Авто
23K

Работодатель оплатил не все расходы на бензин в командировке

5

Я ездил в командировку на личном автомобиле БМВ F30 320i «автомат» 2012 года выпуска. Проехал около 8000 км, собрал чеки с автозаправок и отдал их работодателю, чтобы тот возместил расходы.

Со мной в командировке был коллега, у него Ниссан Кашкай 2.0 МТ 2008 года выпуска. Перемещались мы вместе по одному маршруту, так что километраж был общим.

Чеков было приблизительно на 30 000 ₽ у каждого. Наш работодатель проверил документы и определил, что моему коллеге к возмещению полагается 28 000 ₽, а мне — 13 000 ₽.

Мне пояснили, что при расчете расхода топлива используется распоряжение Минтранса, в котором мой автомобиль отсутствует, а авто коллеги есть — с расходом 9,7 л. Если автомобиль отсутствует в списке Минтранса, работодатель руководствуется справочной информацией из интернета, а именно с портала «Авто-ру». Там расход топлива для моего автомобиля указан как 5,9 л, что неправда и просто скопировано из изначальных предпродажных данных.

Вопросов в этой ситуации несколько:

  1. Почему Минтранс за семь лет существования модели не включил ее в перечень?
  2. Почему моя организация учитывает данные с «Авто-ру»?
  3. Как поступить в такой ситуации?

Заранее спасибо.

Артем

Артем, работодатель использует верные источники, но, возможно, ошибается в формуле расчета. Я разберу по этапам, как компания должна считать расходы на бензин.

Аватар автора

Мария Яковлева

разобралась в правах командировочных

Как работодатель компенсирует затраты на бензин

Сотрудник может договориться с работодателем и поехать в командировку на личном автомобиле. После возвращения работодатель посчитает, какие из затрат на топливо были произведены в рабочих целях, и компенсирует их.

Возместить все расходы по чекам работодатель не может: это невыгодно с точки зрения налогов. Дело в том, что в чеках указана общая сумма, которую потратил сотрудник. При этом он мог ездить по личным делам, например в магазин за продуктами. Получается, если сотруднику выплатят всю сумму по чекам, то оплатят и личные поездки. Когда налоговая проверит затраты и увидит расходы на нерабочие нужды, работодателя обяжут уплатить НДФЛ с компенсации затрат на нерабочие поездки.

То, как работодатель компенсирует расходы на бензин, он закрепляет в коллективном договоре, приказе о командировках или другом локальном нормативном акте. Перед поездкой сотрудник может ознакомиться с документом и узнать, как будут считать компенсацию. Если не устроит точность расчета, можно отказаться от поездки на личном автомобиле или договориться с работодателем о других условиях в специальном соглашении.

Некоторые компании заключают с сотрудниками соглашение о компенсации. В нем могут прописать фиксированную сумму, которая включает затраты на бензин. Так работник еще до командировки знает, сколько получит.

Пример соглашения о компенсации
Пример соглашения о компенсации

Если работодатель и работник не заключили соглашение о компенсации или прописали в нем, что затраты на бензин компания компенсирует дополнительно, работодатель считает рабочие расходы. Для этого ему нужно знать:

  1. Стоимость одного литра бензина.
  2. Сколько километров проехал работник по рабочим вопросам.
  3. Какой у автомобиля расход топлива на 100 км.

Стоимость бензина работодатель считает как среднее значение по чекам с АЗС. Километраж и расход топлива он может определить несколькими способами.

Избранные статьи для автомобилистов
Как ездить без штрафов и не переплачивать за обслуживание машины — в рассылке для автолюбителей

Как определяют километраж

Путевой лист. Чтобы определить, сколько километров проехал сотрудник по рабочим вопросам, чаще всего оформляют путевой лист. Он обязательно содержит:

  1. Наименование марки автомобиля и госномер.
  2. Срок действия путевого листа.
  3. Информацию об автомобиле, его собственнике и водителе.

В путевом листе в обязательном порядке прописывают маршрут, по которому должен ездить сотрудник. Его используют при расчете расходов.

Пример путевого листа
Пример путевого листа

Навигация. Некоторые работодатели устанавливают в автомобиль спутниковую навигацию и проверяют, где ездит сотрудник. Затем определяют рабочие маршруты и считают километраж. Но чаще этот метод используется в такси или в командировках на автомобиле компании.

Карты. Иногда работодатели измеряют расстояние по «Гугл-картам». Например, сотруднику дают задание доехать из московского офиса в петербургский и вернуться обратно. По карте измеряют расстояние между офисами, умножают на два и компенсируют затраты за этот маршрут.

Как определяют расход топлива

Работодатель может самостоятельно выбрать метод, по которому будет определять расход топлива.

Распоряжение Минтранса. Это документ со списком автомобилей и расходом топлива для каждого. Чаще всего компании применяют распоряжение Минтранса как основной способ определения расхода топлива. А для автомобилей, которых нет в приказе, закрепляют дополнительный, что и сделал ваш работодатель.

Распоряжением пользоваться необязательно. Оно создано как рекомендательный документ, поэтому обновляют его нерегулярно. Многих авто в нем нет — даже тех, которые выпущены на рынок несколько лет назад.

Документы производителя автомобиля. В некоторых руководствах на авто приведен расход топлива. Эти цифры приблизительные, поскольку производитель указывает их, когда автомобиль только выпущен. При эксплуатации расход меняется из-за стиля вождения, состояния машины, дорожных условий и других факторов. Но компании все равно часто используют информацию из руководства для расчетов.

Расход топлива из руководства на Ладу Весту
Расход топлива из руководства на Ладу Весту

Контрольный замер. Работодатели, которые хотят узнать точный расход топлива, считают его самостоятельно вместе с сотрудниками или экспертами. Схема такая:

  1. Заправляют полный бак автомобиля.
  2. Фиксируют пробег на одометре.
  3. Ездят, пока не закончится бензин.
  4. Когда топливо закончилось, снова фиксируют показания одометра.
  5. Считают, сколько километров проехали на полном баке: для этого из второй величины пробега отнимают первую.
  6. Считают расход топлива по формуле.

Формула расхода топлива такая:

  • Расход топлива = Километры, пройденные на полном баке / Количество литров в полном баке × 100 км

При этом обязательно добавляют повышающие коэффициенты. Их обычно берут из п. 5 распоряжения Минтранса.

Другие источники. Работодатель может утвердить любой другой способ определения расхода бензина. Главное — учитывать все характеристики авто. Компания может ссылаться даже на информацию из интернета: с сайтов «Авто-ру», «Авито» или «Юла». Законом это не запрещено.

Расчет компенсации

Сумму компенсации, которая полагается сотруднику, считают по формуле:

  • Сумма компенсации = (Расход топлива / 100 км) × Километры, которые проехал сотрудник × Стоимость 1 л бензина

Допустим, расход топлива для авто составляет 5,9 л на 100 км. Сотрудник проехал 8000 км, и бензин стоит 50 ₽ за литр. Работодатель должен компенсировать сотруднику:

  • (5,9 л / 100 км) × 8000 км × 50 ₽ = 23 600 ₽

Что делать, если вы не согласны с компенсацией

Поговорите с работодателем еще раз и изучите порядок расчета, который прописан в локальном нормативном акте компании. Если в акте сказано, что работодатель при расчете расхода топлива использует приказ Минтранса и информацию с «Авто-ру», он имеет право компенсировать расходы на бензин на их основании.

Если расход топлива в расчетах не совпадает с реальным, предложите провести контрольный замер. Так вы узнаете точный расход топлива для вашего авто.

Если договориться не удалось и вы считаете, что работодатель вам не доплатил, можно обратиться в трудовую инспекцию. Она рассматривает заявления, письма и жалобы работников о нарушениях их трудовых прав.

Если у вас есть вопрос о личных финансах, дорогих покупках или семейном бюджете, пишите. На самые интересные вопросы ответим в журнале.
Комментарии проходят модерацию по правилам журнала
Загрузка
0

Лучше пусть поездом, самолетом, такси отправляют. Свой автомобиль портить по всяким рабочип вопросам. Ладно если вчто одном и городе ездить по рабочим момента, но уж точно не в командировку.

2
0

Формула расхода топлива либо неправильная, либо я не вдупляю. Предположим, я проехал 1000км на одном баке объемом 45л. Считаем:

Расход топлива = 1000 км / 45 л * 100 км = 2222.22 кв. км / л - что это за единица измерения такая? И что за величина?

Думаю, должно быть так:

Расход топлива = 100 км / (Километры, пройденные на одном баке / Количество литров в полном баке)

Тогда получится 4.5 л на 100 км или 45 л - на 1000.

1

Sergey, я обычно считаю при помощи калькулятора топлива, например https://calcline.ru/fuel-cost-calculator, экономлю время)

0
Удалённый пользователь

11.04.20, 08:57

Правильно я не люблю БМВ ...

0
0

Добрый день, подскажите,пожалуйста, есть ли какой-то нормативный документ, в котором прописано, что для получения компенсации за проезд в отпуск на личном транспорте владелец авто должен заправлять автомобиль только тем видом топлива, что указан в документах на автомобиль? Работодатель отказывается выплатить компенсацию к месту проведения отпуска на личном транспорте, ссылаясь на то, что по документам автомобиль должен ездить на АИ-92, а мы заправляли АИ-95.

0

Сообщество