Меня зовут Роман, и я наконец нашел идеальный для себя способ вести личный бюджет.
Долгое время я не мог начать вести бюджет, потому что во всех способах меня что-то отталкивало. В таблицах не нравилась постоянная необходимость заходить и добавлять новые строки. В приложениях не нравился или дизайн, или логика, или отсутствие гибкости в настройках. В аналитике банка — то, что иногда покупки заносятся не в ту категорию, а переводы другим людям и покупки на компанию, когда тебе потом возвращают наличными, сильно искажают реальную структуру расходов.
В итоге я нашел для себя решение в «Гугл-таблицах» — о нем и расскажу.
Что я хотел получить
Вот что мне было нужно от системы ведения бюджета:
- Простой способ заносить траты.
- Возможность легко посмотреть остаток на день.
- Разделение расходов на крупные, повседневные и регулярные — с аналитикой.
Я понял, что «Гугл-таблицы» подходят по функциональности, но не подходят по способу занесения расходов: заходить в таблицы с телефона очень неудобно, а вариант заносить все сначала в заметку, затем вечером в таблицу меня не устраивал.
Тогда я подключил к гугл-таблице еще пару сервисов: «Гугл-формы» и IFTTT — If This Then That, ниже я расскажу, что это и зачем нужно. В результате процесс выглядит так:
- Через «Гугл-формы» с телефона быстро заношу трату.
- Трата автоматически попадает в гугл-таблицу.
- Таблица пересчитывает доступный остаток на день, там же строится аналитика.
- Бот IFTTT в Телеграме присылает мне сообщение с актуальным остатком.
В результате единственное действие, которое от меня требуется, — занести трату через форму. Все данные сохраняются автоматически, а в мессенджер тут же приходит сообщение с доступным остатком. Красота!
Сейчас расскажу, как это все настроить.
 |
 |
Шаг 1
Сохраняем себе таблицу
Для начала нужно сохранить себе таблицу:
Перейдите по ссылке, и у вас автоматически создастся копия, в которую можно вносить изменения.Расскажу, какую логику я использовал. Все траты я делю на постоянные, крупные и повседневные.
Постоянные траты — это выплата ипотеки, оплата ЖКУ, сотовой связи и любые другие регулярные платежи, которые повторяются из месяца в месяц.
Крупные траты — это все нерегулярное и большое, например расходы на ремонт, отпуск, бытовую технику.
Повседневные — это ежедневные траты: продукты, кофе, развлечения. На повседневных тратах мы и сконцентрируемся.
Из всех листов таблицы нужно менять только лист «Лимиты на месяц». Там нужно установить себе лимит повседневных трат на месяц в ячейке B3. Это сумма, которую вы готовы потратить в этом месяце — без учета крупных и постоянных трат. После этого можно начинать заносить траты.
Шаг 2
Настраиваем форму и категории
В сохраненной таблице нужно зайти в пункт меню «Форма» → «Изменить форму». В открывшейся форме всплывет окно, в котором нужно нажать кнопку «Восстановить». После этого форма готова к работе. Расскажу про каждую графу.
Сумма — просто число в рублях, сколько вы потратили.
Категория — если это обычная повседневная трата, категорию выбирать не нужно, она задается автоматически. Если это постоянная или крупная трата — выберите соответствующую.
Подкатегория — тут указываются подкатегории для дальнейшей аналитики. Причем подкатегории можно указывать и для повседневных расходов, и для крупных. Подкатегории можно поправить под себя: удалить ненужные, добавить недостающие.
Для удобства ярлык формы можно добавить на рабочий стол Айфона — для этого нужно открыть форму в «Сафари», нажать «Поделиться» и «На экран домой».
И теперь занесение расходов вышло на уровень рефлексов: оплатил покупку телефоном, прошел по ссылке, внес расход. При необходимости можно приложить фото чека крупной покупки, оно автоматически загрузится на ваш гугл-диск.
 |
 |
Шаг 3
Настраиваем оповещения в мессенджере
С внесением данных разобрались. Следующее, что мне не нравилось в таблицах, — это необходимость зайти туда, чтобы узнать остаток на день.
Тут выручил сервис IFTTT. Он настраивает цепочки действий между разными приложениями и сервисами. Например, можно задать такое правило: если значение определенной ячейки в такой-то таблице изменилось, вышлите мне сообщение с обновленным значением в мессенджере. Такую штуку и настроим.
Заходим на главную страницу IFTTT и регистрируемся. После регистрации в правом верхнем углу жмем кнопку Explore, затем — кнопку Make your own applets from scratch. Лучше объясню на картинках.
Вот какой результат мы получили: я заношу расходы через гугл-форму, таблица пересчитывает остаток на день, а уведомление приходит в мессенджер.
Необходимости заходить в таблицу нет совсем.
Шаг 4
Аналитика
С заполнением таблиц вопрос закрыт, осталось разобраться с отчетами, чтобы анализировать свои траты. И тут я предлагаю два варианта: попроще и посложнее.
Вариант попроще — ничего не делать. В таблице уже настроена минимальная аналитика на вкладке «Дэшборд». Тут можно выбрать месяц и разбить траты по основным категориям. Еще можно посмотреть на динамику повседневных расходов от месяца к месяцу.
Вариант посложнее — настроить визуализацию в Google Data Studio. На первый взгляд сервис показался мне сложным, но, разобравшись, я понял, что он работает по принципу сводных таблиц. Это было для меня привычно.
Для начала нужно зайти на главную страницу «Дата-студио» и создать два источника данных. Покажу сразу на скриншотах.
Готово! Теперь можно пользоваться моей схемой ведения бюджета и наслаждаться красивыми отчетами.
Ссылку на отчет вы тоже можете добавить на рабочий стол телефона: откройте в «Сафари», нажмите «Поделиться» → «На экран домой».
По просьбам сделал новую таблицу, теперь удобно можно вести и доходы.
Попутно сделал диаграммы более интерактивными. Переходим по ссылке, нажимаем "Файл -> создать копию"
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1rc5HticFpph5NmEeByR5YXr9RuU1Hljsl74rzcHjDRI/edit#gid=716341723
Уважаемый Роман, добрый день. Благодарю Вас за огромный труд! Пожалуйста, помогите советом по возможности: как (можно ли?) добавить подкатегорию расходов (которую мы заносим в форме https://docs.google.com/) для отображения в telegram? На выходе в мессенджере хотелось бы видеть: Остаток на день: xxx ₽, продукты.
Жду Вашего ответа. Спасибо.
Руслан, добрый день! То есть, вы хотите выставить лимит на продукты и понимать актуальный остаток по именно по ним?
Уважаемый Роман, спасибо за обратную связь и интересный контент.
Моя задача чуть проще: в форме (среди прочего) мы указываем сумму трат и подкатегорию Товаров. Например, подкатегория: продукты, кафе и пр. После занесения этих данных в форму в telegram нам поступает оповещение. Хотелось бы, чтобы рассылка в telegram содержала: остаток на день/месяц, а затем подкатегорию, которую мы выбрали выше (продукты, кафе...). Например, наш лимит на день был 1000 руб. в форме трат мы указали 500 рублей на продукты. Хочу чтобы в telegram пришло оповещение: остаток на день: 500 руб., продукты.
Спасибо.
А когда уже в супер-МЕГА-приложение Тинькофф, впилят маленькую возможность планировать бюджет?)
Максим, вотвот. Тинькофф планирует сделать мегаприложение из своего банковского, с кучей сервисов. В Т_Ж скопилось уже штук 20 статей про таблицы и способы ведения бюджета. Когда уже одно с другим поженится.
Максим, Зачем? :) Разработка встанет в несколько миллионов, плюс постоянные расходы на поддержку и эксплуатацию. А денег компании это приложение не сделает.
Ivan, не правда. Банку много чего само по себе не делает денег. Но когда все это работает вместе, больше людей привлекает к себе банк
Ivan, Т-Ж тоже якобы информационное самостоятельное издание, но благодаря ему конверсия в клиентов банка выросла.
Я человек немолодой, 71 год. И всю жизнь, по наущению своего первого свекра, веду хозяйственную книгу. В ней есть страница по итогам месяца со статьями расходов. Они те же почти, что и у Вас. То есть питание, здоровье, ЖКУ, транспорт, интернет, связь, благотворительность (здесь все пожертвования и подарки), ну и т.д. У меня нет кредитов и ипотеки. Поскольку я в магазины хожу два раза в неделю со списком, то нет нужды заполнять расходы каждый день. По приходу с покупками сразу заношу все траты в журнал. В конце месяца - итог в итоговую таблицу. А Ваш способ для меня конечно же сложный, потому что современными технологиями владею на очень начальном уровне. Но мне нравится Ваш подход. Как бы мне хотелось, чтобы им овладели мои сыновья и внуки. Но они еще не дозрели что ли. Не могу упросить вести учет расходов.
Но было бы сильно проще и круче, если бы Тинькофф запилил интеграцию с Google Spreadsheets через IFTTT как это сделал Monzo например. Потому что самое больное в ведении бюджета это черт возьми записывать все свои расходы.
Ирина,
Потому и держусь за CoinKeeper, который умеет расшифровать СМСки.
Правда, постоянно парюсь, что давать им доступ к СМС крайне небезопасно...
Sviatoslav, уже больше года пользуюсь ZenMoney. Тоже умеет расшифровывать смс, QR-коды с чеков и можно интеграцию с банком подключить (но для людей с паранойей не подходит). Также есть бот в ТГ, виджеты в приложении и на сайте, возможность вести бюджет и шэрить информацию с семьей.
Обычно в конце каждого дня по напоминанию запускаю синхронизацию с банками и распределяю категории трат (специально делаю это вручную, чтобы был повод зайти в приложение и оценить уровень трат).
Пробовал таблицы, меня хватило на 2 месяца.
Пришел к тому, что мне это не нужно.
Если соблюдать правило сначала отложи а потом трать, то все укладывается в оставшуюся сумму и даже меньше.
Иван, проходил через заполнение таблиц, забивание на это и сейчас снова заполняю, но уже свою личную таблицу, ежедневные траты убрал - каждый понедельник делаю недельный и каждый первый понедельник месяцы - месячный отчеты.
Объединил траты аля "бытовая химия, продукты и т.п." в одну категорию - исчезла необходимость дробить чеки из супермаркета на категории.
Все траты аля "телефон. интернет и прочие коммуналки - тоже объединил".
Единственное что могу советовать и что работает лично для меня - нельзя брать чужие таблицы за основу - пока не сделал свою и под себя - это плохо работало. Ну и зарабатывать надо минимум вдвое больше, чем "минимальные обязательные расходы".
Веду довольно скромный образ жизни, поскольку из моей зп обязательных расходов примерно 35%, порядка 50% - в накопления под инвестиции, не более 5% на развлекуху и хобби, остальное - по мере необходимости обновляю одежду, обувь, технику при необходимости и т.п., а если что-то остается по итогам месяца - откладывается на отпуск за рубежом. Если за полгода не накопится необходимое - буду дергать из других расходов.
Иван,
На самом деле в голове можно держать многое, но когда у тебя несколько счетов, десяток целей и т.д., то приложение очень помогает.
Постоянно проверяю остаток на той или иной карте и многое другое.
Очень полезно и удобно.
Возьму за традицию промолчать)
Веду бюджет в связке гугл-таблицы и формы более пяти лет.
Аналитику использую в виде анализа расходов за минувший год и расчета остатков на каждый месяц с учётом инфляции. Каждый год 1 января у меня автоматически расчитывается бюджет на год, каждый месяц на текущий, с учётом того чтобы вписаться в годовой план.
Удобно, однако с течением времени нужды к данной системе начали расти.
Во-первых, конкретно моя реализация сложно масштабируется. Добавить новую категорию трат или счёт достаточно сложно.
Во-вторых, формулы аналитики усложняются за счёт необходимости вести расчет в нескольких валютах. Использую и парсер с сайта ЦБ и Google Finance.
В-третьих, усложняется аналитика при ведении совместного бюджета. Бюджет ведём по совместно-раздельной системе. У каждого по сути своя таблица и все сводится в одну. Под конец месяца расчитывается взаиморасчет.
Также отделил инвестиционную часть с ИИС в отдельный файл.
Хочу сделать статистический анализ трат и расчет сумм по категориям на месяц на его основе. Чтобы не приходилось извращаться как в новогоднем посте про бюджет здесь, где предлагается прикидывать на сколько больше траты в одной категории в апреле, чем в мае, например. Но функционала таблиц уже не хватает. Формулы монструозные получаются.
Изучаю программирование, буду переписывать таблицы под приложение. Из того что на рынке сейчас есть ничего не устроило.
Сергей, тоже пришел к тому что нормальных решений на рынке нет и написал свое приложение. Пока реализовал базовую аналитику и интеграцию с Google таблицей. теперь заносить в разы удобнее. Делал для себя, но если кому интересно - готов поделиться. Только для Android https://play.google.com/store/apps/details?id=ru.ppav.budget
Pavel, очень интуитивно простое приложение, спасибо! правда не нашла в нем для себя ответа на важный вопрос "сколько денег у меня на данный момент осталось", что-то типа разницы в доходах и расходах за месяц. или может просто не нашла( не подскажете, есть ли такое?
У большинства читателей 90% транзакций ( по количеству) идет с карт
А мы до сих пор в каменном веке - обсуждаем , как их заносить.
Программа минимум - подключаем смс (хоть это и анахронизм) и программу, которая их анализирует и пишет данные в таблицу.
Программа максимум - нужна интеграция с интернет банками.
Дмитрий, Ни одно приложение не может адекватно записывать и распределять расходы по категориям. Всё как правило связано с двумя вещами:
1) Невозможность автоматически отразить и распределить сумму из одного чека по двум или более категориям без ручного вмешательства.
так например при покупке в торговом центре Продуктов на 3к + взять носков на 300р + купить табурет +1к автоматически запишется 4300 в одну категорию скорее всего продуктов.
2) Полное отсутствие чего либо автоматизированного при ведении семейного бюджета, тобишь для учёта расходов и доходов по категориям на двух и более человек.
У меня с супругой на один счёт 2 карты (одна у супругу, одна у меня) соответственно автоматическое внесение работает очень печально + необходимо учесть что проблема первого пункта так же остаётся не решённой и помножает проблемы по этому пункту на количество пользователей.
Это не говоря о том что максимум 10% всех приложений вообще дают возможность пользоваться учётом нескольким лицам одновременно.
3) Наличие налички или отсутствие принимать оплату в некоторых местах с карты - этот процесс не автоматизировать.
Вывод вести целесообразно вручную, при этом не надо перебарщивать с различными категориями, но и не надо оставлять их такими же скудными как и в предустановленных приложениях по учёту личных финансов.
Этот вопрос сугубо индивидуален.
Для тех кто пользуется автоматическим разносом по категориям(и только им) - по сути вы этим пользуетесь впустую, т.к. это и есть каменным веком когда за вас считают и распределяют не корректные суммы.
Павел, то есть если можно автоматизировать только 80%, а не все 100, проще забить и писать вручную? О_о
Юрий, Вот скажите вы пользуетесь вообще такими программами? А есть ли у вас необходимость доступа нескольких лиц к финансам? Тобишь Супруга например. Если нет то вам меня и не понять.
Так же всё зависит от конкретно как вы ведёте свой учёти какие категории используете, у меня в одном чеке с вероятностью в 95% будет несколько категорий, а не одна.
Павел, да, конечно. Несколько лет пользовался HomeMoney, потом перешел на ZenMoney из-за, собственно, автоматической синхронизации.
С женой у нас бюджет фактически раздельный, но если нужно — в той же ZenMoney есть совместный доступ к аккаунту.
И дробить операции на несколько категорий там тоже можно довольно удобно.
Павел, расписывать один чек по умеет MS Money. Великолепная программа, но не поддерживается с 2007 года, хотя я продолжаю спокойно пользоваться. Но способ описанный в статье удивляет уровнем автоматизации!
... чек по субкатегориям...
Павел, делайте несколько чеков на кассе. По категориям
Vladimir, Вот тогда скажите что сделать проще? Делать несколько чеков на Кассе? Когда идёшь за покупками семьёй из 4-ёх человек. Или же всё таки внести данные вручную как только вышел из магазина?
У каждого это будет свой ответ.
Дмитрий, видел приложение, которое синхронизируется с счётом и автоматически заносит показания. А вообще, как ни странно, до сих пор натыкаюсь на места, где принимают только наличку, так что с одной стороны, занесение вручную более надёжно.
Грёбаный гений! Я в теме!
Жду. когда самый лучший онлайн-банк позволит подобные вещи делать прям в приложении. А пока - самописная экселька, привет. У меня конечно не такая прокачанная, как у автора, зато своя, любимая, привычная.
Оооо! класс, самый эффективный способ, на мой взгляд, из всего, что тут читал.
До сих пор пользовался "Тяжеловато" для ведения учёта дневной нормы трат, но тут функционал в разы больше.
Спасибо автору!
Ну камон, есть же ДзенМани — все автоматически подтягивается. Просто смотри в аналитику и делай выводы!
Лучший из способов что я видел, а главное полностью customizible. Но, кажется я через месяц уже поленюсь вручную забивать через гугл форму.
Daniyar, На самом деле это дело привычки. Я пользуюсь приложением MoneyWise около года, там все транзакции тоже вносятся вручную, но я привыкла это делать за первый месяц где-то и сейчас все уже на автомате происходит. Оплатил, достал телефон, быстро внес, пошел дальше)
Зачем изобретать велосипед? Есть приложение ДзенМани и оно все считает автоматом. Все транзакции с карты и показывает их по категориям.
Зачем все усложнять
Счет я так понимаю подразумевается только один?
А как Вы понимаете сколько у Вас наличных в кошельке? И не надо ли снять немного, чтобы какой-то запас налички там был на непредвиденные обстоятельства?
А как понимаете сколько осталось на карте и не пора ли перевести туда деньги с накопительного счета? Ну не хранить же все деньги на карте на самом деле, это регулярно для людей заканчивается плачевно.
А как понять сколько денег на брокерском счете? И как вообще зафиксировать перевод денег со счета на счет, а не просто расход?
Крутая статья! Молодец автор, про ifttt не слышал, но сервис крутой! Буду в работе пробовать использовать его
Я пошёл немного дальше и сделал своего бота, которому отправляешь сумму, а он автоматически заносит это все в таблицу и присылает остаток на день. То есть все практически как у вас, только ввод и просмотр данных в одном месте, в Телеграмм-боте.
Около трёх месяцев живем так с супругой и радуемся, потому что заносить каждый день данные в таблицу точно не стали бы, а записать цифру в телеграмм сразу же после покупки - проще простого.
Статья хорошая, прямо сразу захотелось себе так же сделать, буду пробовать, думаю автор потратил немало времени и сил на настройки, чтобы читатели могли пользоваться готовыми наработками. Выражаю искреннее уважение
ура ура))) спасибо за настроенную таблицу, интересный вариант, долго билась с тем чтоб все заработало))) началось с проблем у телеграм и IFTTT, все решилось с помощью смены VPN, (ох уж это наше законодательство), затем скопировала не ту ссылку чтоб работала форма))))) но слава богам как то до меня дошло что делать, будем пользоваться. СПАСИБО большое!!!!!!
Здравствуйте, Роман, благодарю за интересный контент
Никак не пойму - как убрать всю старую статистику, не порушив формулы?
Я удалил все данные, в итоге кроме листа "Форма" ничего не обновляется по заполнении формы