Что такое акт выполненных работ и для чего он нужен
Как вести бизнес в России
10K
Фотография — Henrik Sorensen / Getty Images

Что такое акт выполненных работ и для чего он нужен

Образец документа

5
Аватар автора

Ирина Артемова

бухгалтер

Страница автора

Предприниматель перетянул тканью кресла для кафе заказчика, и после этого они оба подписали акт выполненных работ.

Это документ, который подтверждает, что подрядчик закончил работу, а заказчик принял результат. Еще его называют актом сдачи-приемки выполненных работ. Он нужен для налогового и бухгалтерского учета, а также в суде, если возникнет спор.

Расскажу, кто и в каких ситуациях обязан подписать акт выполненных работ и как все правильно сделать.

Рассылка для тех, у кого свой бизнес
Новости и кейсы для предпринимателей — в вашей почте дважды в месяц. Бесплатно

В каких случаях нужен акт сдачи-приемки выполненных работ

Акт подписывают по окончании работ по договору бытового или строительного подряда или по договору о выполнении работ.

Это закрывающий документ, который компании используют для обоснования доходов и расходов в бухгалтерском и налоговом учете. А предприниматели — для налогового учета, ответов на запросы банка и при встречных налоговых проверках. Поэтому если организация или ИП заказывает работы или выполняет их, нужен акт сдачи-приемки.

Предприниматель отремонтировал кофемашину в офисе компании. Стороны подписали акт выполненных работ. Этим документом компания подтвердит свои расходы, а предприниматель — доходы.

Подтвердить доходы и расходы при выполнении работ можно и другими закрывающими документами, например универсальным передаточным документом. Подписывать ли именно акт, решают стороны сделки. Обычно это устанавливают в договоре. Удобнее всего использовать акт выполненных работ, если сторонам договора не нужен счет-фактура или когда хочется дополнить документ своими реквизитами. Например, указать, кто менеджер сделки.

Нужен ли акт выполненных работ при сотрудничестве с самозанятым. Каждая выплата самозанятому должна подтверждаться чеком, который он формирует в приложении «Мой налог». Этого достаточно для налогового учета. Акт может быть дополнительным документом, его составляют по желанию сторон.

Например, акт может понадобиться компании, чтобы увеличить первоначальную стоимость основного средства  , если самозанятый выполнил работы, в результате которых актив стал стоить больше.

Самозанятый установил сигнализацию в автомобиль компании. Стоимость работ, включая оборудование, увеличила первоначальную стоимость транспортного средства. Бухгалтер организации на основании акта выполненных работ проведет увеличение в учете.

Нужен ли ИП акт выполненных работ. Предприниматель может быть подрядчиком или исполнителем работ. В этих случаях акт нужен для подтверждения, что заказчик принял работы и не имеет к ИП претензий и что предприниматель вправе получить деньги за выполненные работы.

Если предприниматель — заказчик работ, акт понадобится ему, чтобы подтвердить: он имеет право на результат этих работ. Например, что ему принадлежит построенное подрядчиком ограждение.

ИП на ОСНО, УСН и АУСН «Доходы минус расходы» обязаны подтверждать свои затраты в налоговом учете. Акты как раз подтверждают расходы на работы. В других системах налогообложения такие документы могут понадобиться при встречной проверке контрагента.

Акт выполненных работ также может запросить банк, если ИП переводит исполнителю крупную сумму.

Акт выполненных работ: образец в 2024 году

Составлять акт выполненных работ определенной формы обязательно только при приемке работ строительного характера. Для этого обычно используют форму КС⁠-⁠2.

При заключении договора подряда или договора о выполнении работ, не связанных со строительством, акт составляют в произвольной форме. Расскажу, что точно должно быть в таком документе.

Обязательные реквизиты. В акте должны быть реквизиты первичного учетного документа  .

Вот что нужно указать:

  1. Название документа — акт о выполнении работ, выполненных работ или сдаче-приемке выполненных работ. Также в названии можно указать вид работы.
  2. Дата составления.
  3. Название компании или ФИО человека, составившего акт, — исполнителя или заказчика.
  4. Описание выполненных работ. Указывают как в договоре: если в нем написано о работах по покраске стен офиса, в акте нужно указать так же, если написать «отделочные работы», у налоговой могут возникнуть вопросы.
  5. Объем работ. Если у работ конкретный объем — например, в квадратных метрах, штуках или километрах, — указывают цену за единицу и объем.
  6. Стоимость работ.
  7. Должности, фамилии, инициалы и подписи ответственных лиц, визирующих документ со стороны заказчика и исполнителя.
Так может выглядеть акт сдачи-приемки выполненных работ. В нем указаны работы, их стоимость и то, что у заказчика нет претензий к исполнителю. Акт подписали обе стороны
Так может выглядеть акт сдачи-приемки выполненных работ. В нем указаны работы, их стоимость и то, что у заказчика нет претензий к исполнителю. Акт подписали обе стороны

Информация о недостатках. Иногда при приемке работ выявляют недостатки, их стоит отметить в акте. Допустим, мебель не соответствует размерам или стены выкрашены не в тот цвет.

Аватар автора

Марина Суховская

юрист

Страница автора

Зачем включать информацию о недостатках в акт выполненных работ

При приемке работ по договору подряда, включая строительный, нужно проверить результат работы. Если есть недостатки, следует указать их в акте. Тогда заказчик может потребовать:

  • безвозмездно устранить недостатки в разумный срок;
  • соразмерно уменьшить стоимость выполненных работ;
  • возместить расходы на самостоятельное устранение недостатков, если право заказчика устранять их есть в договоре.

В случае спора заказчик вправе ссылаться на недостатки, только если они были в акте либо там была прописана возможность последующего предъявления требований об их устранении  . Если заказчик подпишет акт без замечаний, а потом пойдет в суд, там могут решить, что у него нет права ссылаться на недочеты. Но это правило распространяется только на недостатки, которые можно было выявить во время приемки, то есть обнаружить невооруженным глазом. Например, видно, что оттенки уложенной плитки разные.

Для других видов договоров я тоже рекомендую включать информацию о недостатках в акт. Этот документ можно использовать как письменное доказательство в суде. Например, если заказчику надо обосновать, что он правомерно не оплатил работы или оплатил их не полностью.

Пример акта выполненных работ с указанием недостатков
Пример акта выполненных работ с указанием недостатков

Как составить акт выполненных работ

Составить акт может любая сторона сделки, но обычно это делает исполнитель.

Акт может быть на бумаге или в электронной форме. Исполнитель составляет его в двух экземплярах, подписывает и отправляет на подписание заказчику. Один экземпляр остается у заказчика, другой возвращают исполнителю. В электронном виде акт подписывают КЭП или в системе электронного документооборота.

Вот как можно быстро оформить акт выполненных работ:

  1. Сформировать документ в бухгалтерской программе, например или СБИС, и распечатать его.
  2. Сформировать документ в системе электронного документооборота — например, «Контур-диадок», «Эвотор», СБИС, — и подписать квалифицированной электронной подписью.
  3. Воспользоваться онлайн-сервисами по заполнению бланков, в которых можно ввести свои данные и получить заполненную форму акта.

Обычно при регулярном выполнении работ пользуются бухгалтерскими программами. В них есть формы документов и справочник работ, заполнены реквизиты исполнителя. Для разовой операции можно заполнить бланк, скачанный с онлайн-сервиса.

Подпись. Подписывать акт выполненных работ должен руководитель организации, ИП или работник по доверенности  . Использовать факсимиле  нельзя. Иначе документ не получится представить для подтверждения расходов и уменьшения налоговых обязательств.

Печать. Компании и ИП могут ставить на акт выполненных работ печать, если она у них есть. Но по закону печать необязательна.

У самозанятых без статуса ИП печати в любом случае нет.

Сопроводительное письмо. Исполнитель или подрядчик может приложить к акту выполненных работ сопроводительное письмо. Это необязательно, но из него получатель поймет, какие документы ему отправили и что он должен сделать.

Сопроводительное письмо составляют в произвольной форме. Обычно в нем указывают, что направлен акт выполненных работ, и просят подписать документ в определенный срок.

Сопроводительное письмо к акту выполненных работ может выглядеть так
Сопроводительное письмо к акту выполненных работ может выглядеть так

Промежуточный акт сдачи-приемки выполненных работ

Заказчик может принимать работы поэтапно. После каждого этапа подписывают промежуточный акт выполненных работ, а в конце составляют итоговый.

Подрядчик ремонтирует помещение будущего кафе. Сначала демонтируют перегородки, двери и другие конструкции. В конце этого этапа заказчик проверяет, что строители демонтировали все нужное и не убрали лишнего, например несущие конструкции, и подписывает промежуточный акт.

Затем бригада выполняет скрытые работы: делает гидроизоляцию в санузлах, проводит инженерные коммуникации, укладывает провода и трубы. Заказчик снова все проверяет и подписывает промежуточный акт. И так на каждом этапе.

После завершения ремонта стороны подписывают итоговый акт сдачи-приемки работ.

В каких случаях нужен промежуточный акт. Чаще всего такой документ используют в строительстве, но иногда и в других сферах. Например, при монтаже сложного оборудования.

Промежуточные акты понадобятся, только если в договоре предусмотрены отдельные этапы и сроки их сдачи. Это нужно, чтобы убедиться в качестве исполнения определенного этапа или для финансовых расчетов.

Заказчик и подрядчик заключили договор о строительстве гаража. В договоре предусмотрено три этапа: строительство фундамента и пола, возведение и перекрытие стен, кровля. По договору заказчик оплачивает каждый этап после его завершения, проверки и подписания акта.

Образец промежуточного акта выполненных работ 2024. Промежуточные акты выполненных строительных работ обычно составляют по КС-2, в остальных случаях используют произвольную форму.

В промежуточном акте стороны подтвердили, что подрядчик установил внутренние блоки кондиционеров в здании заказчика. Это первый этап выполнения работ по договору, заказчик должен их оплатить
В промежуточном акте стороны подтвердили, что подрядчик установил внутренние блоки кондиционеров в здании заказчика. Это первый этап выполнения работ по договору, заказчик должен их оплатить

Корректировочный акт приемки выполненных работ

Корректировочный акт приемки работ — это документ, который вносит изменения в первичный акт.

В каких случаях нужен корректировочный акт. Документ составляют, когда стороны договорились изменить что-то в выполненных работах уже после приемки, например объем или цену. Но этот документ не обязателен. Вместо составления корректировочного акта можно исправить первоначальный.

Корректировочный документ используют только для новых договоренностей. Он не подойдет, если в исходном акте была ошибка: не та сумма, количество или наименование работ. Такой акт корректировать нельзя, только исправлять.

Образец корректировочного акта выполненных работ 2024. Корректировочный документ оформляют как обычный. Обязательной формы у него нет. В него включают показатель до изменения и показатель после.

Пример корректировочного акта выполненных работ — в нем изменили их количество и стоимость
Пример корректировочного акта выполненных работ — в нем изменили их количество и стоимость

Можно ли использовать УПД в качестве акта

Вместо акта выполненных работ стороны могут подписывать универсальный передаточный документ, УПД. Он объединяет счет-фактуру  , сведения из накладной об отгрузке товаров или акта выполненных работ.

УПД при приемке работ могут составлять любые компании и предприниматели. Главное, чтобы это согласовали стороны сделки.

Универсальный передаточный документ обычно выбирают, когда исполнитель или подрядчик — плательщик НДС. Тогда он составляет один документ вместо двух. Но разрешено его использовать вместо акта и в других случаях.

Универсальный передаточный документ можно составить по рекомендованной форме, а можно дополнить другими реквизитами.

Так может выглядеть УПД для работ по окраске стен
Так может выглядеть УПД для работ по окраске стен

Запомнить

  1. Акт сдачи-приемки выполненных работ — это документ, который подтверждает, что подрядчик или исполнитель закончил работу, а заказчик принял результат.
  2. Его подписывают, если организация или ИП заказывает работы или выполняет их. Например, по окончании работ по договору бытового или строительного подряда или договора о выполнении работ.
  3. Акт нужен для обоснования доходов и расходов в бухгалтерском и налоговом учете, для уменьшения налоговой нагрузки, для ответов на запросы банка, при встречных налоговых проверках, а также может понадобиться в суде, если возникнет спор.
  4. Иногда при приемке работ выявляют недостатки, их стоит отметить в акте, чтобы обосновать претензии к поставщику или подрядчику.
  5. Акты можно подписывать на бумаге, с помощью КЭП или в системе электронного документооборота.

Самое интересное про бизнес — в нашем телеграм-канале. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе происходящего: @t_biznes

С какими проблемами при подписании актов вы сталкивались?
Комментарии проходят модерацию по правилам журнала
Загрузка

Сообщество