20% усилий дают 80% резуль­тата: стоит ли​ полагаться на прин­цип Парето

Наверняка вы замечали, что старания и потраченное время не обязательно гарантируют успех.

Например, вы долго и упорно работали над отчетом, но он все равно получился весьма средним и его раскритиковал начальник. Часы, проведенные в спортзале, не помогли приобрести желанную форму. А сходив на десятки свиданий, вы так и не встретили идеального кандидата для отношений.

Возможно, тут сработал принцип Парето, согласно которому 20% усилий дают 80% результата. То есть можно было и не напрягаться так сильно, но все равно прийти к практически такому же итогу. Но, как считают последователи теории, если научиться выделять главное и постоянно следовать этому принципу, он поможет в самых разных ситуациях — при ведении бизнеса, планировании времени и общении.

Рассказываем, что такое принцип Парето, когда он бывает полезен и почему его часто используют неправильно.

Принцип, закон или правило Парето звучит так: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». Следовательно, верно определив минимум самых важных действий, можно получить значительную часть от нужного результата, а другие действия уже будут не так эффективны.

Например, вот как может выглядеть применение принципа Парето в жизни:

1. Обычно 80% гостей кофейни заказывают только 20% самых ходовых позиций из меню, потому нет смысла вводить большое количество авторских напитков.
2. В инвестиционном портфеле 20% ценных бумаг будут приносить 80% прибыли.
3. Носители языка в повседневной жизни используют только 20% самых часто употребляемых слов. Так что достаточно выучить их, чтобы заговорить на базовом уровне и быть понятым.
4. Чтобы стать эффективным сотрудником, стоит найти 20% приоритетных задач и сосредоточиться на них, а остальное можно делегировать — или даже не делать вовсе.
5. Нам нужны далеко не все вещи из нашего гардероба: большую часть времени мы носим всего 20% из них. Так что вполне можно избавиться от ненужного и освободить место в шкафу.

При этом соотношение 80/20 — это не точный расчет, а метафора. В реальности распределение может быть другим, а сравниваемые числа не обязательно составят в сумме 100: к примеру, 80% прибыли вы получите от 10% акций, а 90% времени будете носить 35% своих вещей. Но согласно принципу Парето, в большинстве случаев это соотношение будет ближе к 80/20, чем к 50/50.

Правило 80/20 предложил американский инженер и специалист по качеству Джозеф Джуран. Наблюдая за разными производствами, он заметил, что только 20% причин вызывают 80% проблем с качеством. Так что Джуран решил, что и другие процессы можно объяснить по той же формуле. Свое наблюдение он назвал принципом Парето — в честь итальянского социолога и экономиста Вильфредо Парето. Он в конце 19 века обратил внимание на то, что самые обеспеченные семьи владели большей частью богатств, и предложил формулу для расчета такого неравенства.

Среди людей, не связанных с экономикой и финансами, принцип Парето стал популярен после выхода в 1998 году книги британского инвестора Ричарда Коха «Принцип 20/80: секреты достижения больших результатов при затрате меньших усилий». Кох советовал применять правило Парето во всех сферах своей жизни и даже перестроить свое мышление так, чтобы постоянно задавать себе вопрос: «Где те 20%, которые ведут к 80%?» То есть искать действительно важные причины, которые приводят к успеху, и радикально избавляться от непродуктивной деятельности.

Другой сторонник и популяризатор принципа Парето — предприниматель и подкастер Тим Феррис. В своей книге «Как работать по четыре часа в неделю и при этом не торчать в офисе от звонка до звонка, жить где угодно и богатеть» он тоже ссылается на правило 80/20. И согласно ему рекомендует анализировать свои рабочие схемы, расставлять приоритеты задач и направлять максимум усилий на то, что в наибольшей степени способствует достижению целей.

Закономерности, подтверждающие правило Парето, иногда удается найти. Например, математики, которые проверяли действие принципа на реальных данных, заметили, что в списке миллиардеров, составленном журналом «Форбс» в 2012 году, почти 60% общего капитала оказалось в руках 20% богатейших людей. А в США подсчитали, что 80% расходов на здравоохранение приходится на 20% получателей помощи.

Но все же принцип Парето — это не непреложный закон жизни, а эмпирическое правило, которое строится на практическом опыте некоторых людей. И в одном случае это правило может сработать, а в другом — нет.

К примеру, профессор маркетинга Университета Северной Каролины Ян-Бенедикт Стинкамп пытался проверить, действительно ли на долю 20% самых важных и преданных клиентов приходится около 80% от общего объема продаж конкретного товара. Он изучил показатели в разных странах по разным категориям и брендам, от подгузников в Германии до апельсинового сока в Великобритании, но такой закономерности не обнаружил.

Кроме того, по подсчетам Стинкампа, на долю крупных клиентов приходилось в среднем около 50% от общего объема продаж. То есть распределение было ближе к 50/50, чем к 80/20.

Точно так же принцип Парето может не работать в любом другом случае. К примеру, вы можете составить капсульный гардероб и постоянно носить почти всю свою одежду, а на работе приоритетными окажутся не 20, а 90% задач.

Принцип Парето проник во многие сферы нашей жизни. На него ссылаются предприниматели, маркетологи, инвесторы и люди, увлеченные личным тайм-менеджментом. А некоторые даже применяют его, выстраивая отношения с окружающими. К примеру, если вам тяжело поддерживать контакт с большим количеством знакомых, сторонники правила 80/20 советуют определить, общение с кем из них приносит больше всего удовольствия, и ограничить круг друзей.

Тем не менее у принципа Парето есть не только сторонники, но и критики. Они считают, что это правило зачастую понимают и применяют неправильно. Вот какие ошибки люди допускают, когда стремятся внедрить принцип Парето в свою жизнь.

Ошибочно считают что-то неважным. Часто невозможно организовать свою деятельность так, чтобы не затрачивать эти 80% усилий, дающие всего 20% результата, — или придется поступиться качеством и потерять часть клиентов. Так, исследование покупок в онлайн-супермаркетах показало, что там клиенты ищут не самые насущные и популярные товары, а широкий ассортимент, в котором будет и что-то довольно редкое.

И даже самые убежденные сторонники принципа Парето не советуют однозначно отказываться от «неважных» 80%. Например, Ричард Кох в своей книге приводит такой пример: 80% продаваемых книг — это только 20% произведений, которые есть на рынке, и владелец книжного магазина может решить, что ему нужно поставить на полки именно эти бестселлеры. В то время как покупатель обычно приходит в книжный магазин ради большого выбора, а не за самыми популярными произведениями: их можно купить где-то еще, например в супермаркете или газетном киоске.

Точно так же не стоит считать что-то неважным в своей жизни и стремиться оставить в ней только самые полезные занятия, самые часто используемые вещи и самых позитивных друзей, общение с которыми приносит исключительно радость.

Не берут в расчет случайности. Как бы тщательно мы ни проводили расчеты и ни оптимизировали свой труд, стоит помнить, что результат далеко не всегда зависит от наших усилий.

Иногда причина успеха или разочарования — это всего лишь случайность. Скажем, начальник похвалит один отчет и раскритикует другой в зависимости от своего настроения. А после десятков безрезультатных переписок и свиданий вы вдруг разговоритесь с коллегой в офисном лифте и поймете, что это любовь.

Принцип Парето лежит в основе ABC-анализа — популярной техники тайм-менеджмента, приоритизации и борьбы с прокрастинацией. Согласно этой технике, все свои задачи нужно разделить на три группы.

В группу A попадают только 20% самых важных задач, способствующих достижению долгосрочных ключевых целей. Этими делами заняться нужно в первую очередь. В группе B окажутся задачи со средним приоритетом, их должно быть около 30%. За них можно взяться, когда вы закончите с задачами из группы А. Группа C — это наименее важные задачи, которые можно отложить, делегировать или не выполнять вовсе.

Но если отбросить математические значения и не трактовать принцип Парето буквально, его действие можно описать так: определите, что на самом деле важно, и сосредоточьтесь на этом. Например, сначала соберите в отчет все нужные цифры и факты, а потом занимайтесь его оформлением, вычиткой на предмет орфографических ошибок и стилистической шлифовкой. В общем, откажитесь от перфекционизма для того, чтобы сделать все самое важное и успеть к дедлайну.

Кроме того, как пишут авторы проекта The School of Life, принцип Парето может быть полезен для борьбы с завышенными ожиданиями. Большинство дней будут обычными и пройдут без ярких и запоминающихся событий. Большинству наших планов не суждено сбыться. Общение с большинством людей не принесет приятных эмоций. В общем, все никогда не будет идеально.

Но понимая и принимая это, мы можем пересмотреть свое отношение ко всему, что случается с нами, и научиться ценить те самые 20% дней, событий и встреч, которые оказываются радостными.