Работаю в технологическом стартапе, все нравится. Иногда за рубежом нужно купить опытные образцы деталей, которые не продают в России. Чтобы не морочиться с оформлением сделки на фирму, детали покупаю я как обычный «физик».

Деньги в рублях дает руководство — напрямую или через бухгалтерию — по заявлению о выдаче наличных под отчет. Обычно за один раз не больше 600 тысяч, чтобы не подпасть под статью о борьбе с отмыванием по закону № 115-ФЗ.

Я покупаю валюту, оплачиваю детали с личной карточки, а когда они приходят — отношу на работу. По каким-то деталям отчитываюсь перед бухгалтерией, по каким-то — нет.

Может ли это не понравиться какой-нибудь государственной проверке? Если да, какие проблемы грозят мне и компании? Должна ли бухгалтерия закрывать отчетом каждое заявление о выдаче наличных?

И вообще, как лучше организовать закупку тестовых образцов? Многие зарубежные продавцы сотрудничают только с частными лицами. Не покупать же каждую мелочь для тестов через контракты и таможню.

Андрей

Андрей, чтобы на 100% соответствовать закону, фирме нужно перейти на прямые закупки деталей или покупать их через посредника — ИП либо организацию. Иначе компанию могут обвинить в нарушении валютного законодательства, а вас — в нарушении таможенного.

Документы в бухгалтерии должны быть под каждую выдачу наличных под отчет. Без этого через три года долг станет вашим доходом для НДФЛ.

В чем нарушение таможенного законодательства

Итак, вы обычный человек, который якобы для себя покупает детали за границей. Вероятно, доставляет вам их почта или международный перевозчик.

Вот беспошлинные лимиты импорта такими способами на одного человека в месяц: общий вес посылок — не более 31 кг, а стоимость — не более 1000 €. С 2019 года — 500 €.

В вопросе вы упоминаете сотни тысяч рублей, что разом перекрывает норму по стоимости. В то же время вы не пишете об уплате единого таможенного платежа (ЕТП) с деталей. Значит, скорее всего, таможенники не догадываются о стоимости ввозимого и ничего с вас не берут.

Почему не догадываются? Либо стоимости нет в сопроводительных документах, либо некто ее там занижает — вам лучше знать.Так или иначе, государство остается без ЕТП, равного 30% от стоимости деталей, превышающей 1000 €, но не менее 4 € за килограмм.

Если за время покупок деталей вы не заплатили ЕТП на сумму 2 млн рублей, то совершили уголовное преступление. В худшем случае — это тюрьма на два года, в лучшем — штраф от 150 до 300 тысяч рублей. Но ЕТП придется заплатить в любом случае.

Если долг по ЕТП меньше, то маячит административный штраф от ½ до двукратной суммы долга за занижение таможенной стоимости деталей.

Как таможенники могут выйти на вас? Первый вариант: очередную посылку будет проверять более дотошный специалист, который определит реальную стоимость детали. Узнав, схватится за голову и посмотрит историю отправлений по ИНН. Дальше понятно.

Второй вариант: в фирму придет налоговая проверка. Насколько я понимаю, часть деталей бухгалтерия приходует — вот их-то инспекторы и увидят. А где в учете таможенные платежи? Нет? Значит, надо сообщить о происходящем коллегам-таможенникам: соглашение о взаимном сотрудничестве обязывает.

К слову, во втором случае таможенную недоимку могут повесить на компанию, поскольку реальный импортер — она. Считать недоимку будут по другим правилам: там и НДС — 18% (с 2019 года — 20%) от стоимости деталей, и ставки пошлин иные.

Если наберется 2 млн рублей, уголовное наказание усугубит сговор группы лиц — то есть всех людей, вовлеченных в схему. Что повышает срок заключения до пяти лет, а штраф — до 500 000 рублей для каждого участника действа.

В чем нарушение валютного законодательства

По закону, если фирме нужно что-то купить за границей, то перечислить оплату она должна со специального валютного счета. А прежде принести в банк документы по сделке. За нарушение ИФНС может оштрафовать компанию на сумму от ¾ до одного размера платежа.

Этот порядок нельзя обойти выдачей денег под отчет и приобретением деталей на физлицо. Потому что реальный покупатель — компания, а не подотчетник. Ведь компания принимает у последнего авансовый отчет и тем самым как бы говорит: ты потратил деньги организации правильно, все отлично, детали мои, ты за них ничего не должен.

Единственная возможность избежать штрафа — доказать, что организация не уполномочивала работника приобретать что-то за рубежом и не выдавала деньги на покупку. Но это явно не ваш случай.

Подотчетные деньги и НДФЛ

По умолчанию средства, которые работник получил под отчет, не доход для НДФЛ и страховых взносов. Причина: деньги нужно вернуть либо отчитаться об их расходовании на определенные цели. В собственность работника средства не перешли.

В заявлении о выдаче наличных указывают срок, до которого нужно сдать авансовый отчет либо вернуть сумму. Если срок нарушен, тогда:

  1. Через три рабочих дня начнется месячный срок, в течение которого подотчетные деньги можно удержать из выплат работнику.
  2. Со следующего дня начнется трехлетний срок исковой давности, в течение которого с подотчетника можно взыскать деньги через суд.

Через месяц бухгалтерия обязана начислить на долг страховые взносы, а через три года — признать долг безнадежным, списать в налоговые расходы и посчитать с него НДФЛ.

Взносы компания заплатит из своего кармана, а вот НДФЛ будет удерживать у вас из каждой выплаты зарплаты, премии, отпускных до полного погашения исчисленной суммы налога. И это вдобавок к НДФЛ с самой зарплаты, премии и отпускных. Максимально из выплаты разрешено удержать до 50% суммы.

Например, в ноябре стал безнадежным долг по подотчетным деньгам — 200 тысяч рублей, НДФЛ — 26 тысяч. Зарплата за ноябрь — 30 тысяч, НДФЛ — 3900 рублей. Общая сумма налога к удержанию — 29 900 рублей, что больше 50% зарплаты. Значит, удержат половину — 15 тысяч. А оставшиеся 14 900 рублей НДФЛ вычтут из следующих выплат.

Все сказанное про НДФЛ справедливо и в случае, если три года исковой давности не истекли, но фирма решила простить долг подотчетнику.

Как правильно покупать за границей детали для фирмы

Правильно — напрямую либо через посредника, которым может быть ИП или специализированная фирма. В последнем случае почти все хлопоты с таможенными и валютными документами лягут на посредника. Да, это будет дороже, но закон есть закон. Остальные схемы с вашим участием — лишь попытки его обойти.

Например, можно сделать вид, что вы покупаете детали для себя, а затем перепродаете работодателю. Вероятные последствия такие:

  1. Проблема с единым таможенным платежом никуда не денется — его надо будет вносить.
  2. Ежегодно придется сдавать декларацию по НДФЛ, даже если годовая «выручка» будет равна себестоимости покупок.
  3. Деятельность по перепродаже деталей налоговики могут признать предпринимательской и доначислить вам НДС.
  4. Регулярность сделок, вероятно, наведет ИФНС на мысль, что фирма просто прикрывает собственные покупки за границей схемой по приобретению деталей у вас. Итог — как минимум штраф за нарушение валютного законодательства.

Все это касается и схемы, где вы посредник без регистрации ИП, который действует от своего имени, но в интересах фирмы.

Если у вас есть вопрос о личных финансах, дорогих покупках или семейном бюджете, пишите: ask@tinkoff.ru. На самые интересные вопросы ответим в журнале.