Перейти на электронную трудовую или нет?

Если у вас есть сомнения, то не спешите отказываться от бумажной трудовой книжки. Сделать это вы всегда успеете. Все-таки трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает трудовой стаж.

В ближайшие несколько лет будет понятно, столкнутся ли с проблемами при подтверждении стажа или получении пенсии работники, которые перешли на электронные трудовые. Исходя из этого, вы сможете сделать более взвешенный выбор.

Электронная трудовая книжка, ЭТК, — это сведения о трудовой деятельности работника, которые формируются с 1 января 2020 года и хранятся в цифровом виде в Социальном фонде России, СФР. Все работодатели обязаны формировать такие сведения на каждого работника и передавать в СФР отчет ЕФС-1 с заполненным подразделом 1.1. То есть электронная трудовая книжка уже ведется на всех работников. Вы выбираете, оставить одновременно с ней бумажную или нет.

По составу сведений электронная трудовая книжка не сильно отличается от бумажного аналога. Так, в ней есть следующая информация:

1. Фамилия, имя, отчество работника.
2. Место работы.
3. Должность, профессия, специальность, квалификация, код трудовой функции.
4. Структурное подразделение, если оно указано в трудовом договоре.
5. Даты приема, перевода и увольнения с реквизитами приказов.
6. Информация о присвоении новой квалификации или получении новой профессии.
7. Сведения о приостановлении и возобновлении действия трудового договора в случае мобилизации и демобилизации работника.
8. Основания — статья ТК — и причины прекращения трудового договора.

В отличие от бумажной трудовой книжки в электронной версии есть СНИЛС работника. Но в ЭТК нет информации о награждениях. Также в нее не вносят данные, которые могут быть важны для некоторых категорий работников. Например, работодатель не передает в СФР информацию о том, что работник принят для вахтовой работы, а только отражает информацию о работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, что важно для назначения досрочной пенсии. В бумажной трудовой книжке эта информация отражается, то есть все сведения находятся в одном месте.

Получить выписку из электронной трудовой книжки можно в любое удобное время на портале госуслуг или сайте СФР. Выписка выдается по форме СТД-СФР и подписывается электронной подписью сотрудника фонда. По юридической значимости такой документ равен бумажному.

Если в выписке указаны не все сведения или она пустая, значит, работодатель не передал сведения.

При необходимости можно получить форму СТД-СФР на бумаге. Запросить ее можно в любой клиентской службе СФР или любом МФЦ без привязки к месту жительства или работы.

Документ, который выдает работодатель, — это форма СТД-Р. В ней отражают сведения только о работе в данной компании — в отличие от СТД-СФР, где должна быть информация о трудовой деятельности у всех работодателей.

Обратите внимание, что работодатель не обязан выдавать форму СТД-Р ни во время работы, ни при увольнении сотрудника, на которого ведется бумажная трудовая книжка. Но можно сделать это добровольно.

Быстрый доступ к информации. Вы в любое время можете посмотреть, какие сведения работодатель передал в СФР. Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя. Чтобы получить из нее выписку или сделать копию, надо обратиться в отдел кадров, написать заявление и подождать до трех рабочих дней.

Дистанционное оформление пенсий. СФР сможет оформить пенсию по данным индивидуального лицевого счета без дополнительных документов.

Упрощенное получение соцвыплат. Чтобы назначить пособия и прочие выплаты, госорганы получат данные о вашей трудовой деятельности по каналам межведомственного взаимодействия. Вам не придется тратить время на то, чтобы нести в госорган заверенную копию трудовой.

Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства. Например, чтобы устроиться на дистанционную работу, можно будет отправить работодателю по электронной почте форму СТД-СФР или СТД-Р как подтверждение стажа.

Высокий уровень безопасности и сохранности данных. Как известно, бумажная трудовая книжка может потеряться, сгореть или испортиться. С электронной трудовой книжкой вероятность потери данных ниже.

Может не быть информации о трудовом стаже до 2020 года. Пожалуй, это основной недостаток электронной трудовой книжки. Несмотря на то что работодатель ежегодно подает в СФР сведения о трудовом стаже сотрудника, не исключено, что стаж до 2019 года включительно все равно придется подтверждать бумажной трудовой. То есть работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки, нужно будет хранить ее у себя дома и при необходимости предъявлять новому работодателю, если он попросит подтвердить стаж, или в госорганы.

В электронной трудовой книжке нет сведений о награждениях. Многие работники с большим стажем стремятся получить звание ветерана труда, для которого помимо стажа требуется информация о государственных или ведомственных наградах. Подтверждать это работники привыкли записью в бумажной трудовой в разделе о награждениях. В электронной трудовой таких сведений нет, поэтому придется подтверждать награждение другими документами. Например, выписками из приказов, грамотами и т. д.

Есть риск, что данные потеряются. Хотя СФР заявляет о надежности своих информационных систем, полностью исключать риск утраты данных нельзя. А если оставить бумажную книжку, сведения в ней точно сохранятся.

Также есть вероятность утечки персональных данных к злоумышленникам.

Несовпадение записей в электронной и бумажной трудовой. Непонятно, каким сведениям будет отдаваться приоритет в случае противоречий между бумажной трудовой книжкой и электронной.

Привычный формат. Все знают, как выглядит бумажная трудовая и какие сведения в ней можно найти.

Подтверждает весь трудовой стаж работника. В отличие от электронной версии в бумажной трудовой книжке есть все сведения с момента начала трудовой деятельности.

Есть данные о награждениях и поощрениях. В бумажную трудовую работодатели вносят информацию о значимых награждениях за время работы.

Работник может завести новую книжку, если сведения в старой его не устраивают. Если в бумажной трудовой есть порочащие его записи, например об увольнении за прогул, работник может «потерять» трудовую книжку и завести новую. Но сейчас скрыть увольнение по статье сложнее: новый работодатель может попросить принести форму СТД-СФР или СТД-Р, в которой будут сведения о причинах увольнения.

Можно потерять или испортить. Трудовые книжки теряют или повреждают как работники, так и работодатели. В результате приходится тратить много времени на сбор документов, чтобы оформить дубликат.

Бумажная трудовая морально устарела. Учитывая перевод многих сотрудников на дистанционную работу, оформление различных выплат и оказание госуслуг онлайн, использовать электронную трудовую книжку стало удобнее, чем бумажную.

Плата за оформление документа. Работодатель вправе брать с сотрудника деньги, пусть и небольшие, за оформление новой трудовой книжки или вкладыша в нее. Никаких расходов на ведение электронной трудовой работник не несет.

Все работники давно должны были определиться: сохранить бумажную книжку или перейти на ЭТК. Если вы решите оставить бумажную трудовую, то потом сможете передумать и отказаться от нее. А если выберете только электронную трудовую, то назад пути не будет. Поэтому, на мой взгляд, не стоит спешить отказываться от бумажной трудовой книжки.

Наиболее рискованно отказываться от бумажной трудовой, если у вас большой стаж или есть право на досрочную пенсию.

Если же стаж небольшой, то, думаю, вы ничем не рискуете.

Продолжать вести бумажную трудовую книжку нет смысла тем, кто уже оформил пенсию или на российскую пенсию не претендует, например иностранным работникам при работе по патенту.