Перейти на электронную трудовую или нет?

55
Аватар автора

Аноним

спросила в Сообществе

Работаю по найму. Работодатель переходит на электронный кадровый документооборот и заодно предлагает отказаться от бумажной трудовой. Расскажите, какие плюсы, минусы и подводные камни есть в обоих случаях?

Бумажная как-то роднее, материальнее: есть подтверждение моей работы на бумаге. А эксперты Т⁠—⁠Ж что скажут?

Аватар автора

Юлия Девяткова

юрист

Страница автора

Если у вас есть сомнения, то не спешите отказываться от бумажной трудовой книжки. Сделать это вы всегда успеете. Все-таки трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает трудовой стаж.

В ближайшие несколько лет будет понятно, столкнутся ли с проблемами при подтверждении стажа или получении пенсии работники, которые перешли на электронные трудовые. Исходя из этого, вы сможете сделать более взвешенный выбор.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка, ЭТК, — это сведения о трудовой деятельности работника, которые формируются с 1 января 2020 года и хранятся в цифровом виде в Социальном фонде России, СФР. Все работодатели обязаны формировать такие сведения на каждого работника и передавать в СФР отчет ЕФС-1 с заполненным подразделом 1.1. То есть электронная трудовая книжка уже ведется на всех работников. Вы выбираете, оставить одновременно с ней бумажную или нет.

По составу сведений электронная трудовая книжка не сильно отличается от бумажного аналога. Так, в ней есть следующая информация:

  1. Фамилия, имя, отчество работника.
  2. Место работы.
  3. Должность, профессия, специальность, квалификация, код трудовой функции.
  4. Структурное подразделение, если оно указано в трудовом договоре.
  5. Даты приема, перевода и увольнения с реквизитами приказов.
  6. Информация о присвоении новой квалификации или получении новой профессии.
  7. Сведения о приостановлении и возобновлении действия трудового договора в случае мобилизации и демобилизации работника.
  8. Основания — статья ТК — и причины прекращения трудового договора.

В отличие от бумажной трудовой книжки в электронной версии есть СНИЛС работника. Но в ЭТК нет информации о награждениях. Также в нее не вносят данные, которые могут быть важны для некоторых категорий работников. Например, работодатель не передает в СФР информацию о том, что работник принят для вахтовой работы, а только отражает информацию о работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, что важно для назначения досрочной пенсии. В бумажной трудовой книжке эта информация отражается, то есть все сведения находятся в одном месте.

Где посмотреть сведения из электронной трудовой

Получить выписку из электронной трудовой книжки можно в любое удобное время на портале госуслуг или сайте СФР. Выписка выдается по форме СТД-СФР и подписывается электронной подписью сотрудника фонда. По юридической значимости такой документ равен бумажному.

Если в выписке указаны не все сведения или она пустая, значит, работодатель не передал сведения.

При необходимости можно получить форму СТД-СФР на бумаге. Запросить ее можно в любой клиентской службе СФР или любом МФЦ без привязки к месту жительства или работы.

Электронная трудовая книжка: образец заполнения
Электронная трудовая книжка: образец заполнения

Документ, который выдает работодатель, — это форма СТД-Р. В ней отражают сведения только о работе в данной компании — в отличие от СТД-СФР, где должна быть информация о трудовой деятельности у всех работодателей.

Обратите внимание, что работодатель не обязан выдавать форму СТД-Р ни во время работы, ни при увольнении сотрудника, на которого ведется бумажная трудовая книжка. Но можно сделать это добровольно.

Плюсы электронной трудовой книжки

Быстрый доступ к информации. Вы в любое время можете посмотреть, какие сведения работодатель передал в СФР. Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя. Чтобы получить из нее выписку или сделать копию, надо обратиться в отдел кадров, написать заявление и подождать до трех рабочих дней.

Дистанционное оформление пенсий. СФР сможет оформить пенсию по данным индивидуального лицевого счета без дополнительных документов.

Упрощенное получение соцвыплат. Чтобы назначить пособия и прочие выплаты, госорганы получат данные о вашей трудовой деятельности по каналам межведомственного взаимодействия. Вам не придется тратить время на то, чтобы нести в госорган заверенную копию трудовой.

Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства. Например, чтобы устроиться на дистанционную работу, можно будет отправить работодателю по электронной почте форму СТД-СФР или СТД-Р как подтверждение стажа.

Высокий уровень безопасности и сохранности данных. Как известно, бумажная трудовая книжка может потеряться, сгореть или испортиться. С электронной трудовой книжкой вероятность потери данных ниже.

Минусы электронной трудовой книжки

Может не быть информации о трудовом стаже до 2020 года. Пожалуй, это основной недостаток электронной трудовой книжки. Несмотря на то что работодатель ежегодно подает в СФР сведения о трудовом стаже сотрудника, не исключено, что стаж до 2019 года включительно все равно придется подтверждать бумажной трудовой. То есть работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки, нужно будет хранить ее у себя дома и при необходимости предъявлять новому работодателю, если он попросит подтвердить стаж, или в госорганы.

В электронной трудовой книжке нет сведений о награждениях. Многие работники с большим стажем стремятся получить звание ветерана труда, для которого помимо стажа требуется информация о государственных или ведомственных наградах. Подтверждать это работники привыкли записью в бумажной трудовой в разделе о награждениях. В электронной трудовой таких сведений нет, поэтому придется подтверждать награждение другими документами. Например, выписками из приказов, грамотами и т. д.

Есть риск, что данные потеряются. Хотя СФР заявляет о надежности своих информационных систем, полностью исключать риск утраты данных нельзя. А если оставить бумажную книжку, сведения в ней точно сохранятся.

Также есть вероятность утечки персональных данных к злоумышленникам.

Несовпадение записей в электронной и бумажной трудовой. Непонятно, каким сведениям будет отдаваться приоритет в случае противоречий между бумажной трудовой книжкой и электронной.

Плюсы бумажной трудовой книжки

Привычный формат. Все знают, как выглядит бумажная трудовая и какие сведения в ней можно найти.

Подтверждает весь трудовой стаж работника. В отличие от электронной версии в бумажной трудовой книжке есть все сведения с момента начала трудовой деятельности.

Есть данные о награждениях и поощрениях. В бумажную трудовую работодатели вносят информацию о значимых награждениях за время работы.

Работник может завести новую книжку, если сведения в старой его не устраивают. Если в бумажной трудовой есть порочащие его записи, например об увольнении за прогул, работник может «потерять» трудовую книжку и завести новую. Но сейчас скрыть увольнение по статье сложнее: новый работодатель может попросить принести форму СТД-СФР или СТД-Р, в которой будут сведения о причинах увольнения.

Минусы бумажной трудовой книжки

Можно потерять или испортить. Трудовые книжки теряют или повреждают как работники, так и работодатели. В результате приходится тратить много времени на сбор документов, чтобы оформить дубликат.

Бумажная трудовая морально устарела. Учитывая перевод многих сотрудников на дистанционную работу, оформление различных выплат и оказание госуслуг онлайн, использовать электронную трудовую книжку стало удобнее, чем бумажную.

Плата за оформление документа. Работодатель вправе брать с сотрудника деньги, пусть и небольшие, за оформление новой трудовой книжки или вкладыша в нее. Никаких расходов на ведение электронной трудовой работник не несет.

Стоит ли отказываться от бумажной трудовой книжки

Все работники давно должны были определиться: сохранить бумажную книжку или перейти на ЭТК. Если вы решите оставить бумажную трудовую, то потом сможете передумать и отказаться от нее. А если выберете только электронную трудовую, то назад пути не будет. Поэтому, на мой взгляд, не стоит спешить отказываться от бумажной трудовой книжки.

Наиболее рискованно отказываться от бумажной трудовой, если у вас большой стаж или есть право на досрочную пенсию.

Если же стаж небольшой, то, думаю, вы ничем не рискуете.

Продолжать вести бумажную трудовую книжку нет смысла тем, кто уже оформил пенсию или на российскую пенсию не претендует, например иностранным работникам при работе по патенту.

Юлия ДевятковаКакая у вас трудовая, бумажная или электронная? Почему?
  • Ирина ТочилкинаЯ не перешла, работодатель ведет и бумажную и электронную книжки. Через госуслуги сделала запрос эл. книжки, в ней отражена только последнее место работы при которой эл. книжка была заведена.3
  • тьфунатебя ¯\_(ツ)_/¯Я перешел, посмотрим что будет. Копия трудовой для рекрутеров у меня на hh и LinkedIn :)12
  • Andrew KayНет смысла переходить вообще никакого. Данные с предыдущих мест работы не переносятся в электронную трудовую. Все равно приходится хранить бумажную. Таким образом получаешь все минусы и бумажной, и электронной версий. В качестве первой трудовой я бы лет через пять, когда отладят все процессы, выбрал электронную17
  • Евгений КулаковМое мнение: на дворе XXI век, трудовая книжка, также как и прописка с регистрацией, это все пережитки прошлого. Наше правительство и так о нас все знает, знает где я работаю, сколько зарабатываю, сколько плачу налогов, сколько денег лежит у меня на счетах и каким имуществом я владею. Поэтому бумажная книжка вообще никому не нужна! В общем, все должно быть электронным. Я перешел, не думая!12
  • Дмитрий ИвановЕвгений, правительство всё знает, когда ему это надо, а когда ему это не выгодно (а ПФР это 100% не выгодно), то оно может и "забыть". Как потом доказывать обратное? Также сейчас не возможно обычному человеку доказать, что это его квартира, т.к. документ на квартиру упразднили и остались только справки, срок которых - 10 дней.32
  • МишкаДмитрий, вот вот. Тесть собирался досрочно выйти на пенсию, трудовая книжка бумажная - весь стаж расписан. Пенсионный фонд: "Извините, ваш стаж в союзной республике бывшего СССР не видим. Запрашивайте из архива в другой стране подтверждения вашего трудового стажа".18
  • L. WhiteПишу как сотрудник отдела кадров со стажем в 12 лет. Пока есть возможность остаться на бумажной версии, оставайтесь на ней, пожалуйста. Хотя бы в ближайшие пару лет. Система учёта стажа "сырая", постоянные глюки, зависания, иногда по 2-3 недели не знаем, приняли ли у нас отчёт или нет. К тому же некоторые люди уже жалуются, рассказывая про то, что в их электронной трудовой появились такие места работы, о которых они вообще никогда не слышали. К сожалению, в нашей стране только бумажка имеет ценность, а без бумажки мы сами знаете что. Да, лично мне, как работнику, ведение и бумажной, и электронной версии добавляет работы, отнимая драгоценное время. Но лучше я напрягусь и сделаю всё так, как надо, чтобы у моих коллег (а это без малого 500 человек) стаж был посчитан правильно. Хотя в пенсию я не верю))99
  • Мария ШабановаL., да никто в неё не верит уже)12
  • Мария ШабановаАга, знаем мы эти электронные сервисы. Сначала вопят "записывайтесь через госуслуги, не зря же их ввели!", а потом приходишь к ним, а они "дайте нам копии ваших документов". Довод "они все загружены на госуслуги, не зря же их ввели" их почему-то не устраивает, вынь да положь бумажки. Введение электронных карт в больницах это отдельная песня, потому что компуктеры врачам выдали, а пользоваться ими и печатать не научили. Длительность приёма увеличилась минимум в два раза, потому что тётя-врач вбивает твои данные одним пальцем, делая паузы между каждой буквой. А заявление терапевта "У меня компьютер работает только для экстренных случаев, у вас же нет высокой температуры и острой боли, значит на вас компьютер не сработает!" это шедевр. Автоштрафы почему-то тоже хранятся не в одном месте, а в разных. Часть на госуслугах, часть на мос.ру, поди разберись что где. И вроде оплачивать их можно электронно, но в суд мы тебя всё равно вызовем и потребуем привезти бумажный чек. АААААААААААААА! Россия — страна боли, страдания и бумажек. И вряд ли это когда-то изменится. Так что по возможности копии всех документов предпочитаю иметь в бумажной форме.16
  • L. WhiteМария, вы не поверите, но... верят! Ничему их жизнь в нашей прекрасной стране не учит..11
  • Александр ПрокудинМария, не ну слушайте, не надо про Россию. В Европе, судя по отзывам тех, кто там живет, бюрократии не меньше, а то и больше. А автоматизация госуслуг там точно меньше, чем у нас. Ну и пора уже понять, что автоматизация неизбежна, и да, может быть болезненна (не только в России). Без этого никак, потому что невозможно автоматизировать всё разом. Всегда будет переходный период, который, естественно, будет неудобным для всех (и для граждан и для гос. органов).23
  • Мария ШабановаАлександр, в целом да, просто что-то уж слишком болезненная тема. Думается мне, что переходный период будет по крайней мере до тех пор, пока не сменится поколение. Это нам уже хорошо и комфортно в электронке, а более-менее возрастным привычнее с бумажками возиться. Глядишь лет через 20-30 заживём как белые люди)0
  • БлинкомомДля того, чтобы осталась бумажная трудовая книжка НИКАКОГО Заявления писать не нужно. Заявление пишется только для перехода на электронную форму и отказа от бумажной. Пожалуйста, не вводите в заблуждение.1
  • Дмитрий ИвановСергей, не то чтобы не нужно писать заявления. Если не напишешь, то автоматически будет считаться, что останется бумажная.3
  • Павел ХрамовСергей, вот вы и не вводите людей в заблуждение. Нам отдел кадров выдал уведомление о возможности перехода на электронную трудовую и 2 варианта заявлений: о переходе на электронную и о продолжении ведения бумажной.6
  • Павел ХрамовОльга, нет, они не сгорают, но сведений о них в электронной трудовой не будет. Подтверждать их придется с помощью бумажной трудовой, которую работодатель отдаст вам после перехода на электронную. Так что ее в любом случае придется хранить4
  • Павел ХрамовЯ хотел перейти, потому что терпеть не могу бумажные документы. Но все истории этого года, связанные с запуском в России каких-либо электронных сервисов (московские, связанные с коронавирусом, система маркировки лекарств), заставили передумать и подождать пару лет5
  • Mikhail BelanovМое мнение - переходить. Бумажную храните дома. И храните документы о работе. Хотя бы в эл виде. У меня эл архив вообще всех моих документов. 21 век на дворе. Страх того, что электронное что-то теряется, не более страшный, чем страх от того, что бумажная книжка тоже может потеряться. И восстанавливать и то и другое придётся по одно и той же процедуре.3
  • SKУстраивался на основное место и одновременно по совместительству. Вышло так, что данные в ПФР о совместительстве оказались раньше трудоустройства по основному месту. Поразила та легкость, с какой были внесены изменения (отмена, задним числом). Что помешает обиженному чем-то работодателю внести изменения в электронную трудовую, например, о причинах увольнения? Поменять "по собственному желанию" на какую-нибудь статью. В бумажнуюю что написал, уже не изменишь3
  • Валентин КузнецовНаташа, в мае почти все банки не принимали заявки на кредиты и ипотеку без заверенной работодателем копии бумажной трудовой. В октябре проблем уже не возникло, большинство банков (Сбер, ВТБ, Открытие, Альфа, Росбанк) обновили регламенты и принимают форму СТД-Р или вообще распечатанную выписку с Госуслуг. Из "тормозных" остался Россельхозбанк, но я и так не особо хотел брать ипотеку у них.0
  • ВилкоAndrew, рассматривают дополнение, чтобы внести весь стаж. И его примут скоро0
  • L. WhiteМаксим, мнение не дремучее, дремучий ПФР, с которым все работодатели бодаются много лет. Вам прислать скриншоты из программы, через которую я сдаю отчёты по стажу сотрудников? Например в понедельник пришло обновление, после обновления программа глюкнула и не подключалась к серверу. Или прислать скриншот, где отчёт сдан 2 месяца назад, но до сих пор его статус "не сдан", а чтобы узнать его реальный статус, приходится звонить в пенсионный (да, в 21 веке в ПФР надо звонить, потому что на электронку они не реагирует). Вы в банк за новой карточкой или кредитом тоже придёте с лицом, без бумажки (без паспорта)? А если ипотеку захотите взять, то её тоже по лицу дадут? Без заверенной копии трудовой?13
  • Биполярная ЗвездаSergey, то есть даже и бумажная трудовая книжка не помогла. Ужас какой.4
  • ВилкоL., у банка есть все. Не переживайте1
  • Евгений СырцевДавайте я вам контур экстерн продам с большой скидкой?) Ничего обновлять не нужно)1
  • МАУ ФОЦ СоколАтлант, да, вносятся. Порядок внесения такой же, как и по основному месту работы, т.е. не позднее чем через день после издания приказа.0
  • ЛинчL., А пенсия верит в вас)2
  • Андрей ПриваловРаботодатель может незаконно подписать за работника заявление о ведении электронной трудовой книжки, как у меня и произошло, на каждом новом месте работы, приходится объяснять, что заявление я не подавал0
  • Anastasia ShalyapinaAndrew, с 2021 года все, кто впервые оформляют трудовую - только электронная. У них выбора нет.0
  • Anastasia ShalyapinaSK, заявление на увольнение и приказ об увольнении по прежнему должны быть в бумаге с подписью и печатью, и указанием причины. Храните заверенные копии.2
  • Елена Жуланова"Наиболее рискованно отказываться от бумажной трудовой, если у вас большой стаж или есть право на досрочную пенсию." Возни вопрос, а почему рискованно?0
  • Артем ИльинL., слушайте, не придумывайте и не вводите людей в заблуждение! Что значит система учета стажа??? Отчеты отправляются через специализированного оператора, проходят на следующий день, например, в Контур-Экстерн, тестировали и не один раз. И ни у кого никаких лишних записей не появлялось!! Разбирайтесь у себя внутри организации и используйте современные системы. Все работает идеально2
  • Артем ИльинL., читаю ваш второй пост и в ужасе! Вы реально в прошлом веке видимо остались вместе со своей программой! Разоритесь и, правда, подключите Контур-Экстерн, тем более вам предлагают тут с большой скидкой))2
  • Юлия ДевятковаЕлена, если потеряется бумажная трудовая, придётся долго собирать справки, чтобы подтвердить стаж.0
  • валентина вашкевичЗная о том , электронные версии могут подвергнуться сбою, потере, даже если копируют ее, и всевозможным вирусам, то я бы предложила копировать саму электронную трудовую книжку на личную флэшку работника. Флэшки не так дорого стоят. Просто иметь у себя эту флэшку с правом регистрации в ПФР.0
  • Дарина МандроваЯ устроилась на свою первую работу 11 января 2021 года и у меня нет выбора, теперь только электронная. Я думала это будет отображаться в личном кабинете, а тут ещё запрашивать надо0
  • Hermosa esposaL., какой позор, что такие кадровики "работают". Вы же ничего не знаете. Правильно вам написали здесь, хотя их и заминусовали.2
  • Hermosa esposaЕвгений, также, не думая, вы и все остальное делаете?0
  • Hermosa esposaСергей, нет, написать надо было в любом случае заявление: о переходе либо об оставлении бумажной книжки.0
  • Hermosa esposaОльга, как же вы работали 16 лет, если таких элементарных вещей не знаете?1
  • Hermosa esposaЮлия, ничего постыдного в работе охранником нет. Стыдно быть таким как вы, с такой натурой "стремной".3
  • АринаПочитала статью юриста и ахнула, потом комментарии в том числе и кадровиков. Трудовая книжка в настоящее время , когда работает программа СНИЛС, и стаж считается строго по отчислениям в ПФР, ничего не значит. Самое смешное, что все равно все подается в электронном виде и книжка просто лежит в кадрах, но если вдруг ее кто-то в кадрах потеряет, или пожар и все сгорит, то восстановить стаж до СНИЛС не реально. Поэтому смело уверенно надо переходить на электронную книжку .0
  • Аринаот ваших расчетов ничего не зависит, только правильное заполнение0
  • АринаL., сказки про глюкануть не говорите, я как кадровик с 30 летним стажем, еще в 2001 году передала электронные сведения и все пошли на пенсию легко и быстро это очень практично и удобно. и программы не путайте0
  • Мирослав ДумитрашАрина, всё очень индивидуально. Кому-то удобнее электронная книжка, а кому-то бумажная. Вот у меня льготный стаж и награды. Ни то, ни другое не вносится в электронную книжку. А с бумажной я оформил пенсию в 44 года и звание ветерана труда. С электронной пришлось бы всё подтверждать: и льготность стажа, и награды.0
  • Трошина ТатьянаПерешла на электронную трудовую книжку. До этого момента мне все нравилось. Можно зайти посмотреть и стаж, и перечисления. Но вот вышло так. Решила поменять работу. Уволилась!!! Тут же нашла очень хорошую работу. И нужно было незамедлительно выходить, а иначе можно было потерять. Пошла в отдел кадров с пройденной комиссией и документами. Нужна была выписка с трудовой, которую нужно было взять в Мфц. И тут началось!!! Нет записи об увольнении. Ждала 5 дней, а её все нет.Позвонила работодателю, они все передали в пенсионный. Пошла в Пенсионный фонд, чтоб поторопить,а мне сказали ждите обновления.Спрашиваю сколько ждать, а они не в курсе. В итоге записи нет, работу потеряла не выходя. И сколько буду сидеть ждать не известно.3
  • user2804956Где взять трудовую книжку если раньше её вообще не было0
  • НикаAnastasia, сижу и не могу вспомнить, чтоб мне выдавали какие-то копии приказов об увольнении 🤔0
  • НикаТрошина, обидно очень0
  • НикаБлинкомом, я писала какое-то заявление, что хочу оставить бумажную, типа чтоб было осознанное решение, а то у всех показатели и всем надо перевести на электронную0