Как считать НДФЛ работника, который уехал за границу и не получает зарплату?

Если до конца 2023 года сотрудник не вернется в Россию и станет нерезидентом, придется пересчитать НДФЛ со всех доходов, которые он получил от вас в 2023 году. И неважно, что после отъезда работник не получал зарплату у вас.

Зарплату, начисленную до отъезда, нужно обложить НДФЛ по ставке 30%. Уже удержанные 13% налога можно зачесть.

Так как зарплату сотруднику вы больше не выплачиваете, удержать долг по налогу в размере 17% будет не из чего. Но вы и не должны этого делать.

По окончании года подайте на этого работника справку о доходах — бывшую 2-НДФЛ. Такая справка — часть расчета 6-НДФЛ за истекший год, отдельно ее не сдают. В ней нужно указать статус нерезидента и сумму неудержанного налога — его нужно будет отразить и в годовом 6-НДФЛ. Уточненные расчеты за прошлые периоды в инспекцию подавать не придется.

На этом все — дальше разбираться с сотрудником будут налоговые инспекторы. Они пришлют ему уведомление с суммой НДФЛ, которую он должен уплатить в бюджет, и будут взыскивать ее, если он не сделает этого.

Расскажу подробнее, как отчитаться за работников-нерезидентов.

Если работник находится в России 183 дня и более в течение 12 месяцев подряд, то он налоговый резидент РФ. А если он пробыл в стране 182 календарных дня и менее — нерезидент. Дни отъезда или приезда тоже считаются днями нахождения в России.

От статуса работника зависит, по какой ставке работодатель будет рассчитывать НДФЛ, удерживать его из доходов и потом отчитываться перед налоговой:

1. 13% с доходов до 5 млн рублей и 15% с превышения этой суммы — у резидентов. Налогом облагаются доходы, которые человек получил в России и из зарубежных источников;
2. 30% — со всех доходов нерезидентов, полученных от источников в России.

Если работник оформлен на дистанционную работу, в 2023 году порядок расчета и уплаты НДФЛ еще зависит от того, какое место работы указано в трудовом договоре: Россия или иностранное государство. Но из вопроса понятно, что это не ваш случай. С 2024 года доходы дистанционных сотрудников-нерезидентов от работодателей из РФ считаются российскими независимо от того, что указано в их трудовом договоре как место работы. Ставка НДФЛ с таких доходов как для резидентов — 13 или 15%.

За определение налогового статуса сотрудника отвечает работодатель. Если вы ошибетесь и не удержите НДФЛ по ставке 30%, налоговые инспекторы вас накажут:

1. Оштрафуют на 20% от неудержанной суммы.
2. Взыщут налог с вас. Придется заплатить НДФЛ за свой счет: взыскать его с работника не получится.

При расчете НДФЛ работодателю нужно проверять статус сотрудника — резидент или нерезидент — на каждую дату выплаты дохода. А на конец года надо определить его окончательный статус.

Если оказалось, что на 31 декабря работник — резидент, то все его доходы облагаются по ставке 13%. И если раньше доходы облагались по ставке 30%, нужно делать перерасчет. Возвращать переплаченный НДФЛ будет налоговая инспекция, а не работодатель.

Если же на 31 декабря работник — нерезидент, то все его доходы от источников в РФ облагаются по ставке 30%, кроме случая, когда он трудится дистанционно. Если раньше доходы облагались по ставке 13%, придется делать перерасчет налога. И при возможности работодатель должен доудержать НДФЛ или передать его на взыскание налоговым инспекторам.

Поясню расчет НДФЛ на примере. Допустим, оклад сотрудника — 100 000 ₽. Он написал заявление на отпуск за свой счет с 16 июня 2023 года и 20 июня уехал за границу. Его доход за июнь — 50 000 ₽.

Зарплата работника с января по июнь — 550 000 ₽: 100 000 ₽ × 5 месяцев + 50 000 ₽. За эти месяцы вы удержали НДФЛ по ставке 13% — 71 500 ₽: 550 000 ₽ × 13% — и перечислили эту сумму в бюджет.

До конца года сотрудник находился в отпуске за свой счет и из-за границы не вернулся. На 31 декабря он пробыл в России 171 день:

• в январе — 31;
• в феврале — 28;
• в марте — 31;
• в апреле — 30;
• в мае — 31;
• в июне — 20.

Значит, работник — нерезидент и 31 декабря вы должны пересчитать НДФЛ с зарплаты с января по июнь по ставке 30%. Это 165 000 ₽: 550 000 ₽ × 30%.

Но вы уже удержали 71 500 ₽ НДФЛ, и после их зачета остается долг перед бюджетом 93 500 ₽: 165 000 ₽ − 71 500 ₽. Поскольку деньги от вас работник не получает, удерживать этот долг не из чего. Вам остается только сообщить о нем в налоговую инспекцию.

Отдельное сообщение о неудержанном с работника НДФЛ подавать не нужно.

По окончании 2023 года нужно сдать в налоговую расчет 6-НДФЛ и справки о доходах на всех людей, которым вы выплачивали доходы. Эти справки — неотъемлемая часть годового расчета 6-НДФЛ.

Из-за того, что вы сделали перерасчет НДФЛ по ставке 30%, уточненные расчеты 6-НДФЛ за прошлые периоды подавать не надо.

Налоговая служба разъяснила, что в расчете нужно отражать показатели по ставке, которая соответствует статусу работника на конец года. То есть с учетом уже сделанного перерасчета.

Поэтому в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 2023 год по сотруднику, ставшему нерезидентом, отразите:

1. В поле 140 — НДФЛ, рассчитанный по ставке 30%. В нашем примере — 165 000 ₽.
2. В поле 160 — НДФЛ, удержанный по ставке 13%. В нашем примере — 71 500 ₽.
3. В поле 170 — НДФЛ, не удержанный налоговым агентом. В нашем примере — 93 500 ₽. Это разница между исчисленным и удержанным налогом за год.

В справке за 2023 год по сотруднику-нерезиденту из примера нужно будет указать:

1. В разделе 1 в поле «Статус налогоплательщика» — цифру 2, которая означает, что он нерезидент.
2. В разделе 2 в полях «Общая сумма дохода» и «Налоговая база» — 550 000 ₽.
3. В разделе 2 в поле «Сумма налога исчисленная» — 165 000 ₽. В разделе 2 в полях «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» — 71 500 ₽. В разделе 4 в поле «Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом», — 550 000 ₽. Хотя с этого дохода НДФЛ частично удержан, высчитывать сумму доплаты не нужно. Налоговые инспекторы сами разберутся. В разделе 4 в поле «Сумма неудержанного налога» — 93 500 ₽.

В приложении к справке надо привести помесячную расшифровку с кодами вида доходов. Поскольку в нашем примере была только зарплата, то будет код 2000.

После того как вы сдадите в ИФНС справку с долгом по налогу, инспекторы сами будут взыскивать его с вашего сотрудника.

В 2024 году инспекция пришлет ему налоговое уведомление, в котором укажет сумму долга по НДФЛ 93 500 ₽. Уплатить ее в бюджет ваш сотрудник должен будет до 1 декабря 2024 года.

Точно такую же справку с долгом по НДФЛ, которую отправили в ИФНС, нужно выдать и работнику. Чаще всего ее выдают лично под подпись. Но можно выдать и любым другим способом, который позволяет подтвердить и саму отправку, и ее дату. Можно отправить по почте на домашний адрес, например ценным письмом с описью вложения. Или на электронную почту работника.

Годовой расчет 6-НДФЛ вместе со всеми справками о доходах физлиц сдают в налоговую до 25 февраля следующего года. За 2023 год — не позже 26 февраля 2024 года, потому что 25 февраля — воскресенье.

Начиная с отчетности за первый квартал 2024 года, расчет сдают по новой форме: удержанный налог в ней показывают с разбивкой по шести срокам перечисления.