Как оформить электронную трудовую книжку

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в электронной базе Социального фонда России, СФР.

Такие книжки появились в России с 1 января 2020 года и сейчас есть у всех, кто после этой даты трудится официально. По закону работодатель обязан сдавать в СФР отчеты о главных кадровых изменениях в компании. На их основе и формируются электронные трудовые для работников.

Расскажу, что такое электронные трудовые книжки, как они выглядят, как узнать, есть ли такая книжка у вас, и получить выписку из нее.

Электронная трудовая книжка, ЭТК, — это основная информация о трудовой деятельности и стаже человека, которую формирует работодатель на каждого сотрудника, включая совместителей и удаленщиков. Вот что есть в ЭТК:

1. ФИО, дата рождения, СНИЛС.
2. Место работы.
3. Трудовая функция: должность, профессия, специальность, квалификация или конкретный вид поручаемой работы.
4. Даты приемов на работу, постоянных переводов и увольнений сотрудника с указанием причины расторжения трудового договора.
5. Структурное подразделение, если оно указано в трудовом договоре.
6. Сведения о работе на Крайнем Севере и приравненных к нему местностях.
7. Информация о сохранении бумажной трудовой книжки или отказе от нее.

В отличие от бумажной трудовой книжки, в ЭТК нет сведений о награждениях работника и о некоторых особенностях его деятельности — например, о вахтах или сезонной работе. Так что, если эта информация понадобится, чтобы оформить пенсию или получить звание ветерана труда, ее придется подтверждать другими документами.

Чтобы СФР мог формировать ЭТК, работодатели передают ему отчеты по форме ЕФС-1 с подразделом 1.1. Сроки такие:

1. При приеме на работу — не позднее рабочего дня после оформления трудового договора.
2. При увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора — не позднее рабочего дня после издания приказа.
3. При заключении и прекращении ГПД — не позднее рабочего дня после события.
4. При переводе на другую работу или переходе на электронную трудовую книжку — до 25-го числа следующего месяца.

ЕФС-1 с подразделом 1.1 одинаковый для всех организаций и ИП с сотрудниками. Сдавать его надо в свое отделение СФР:

1. только в электронном виде — если численность работающих свыше десяти человек;
2. по выбору — на бумаге или в электронном виде — если работает десять человек и менее.

Сведения о работе до 1 января 2020 года в ЭТК по умолчанию указаны кратко — только места и периоды работы, при условии, что работодатель сдавал в пенсионный фонд персонифицированную отчетность.

Если человек хочет внести в ЭТК подробную информацию о работе до 1 января 2020 года, нужно подать в СФР заявление. Для этого можно прийти в клиентскую службу фонда или в МФЦ или обратиться через госуслуги или личный кабинет гражданина на сайте СФР. Услуга называется «Корректировка индивидуального лицевого счета». Если не подать такое заявление, трудовую деятельность до 01.01.2020 будет подтверждать только бумажная трудовая книжка.

Добавить в ЭТК можно информацию только о той работе, которая зафиксирована в бумажной трудовой книжке.

Получив заявление, CФР проверит, соответствуют ли сведения из бумажной трудовой тем данным, которые есть у него в системе. Если фонд обнаружит несоответствия, изменения просто не внесут.

Как выглядит ЭТК, покажу на примере своей книжки — официально она называется СТД-СФР. В ней три страницы. На первой — информация о кадровых событиях, которые произошли со мной начиная с 2020 года, когда появились ЭТК.

Две следующие страницы — все, что знает обо мне СФР по персонифицированной отчетности, которую сдали работодатели, когда были лишь бумажные трудовые книжки. Информация в блоке краткая: есть сведения о работодателях и периодах работы и нет, например, причин увольнений. Чтобы они появились, мне нужно отправить в СФР заявление, о котором я написала выше.

В моей ЭТК оказался неприятный сюрприз. С мая 2013 по март 2014 года я работала в небольшом агентстве недвижимости в Тюмени. В бумажной трудовой книжке есть запись об этом, а вот в электронной видно, что мизерные взносы за меня в то время платил непонятный «Птицепром». Не будь у меня ЭТК, я узнала бы об этом, только когда мне нужно было бы начислить пенсию.

Чтобы исправить эту ошибку, через портал госуслуг я обратилась в CФР за корректировкой индивидуального лицевого счета. Но фонд отказался менять «Птицепром» на «Агентство недвижимости». Так что теперь мне придется посетить СФР с бумажной трудовой и, если это не поможет, обратиться в суд.

ЭТК есть у всех официально трудоустроенных граждан. Каждый работодатель отчитывается обо всех своих сотрудниках в СФР, а значит, фонд ведет электронные трудовые книжки.

До конца 2020 года работники могли выбрать: продолжать вести трудовую книжку на бумаге или перейти на электронную. Для этого нужно было написать заявление. Если работник его не написал или выбрал бумажную трудовую, у него стало две книжки — электронная и бумажная.

Если работник выбрал только ЭТК, в бумажной книжке делали запись об этом и отдавали ее владельцу. Так у человека оставалась только ЭТК, и вернуться к бумажному варианту он не мог.

У тех, кто впервые устроился на работу после 1 января 2021 года, бумажной трудовой книжки в принципе нет и не будет. У них только ЭТК, и выбрать бумажный вариант они не могут.

Если человек сначала предпочел оставить бумажную трудовую или ничего не выбрал, а позже решил, что ему достаточно только ЭТК, нужно подать заявление работодателю. В нем можно написать так: «Прошу предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».

После этого в бумажной трудовой работодатель сделает запись, что работник перешел на ЭТК, и отдаст ему книжку на руки. Она может пригодиться, чтобы подтвердить трудовой стаж до перехода на ЭТК.

Чтобы оформить электронную трудовую при первом трудоустройстве, работнику ничего делать не нужно. Достаточно подписать трудовой договор и ознакомиться с приказом о приеме на работу, если у работодателя принято их издавать. Дальше наниматель подаст в СФР форму ЕФС-1 с подразделом 1.1 и фонд заведет электронную трудовую.

Сведения о трудовой деятельности могут понадобиться в разных ситуациях, например при оформлении кредита. Получить выписку из ЭТК легко, удобнее всего — онлайн: на портале госуслуг или сайте CФР.

На госуслугах. Авторизуйтесь и в разделе «Справки, выписки» выберите «Выписка из электронной трудовой книжки». Заполнять ничего не надо: как только нажмете кнопку «Получить выписку», запрос уйдет в СФР.

Результат отобразится в разделе «Заявления» личного кабинета. Обычно выписка приходит через пару минут.

На сайте CФР. Войдите в личный кабинет с помощью учетной записи на портале госуслуг. Дальше в списке сервисов выберите «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».

После этого введите электронный адрес, на который хотите получить выписку, или просто нажмите «Запросить». Выписка появится сразу же в новом окне, а через пару минут придет на указанную почту.

Даже если обратиться за выпиской в клиентскую службу СФР, заявителю распечатают такую же электронную выписку, которую он получил бы онлайн.

В МФЦ. Также за выпиской можно обратиться в любой МФЦ, но и там выдадут распечатку из онлайна. На ней будет отметка об электронной подписи СФР — ее достаточно, чтобы не сомневаться в подлинности документа.

Чтобы получить выписку в МФЦ, понадобится только паспорт.

У работодателя. Еще получить выписку из ЭТК по форме СТД-Р можно на работе. Но работодатель в ней укажет только сведения, которые после 1 января 2020 года передавал в СФР именно он. То есть в выписке не будет информации о предыдущих местах работы.

Кроме того, работодатель обязан выдать выписку, только если работник отказался от бумажной трудовой. Иначе наниматель сам решает, выдавать ее или нет.

Сейчас действует новая форма выписки СТД-Р.

Работодатель может попросить написать заявление о выдаче выписки. Утвержденной формы нет, поэтому достаточно своими словами сформулировать просьбу.

Без заявления работодатель выдаст сведения о трудовой деятельности сотруднику только в день его увольнения: СТД-Р — тем, у кого есть только ЭТК, и бумажную трудовую тем, кто ее сохранил.

Я заказывала выписки через госуслуги, на сайте СФР и в МФЦ. Они ничем не отличались. Только две я смогла скачать, а третью мне распечатал сотрудник МФЦ. Еще я заказала выписку у работодателя, и в ней были сведения о моей работе только у него.

1. Электронная книжка — это совокупность данных о трудовом стаже человека, оформленная как выписка из его индивидуального лицевого счета в системе СФР. Официальное название —СТД-СФР.
2. Сведения о работнике хранятся в электронном виде в системе социального фонда. Запросить сведения можно на бумаге — через МФЦ или работодателя, — через портал госуслуг или сайт СФР. Однако работодатель выдаст выписку, только если у сотрудника никогда не было бумажной трудовой либо он отказался от ее ведения.
3. Работник, который впервые трудоустроился до 1 января 2021 года, может выбрать: отказаться от бумажной трудовой или продолжить вести ее вместе с ЭТК. В первом случае в книжке сделают запись об отказе и выдадут на руки, отменить решение будет нельзя. Если же работник сначала предпочел сохранить бумажный вариант, отказаться от него можно в любой момент.
4. Бумажные трудовые книжки не оформляют тем, кто впервые устроился на работу начиная с 1 января 2021 года.