Заявление на отпуск: когда оно нужно, а когда необязательно

Есть шесть видов отпусков, в которые могут пойти сотрудники, но подавать заявление они должны не всегда.

Заявление нужно, если работник уходит в отпуск не по графику, а также если он берет его не для отдыха, а, например, для сдачи сессии, регистрации брака или ухода за маленьким ребенком.

Расскажу, в каких случаях нужно заявление на отпуск, а в каких необязательно, и покажу образцы заявлений для разных случаев.

Оплачиваемый отпуск положен всем работникам. Чаще всего это 28 календарных дней в году  , но у некоторых он удлиненный. Например, у сотрудников с инвалидностью — 30 календарных дней, а у несовершеннолетних — 31 календарный день.

Когда можно уйти в первый отпуск после устройства на работу. Право на ежегодный оплачиваемый отпуск появляется у сотрудника, когда он отработал шесть месяцев. Но это не значит, что работник может или должен сразу пойти в отпуск: даты обсуждают с работодателем. Также новому сотруднику по решению компании или ИП могут дать отпуск и до того, как пройдут полгода работы.

Заявление на оплачиваемый отпуск. Обычно работники уходят отдыхать по заранее утвержденному графику. Тогда составлять заявление на отпуск не надо, так как график обязателен и для сотрудника, и для работодателя. Но некоторые работодатели прописывают в локальном нормативном акте, например в Положении об отпусках, что сотрудники подают заявление, даже если идут отдыхать по графику. Тогда работник должен его написать.

Также заявление понадобится, если человек идет отпуск вне графика  . Например, когда он берет отгул в счет отпуска или отдохнуть хочет вновь принятый работник, которого не включили в график.

Некоторые категории сотрудников могут пойти в отпуск в удобное время без оглядки на график. Среди них:

• один из родителей ребенка с инвалидностью до 18 лет;
• сотрудники с тремя и более детьми до 18 лет, младшему из которых нет 14 лет;
• беременные женщины, желающие пойти в отпуск перед уходом в декрет или сразу после него.

Работодатель не вправе отказать таким сотрудникам в отпуске, если они подали заявление.

Обязательного для всех образца документа нет, работник пишет его в произвольной форме. Но лучше составить шаблон и давать его сотрудникам для заполнения.

Есть категории работников, которым положен дополнительный оплачиваемый отпуск. Например, сотрудники с ненормированным рабочим днем могут взять минимум три календарных дня такого отпуска. А работники, трудящиеся в районе Крайнего Севера — допустим, в Мурманской области, — 24 календарных дня.

Сотрудник может совместить дополнительный отпуск с основным или его частью, если договорится об этом с работодателем.

Заявление на дополнительный оплачиваемый отпуск. Составлять его не нужно, если работник идет в допотпуск по графику и локальный нормативный акт работодателя не обязывает подавать документ.

В остальных случаях его надо оформить. Например, если работодатель не утвердил график или допотпуск пришлось перенести, скажем, из-за аврала.

Его еще называют отпуском без сохранения заработной платы, за свой счет или без содержания.

Работодатель может предоставить неоплачиваемый отпуск любому сотруднику по семейным обстоятельствам или другой уважительной причине  . Срок любой — хоть день, хоть год: как договорятся.

Например, сотрудник хочет взять неоплачиваемый отпуск, чтобы сделать операцию по коррекции зрения, для которой больничный не дают. Или у него семь дней оплачиваемого отпуска, а он планирует путешествие на 10 дней, из которых три будет отдыхать за свой счет.

Обычно руководитель или ИП сам определяет, отпускать ли работника в неоплачиваемый отпуск, и может отказать без объяснения причин. Но иногда такой отпуск положен по закону. И даже если человек уйдет отдыхать без разрешения, это не будет прогулом  .

Например, работодатель не может отказать в отпуске без содержания:

1. В связи со свадьбой, рождением ребенка или смертью близкого родственника — до пяти календарных дней. Близкие родственники — это родители, дети, бабушки, дедушки, внуки, родные братья и сестры.
2. Работающему пенсионеру — для этого у него максимум 14 календарных дней в году.
3. Работнику с инвалидностью — 60 календарных дней в году.
4. Ветерану боевых действий — 35 календарных дней в году.

Заявление на отпуск за свой счет. Независимо от того, как предоставляется неоплачиваемый отпуск — по закону или по договоренности, — сотрудник должен написать заявление. На основании этого документа работодатель издает приказ.

Людям, которые совмещают работу и обучение, иногда положен учебный отпуск.

Работодатель обязан дать сотруднику отпуск для сдачи сессии и госэкзаменов, если выполняются все условия  :

1. Это основное место работы.
2. Сотрудник представил справку-вызов из учебного заведения.
3. У учебного заведения есть госаккредитация.
4. Работник впервые получает образование соответствующего уровня  . Если это второе высшее образование, работодатель вправе отказать в учебном отпуске.

Бывает, что сотрудник учится в двух учебных заведениях. Тогда работодателю нужно предоставлять отпуск для одного из них по выбору работника.

Учебный отпуск может быть оплачиваемый или неоплачиваемый. Например, студенту очно-заочной и заочной магистратуры или бакалавриата положен оплачиваемый отпуск на первом и втором курсах — 40 дней, на последующих — 50 дней в учебном году, в период госэкзаменов — четыре месяца. А студенту-очнику положен только неоплачиваемый отпуск: на сдачу сессии — 15 дней в учебном году, на сдачу госэкзаменов и защиту диплома — четыре месяца  .

Заявление на учебный отпуск. Чтобы уйти в него, сотрудник должен написать заявление и приложить справку-вызов из деканата, в которой указан срок отпуска. Но работник вправе использовать его не полностью — желаемое количество дней он может указать в заявлении.

На основании заявления и справки работодатель оформляет приказ о предоставлении учебного отпуска.

Его также называют декретным отпуском. В него может пойти только беременная сотрудница. Ни отец, ни другие родственники не вправе оформить этот отпуск.

Заявление на отпуск по беременности и родам. Работодатель предоставляет отпуск на основании заявления работницы и электронного больничного листа  . Его формируют на 30-й неделе беременности, а если женщина ждет двойню или больше — на 28-й неделе.

После того как работодатель получит заявление на декретный отпуск, он должен направить в Социальный фонд подраздел 1.2 ЕФС-1 с типом «Назначение выплат по ОСС»  . Требовать с работницы заявление на пособие по беременности и родам не надо. СФР сам запросит у работодателя нужные сведения, а когда получит их, в течение 10 дней выплатит декретнице всю сумму.

Работница не обязана оформлять отпуск с первого дня больничного по беременности и родам и может продолжать работать. Но после ухода в такой отпуск она уже не вправе трудиться даже на условиях неполного рабочего дня.

В отпуск по уходу за ребенком может пойти мать, отец, бабушка или другой родственник или опекун, ухаживающий за малышом — но только кто-то один. Максимальная продолжительность отпуска — пока ребенку не исполнится три года, но пособие будут платить только до полутора лет.

Какие документы нужны для отпуска по уходу за ребенком. Отпуска по уходу за ребенком до полутора и до трех лет оформляют одинаково  : нужны копия свидетельства о рождении ребенка, заявление сотрудницы или сотрудника и приказ на отпуск.

Не позднее трех дней после получения заявления работодатель должен направить в СФР подраздел 1.2 ЕФС-1 с типом «Назначение выплат по ОСС»  . Отпуск до полутора лет отдельно оформлять не нужно, если работница сразу берет отпуск до трех лет. Если же она изначально взяла отпуск до полутора лет, потом его можно продлить до трех.

Вместе с заявлением на отпуск сотрудница или сотрудник подает отдельное заявление на выплату пособия.

В отпуске по уходу за ребенком очередной отпуск уже не предоставляют, больничные по болезни и по уходу за больным ребенком не оплачивают  . Но если сотрудник досрочно выйдет на работу из отпуска по уходу за ребенком до полутора лет, он вправе получать одновременно и пособие по уходу, и оплату больничных  .

Последний день отпуска по уходу — день, когда ребенку исполнилось полтора или три года. Для выхода на работу в срок заявление не нужно. Приказ о выходе из отпуска тоже необязателен, но работодатель может его составить, если ему так удобно.

У большинства работодателей есть бланки заявления на отпуск. Но если нет, работник может написать заявление в свободной форме — от руки или заполнить на компьютере и распечатать.

Документ также можно составить и подписать через систему электронного кадрового документооборота, если он внедрен у работодателя.

Шапка документа. В заявлении обычно пишут, кому оно адресовано, — указывают ФИО и должность сотрудника. Как правило, это генеральный директор компании или ИП-работодатель.

Текст заявления. Указывают вид отпуска — ежегодный, учебный, по беременности и родам или другой. Также вписывают дату начала отпуска и количество дней.

Дата и подпись. На документе сотрудник должен поставить свою подпись и указать дату, когда документ написан.

В законе нет срока, когда работник должен подать заявление на отпуск. Но после его получения работодатель должен успеть вовремя выплатить отпускные, если они положены сотруднику. Это нужно сделать минимум за три календарных дня до начала отпуска.

За выплату отпускных с нарушением сроков могут вынести предупреждение или назначить штраф  :

1. ИП — 1000—5000 ₽;
2. малым и микропредприятиям — 1000—5000 ₽;
3. средним и крупным организациям — 30 000—50 000 ₽;
4. должностным лицам — 10 000—20 000 ₽.

Работодателю стоит установить разумный срок подачи заявления в локальном нормативном акте, например в Положении об отпусках, чтобы успеть вовремя выплатить отпускные  . Логично отвести на это четыре дня до начала отпуска.

1. Писать заявление на отпуск не нужно, если работник идет в основной или дополнительный оплачиваемый отпуск по графику, который утвердил работодатель. Оно потребуется, если даты отпуска пришлось перенести на другие дни.
2. Сотрудник также пишет заявление, если хочет взять отпуск за свой счет, для учебы, по беременности и родам или уходу за ребенком.
3. Ни для одного вида отпуска нет утвержденных форм заявлений. Работники пишут их в произвольной форме. Но работодатель может заготовить шаблоны и выдавать их работникам для заполнения.
4. Документ также можно составить и подписать через систему электронного кадрового документооборота, если он внедрен у работодателя.