Работодатель оплатил не все расходы на бензин в командировке

Артем, работодатель использует верные источники, но, возможно, ошибается в формуле расчета. Я разберу по этапам, как компания должна считать расходы на бензин.

Сотрудник может договориться с работодателем и поехать в командировку на личном автомобиле. После возвращения работодатель посчитает, какие из затрат на топливо были произведены в рабочих целях, и компенсирует их.

Возместить все расходы по чекам работодатель не может: это невыгодно с точки зрения налогов. Дело в том, что в чеках указана общая сумма, которую потратил сотрудник. При этом он мог ездить по личным делам, например в магазин за продуктами. Получается, если сотруднику выплатят всю сумму по чекам, то оплатят и личные поездки. Когда налоговая проверит затраты и увидит расходы на нерабочие нужды, работодателя обяжут уплатить НДФЛ с компенсации затрат на нерабочие поездки.

То, как работодатель компенсирует расходы на бензин, он закрепляет в коллективном договоре, приказе о командировках или другом локальном нормативном акте. Перед поездкой сотрудник может ознакомиться с документом и узнать, как будут считать компенсацию. Если не устроит точность расчета, можно отказаться от поездки на личном автомобиле или договориться с работодателем о других условиях в специальном соглашении.

Некоторые компании заключают с сотрудниками соглашение о компенсации. В нем могут прописать фиксированную сумму, которая включает затраты на бензин. Так работник еще до командировки знает, сколько получит.

Если работодатель и работник не заключили соглашение о компенсации или прописали в нем, что затраты на бензин компания компенсирует дополнительно, работодатель считает рабочие расходы. Для этого ему нужно знать:

1. Стоимость одного литра бензина.
2. Сколько километров проехал работник по рабочим вопросам.
3. Какой у автомобиля расход топлива на 100 км.

Стоимость бензина работодатель считает как среднее значение по чекам с АЗС. Километраж и расход топлива он может определить несколькими способами.

Путевой лист. Чтобы определить, сколько километров проехал сотрудник по рабочим вопросам, чаще всего оформляют путевой лист. Он обязательно содержит:

1. Наименование марки автомобиля и госномер.
2. Срок действия путевого листа.
3. Информацию об автомобиле, его собственнике и водителе.

В путевом листе в обязательном порядке прописывают маршрут, по которому должен ездить сотрудник. Его используют при расчете расходов.

Навигация. Некоторые работодатели устанавливают в автомобиль спутниковую навигацию и проверяют, где ездит сотрудник. Затем определяют рабочие маршруты и считают километраж. Но чаще этот метод используется в такси или в командировках на автомобиле компании.

Карты. Иногда работодатели измеряют расстояние по «Гугл-картам». Например, сотруднику дают задание доехать из московского офиса в петербургский и вернуться обратно. По карте измеряют расстояние между офисами, умножают на два и компенсируют затраты за этот маршрут.

Работодатель может самостоятельно выбрать метод, по которому будет определять расход топлива.

Распоряжение Минтранса. Это документ со списком автомобилей и расходом топлива для каждого. Чаще всего компании применяют распоряжение Минтранса как основной способ определения расхода топлива. А для автомобилей, которых нет в приказе, закрепляют дополнительный, что и сделал ваш работодатель.

Распоряжением пользоваться необязательно. Оно создано как рекомендательный документ, поэтому обновляют его нерегулярно. Многих авто в нем нет — даже тех, которые выпущены на рынок несколько лет назад.

Документы производителя автомобиля. В некоторых руководствах на авто приведен расход топлива. Эти цифры приблизительные, поскольку производитель указывает их, когда автомобиль только выпущен. При эксплуатации расход меняется из-за стиля вождения, состояния машины, дорожных условий и других факторов. Но компании все равно часто используют информацию из руководства для расчетов.

Контрольный замер. Работодатели, которые хотят узнать точный расход топлива, считают его самостоятельно вместе с сотрудниками или экспертами. Схема такая:

1. Заправляют полный бак автомобиля.
2. Фиксируют пробег на одометре.
3. Ездят, пока не закончится бензин.
4. Когда топливо закончилось, снова фиксируют показания одометра.
5. Считают, сколько километров проехали на полном баке: для этого из второй величины пробега отнимают первую.
6. Считают расход топлива по формуле.

Формула расхода топлива такая:

• Расход топлива = Километры, пройденные на полном баке / Количество литров в полном баке × 100 км

При этом обязательно добавляют повышающие коэффициенты. Их обычно берут из п. 5 распоряжения Минтранса.

Другие источники. Работодатель может утвердить любой другой способ определения расхода бензина. Главное — учитывать все характеристики авто. Компания может ссылаться даже на информацию из интернета: с сайтов «Авто-ру», «Авито» или «Юла». Законом это не запрещено.

Сумму компенсации, которая полагается сотруднику, считают по формуле:

• Сумма компенсации = (Расход топлива / 100 км) × Километры, которые проехал сотрудник × Стоимость 1 л бензина

Допустим, расход топлива для авто составляет 5,9 л на 100 км. Сотрудник проехал 8000 км, и бензин стоит 50 ₽ за литр. Работодатель должен компенсировать сотруднику:

• (5,9 л / 100 км) × 8000 км × 50 ₽ = 23 600 ₽

Поговорите с работодателем еще раз и изучите порядок расчета, который прописан в локальном нормативном акте компании. Если в акте сказано, что работодатель при расчете расхода топлива использует приказ Минтранса и информацию с «Авто-ру», он имеет право компенсировать расходы на бензин на их основании.

Если расход топлива в расчетах не совпадает с реальным, предложите провести контрольный замер. Так вы узнаете точный расход топлива для вашего авто.

Если договориться не удалось и вы считаете, что работодатель вам не доплатил, можно обратиться в трудовую инспекцию. Она рассматривает заявления, письма и жалобы работников о нарушениях их трудовых прав.