Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в электронной базе Пенсионного фонда России.
Такие книжки появились в России с 1 января 2020 года и сейчас есть у всех, кто после этой даты трудится официально. По закону работодатель обязан сдавать в ПФР отчеты о главных кадровых изменениях в компании. На их основе и формируются электронные трудовые для работников.
В статье расскажу, что такое электронные трудовые книжки, как они выглядят, как узнать, есть ли такая книжка у вас, и получить выписку из нее.
Я заработала 100 000 рублей на Tinkoff Black
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка, ЭТК, — это основные сведения о работнике, которые хранятся в информационных ресурсах ПФР. К этим сведениям относятся:
- ФИО, дата рождения, СНИЛС.
- Место работы.
- Трудовые функции работника: должность, профессия, специальность, квалификация или конкретный вид деятельности.
- Даты, причины и основания приемов на работу, переводов и увольнений.
- Совместительство.
- Получение работником новой профессии, квалификации или специальности.
- Запрет заниматься определенной деятельностью.
- Работа в районах Крайнего Севера, в местностях, которые к ним приравнены.
- Информация о работодателях и датах приемов на работу и увольнений до 1 января 2020 года.
В отличие от бумажной трудовой книжки, в ЭТК нет сведений о награждениях работника и о некоторых особенностях его деятельности — например, о вахтах или сезонной работе. Так что, если эта информация понадобится, чтобы оформить пенсию или получить звание ветерана труда, ее придется подтверждать другими документами.
Чтобы ПФР мог формировать ЭТК, работодатели передают ему отчеты по форме СЗВ-ТД. Делают они это не каждый месяц, а только при кадровых изменениях:
- не позднее 15-го числа месяца, следующего за повышением, понижением или переводом сотрудника;
- не позднее ближайшего рабочего дня, следующего за приемом на работу или увольнением.
Эти правила действуют с 1 января 2020 года, то есть с этого времени у каждого работника есть ЭТК.
Сведения о работе до 1 января 2020 года в ЭТК тоже есть, но по умолчанию указаны кратко — только места и периоды работы. Они формируются исходя из того, подавал ли раньше работодатель отчетные формы персонифицированного учета.
Если человек хочет внести в ЭТК подробную информацию о своей работе до 1 января 2020 года, нужно подать в ПФР заявление об этом. Для этого можно обратиться в фонд лично или через портал госуслуг, услуга называется «Корректировка индивидуального лицевого счета в ПФР». Если не подать такое заявление, трудовую деятельность до 1 января 2020 года будет подтверждать только бумажная трудовая книжка.
Добавить в ЭТК можно информацию только о той работе, которая зафиксирована в бумажной трудовой книжке.
Получив заявление, ПФР проверит, соответствуют ли сведения из бумажной трудовой тем данным, которые есть у него в системе. Если фонд обнаружит несоответствия, в ЭТК появится отметка об этом.
Как выглядит ЭТК, покажу на примере своей книжки — официально она называется СТД-ПФР. В ней три страницы. На первой находится вся свежая информация о моих перемещениях — ее передавал мой работодатель с 2020 года, когда появились ЭТК.
Две следующие страницы — все, что знает обо мне ПФР по отчетам работодателей, которые подавали на меня сведения персонифицированного учета, когда существовали только бумажные трудовые книжки. Вся информация в этом блоке приведена кратко: есть сведения о работодателях и периодах работы и нет, например, причин и оснований увольнений. Чтобы они появились, мне нужно отправить в ПФР заявление, о котором я написала выше.
В моей ЭТК оказался неприятный сюрприз. С мая 2013 по март 2014 года я работала в небольшом агентстве недвижимости в Тюмени. В моей бумажной трудовой книжке есть запись об этом, а вот в электронной видно, что мизерные взносы за меня в тот период платил непонятный «Птицепром». Не будь у меня ЭТК, я узнала бы об этом, только обратившись за начислением пенсии.
Чтобы исправить эту ошибку, через портал госуслуг я обратилась в ПФР за корректировкой индивидуального лицевого счета. Но фонд отказался менять «Птицепром» на «Агентство недвижимости». Так что теперь мне придется посетить ПФР с бумажной трудовой и, если это не поможет, обратиться в суд.
Как узнать, есть ли у вас электронная трудовая
ЭТК есть у всех официально трудоустроенных граждан. С 2020 года каждый работодатель отчитывается обо всех своих сотрудниках в ПФР, а значит — ведет электронные трудовые книжки.
До 31 декабря 2020 года все официально трудоустроенные граждане могли выбрать: продолжать ли им вести трудовую книжку на бумаге или перейти на электронную. Для этого нужно было написать соответствующее заявление. Если работник не написал заявление или выбрал в нем бумажную трудовую, у него стало две книжки — электронная и на бумаге.
Если работник выбрал ведение только ЭТК, в бумажной книжке делали запись об этом и отдавали ее владельцу. Так у человека оставалась только ЭТК, и вернуться к бумажному варианту он не мог.
У тех, кто впервые устроился на работу после 1 января 2021 года, бумажной трудовой книжки в принципе нет и не будет. У них есть только ЭТК, и выбрать бумажный вариант они не могут.
Как перейти на электронную трудовую
Если в 2020 году человек выбрал продолжить ведение бумажной трудовой или ничего не выбрал, а позже решил, что ему достаточно только ЭТК, нужно подать новое заявление работодателю. Утвержденной формы нет, поэтому можно написать примерно так: «Прошу предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».
После этого в бумажной трудовой работодатель сделает запись о том, что работник перешел на ЭТК, и вернет книжку на бумаге работнику. Она пригодится, чтобы подтвердить трудовой стаж до перехода на ЭТК.
Чтобы оформить электронную трудовую при первом трудоустройстве, ничего делать не нужно. Достаточно подписать трудовой договор и приказ о приеме на работу, если в компании принято их издавать. Дальше работодатель сам оформит электронную трудовую.
Как и где посмотреть сведения из ЭТК и получить из нее выписку
Сведения о трудовой деятельности могут понадобиться в разных ситуациях, например при оформлении кредита. При этом получить выписку из ЭТК легко. Удобнее всего сделать это онлайн: на портале госуслуг или на сайте ПФР.
На госуслугах. Чтобы получить выписку из ЭТК на портале госуслуг, нужно авторизоваться и на странице «Справки, выписки» выбрать «Выписка из электронной трудовой книжки». Заполнять ничего не придется: как только вы нажмете кнопку «Получить выписку», запрос отправится в ПФР.
Результат запроса отобразится в личном кабинете в разделе «Заявления». Обычно выписка приходит через пару минут.
На сайте ПФР. Чтобы получить выписку на сайте ПФР, нужно войти в личный кабинет. Сделать это можно с помощью учетной записи на портале госуслуг. Дальше в списке сервисов необходимо выбрать «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
После этого можно ввести электронный адрес, на который хотите получить выписку, или не делать этого и просто нажать «Запросить». Выписка появится сразу же в новом окне, а через пару минут придет на указанную почту.
Даже если обратиться за выпиской в отделение ПФР, заявителю распечатают все ту же электронную выписку.
В МФЦ. Также за выпиской можно обратиться в любой МФЦ, но там выдадут такой же документ, который можно получить онлайн, просто распечатанный. На нем будет отметка об электронной подписи ПФР — ее достаточно, чтобы не сомневаться в подлинности документа.
Чтобы получить выписку в МФЦ, понадобится только паспорт.
У работодателя. Еще получить выписку из ЭТК можно на работе. Но работодатель в ней укажет только те сведения, которые после 1 января 2020 года передавал в ПФР именно он. То есть в выписке не будет информации о предыдущих местах работы.
Кроме того, работодатель обязан выдать выписку, только если работник отказался от бумажной трудовой. А если не отказался, то работодатель сам решает, выдавать выписку или нет.
Работодатель может попросить написать заявление о выдаче выписки. Единой формы заявления нет, поэтому достаточно своими словами сформулировать просьбу.
Без заявления работодатель выдаст сведения о трудовой деятельности сотруднику только в день его увольнения: выписку тем, у кого есть только ЭТК, и бумажную трудовую тем, кто выбрал продолжить ее вести.
Для этой статьи я заказывала выписки через портал госуслуг, на сайте ПФР и в МФЦ. Они ничем не различались. Только две я смогла скачать электронно, а третью мне распечатал сотрудник МФЦ. Еще я заказала выписку у работодателя, и в ней были сведения о моей работе только у него.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки
| Куда обратиться | Сколько ждать ответ | Какие сведения в ней будут |
|---|---|---|
| Портал госуслуг | В течение дня — обычно мгновенно | Все сведения, которые есть у ПФР |
| ПФР | В течение дня — обычно мгновенно | Все сведения, которые есть у ПФР |
| МФЦ | В течение нескольких минут | Все сведения, которые есть у ПФР |
| Отдел кадров работодателя | Не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления или в день увольнения | Только те сведения, которые передавал именно этот работодатель с 1 января 2020 года |
Что в итоге
- Электронная трудовая книжка внешне не похожа на бумажную. Все сведения в них схожи, а вот оформление — разное. Электронная книжка — это совокупность данных о трудовом стаже человека, оформленная как выписка из его персонального счета в системе ПФР. Официально она называется СТД-ПФР.
- Сведения о работнике хранятся в электронном виде в системе пенсионного фонда. У гражданина всегда есть доступ к ним. Запрашивать сведения можно любым удобным способом: бумажный вариант выписки — через МФЦ или работодателя, электронный — через портал госуслуг или сайт ПФР.
- Работник может выбрать: полностью отказаться от бумажной трудовой или продолжить вести ее вместе с ЭТК. Передумать и отменить бумажный вариант можно в любой момент — тогда в книжке сделают соответствующую запись и отдадут на руки, а вернуться снова к нему уже не получится.
- Бумажные трудовые книжки не оформляют тем, кто впервые устроился на работу после 1 января 2021 года.
У меня с ЭТК есть проблема, она была и в расчете пенсионных баллов, -- пропал год стажа когда один из работолателей за 2015-2016 менял регион регистрации со сменой отделения ПФРФ(налоги все платились, справки и данные о взносах из ЛК налоговой -- были корректные).
Как-то раз был с мамой в пенсионном фонде, там это "заодно" оперативно поправили и без заявлений, но после перехода на ЭТК этот год снова пропал как из ЭТК, так и из рассчёта баллов.
Считаю что продолжение ведения бумажной трудовой было единственным решением
Принимая во внимание тот факт, что записи в трудовую вносятся только при кадровых перемещениях, а в остальное время они обычно хранятся в сейфе, то вопрос об их износе не стоит. А если нет физического износа, то и смысла переходить на электронные / пластиковые документы тоже нет.
Иван, стоит не забывать учитывать риски хранения информации (о трудовом стаже в данном контексте) только на бумажном носителе - это же единая точка отказа. Стоит иметь резерв - цифровую/электронную копию.
Представьте, что по случайной и/или намеренной халатности вашего текущего работодателя - бумажная трудовая была утеряна или пришла в негодность. И как вы через дцать лет, при выходе на пенсию, будете доказывать в ПФР свой стаж за период до 01.01.2020?
Dmitry, доказывать точно также, если в один прекрасный момент случится "вжух" и электронные данные успешно похерятся/частично изменятся (а у нас это вопрос времени)
Dmitry, так оно и сейчас фиксируется при сдаче квартальной отчетности. Место работы, должность, доход - все передается. Я оцениваю хранение данных в ПФР (а электронные трудовые подразумевают отказ от бумажных) как рискованное. Вот скачает бухгалтер ПФР шифровальщика, затрет все базы и как вы будете доказывать при выходе на пенсию, что где-то работали?
Иван, моя бумажная трудовая (со стажем до 2020) хранится дома, это и будет подтверждением стажа в случае необходимости. Главное её теперь самому не потерять 😄
С 2013 года живу за границей и работаю не по ТК РФ. Так что электронная трудовая мне ниоткуда не полагается.
Но год назад начала сотрудничать с блогерским сервисом, который на входе запросил мои паспортные данные и СНИЛС. За год сотрудничества там накапало меньше 1000 рублей, которые я благополучно перевожу по сотке на телефон.
В итоге месяц назад, тыкаясь где-то по Госуслугам, обнаружила собственную выписку из ПФР. Была приятно удивлена тем фактом, что даже самые сомнительные места моей работы в этот документ честно попали - не раз думала, что в момент оформления пенсии неприятный сюрприз будет. И обрадована тем, что я на сегодняшний день - налоговый резидент РФ, значит, видимо, имею право на ряд пособий и налоговые вычеты, хоть и в смешном размере. Мелочь - а приятно.
Не далее как пару лет назад получила повторное требование на уплату уже уплаченного налога на имущество. Поехала разбираться, по налоговой вместе со мной металась такая же толпа осчастливленных. Оказывается полетела база, мне вручную снимали повторное начисление, не знаю уж как с неприехавшими разбираться дело было.
С трудовой аналогично может произойти, поэтому искренне сочувствую тем у кого уже не будет бумажной трудовой.
Подскажите пожалуйста, если в выписке "Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации" стоит дата заявления напротив "Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности" это значит, что у меня электронная трудовая книжка?
Может ли работодатель в своем кабинете ПФ запросить выписку ЭТК работника?
Слесарь контрольно-измерительных приборов и автоматики вот так обозвал мою профессию в ТК один из альтернативно одарённых кадровиков. Исправить что-либо в ЭТК, если при этом есть та-же самая ошибка в бумажной ТК не реально. Да и при обычном перенесении стажа с бумажной ТК в ЭТК умудряются допустить уйму неточностей.
В ЭТК подборные сведения о трудовой деятельности до 1 января 2020 года (такие как, например, должность, причины увольнения) внести нельзя. Указывается только работодатель и периоды работы.