Что такое акт выполненных работ и для чего он нужен

Предприниматель перетянул тканью кресла для кафе заказчика, и после этого они оба подписали акт выполненных работ.

Это документ, который подтверждает, что подрядчик закончил работу, а заказчик принял результат. Еще его называют актом сдачи-приемки выполненных работ. Он нужен для налогового и бухгалтерского учета, а также в суде, если возникнет спор.

Расскажу, кто и в каких ситуациях обязан подписать акт выполненных работ и как все правильно сделать.

Акт подписывают по окончании работ по договору бытового или строительного подряда или по договору о выполнении работ.

Это закрывающий документ, который компании используют для обоснования доходов и расходов в бухгалтерском и налоговом учете. А предприниматели — для налогового учета, ответов на запросы банка и при встречных налоговых проверках. Поэтому если организация или ИП заказывает работы или выполняет их, нужен акт сдачи-приемки.

Подтвердить доходы и расходы при выполнении работ можно и другими закрывающими документами, например универсальным передаточным документом. Подписывать ли именно акт, решают стороны сделки. Обычно это устанавливают в договоре. Удобнее всего использовать акт выполненных работ, если сторонам договора не нужен счет-фактура или когда хочется дополнить документ своими реквизитами. Например, указать, кто менеджер сделки.

Нужен ли акт выполненных работ при сотрудничестве с самозанятым. Каждая выплата самозанятому должна подтверждаться чеком, который он формирует в приложении «Мой налог». Этого достаточно для налогового учета. Акт может быть дополнительным документом, его составляют по желанию сторон.

Например, акт может понадобиться компании, чтобы увеличить первоначальную стоимость основного средства  , если самозанятый выполнил работы, в результате которых актив стал стоить больше.

Нужен ли ИП акт выполненных работ. Предприниматель может быть подрядчиком или исполнителем работ. В этих случаях акт нужен для подтверждения, что заказчик принял работы и не имеет к ИП претензий и что предприниматель вправе получить деньги за выполненные работы.

Если предприниматель — заказчик работ, акт понадобится ему, чтобы подтвердить: он имеет право на результат этих работ. Например, что ему принадлежит построенное подрядчиком ограждение.

ИП на ОСНО, УСН и АУСН «Доходы минус расходы» обязаны подтверждать свои затраты в налоговом учете. Акты как раз подтверждают расходы на работы. В других системах налогообложения такие документы могут понадобиться при встречной проверке контрагента.

Акт выполненных работ также может запросить банк, если ИП переводит исполнителю крупную сумму.

Составлять акт выполненных работ определенной формы обязательно только при приемке работ строительного характера. Для этого обычно используют форму КС⁠-⁠2.

При заключении договора подряда или договора о выполнении работ, не связанных со строительством, акт составляют в произвольной форме. Расскажу, что точно должно быть в таком документе.

Обязательные реквизиты. В акте должны быть реквизиты первичного учетного документа  .

Вот что нужно указать:

1. Название документа — акт о выполнении работ, выполненных работ или сдаче-приемке выполненных работ. Также в названии можно указать вид работы.
2. Дата составления.
3. Название компании или ФИО человека, составившего акт, — исполнителя или заказчика.
4. Описание выполненных работ. Указывают как в договоре: если в нем написано о работах по покраске стен офиса, в акте нужно указать так же, если написать «отделочные работы», у налоговой могут возникнуть вопросы.
5. Объем работ. Если у работ конкретный объем — например, в квадратных метрах, штуках или километрах, — указывают цену за единицу и объем.
6. Стоимость работ.
7. Должности, фамилии, инициалы и подписи ответственных лиц, визирующих документ со стороны заказчика и исполнителя.

Информация о недостатках. Иногда при приемке работ выявляют недостатки, их стоит отметить в акте. Допустим, мебель не соответствует размерам или стены выкрашены не в тот цвет.

Составить акт может любая сторона сделки, но обычно это делает исполнитель.

Акт может быть на бумаге или в электронной форме. Исполнитель составляет его в двух экземплярах, подписывает и отправляет на подписание заказчику. Один экземпляр остается у заказчика, другой возвращают исполнителю. В электронном виде акт подписывают КЭП или в системе электронного документооборота.

Вот как можно быстро оформить акт выполненных работ:

1. Сформировать документ в бухгалтерской программе, например 1С или СБИС, и распечатать его.
2. Сформировать документ в системе электронного документооборота — например, «Контур-диадок», «Эвотор», СБИС, — и подписать квалифицированной электронной подписью.
3. Воспользоваться онлайн-сервисами по заполнению бланков, в которых можно ввести свои данные и получить заполненную форму акта.

Обычно при регулярном выполнении работ пользуются бухгалтерскими программами. В них есть формы документов и справочник работ, заполнены реквизиты исполнителя. Для разовой операции можно заполнить бланк, скачанный с онлайн-сервиса.

Подпись. Подписывать акт выполненных работ должен руководитель организации, ИП или работник по доверенности  . Использовать факсимиле  нельзя. Иначе документ не получится представить для подтверждения расходов и уменьшения налоговых обязательств.

Печать. Компании и ИП могут ставить на акт выполненных работ печать, если она у них есть. Но по закону печать необязательна.

У самозанятых без статуса ИП печати в любом случае нет.

Сопроводительное письмо. Исполнитель или подрядчик может приложить к акту выполненных работ сопроводительное письмо. Это необязательно, но из него получатель поймет, какие документы ему отправили и что он должен сделать.

Сопроводительное письмо составляют в произвольной форме. Обычно в нем указывают, что направлен акт выполненных работ, и просят подписать документ в определенный срок.

Заказчик может принимать работы поэтапно. После каждого этапа подписывают промежуточный акт выполненных работ, а в конце составляют итоговый.

В каких случаях нужен промежуточный акт. Чаще всего такой документ используют в строительстве, но иногда и в других сферах. Например, при монтаже сложного оборудования.

Промежуточные акты понадобятся, только если в договоре предусмотрены отдельные этапы и сроки их сдачи. Это нужно, чтобы убедиться в качестве исполнения определенного этапа или для финансовых расчетов.

Образец промежуточного акта выполненных работ 2024. Промежуточные акты выполненных строительных работ обычно составляют по КС-2, в остальных случаях используют произвольную форму.

Корректировочный акт приемки работ — это документ, который вносит изменения в первичный акт.

В каких случаях нужен корректировочный акт. Документ составляют, когда стороны договорились изменить что-то в выполненных работах уже после приемки, например объем или цену. Но этот документ не обязателен. Вместо составления корректировочного акта можно исправить первоначальный.

Корректировочный документ используют только для новых договоренностей. Он не подойдет, если в исходном акте была ошибка: не та сумма, количество или наименование работ. Такой акт корректировать нельзя, только исправлять.

Образец корректировочного акта выполненных работ 2024. Корректировочный документ оформляют как обычный. Обязательной формы у него нет. В него включают показатель до изменения и показатель после.

Вместо акта выполненных работ стороны могут подписывать универсальный передаточный документ, УПД. Он объединяет счет-фактуру  , сведения из накладной об отгрузке товаров или акта выполненных работ.

УПД при приемке работ могут составлять любые компании и предприниматели. Главное, чтобы это согласовали стороны сделки.

Универсальный передаточный документ обычно выбирают, когда исполнитель или подрядчик — плательщик НДС. Тогда он составляет один документ вместо двух. Но разрешено его использовать вместо акта и в других случаях.

Универсальный передаточный документ можно составить по рекомендованной форме, а можно дополнить другими реквизитами.

1. Акт сдачи-приемки выполненных работ — это документ, который подтверждает, что подрядчик или исполнитель закончил работу, а заказчик принял результат.
2. Его подписывают, если организация или ИП заказывает работы или выполняет их. Например, по окончании работ по договору бытового или строительного подряда или договора о выполнении работ.
3. Акт нужен для обоснования доходов и расходов в бухгалтерском и налоговом учете, для уменьшения налоговой нагрузки, для ответов на запросы банка, при встречных налоговых проверках, а также может понадобиться в суде, если возникнет спор.
4. Иногда при приемке работ выявляют недостатки, их стоит отметить в акте, чтобы обосновать претензии к поставщику или подрядчику.
5. Акты можно подписывать на бумаге, с помощью КЭП или в системе электронного документооборота.