Ошибкой будет считать, что всем работникам положен только стандартный основной отпуск на 28 календарных дней.

Есть социальные группы и профессии, у которых основной отпуск дольше обычного. Бывают ситуации, когда вдобавок к основному отпуску нужно дать сотруднику еще несколько. Причем отпуск — это не обязательно время для отдыха, есть и другие варианты: например, время для учебы или ухода за ребенком.

Если работодатель проигнорирует требование сотрудника об отпуске, его могут оштрафовать: руководителя компании, ИП и малое предприятие на 1000—5000 Р, среднюю и крупную организацию на 30 000—50 000 Р. За регулярные нарушения штраф выше: соответственно до 10 000—20 000 Р и 50 000—70 000 Р.

Я веду кадровое делопроизводство для бизнеса. Расскажу, какие отпуска положены сотруднику по закону, как их оплачивать и оформлять.

Как зарабатывать на своем деле
Лучшие материалы о бизнесе в вашей почте дважды в месяц. Бесплатно

Основной оплачиваемый отпуск

Кому нужно дать. Такой отпуск предоставляется всем сотрудникам, ежегодно. Обычно это 28 календарных дней, но есть исключения. Например, учителя и преподаватели вузов имеют право отдыхать 56 календарных дней, несовершеннолетние — 31 календарный день, люди с инвалидностью — 30 календарных дней. Отпуск можно разбить на части, но хотя бы одна их них должна быть минимум 14 календарных дней.

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск появляется, когда новый сотрудник отработал 6 месяцев. Но по договоренности сторон можно предоставить первый отпуск и раньше.

Как оплачивать. За три дня до отпуска сотруднику нужно перечислить отпускные — средний заработок за каждый календарный день отпуска, кроме праздничных дней.

Как оформить. До 17 декабря текущего года нужно составить график отпусков на следующий год и ознакомить с ним сотрудников.

Если человек идет в отпуск по графику, нужно составить приказ о предоставлении отпуска за две недели до его начала и ознакомить сотрудника с ним. Или выпустить приказ позже, но минимум за 14 дней до отпуска отдельно письменно уведомить работника о дате начала отдыха.

Если у сотрудника или работодателя изменились планы, отпуск по согласованию сторон можно перенести. Для этого сотрудник пишет заявление, работодатель визирует его и составляет приказ с новыми датами. Можно использовать форму Т-6, если в отпуск идет один сотрудник, Т-6а, если сотрудников несколько, или разработать собственную.

Если человек хочет уйти в отпуск не по графику, работодатель может отказать. Но есть категории сотрудников, которые могут идти в отпуск, когда захотят:

  1. Несовершеннолетние.
  2. Женщины во время беременности или сразу после отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком.
  3. Мужья женщин, которые находятся в отпуске по беременности и родам.
  4. Родители детей-инвалидов.
  5. Работники, у которых минимум три ребенка до 18 лет, до тех пор, пока младшему не исполнится 14 лет.
  6. Супруги военных, если отпуск совпадает с отпуском супруга-военнослужащего.
  7. Внешние совместители — им предоставляют отпуск во время отпуска на основном месте работы.
  8. Участники ликвидации аварии на Чернобыльской АЭС и люди, получившие инвалидность в результате этой аварии.
  9. Инвалиды и ветераны боевых действий.

Дополнительный оплачиваемый отпуск

Кому нужно дать. Есть несколько ситуаций, когда работникам положены ежегодные дополнительные дни отдыха.

Вот они:

  1. За вредные или опасные условия труда — минимум семь календарных дней.
  2. За особый характер работы. Например, участковым терапевтам и педиатрам, врачам скорой помощи полагается дополнительные три календарных дня отпуска за непрерывный стаж свыше трех лет.
  3. За ненормированный рабочий день — минимум три календарных дня, но работодатель может увеличить его продолжительность.
  4. За работу в районах Крайнего Севера — 24 календарных дня.

Право на дополнительный отпуск есть у спортсменов и тренеров — не менее четырех календарных дней, работников дипломатических представительств — три календарных дня, ликвидаторов аварии на Чернобыльской АЭС и пострадавших там — 14 календарных дней.

Дополнительный оплачиваемый отпуск можно давать и другим работникам. Для этого нужно прописать порядок предоставления в коллективном договоре или в локальном нормативном акте.

Как оплачивать. За три дня до отпуска перечислить работнику средний заработок за каждый календарный день отпуска, кроме праздничных дней.

Если у работника получается большой отпуск и он не хочет отдыхать так долго, он может взять денежную компенсацию за часть отпуска свыше 28 дней. Но сделать это могут не все: закон запрещает заменять отпуск компенсацией для беременных женщин, несовершеннолетних или работающих во вредных и опасных условиях.

Как оформить. Дополнительный оплачиваемый отпуск включают в график отпусков. Сотрудник может взять его отдельно, а может присоединить к основному. Процедура оформления такая же: нужно сделать приказ о предоставлении отпуска за две недели, ознакомить сотрудника с ним. Если отпуска идут подряд, их оформляют одним приказом.

Отпуск без сохранения заработной платы

Кому нужно дать. Есть несколько категорий граждан, которым нельзя отказать в отпуске за свой счет:

  1. Работающие пенсионеры имеют право на отпуск до 14 календарных дней.
  2. Ветераны боевых действий — до 35 календарных дней.
  3. Если сотрудник женится, у него рождается ребенок или умирает близкий родственник — до 5 календарных дней.
  4. Работники с инвалидностью — до 60 календарных дней.

Если это предусмотрено коллективным договором, нельзя отказать родителю-одиночке, который воспитывает ребенка до 14 лет, родителям ребенка-инвалида до 18 лет, родителям двух и более детей до 14 лет, сотрудникам, которые ухаживают за больным родственником. Максимальный срок их ежегодного отпуска за свой счет — 14 дней.

В остальных случаях предоставление отпуска без сохранения зарплаты — право, а не обязанность работодателя.

Как оплачивать. Работник не получает плату в этом отпуске. За ним сохраняется только его рабочее место.

Как оформить. Если отпуск хочет человек, который имеет на это право по закону, ему нужно написать заявление и приложить подтверждающие документы. Например, справку об установлении инвалидности или удостоверение ветерана боевых действий.

Если работодатель не обязан давать такой отпуск по закону, но согласен отпустить сотрудника, то достаточно одного заявления. Затем издается приказ, с которым нужно ознакомить сотрудника.

Отпуск по беременности и родам

Кому нужно дать. Беременным женщинам положено 70 календарных дней до родов и 70 — после. В случае многоплодной беременности отпуск увеличивается на 54 дня, в случае осложненных родов — на 16 дней.

Как оплачивать. Пособие выплачивает ФСС, для этого работодатель передает туда документы для назначения единовременного пособия. В расчет берется доход за 2 года до года отпуска по беременности и родам. Если дохода не было, пособие рассчитывается из федерального МРОТ на день начала декрета.

Как оформить. Сотрудница узнает номер больничного у врача, также его можно посмотреть в личном кабинете на сайте ФСС или на портале госуслуг, сообщает работодателю и пишет заявление с просьбой об отпуске по беременности и родам. Затем нужно составить приказ об отпуске на период, указанный в больничном. Если после родов сотруднице выдают еще один больничный, то нужно продлить отпуск на этот же срок.

Отпуск по уходу за ребенком

Кому нужно дать. Отпуск предоставляется матери или отцу ребенка, бабушке, дедушке или другому родственнику, ухаживающему за ребенком.

Сотрудник имеет право на отпуск, пока ребенку не исполнилось три года. Можно брать его частями: например, первый год с ребенком сидит мама, а следующие два — отец.

Как оплачивать. Работодатель передает в ФСС документы для начисления ежемесячного пособия. ФСС выплачивает пособие до момента, когда ребенку исполнится 1,5 года. Его размер — 40% от средней зарплаты за 2 года до года отпуска. Минимальный размер пособия с 1 июня 2022 года — 7677,81 Р в месяц.

Как оформить. Родитель, который будет ухаживать за ребенком, пишет заявление с просьбой предоставить отпуск. Сделать это можно после окончания отпуска по беременности и родам. Затем издать приказ об отпуске, ознакомить работника под подпись.

Если ухаживать за ребенком будет бабушка, то она пишет заявление своему работодателю.

Отпуска приемным родителям

Кому нужно дать. Отпуска предоставляются работнику, который усыновил ребенка. Есть два вида таких отпусков.

Первый — для новорожденных. Такой отпуск длится со дня усыновления младенца и до 70 дней со дня его рождения, а если детей несколько — до 110 дней. Женщина, усыновившая ребенка или нескольких, может заменить этот отпуск на отпуск по беременности и родам на такой же срок.

Затем можно дополнительно взять отпуск по уходу за ребенком до 3 лет.

Как оплачивать. Платит ФСС, расчеты такие же, как для пособий по беременности и родам и уходу за ребенком.

Как оформить. Усыновивший пишет заявление. К нему прикладывает копии решения суда об усыновлении ребенка и свидетельства о его рождении. На основании этих документов нужно издать приказ и дать работнику расписаться в нем.

Если женщина решила уйти в отпуск по беременности и родам вместо отпуска в связи с усыновлением, ей нужно написать заявление и предоставить номер больничного, который ей выдаст врач. На этом основании работодатель издает соответствующий приказ.

Люди, которые знают об усыновлении, должны хранить это в тайне. За разглашение могут наказать: штраф до 80 000 Р, обязательные работы до 360 часов или арест до 4 месяцев.

Учебный отпуск

Кому нужно дать. Отпуск предоставляется работникам, которые получают общее, среднее профессиональное или высшее образование.

На оплачиваемый отпуск имеют право студенты образовательных учреждений с государственной аккредитацией, которые получают первое образование заочно или очно-заочно: студенты вузов, аспиранты и ординаторы, студенты техникумов и колледжей, школьники. Те, кто учится в вузе или техникуме очно, имеют право на отпуск без сохранения заработной платы.

Как оплачивать. За три дня до отпуска нужно перечислить средний заработок за каждый день отпуска, включая праздничные дни.

Как оформить. Сотрудник приносит справку-вызов из учебного заведения и пишет заявление на отпуск. Затем нужно издать приказ об отпуске и дать работнику расписаться в нем.

Отпуск для повышения квалификации

Кому нужно дать. Отпуск предоставляется сотрудникам, которых работодатель направил на повышение квалификации или прохождение независимой оценки квалификации с отрывом от работы.

Как оплачивать. Отпускные рассчитываются исходя из среднего заработка. Если учиться или сдавать профессиональный экзамен работник будет в другом городе, нужно оплатить ему командировочные расходы.

Как оформить. Нужно издать приказ и дать работнику в нем расписаться. Основание для отпуска — договор, заключенный между работодателем и образовательной организацией, где сотрудник повышает квалификацию.

Новости, которые касаются бизнеса, — в нашем телеграм-канале. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе происходящего: @t_biznes.