24.08
Материал обновлен
Материал опубликован
61K
45

Перейти на электронную трудовую или нет?

Работаю по найму. Всех сотрудников приглашают выбрать, переходят они на электронные трудовые книжки или остаются с обычными бумажными. Расскажите, какие плюсы, минусы и подводные камни есть в обоих случаях?

Бумажная как-то роднее, материальнее: есть подтверждение моей работы на бумаге. А эксперты Т⁠—⁠Ж что скажут?

Этот материал обновлен 24.08.2021

Если у вас есть сомнения, то не спешите отказываться от бумажной трудовой книжки. Сделать это вы всегда успеете. Все-таки трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает трудовой стаж.

В ближайшие пару лет будет понятно, столкнутся ли с проблемами при подтверждении стажа или получении пенсии те работники, которые перешли на электронные трудовые. Исходя из этого, вы сможете сделать более взвешенный выбор.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника начиная с 2020 года, которые хранятся электронно на информационных ресурсах ПФР. С 1 января 2020 года все работодатели обязаны формировать такие сведения на каждого работника и передавать в ПФР по форме СЗВ-ТД. Это значит, что электронная трудовая книжка уже ведется на всех работников. Вы выбираете, оставить одновременно с ней бумажную или нет.

По составу сведений электронная трудовая книжка не сильно отличается от бумажного аналога. Так, в ней есть следующая информация о трудовой деятельности:

  1. Фамилия, имя, отчество работника.
  2. Место работы.
  3. Должность, профессия, специальность, квалификация, а с июля 2021 года — код трудовой функции.
  4. Структурное подразделение, если оно указано в трудовом договоре.
  5. Даты приема, перевода и увольнения с реквизитами приказов.
  6. Информация о присвоении новой квалификации или получении новой профессии.
  7. Сведения о запрете занимать должность по приговору суда.
  8. Основания — статья ТК — и причины прекращения трудового договора.

В отличие от бумажной трудовой книжки, в электронной версии есть СНИЛС работника. Но в электронной трудовой нет информации о награждениях. Также в нее не вносятся данные, которые могут быть важны для некоторых категорий работников. Например, работодатель в форме СЗВ-ТД не передает в ПФР информацию о том, что работник принят для работы вахтовым методом, а только отражает информацию о работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, что важно для назначения досрочной пенсии. В бумажной трудовой книжке эта информация отражается, то есть все сведения находятся в одном месте.

Ищем выходы из сложных ситуаций
И помогаем читателям не потерять деньги. Подпишитесь на рассылку, чтобы не пропустить свежие статьи

Где посмотреть сведения из электронной трудовой

Получить выписку из электронной трудовой книжки можно в любое удобное время в личном кабинете на портале госуслуг. Выписка выдается по форме СТД-ПФР и подписывается электронной подписью сотрудника ПФР. По юридической значимости такой документ равен бумажному.

Если в выписке указаны не все сведения или она пустая, значит, работодатель не передал или не успел передать сведения. Либо в 2020 году у работника не было никаких изменений в трудовой деятельности — подавать сведения было не о чем.

При необходимости можно получить форму СТД-ПФР на бумаге. Запросить ее можно в любом отделении ПФР или МФЦ без привязки к месту жительства или работы.

Электронная трудовая книжка: образец заполнения
Электронная трудовая книжка: образец заполнения

Документ, который выдает работодатель, — это форма СТД-Р. В ней отражаются сведения только о работе в данной компании, в отличие от СТД-ПФР, где должна быть информация о трудовой деятельности у всех работодателей начиная с 2020 года.

Обратите внимание, что работодатель не обязан выдавать форму СТД-Р ни во время работы, ни при увольнении сотрудника, на которого ведется бумажная трудовая книжка.

Плюсы электронной трудовой книжки

Быстрый доступ к информации. Вы в любое время можете посмотреть, какие сведения работодатель передал в ПФР. Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя. Чтобы получить из нее выписку или сделать копию, необходимо обратиться в отдел кадров, написать заявление и подождать до трех рабочих дней.

Дистанционное оформление пенсий. ПФР сможет оформить пенсию по данным лицевого счета без дополнительных документов.

Упрощенное получение соцвыплат. Чтобы назначить пособия и прочие выплаты, госорганы получат данные о вашей трудовой деятельности по каналам межведомственного взаимодействия. Вам не придется тратить время на то, чтобы нести в госорган заверенную копию трудовой.

Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства. Например, чтобы устроиться на дистанционную работу, можно будет отправить работодателю по электронной почте форму СТД-ПФР или СТД-Р как подтверждение стажа.

Меньше ошибок. Такое преимущество электронной трудовой книжки называет ПФР. Видимо, подразумевается, что отчет СЗВ-ТД унифицированный, поэтому работодатели будут проявлять меньше самодеятельности в отличие от заполнения бумажной трудовой.

Высокий уровень безопасности и сохранности данных. Как известно, бумажная трудовая книжка может потеряться, сгореть или испортиться. С электронной трудовой книжкой вероятность потери данных ниже.

Минусы электронной трудовой книжки

Нет информации о трудовом стаже до 2020 года. Пожалуй, это основной недостаток электронной трудовой книжки. Несмотря на то что работодатель сдает в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с информацией о трудовом стаже сотрудника, не исключено, что стаж до 2019 года включительно все равно придется подтверждать бумажной трудовой. То есть работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки, нужно будет хранить ее у себя дома и при необходимости предъявлять новому работодателю, если он попросит подтвердить стаж, или в госорганы.

В электронной трудовой книжке нет сведений о награждениях. Многие работники с большим стажем стремятся получить звание ветерана труда, для которого помимо стажа требуется информация о государственных или ведомственных наградах. Подтверждать это работники привыкли записью в разделе о награждениях трудовой книжки. В электронной трудовой таких сведений нет, поэтому придется подтверждать награждение другими документами. Например, выписками из приказов, самими грамотами и т. д.

Есть риск, что данные потеряются. Хотя ПФР заявляет о надежности своих информационных систем, полностью исключать риск утраты данных все же нельзя. А если оставить бумажную книжку, данные в ней точно сохранятся.

Также нельзя исключить риск утечки персональных данных к злоумышленникам.

Дублирование записей в электронной и бумажной трудовой. Непонятно, каким сведениям будет отдаваться приоритет в случае противоречий между бумажной трудовой книжкой и электронной.

Плюсы бумажной трудовой книжки

Привычный формат. Все знают, как выглядит бумажная трудовая и какие сведения в ней можно найти.

Подтверждает весь трудовой стаж работника. В отличие от электронной версии в бумажной трудовой книжке есть все сведения с момента начала трудовой деятельности работника.

Есть данные о награждениях и поощрениях. В бумажную трудовую работодатели вносят информацию о значимых награждениях за время работы.

Работник может завести новую книжку, если сведения в старой его не устраивают. Если в бумажной трудовой есть порочащие его записи, например об увольнении за прогул, работник может «потерять» трудовую книжку и завести новую. Но сейчас скрыть увольнение по статье станет сложнее: новый работодатель может попросить принести форму СТД-ПФР или СТД-Р, в которой будут сведения о причинах увольнения, если, конечно, прежний работодатель не забудет внести их в отчет СЗВ-ТД.

Минусы бумажной трудовой книжки

Можно потерять или испортить. Трудовые книжки теряют или повреждают как работники, так и работодатели. В результате приходится тратить много времени на сбор документов, чтобы оформить дубликат.

Бумажная трудовая морально устарела. Учитывая перевод многих сотрудников на дистанционную работу в условиях пандемии, оформление различных выплат и оказание госуслуг онлайн, использовать электронную трудовую книжку стало удобнее, чем бумажную.

Плата за оформление документа. Работодатель вправе брать с сотрудника деньги, пусть и небольшие, за оформление новой трудовой книжки или вкладыша в нее. Никаких расходов на ведение электронной трудовой работник не несет.

Стоит ли отказываться от бумажной трудовой книжки

До 31 декабря 2020 года работник должен подать работодателю одно из заявлений: о сохранении бумажной трудовой или ведении сведений о его трудовой деятельности только электронно. Если вы сейчас решите оставить бумажную трудовую, то потом сможете передумать и отказаться от нее. А если выберете только электронную трудовую, то назад пути не будет. Поэтому, на мой взгляд, не стоит спешить отказываться от бумажной трудовой книжки.

Наиболее рискованно отказываться от бумажной трудовой, если у вас большой стаж или есть право на досрочную пенсию.

Если же стаж небольшой, то, думаю, вы ничем не рискуете. В первой версии закона об электронных трудовых книжках было положение, что от бумажной трудовой полностью откажутся к 2027 году. Из принятой редакции закона это положение убрали, но не исключено, что к идее полностью отказаться от бумажной трудовой законодатели еще вернутся. Тогда это все равно придется сделать.

Продолжать вести бумажную трудовую книжку нет смысла тем, кто уже оформил пенсию или на российскую пенсию не претендует, например иностранным работникам при работе по патенту.

Отредактировано

Пишу как сотрудник отдела кадров со стажем в 12 лет. Пока есть возможность остаться на бумажной версии, оставайтесь на ней, пожалуйста. Хотя бы в ближайшие пару лет. Система учёта стажа "сырая", постоянные глюки, зависания, иногда по 2-3 недели не знаем, приняли ли у нас отчёт или нет. К тому же некоторые люди уже жалуются, рассказывая про то, что в их электронной трудовой появились такие места работы, о которых они вообще никогда не слышали.
К сожалению, в нашей стране только бумажка имеет ценность, а без бумажки мы сами знаете что.

Да, лично мне, как работнику, ведение и бумажной, и электронной версии добавляет работы, отнимая драгоценное время. Но лучше я напрягусь и сделаю всё так, как надо, чтобы у моих коллег (а это без малого 500 человек) стаж был посчитан правильно. Хотя в пенсию я не верю))

91

L., да никто в неё не верит уже)

11

Мария, вы не поверите, но... верят! Ничему их жизнь в нашей прекрасной стране не учит..

10

L., А пенсия верит в вас)

2

L., слушайте, не придумывайте и не вводите людей в заблуждение! Что значит система учета стажа??? Отчеты отправляются через специализированного оператора, проходят на следующий день, например, в Контур-Экстерн, тестировали и не один раз. И ни у кого никаких лишних записей не появлялось!! Разбирайтесь у себя внутри организации и используйте современные системы. Все работает идеально

1
Отредактировано

Нет смысла переходить вообще никакого. Данные с предыдущих мест работы не переносятся в электронную трудовую. Все равно приходится хранить бумажную. Таким образом получаешь все минусы и бумажной, и электронной версий. В качестве первой трудовой я бы лет через пять, когда отладят все процессы, выбрал электронную

16

Andrew, с 2021 года все, кто впервые оформляют трудовую - только электронная. У них выбора нет.

0

Andrew, рассматривают дополнение, чтобы внести весь стаж. И его примут скоро

0

Ага, знаем мы эти электронные сервисы. Сначала вопят "записывайтесь через госуслуги, не зря же их ввели!", а потом приходишь к ним, а они "дайте нам копии ваших документов". Довод "они все загружены на госуслуги, не зря же их ввели" их почему-то не устраивает, вынь да положь бумажки. Введение электронных карт в больницах это отдельная песня, потому что компуктеры врачам выдали, а пользоваться ими и печатать не научили. Длительность приёма увеличилась минимум в два раза, потому что тётя-врач вбивает твои данные одним пальцем, делая паузы между каждой буквой. А заявление терапевта "У меня компьютер работает только для экстренных случаев, у вас же нет высокой температуры и острой боли, значит на вас компьютер не сработает!" это шедевр. Автоштрафы почему-то тоже хранятся не в одном месте, а в разных. Часть на госуслугах, часть на мос.ру, поди разберись что где. И вроде оплачивать их можно электронно, но в суд мы тебя всё равно вызовем и потребуем привезти бумажный чек. АААААААААААААА!

Россия — страна боли, страдания и бумажек. И вряд ли это когда-то изменится. Так что по возможности копии всех документов предпочитаю иметь в бумажной форме.

16

Мария, не ну слушайте, не надо про Россию. В Европе, судя по отзывам тех, кто там живет, бюрократии не меньше, а то и больше. А автоматизация госуслуг там точно меньше, чем у нас.
Ну и пора уже понять, что автоматизация неизбежна, и да, может быть болезненна (не только в России). Без этого никак, потому что невозможно автоматизировать всё разом. Всегда будет переходный период, который, естественно, будет неудобным для всех (и для граждан и для гос. органов).

22

Александр, в целом да, просто что-то уж слишком болезненная тема. Думается мне, что переходный период будет по крайней мере до тех пор, пока не сменится поколение. Это нам уже хорошо и комфортно в электронке, а более-менее возрастным привычнее с бумажками возиться. Глядишь лет через 20-30 заживём как белые люди)

0

Я перешел, посмотрим что будет.
Копия трудовой для рекрутеров у меня на hh и LinkedIn :)

11

Мое мнение: на дворе XXI век, трудовая книжка, также как и прописка с регистрацией, это все пережитки прошлого. Наше правительство и так о нас все знает, знает где я работаю, сколько зарабатываю, сколько плачу налогов, сколько денег лежит у меня на счетах и каким имуществом я владею. Поэтому бумажная книжка вообще никому не нужна!
В общем, все должно быть электронным. Я перешел, не думая!

11

Евгений, правительство всё знает, когда ему это надо, а когда ему это не выгодно (а ПФР это 100% не выгодно), то оно может и "забыть". Как потом доказывать обратное? Также сейчас не возможно обычному человеку доказать, что это его квартира, т.к. документ на квартиру упразднили и остались только справки, срок которых - 10 дней.

26

Дмитрий, вот вот.
Тесть собирался досрочно выйти на пенсию, трудовая книжка бумажная - весь стаж расписан. Пенсионный фонд: "Извините, ваш стаж в союзной республике бывшего СССР не видим. Запрашивайте из архива в другой стране подтверждения вашего трудового стажа".

15

Sergey, то есть даже и бумажная трудовая книжка не помогла. Ужас какой.

2

Максим, мнение не дремучее, дремучий ПФР, с которым все работодатели бодаются много лет.
Вам прислать скриншоты из программы, через которую я сдаю отчёты по стажу сотрудников? Например в понедельник пришло обновление, после обновления программа глюкнула и не подключалась к серверу. Или прислать скриншот, где отчёт сдан 2 месяца назад, но до сих пор его статус "не сдан", а чтобы узнать его реальный статус, приходится звонить в пенсионный (да, в 21 веке в ПФР надо звонить, потому что на электронку они не реагирует).
Вы в банк за новой карточкой или кредитом тоже придёте с лицом, без бумажки (без паспорта)? А если ипотеку захотите взять, то её тоже по лицу дадут? Без заверенной копии трудовой?

11

Давайте я вам контур экстерн продам с большой скидкой?)
Ничего обновлять не нужно)

2

L., читаю ваш второй пост и в ужасе! Вы реально в прошлом веке видимо остались вместе со своей программой! Разоритесь и, правда, подключите Контур-Экстерн, тем более вам предлагают тут с большой скидкой))

1

L., какой позор, что такие кадровики "работают". Вы же ничего не знаете. Правильно вам написали здесь, хотя их и заминусовали.

0

L., у банка есть все. Не переживайте

0

Ольга, нет, они не сгорают, но сведений о них в электронной трудовой не будет. Подтверждать их придется с помощью бумажной трудовой, которую работодатель отдаст вам после перехода на электронную. Так что ее в любом случае придется хранить

4

Я не перешла, работодатель ведет и бумажную и электронную книжки. Через госуслуги сделала запрос эл. книжки, в ней отражена только последнее место работы при которой эл. книжка была заведена.

3

Я хотел перейти, потому что терпеть не могу бумажные документы. Но все истории этого года, связанные с запуском в России каких-либо электронных сервисов (московские, связанные с коронавирусом, система маркировки лекарств), заставили передумать и подождать пару лет

3

Мое мнение - переходить. Бумажную храните дома. И храните документы о работе. Хотя бы в эл виде. У меня эл архив вообще всех моих документов. 21 век на дворе. Страх того, что электронное что-то теряется, не более страшный, чем страх от того, что бумажная книжка тоже может потеряться. И восстанавливать и то и другое придётся по одно и той же процедуре.

2

Устраивался на основное место и одновременно по совместительству. Вышло так, что данные в ПФР о совместительстве оказались раньше трудоустройства по основному месту. Поразила та легкость, с какой были внесены изменения (отмена, задним числом). Что помешает обиженному чем-то работодателю внести изменения в электронную трудовую, например, о причинах увольнения? Поменять "по собственному желанию" на какую-нибудь статью. В бумажнуюю что написал, уже не изменишь

1

SK, заявление на увольнение и приказ об увольнении по прежнему должны быть в бумаге с подписью и печатью, и указанием причины. Храните заверенные копии.

0

Для того, чтобы осталась бумажная трудовая книжка НИКАКОГО Заявления писать не нужно. Заявление пишется только для перехода на электронную форму и отказа от бумажной. Пожалуйста, не вводите в заблуждение.

0

Сергей, вот вы и не вводите людей в заблуждение. Нам отдел кадров выдал уведомление о возможности перехода на электронную трудовую и 2 варианта заявлений: о переходе на электронную и о продолжении ведения бумажной.

6

Сергей, не то чтобы не нужно писать заявления. Если не напишешь, то автоматически будет считаться, что останется бумажная.

3

Сергей, нет, написать надо было в любом случае заявление: о переходе либо об оставлении бумажной книжки.

0

Мне на работе дали заявление на переход и сказали «очень хорошо подумать, если ещё не брали ипотеку, то точно оставляйте бумажную». Кто-нибудь сталкивался с проблемами при оформлении ипотеки с электронной трудовой? В чем подвох?

0

Наташа, в мае почти все банки не принимали заявки на кредиты и ипотеку без заверенной работодателем копии бумажной трудовой. В октябре проблем уже не возникло, большинство банков (Сбер, ВТБ, Открытие, Альфа, Росбанк) обновили регламенты и принимают форму СТД-Р или вообще распечатанную выписку с Госуслуг. Из "тормозных" остался Россельхозбанк, но я и так не особо хотел брать ипотеку у них.

0

Вносят ли данные в электронную ТК о работе по совместительству если устроился к другому работодателю ?
Если да то в какой срок она должна быть внесена ?

0

Атлант, да, вносятся. Порядок внесения такой же, как и по основному месту работы, т.е. не позднее чем через день после издания приказа.

0

Работодатель может незаконно подписать за работника заявление о ведении электронной трудовой книжки, как у меня и произошло, на каждом новом месте работы, приходится объяснять, что заявление я не подавал

0

"Наиболее рискованно отказываться от бумажной трудовой, если у вас большой стаж или есть право на досрочную пенсию."

Возни вопрос, а почему рискованно?

0

Елена, если потеряется бумажная трудовая, придётся долго собирать справки, чтобы подтвердить стаж.

0

Зная о том , электронные версии могут подвергнуться сбою, потере, даже если копируют ее, и всевозможным вирусам, то я бы предложила копировать саму электронную трудовую книжку на личную флэшку работника. Флэшки не так дорого стоят. Просто иметь у себя эту флэшку с правом регистрации в ПФР.

0

Я устроилась на свою первую работу 11 января 2021 года и у меня нет выбора, теперь только электронная. Я думала это будет отображаться в личном кабинете, а тут ещё запрашивать надо

0

Ольга, как же вы работали 16 лет, если таких элементарных вещей не знаете?

0

Юлия, ничего постыдного в работе охранником нет. Стыдно быть таким как вы, с такой натурой "стремной".

0

Вот что еще мы писали по этой теме

Сообщество Т—Ж

Лучшее за неделю