Как дать в долг работнику?

У вас есть статья «Как поднять себе зарплату». В ней есть вариант Степана, который берет заем у работодателя в счет зарплаты. Степан выигрывает на процентах по займу, а работодатель — на страховых взносах.

Но мне непонятно, как можно дать в долг в счет зарплаты, чтобы она не облагалась взносами. Как оформлять платежи по возврату займа? И как работодателю получить выгоду от такой схемы?

Интересует ситуация, когда отношения работника с работодателем доверительные и работодатель платит полностью белую зарплату.

Филипп, полагаю, что под формулировкой «заем в счет зарплаты» имеется в виду один из способов погашения долга работником — когда деньги ежемесячно удерживаются из его зарплаты.

Чтобы ответить на ваши вопросы, расскажу, как работодателю дать в долг сотруднику. Сразу отмечу: выгоды для работодателя от выдачи займа я не вижу. Когда организация или ИП идет на это, то, как правило, просто хочет выручить своих сотрудников.

Если будете давать деньги под проценты, их сумму нужно включать в налогооблагаемую базу. Взяв с работника проценты, работодатель получает доход. А значит, налог на прибыль или налог при УСН будет больше.

Если заем беспроцентный, то придется каждый месяц высчитывать и удерживать с работника-заемщика НДФЛ по ставке 35% с материальной выгоды от экономии на процентах. Такая матвыгода облагается по самой высокой ставке НДФЛ из всех существующих. Давайте обо всем по порядку.

Как оформить договор займа с работником

Если работодатель — организация, договор займа необходимо оформить письменно. Сумма займа и способ передачи денег — налично или безналично — на это правило не влияет.

Если работодатель — ИП, то по закону бумажный договор нужно оформлять только для займов от 10 000 Р. Но чтобы обезопасить себя от невозврата денег, работодатели, как правило, заключают письменный договор независимо от суммы.

При этом договор между работником и работодателем-ИП считается незаключенным, даже если его подписали обе стороны, пока ИП не передаст работнику одолженную сумму и не получит расписку о получении денег.

Вот что надо прописать в договоре:

  1. Сумму, которую работодатель дает в долг.
  2. Срок возврата займа. Если его не указать, работник должен вернуть деньги в течение 30 календарных дней со дня, когда работодатель письменно потребует этого.
  3. Как именно работник будет возвращать заем: весь долг целиком или по частям, наличными в кассу, безналично на расчетный счет или удержаниями из зарплаты. Стороны могут договориться об удержании любой суммы: ограничения в 20 и 50% на погашение займа не распространяются. Если работник не возражает, что работодатель будет удерживать 90% от зарплаты или даже все 100%, значит, так тому и быть.
  4. Под какой процент выдается заем. Если этого условия в договоре нет, считается, что процентная ставка равна ключевой ставке ЦБ — на момент написания статьи это 6,75%.
  5. Как начисляются проценты. По общему правилу они начинают капать со дня, следующего за днем выдачи займа. Но можно прописать, что проценты начисляются со дня, когда заем выдан, и до даты возврата, не включая эту дату.
  6. Реквизиты сторон. И работник, и работодатель — гендиректор фирмы или ИП — должны подписать договор собственноручно.

Если работодатель хочет выдать работнику беспроцентный заем, это нужно прямо указать в договоре. Например, так: «За пользование суммой займа проценты не уплачиваются». Договор займа на сумму до 100 000 Р между ИП и работником считается беспроцентным, если в нем ничего не сказано про процентную ставку.

Как отразить заем работнику в налоговом учете

Тело займа, то есть основную сумму долга, работодатель-заимодавец никак не учитывает. Ни в расходах, когда его выдает, ни в доходах, когда получает деньги обратно. Но проценты по займу, если они есть, учитываются в доходах при любой системе налогообложения: и при общей, и при упрощенной.

Признавать проценты в доходах нужно:

  1. при методе начисления на ОСН — ежемесячно, если срок действия договора займа приходится, к примеру, на несколько кварталов;
  2. при кассовом методе на УСН — на дату, когда работник уплатил эти проценты.

Под патентную систему налогообложения доход от процентов по займу не подпадает. Если ИП совмещает патент с упрощенкой, такой доход облагается налогом при УСН. Если применяет патент и общий режим, тогда доход от процентов облагается НДФЛ.

Применять ККТ, то есть выбивать чеки, не надо — ни при выдаче займа работнику, ни при его возврате.

Как рассчитать материальную выгоду работника

Работодатель, который выдал беспроцентный или низкопроцентный заем, становится налоговым агентом. Поэтому должен считать, какую выгоду получил работник, сэкономив на процентах, и исчислять с этой выгоды НДФЛ.

Материальная выгода с низкопроцентного займа. Низкопроцентным считается заем по ставке меньше ⅔ ключевой ставки ЦБ. На момент написания статьи это все займы со ставкой меньше 4,5%: 6,75% × ⅔.

Вот формула для расчета:

Матвыгода по займу под низкий процент = Сумма займа × (⅔ ставки ЦБ при займе в рублях (либо 9% при займе в валюте) − Ставка по договору займа) × Количество дней пользования займом в месяце / 365 (366) дней

Рассчитанная матвыгода умножается на ставку НДФЛ: 35% — для резидентов, 30% — для нерезидентов.

Пример. 15 сентября 2021 года фирма выдала своему работнику — налоговому резиденту заем на 100 000 Р на один год по ставке 2% годовых. Считаем материальную выгоду по займу на последнее число сентября за 15 дней — с 16 по 30 сентября:

(100 000 Р × (6,75% × ⅔ − 2%) × 15 дней / 365 дней = 102,74 Р

Исчисленный НДФЛ — 36 Р: 102,74 Р × 35%.

Материальная выгода с беспроцентного займа. Если выдать беспроцентный заем, формула расчета материальной выгоды будет проще:

Матвыгода по беспроцентному займу = Сумма займа × ⅔ ставки ЦБ при займе в рублях (либо 9% при займе в валюте) × Количество дней пользования займом в месяце / 365 (366) дней

Пример. 15 сентября 2021 года фирма выдала своему работнику — налоговому резиденту беспроцентный заем на 100 000 Р на один год. Считаем материальную выгоду по займу на последнее число сентября за 15 дней — с 16 по 30 сентября:

100 000 Р × 6,75% × ⅔ × 15 дней / 365 дней = 184,93 Р

Исчисленный НДФЛ — 65 Р: 184,93 Р × 35%.

Матвыгода и НДФЛ рассчитываются на последнее число каждого месяца пользования займом, даже если работник вернул деньги до конца месяца. На это же число берется и ставка ЦБ.

НДФЛ с матвыгоды нужно удержать при ближайшей выплате денег работнику и перечислить в бюджет не позднее следующего рабочего дня. Матвыгода от экономии на процентах не облагается страховыми взносами и взносами на травматизм.

Обратите внимание, что когда обычная компания выдает физлицу беспроцентный заем на сумму 600 000 Р и более, такая операция попадает под обязательный контроль Росфинмониторинга. То есть если заем выдадут, к примеру, безналично, то банк при перечислении денег работнику может запросить у организации-заимодавца документы — договор и пояснения.

Может ли работодатель простить долг

Чтобы работодатель простил сотруднику долг, нужно заключить соглашение о прощении долга или направить работнику соответствующее уведомление. В этих документах должны быть:

  1. Дата и номер договора, из которого возник долг.
  2. Сведения о прощаемом долге: размер, вид, период, за который он образовался.

Например, можно простить только проценты и только за конкретные месяцы. Если в соглашении это не будет уточнено, считается, что должник полностью освобождается от долга. Так разъясняет Верховный суд.

Работодателю надо иметь в виду, что прощенный долг нельзя сразу учесть в расходах ни на общем режиме, ни на упрощенке. Это можно сделать только через признание долга безнадежным, когда истечет трехлетний срок исковой давности.

Сумма долга, который простили работнику, — это его натуральный доход. Он облагается НДФЛ по ставке 13%. Налог исчисляется на дату, когда прекратилось обязательство по возврату долга. Например, на день подписания соглашения.

НДФЛ нужно удержать с ближайшей денежной выплаты работнику, например зарплаты, и перечислить в бюджет не позднее следующего рабочего дня. Если до конца календарного года удержать налог не получится, работодатель должен до 1 марта следующего года сообщить о неудержанной сумме и работнику, и в инспекцию. Тогда ИФНС сама пришлет работнику уведомление об уплате НДФЛ.

Страховые взносы на сумму прощенного долга начислять не надо, ведь организация или ИП прощает долг не в рамках трудового договора или договора подряда.

Есть еще вариант оформить прощение долга как дарение денег работнику. Тогда налогооблагаемый доход можно уменьшить на 4000 Р, которые НДФЛ не облагаются. Но это при условии, что в течение года работник не получал других подарков от работодателя.

Однако в этом случае есть неясность со взносами. Минфин говорит, что при дарении денег работнику взносы начислять надо, а ФНС — что нет. Но только если выдача займов и их прощение не происходят регулярно. Иначе работодателя могут заподозрить в выплате скрытой зарплаты или премий — доначислить взносы по полной программе и оштрафовать за их неуплату.

Что в итоге

Всегда заключайте с работником письменный договор займа.

Выдача основной суммы займа и ее возврат на налоговые обязательства работодателя никак не влияют.

Если заем выдается под проценты, их сумму надо включить в доходы — и при ОСН, и при УСН.

Если заем беспроцентный или проценты меньше ⅔ ключевой ставки ЦБ, работодателю придется ежемесячно рассчитывать материальную выгоду работника от экономии на процентах и удерживать с работника НДФЛ по ставке 35 или 30% с этой выгоды.

Работодатель может простить работнику невозвращенный заем. Для этого нужно заключить соглашение. Прощенный заем — это доход работника, с которого тоже нужно удержать и перечислить НДФЛ.


Брали заем на работе? Поделитесь опытом:
Герой Т—Ж

Дичь какая-то...

0

Сообщество Т—Ж

Лучшее за неделю