Как составить график отпусков на 2024 год
Как вести бизнес в России
22K
Фотография — Hans Neleman / Getty Images

Как составить график отпусков на 2024 год

И можно ли его менять

17
Аватар автора

Светлана Пугач

консультант по кадровому делопроизводству

Страница автора

Работодатели должны утвердить график отпусков на следующий год минимум за две недели до конца текущего года.

Обычно его утверждают до 17 декабря, но в 2023 году эта дата выпала на воскресенье. Поэтому утвердить график отпусков на 2024 год надо не позднее последнего рабочего дня накануне выходного, то есть 15 декабря. Если этого не сделать, можно получить штраф.

Расскажу, как составить и утвердить график отпусков и как учесть желание сотрудников пойти в отпуск в определенное время.

Рассылка для тех, у кого свой бизнес
Новости и кейсы для предпринимателей — в вашей почте дважды в месяц. Бесплатно

Что такое график отпусков и кто должен его составлять

График отпусков — документ с информацией о времени и продолжительности оплачиваемых отпусков работников, нанятых по трудовому договору. В нем указывают, сколько дней отпуска есть у каждого сотрудника и на какие даты он запланирован.

В график отпусков вносят почти всех работников, с которыми подписан трудовой договор на момент составления документа. Исключение — женщины в отпуске по уходу за ребенком, если в ближайший календарный год они не планируют выходить на работу. Их в график отпусков не включают.

Людей, которые планируют уволиться в следующем году, тоже вносят в график отпусков. Сделать это надо, даже если они уже написали заявление и планируют уйти из компании в январе.

Письмо Минтруда РФ от 27.03.2020 № 14-2/В-321
PDFPDF · 53 Кб

При составлении графика учитывают все оплачиваемые дни отпусков:

  1. Основной — для большинства сотрудников это 28 календарных дней, для некоторых может быть больше. Например, воспитатели в детских садах отдыхают 42 дня, а люди с инвалидностью — 30 дней.
  2. Дополнительный — отпуск, который предоставляют за вредные или опасные условия труда, за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к нему областях и по некоторым другим причинам.
  3. Дни оплачиваемых отпусков, которые остались у работников с предыдущих лет.

Отпуск можно давать целиком, а можно разделить на части, но одна из них должна быть минимум 14 дней.

Кто должен составлять график отпусков. Это обязанность почти всех работодателей — предпринимателей и компаний. Отказаться от графика могут только микропредприятия  . Проверить, относится ли ИП или организация к микропредприятиям, можно в реестре налоговой службы.

Вместо графика отпусков микропредприятия могут использовать письменные соглашения работника с работодателем. Такой документ надо подписывать с каждым сотрудником — если штат большой, это неудобно, проще утвердить один общий график.

Чем грозит отсутствие графика отпусков. Его может запросить трудовая инспекция при проверке. Если документа не окажется, работодатель может получить предупреждение или штраф. За повторное нарушение руководителя могут дисквалифицировать на срок от года до трех лет  .

Наказание за отсутствие графика отпусков и его несоблюдение

Состав правонарушенияШтраф для руководителейШтраф для предпринимателей и малых предприятийШтраф для средних и крупных организаций
Нет графика отпусков или он не соблюдается. Нарушение выявлено впервые1000—5000 ₽ или предупреждение1000—5000 ₽30 000—50 000 ₽
Нет графика отпусков или он не соблюдается. Нарушение совершено повторно10 000—20 000 ₽ или дисквалификация от года до трех лет10 000—20 000 ₽50 000—70 000 ₽

Нет графика отпусков или он не соблюдается. Нарушение выявлено впервые
Штраф для руководителей1000—5000 ₽ или предупреждение
Штраф для предпринимателей и малых предприятий1000—5000 ₽
Штраф для средних и крупных организаций30 000—50 000 ₽
Нет графика отпусков или он не соблюдается. Нарушение совершено повторно
Штраф для руководителей10 000—20 000 ₽ или дисквалификация от года до трех лет
Штраф для предпринимателей и малых предприятий10 000—20 000 ₽
Штраф для средних и крупных организаций50 000—70 000 ₽

Как составить график отпусков

Обычно график отпусков оформляют по форме Т-7, но использовать именно ее не обязательно. Можно составить и утвердить свой вариант документа.

Так может выглядеть график отпусков. Из него понятно, кто и когда будет отдыхать. Есть столбцы, в которые можно внести изменения, если отпуск кого⁠-⁠то из сотрудников перенесут
Так может выглядеть график отпусков. Из него понятно, кто и когда будет отдыхать. Есть столбцы, в которые можно внести изменения, если отпуск кого⁠-⁠то из сотрудников перенесут
Образец графика отпусков на 2024 год
Word-документDOCX · 16 Кб

Вот как обычно составляют график отпусков:

  1. Собирают пожелания сотрудников о дате отпуска. Это не обязательно, но часто работодатели делают это, чтобы поддерживать хорошую атмосферу в коллективе. Если есть люди, которые по закону могут уйти в отпуск без согласия работодателя, стоит поинтересоваться их планами и составить график с учетом этого. Подробнее я расскажу дальше.
  2. Составляют черновик графика.
  3. Проверяют, не совпадают ли отпуска сотрудников с одинаковыми обязанностями и достаточно ли работников в периоды большой нагрузки. Корректируют график при необходимости.
  4. Утверждают график. Документ должен подписать руководитель организации или ИП. Если есть профсоюз, надо также согласовать график отпусков с ним.

Как утвердить график отпусков у профсоюза. Работодатель направляет в профсоюз проект графика отпусков. В течение пяти рабочих дней профсоюз должен прислать письменное мнение  .

Когда согласие получено, график отпусков можно утверждать. На первой странице графика делают специальную отметку о согласии профсоюза.

Надо ли учитывать пожелания сотрудников о датах отпуска. Работодатель не обязан учитывать мнение всего персонала при составлении графика  . Но есть отдельные категории работников, которые могут выбирать время отпуска, например мужчина, жена которого находится в отпуске по беременности и родам. В этом случае работодатель не может отказать.

Такие сотрудники могут написать заявление и уйти в отпуск даже вне графика. Лучше заранее узнать об их планах и учесть это в документе, чтобы в работе компании или ИП не возникло сложностей.

Какие сотрудники могут выбирать дату отпуска

Категория работникаОснование
Женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, а также после отпуска по уходу за ребенкомст. 260 ТК РФ
Сотрудники до 18 летст. 267 ТК РФ
Мужчина, жена которого находится в отпуске по беременности и родамст. 127 ТК РФ
Совместители, если они идут в отпуск на основном месте работыст. 286 ТК РФ
Один из родителей, опекунов или попечителей, если он воспитывает ребенка-инвалида до 18 летст. 262.1 ТК РФ
Работники, которые воспитывают трех и более детей до 18 лет, до достижения младшим из детей возраста 14 летст. 262.2 ТК РФ
Работники, которых работодатель отзывал из отпуска. Они вправе взять неиспользованную из-за этого часть отпуска в любое удобное времяч. 2 ст. 125 ТК РФ
Ветераны боевых действийп. 11 ст. 16 ФЗ от 12.01.1995 № 5-ФЗ
Люди, которые подверглись воздействию радиации в результате ядерных испытаний, аварий и катастрофст. 14, 15 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1, ст. 1 ФЗ от 26.11.1998 № 175-ФЗ, п. 15 ч. 1 ст. 2 ФЗ от 10.01.2002 № 2-ФЗ
Доноры крови, которые награждены нагрудным знаком «Почетный донор России»п. 1 ч. 1 ст. 23 ФЗ от 20.07.2012 № 125-ФЗ
Герои труда, полные кавалеры ордена Трудовой Славы, Герои СССР и России, полные кавалеры ордена Славыч. 2 ст. 6 ФЗ от 09.01.1997 № 5-ФЗ, ч. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1
Супруги военнослужащих — они могут взять отпуск во время отпуска мужа или женып. 11 ФЗ от 27.05.1998 № 76-ФЗ

Женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, а также после отпуска по уходу за ребенкомст. 260 ТК РФ
Сотрудники до 18 летст. 267 ТК РФ
Мужчина, жена которого находится в отпуске по беременности и родамст. 127 ТК РФ
Совместители, если они идут в отпуск на основном месте работыст. 286 ТК РФ
Один из родителей, опекунов или попечителей, если он воспитывает ребенка-инвалида до 18 летст. 262.1 ТК РФ
Работники, которые воспитывают трех и более детей до 18 лет, до достижения младшим из детей возраста 14 летст. 262.2 ТК РФ
Работники, которых работодатель отзывал из отпуска. Они вправе взять неиспользованную из-за этого часть отпуска в любое удобное времяч. 2 ст. 125 ТК РФ
Ветераны боевых действийп. 11 ст. 16 ФЗ от 12.01.1995 № 5-ФЗ
Люди, которые подверглись воздействию радиации в результате ядерных испытаний, аварий и катастрофст. 14, 15 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1, ст. 1 ФЗ от 26.11.1998 № 175-ФЗ, п. 15 ч. 1 ст. 2 ФЗ от 10.01.2002 № 2-ФЗ
Доноры крови, которые награждены нагрудным знаком «Почетный донор России»п. 1 ч. 1 ст. 23 ФЗ от 20.07.2012 № 125-ФЗ
Герои труда, полные кавалеры ордена Трудовой Славы, Герои СССР и России, полные кавалеры ордена Славыч. 2 ст. 6 ФЗ от 09.01.1997 № 5-ФЗ, ч. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1
Супруги военнослужащих — они могут взять отпуск во время отпуска мужа или женып. 11 ФЗ от 27.05.1998 № 76-ФЗ

Может ли сотрудник отказаться от отпуска. Просто так — нет. Соблюдение графика отпусков обязательно для работника и работодателя  . Отпуск можно продлить или перенести, если во время него сотрудник заболел или выполнял государственные обязанности, которые предусматривают освобождение от работы, например был на военных сборах  .

Человек может отказаться идти в отпуск, если не получил отпускные за три дня до его начала или не был предупрежден о начале отпуска за две недели. Тогда работодатель должен перенести отпуск по заявлению сотрудника  .

Иногда часть отпуска можно заменить денежной компенсацией — например, отпуск за ненормированный рабочий день или северный отпуск. Для этого сотрудник должен написать заявление, а работодатель — издать приказ с указанием срока выплаты компенсации.

Нельзя заменить компенсацией:

  1. Основной отпуск в 28 календарных дней.
  2. Любой ежегодный отпуск беременным женщинам.
  3. Любой ежегодный отпуск работникам до 18 лет.
  4. Дополнительный отпуск за вредность продолжительность до семи календарных дней. Дни свыше этого количества можно заменить денежной компенсацией.

Как изменить график отпусков

График отпусков можно изменить по соглашению сторон. Например, если работник хочет перенести даты отпуска и работодатель идет ему навстречу или если это нужно по производственной необходимости и сотрудник согласен.

Льготник хочет пойти в отпуск не по графику. Человек из категории работников, которые могут идти в отпуск когда захотят, может написать заявление об отпуске с желаемыми датами. Работодатель не может отказать. Тогда издают приказ об отпуске и вносят изменения в график.

Сотрудник без льгот захотел перенести сроки. Он пишет заявление, где просит работодателя сдвинуть отпуск на другие даты. Если работодатель согласен, издают приказ и вносят новые даты в график отпусков.

Работодатель может не согласовать новые даты отпуска. Тогда человек пойдет отдыхать по графику.

Работодатель хочет перенести отпуск сотрудника. Он может предложить изменить даты отпуска, но работник может отказать.

Если отпуск сотрудника плохо отразится на работе бизнеса, работодатель с согласия работника может перенести его отпуск на следующий год. В этом случае работодатель направляет сотруднику уведомление о переносе отпуска, где обосновывает причины. Если человек согласен с переносом, он пишет заявление, на основании которого работодатель издает приказ о переносе отпуска на другой срок. После этого новые даты отпуска вносят в график.

Нельзя перенести на следующий год отпуск некоторых сотрудников даже с их согласия:

  1. Несовершеннолетних.
  2. Тех, кто работает во вредных или опасных условиях труда.
  3. Тех, кто не был в отпуске два рабочих года подряд.

Новый сотрудник идет в отпуск. Если сотрудник устроился на работу после утверждения графика отпусков, работодателю не нужно менять документ. Право на отпуск у новичка возникает спустя полгода работы — тогда надо обсудить с ним даты отдыха для дополнения графика. Но, если работодатель согласен, дать отпуск можно и раньше — по заявлению сотрудника.

Как исполнять график отпусков

Знакомить персонал с графиком отпусков под подпись не обязательно  , а вот уведомить о дате начала отдыха нужно. Как это сделать — зависит от того, идет человек в отпуск по графику или нет.

Если сотрудник идет в отпуск по графику, работодатель должен известить его о начале отпуска минимум за две недели. Для этого работнику направляют уведомление, в котором он должен расписаться. Утвержденной формы такого уведомления нет, документ составляют в произвольной форме.

Такое уведомление можно направить сотруднику. Он должен расписаться в том, что ознакомлен с ним
Такое уведомление можно направить сотруднику. Он должен расписаться в том, что ознакомлен с ним

Если сотрудник идет отдыхать не по графику, он должен написать заявление. Тогда работодатель не уведомляет его об отпуске.

Такое заявление на отпуск может написать сотрудник
Такое заявление на отпуск может написать сотрудник

После того как сотрудник расписался в уведомлении или подписал заявление на отпуск:

  1. Издают приказ об отпуске. Можно использовать унифицированную форму Т-6 или Т-6а — если на отдых отправляются несколько работников. Его подписывают руководитель и сотрудник.
  2. Выплачивают отпускные минимум за три календарных дня до начала отпуска  .

Запомнить

  1. График отпусков на следующий год нужно утвердить минимум за две недели до конца текущего года. График на 2024 год утверждают до 15 декабря 2023.
  2. Отказаться от графика отпусков могут только микропредприятия. Вместо него они могут подписать соглашение с каждым сотрудником.
  3. Знакомить персонал с графиком отпусков под подпись не обязательно, а вот уведомить сотрудника о дате отпуска нужно минимум за две недели.
  4. Работодатель и персонал должны соблюдать график отпусков, но могут изменить его по соглашению.
  5. Некоторые категории сотрудников могут идти в отпуск когда захотят. Для этого они должны написать заявление.
  6. Основной отпуск в 28 дней нельзя заменить денежной компенсацией, как и дополнительный отпуск за вредность продолжительностью до семи календарных дней. Остальные дополнительные отпуска, например за ненормированный рабочий день, можно заменить компенсацией.
  7. Когда сотрудник идет в отпуск, издают приказ. Отпускные выплачивают минимум за три календарных дня до начала отпуска.

Самое интересное про бизнес — в нашем телеграм-канале. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе происходящего: @t_biznes

Светлана ПугачВозникали ли у вас в бизнесе или на работе сложности с распределением отпусков? Расскажите:
  • ГладиоусДико бесит эта совковая система планирования отпусков... Все современные западные конторы позволяют ходить в любое время, если руководство не против, но российские нет... Как я могу планировать отпуск за год, если я не знаю, что в РФ случится завтра?1
  • СветланаМим, и как эту совковую систему изменить? Кто хоть знает?0
  • ЮлияДа что мы с ума сошли делать эти графики. Вот когда эта самая трудовая инспекция запросит , тогда и подгоним под ответ - благо не долго))) А в целом, так надоело , что пол страны вынуждено черт знает чем заниматься0
  • Юлиявозник вопрос - а кто нибудь нечто подобное на своих предприятиях делает. У нас просто ни один!!! контрагент не занимается этой ерундой. Может это только у нас такой круг общения ( Предприятия не микро)0
  • Publius FlaviusСветлана, распустить трудовую инспекцию для начала.0
  • Дмитрий КувыкинСветлана, я знаю, каждый работник, который недоволен "совковой" системой становиться работодателем, нанимает сотрудников и прям так говорит: "Ходите в отпуска когда хотите!". Я думаю у таких "работодателей" быстро придет прозрение, особенно у тех у кого сотрудники работают где-нибудь в продажах или обслуживании. Весело будет наблюдать за таким предпринимателем у которого в высокий сезон все сотрудники разом скажут, мы в отпуска, или наоборот продажники наберут заказов, а сотрудники на производстве разом в отпуск свалят, на долго у таких "прогрессивных" предпринимателей хватит денег выплачивать неустойки Заказчикам за сорванные сроки?)))5
  • Дмитрий КувыкинPublius, лучше: -все отобрать и поделить -все сломать и построить заново -землю крестьянам, фабрики рабочим )))0
  • Дмитрий КувыкинЮлия, а как разруливаете ситуацию, когда например в июле ключевые сотрудники говорят , что собрались в отпуск? Ну вот например есть 2 человека, взаимозаменяемые, пока один в отпуске, другой его подменяет. У нас был случай до того как ввели график отпусков, вот так одновременно собрались ребята, руководитель попытался хоть кого-то оставить, но у обоих уже куплены билеты и путевки в санатории с семьями. Что делать? График такие вещи регулирует, конечно не на 100%, потому как если один в отпуске, то второй может уйти на больничный/уволится/забухать/проспать... но в любом случае для нас график больше благо, чем геморрой.0
  • ГладиоусСветлана, до 2022 года я работал только в зарубежных конторах и там такой проблемы не было. Планирование отпусков было формальным, а в отпуск можно было уходить когда вздумается, если руководство не против.0
  • ГладиоусДмитрий, пошучено!0
  • Лапина МарияДмитрий, каждый январь, после новогодних праздников, начальники отделов делают бегунок на свой отдел - кто когда уходит. На одном!!! листе Основная задача - напомнить людям о взаимозаменяемости. Дальше толмуды ненужной бумаги никто не делает и все работает. Не надо так плохо думать о людях))) Да и трудовая этот бред НИ РАЗУ не просила. Видимо наши еще не знают , что за это можно штрафовать))))0
  • Лапина МарияДмитрий, Для это есть начальник подразделения))) Если у него люди разом уходят - гнать его метлой. Но какое отношение это имеет к вышеприведенному бумаготворчеству. У ва что - уведомляют сотрудника об отпуске. У сотрудника - амнезия. Видимо на ваших предприятиях оооочень много бездельников, которые этим заняты. Вот вам и косты и цены в конечном итоге0
  • Publius FlaviusДмитрий, да Вы уважаемый большевик походу, не совестно жить ещё на этом свете?0
  • Дмитрий КувыкинЛапина, начальники подразделений есть далеко не на всех предприятиях. Вышеперечисленное бумаготворчество - как раз и есть план, дабы наложений не было. Да, не поверите, у сотрудников бывает амнезия, и не все помнят когда у них положенный отпуск. Т.ч. эта "филькина грамота" очень помогает от амнезии. Но если на вашем предприятии план отпусков не нужен, то скорее всего оно состоит из одного бездельника, он же руководитель/собственник/гл. бухгалтер/дворник.0
  • GrwkznЕсли нет графика отпусков не только на следующий год но и предыдущие 10 лет, ответственность для крупного предприятия 50 000 руб. Это смешно. Чтобы со своих работников драть 3 шкуры, мою организацию даже 500 000 не останавливает.0
  • Сергей БочкаревГладиоус, в России по сути тоже самое. В нормальной организации с нормальным сотрудниками всегда можно договориться и внести изменения в график. В других случаях график отпусков - это способ сделать по закону, когда не получается договориться по-хорошему (для обеих сторон)0

Сообщество