этого нужно скопировать себе настроенную визуализацию — переходим по ссылке и жмем иконку «Сделать копию» в правом верхнем углу. Откроется вот такое окно. Выбираем ранее созданные источники данных: в первом поле выбираем источник «Траты», во втором — «Сводка»
Скопируется готовая визуализация, но нужно настроить еще один график — вот с таким изображением. Кликаем на него. Чтобы исправить ошибку, перетаскиваем поле «Месяц» на место недопустимого параметра
Скопируется готовая визуализация, но нужно настроить еще один график — вот с таким изображением. Кликаем на него. Чтобы исправить ошибку, перетаскиваем поле «Месяц» на место недопустимого параметра

Готово! Теперь можно пользоваться моей схемой ведения бюджета и наслаждаться красивыми отчетами.

Ссылку на отчет вы тоже можете добавить на рабочий стол телефона: откройте в «Сафари», нажмите «Поделиться» → «На экран домой».