В феврале 2015 года мой друг — предприниматель Саша Афанасьев — открыл шестую блинную в Челябинске.

Со стороны всё выглядело круто: молодой богач на мерседесе покоряет рынок. Но уже к сентябрю четыре блинных пришлось закрыть, а Саша чудом вышел из бизнеса с долгом 1,5 миллиона рублей.

Я поговорил с Сашей и выяснил, какие ошибки он допустил и как их можно было избежать. Поговорим о деньгах и обязательствах.

Начнем с простого

Мы писали эту статью для обычных предпринимателей, не для финансистов. Если вы считаете, что нужно вести обязательства по отчету P&L и балансу, смотреть в динамике на денежный поток и так далее, вы, конечно же, правы. Но пока придержите коней, начнем с простого.

Что случилось с блинными

После университета Саша с двумя друзьями захотел открыть бизнес. Они начали с одного блинного кафе. В 2015 году бизнес выглядел круто: 6 кафе, 35 подчиненных, свое блинное производство на 100 м². Блинные постоянно участвовали в партнерствах с городскими мероприятиями, после которых толпы приходили есть блины.

Саша Афанасьев в одной из своих блинных
Саша Афанасьев в одной из своих блинных

Казалось, всё идет хорошо. Но бизнесу постоянно не хватало денег.

Проблемы начались в 2012 году. Сначала ребята затянули оплату поставщикам, за что те забрали отсрочку платежей. Потом в блинной стали задерживать зарплату и аренду. Задержки зарплат выросли до полутора месяцев. Кадры потекли.

Саша не понимал, что происходит. Деньги в обороте есть, но их почему-то всегда не хватает, чтобы вовремя всем платить. Только выдашь зарплату, как уже пора платить за аренду, а потом сразу поставщикам. Очередь счетов стала больше, чем было денег в компании.

Ребята закрывали на это глаза и продолжали открывать новые кафе. Логика была такой: больше кафешек — больше выручки — больше денег в компании — всем заплатим.

В 2015 жизнь стала адом. С 8 утра начинались звонки от поставщиков и рабочих. Как-то раз Саше позвонил муж поварихи и полчаса крыл матом из-за задержки зарплаты. Саша ложился спать с мыслью, что не хочется просыпаться.

В сентябре 2015 настал судный день. Саша посчитал убытки и понял, что выходить из бизнеса надо как можно скорее. Вместе с партнерами они решили закрыть 4 из 6 блинных и отпустить Сашу с долгом 1,5 миллиона рублей. Саша продал мерседес.

Следующие 2 года Саша учился финансовой грамотности. Вот что он понял.

Обязательства

Учет денег Саша более-менее вел. Приход и уход из кассы и с расчетного счёта записывали в 1С. Саша всегда знал, сколько у него на счетах. Но знать, сколько у тебя денег, еще не значит знать, сколько ты зарабатываешь и сколько можно выводить в личный кошелек.

Помимо этого нужно было смотреть, кто кому должен.

  • Саша закупает у поставщика муку и яйца для блинов. Поставщик отдает товар, но Саша заплатит ему через месяц, потому что договорился на отсрочку. Пока этот месяц идет, у Саши висит долг перед поставщиком 50 тысяч рублей. Это и называется обязательством. Когда должник вы, такое обязательство называется кредиторской задолженностью, или кредиторкой.
  • Поставщик, который отгрузил Саше товар, оказался в обратной ситуации. Он в долг поставил муку и яйца и теперь ждет, когда наступит день оплаты. День наступает, а Саша не платит. Говорит, денег нет. В воздухе повисло обязательство, которое Саша не выполнил. Для поставщика Сашин долг называется дебиторской задолженностью, или дебиторкой.
  • Кредиторка — вы кому-то должны. Дебиторка — кто-то должен вам.

Суть учета обязательств в том, чтобы знать, сколько и кому вы должны и сколько должны вам. Если этого не знать, можно потратить деньги, которые вы должны кому-то другому. Это и происходило с блинными.

Сложность обязательств в том, что их не видно. Деньги — видно. Товар — видно. А обязательства невидимые, они проявляются, только когда кто-то начинает названивать и требовать заплатить. И ладно, если у тебя один поставщик: обязательства перед ним можно держать в голове. А когда у тебя десяток поставщиков, сотня сотрудников и семь арендодателей, то ты рано или поздно начнешь путать, что, кому и когда должен, и начнется провал.

Кредиторка

Когда Саша получил муку и яйца от поставщика, у него автоматически появился долг на сумму этой поставки. То есть в кассе должны быть отложены деньги на день этой оплаты.

Но день оплаты будет только через месяц, а зарплату нужно выдавать сейчас. Есть большой соблазн потратить лежащие в кассе деньги сейчас, а когда настанет день расчета за поставку, использовать для этого деньги из будущего.

Получается, что поставщик свою часть сделки выполнил, а мы его деньги потратили на свои нужды. При этом Саша тратил деньги не только на погашение долгов, но и на развитие: открывал новые точки, покупал оборудование и размещал рекламу.

В итоге так: набрали обязательств, заманили в свою кассу кучу чужих денег, а отдать не смогли. Чтобы не допустить такую ошибку, считайте, сколько и кому вы должны. Каждый раз, когда у вас появляется долг, записывайте его в табличку. Например такую.

Учет суммы долга

Кому мы должны За что Срок Сумма
ООО «Поставщик» Мука и яйца До 21.09.2017 50 000 Р
ИП Колбаскин Ветчина и салями До 30.09.2017 100 000 Р
ПАО Сбербанк Кредит До 07.10.2017 500 000 Р
Сумма долга 650 000 Р
ООО «Поставщик»
За что
Мука и яйца
Сумма
50 000 Р
Когда погасить
21.09.2017
ИП Колбаскин
За что
Ветчина и салями
Сумма
100 000 Р
Когда погасить
30.09.2017
ПАО Сбербанк
За что
Кредит
Сумма
500 000 Р
Когда погасить
07.10.2017
Сумма долга
650 000 Р

Долг может быть не только в деньгах. Например, вы делаете сайты и получили предоплату за работу. Вы получили деньги и теперь должны сделать сайт — у вас появилось обязательство оказать услугу.

Сколько можно выводить

Когда на счета компании приходит много денег, у предпринимателя может сложиться ложное впечатление, что он богат. Оно тем сильнее, чем меньше вы считаете обязательства.

Например, на счете лежит 2,4 млн рублей. Можно ли на них купить мерседес Ц-класса? На этот вопрос нельзя ответить, если не посчитать обязательства. Может оказаться, что при наличии 2,4 млн рублей на счете у нас обязательств еще на 3 млн рублей, то есть у компании −0,6 млн рублей. Какой к черту мерседес, если у нас убытки?

Или наоборот: на счете может лежать 2,4 млн рублей, а обязательств на 0,4 млн. И судя по динамике, обязательства не меняются, а выручка растет. Можно ли тогда купить мерседес? Если это целесообразно, то вроде бы можно.

Саша этого не посчитал, поэтому через год свой мерседес ему пришлось продавать:

Как закрыть 6 блинных с долгом 1,5 млн рублей

Есть простой способ понять, сколько можно выводить в карман. Для этого нужно сделать следующее:

  1. Посчитать, сколько денег в принципе лежит на счетах и в кассе.
  2. Вычесть чужие деньги по обязательствам.
  3. Вычесть на месяц вперед постоянные расходы: аренду, окладную часть зарплаты сотрудников, канцтовары и так далее.
  4. Вычесть налоги и амортизацию — деньги, которые вы откладываете на случай, если сломается оборудование.

Получится сумма, которую можно выводить. Обычно это меньше, чем думаешь.

Дебиторка

У Саши не было должников, но в другом бизнесе они обычно есть. Это не обязательно должны быть люди, которые взяли денег и не отдали. Бывает по-разному.

  • Вы сделали клиенту сайт, и он подписал акты. Клиент обещает оплатить работу через 3 дня. Пока он не оплатил, он ваш должник.
  • Пока вы делали сайт, вы заказали у дизайнера иллюстрации, за что дали предоплату. Пока дизайнер не сдал работу, он ваш должник.
  • Вы поставщик и отгрузили клиенту товар. Ждете оплату. Пока клиент не оплатил, он ваш должник.

Долги клиентов и подрядчиков также записываются в нашу табличку — в раздел «Кто нам должен».

Учет должников

Кто нам должен За что Срок Сумма
ООО «Юрконсалт» Готовый сайт До 28.09.2017 100 000 Р
Олег, дизайнер Иллюстрации До 01.10.2017 10 000 Р
Сумма долга клиентов и поставщиков 110 000 Р
ООО «Юрконсалт»
За что
Готовый сайт
Сумма
100 000 Р
Должен закрыть обязательства
28.09.2017
Олег, дизайнер
За что
Иллюстрации
Сумма
10 000 Р
Должен закрыть обязательства
01.10.2017
Сумма долга клиентов и поставщиков
110 000 Р

Некоторые должники будут оплачивать долги сами. За другими надо бегать и трясти их, напоминать о себе. У некоторых компаний должников так много, что создаются специальные отделы, которые целенаправленно весь день обзванивают всех и заставляют платить.

Как нужно было защищать блинную

Чтобы не разорить свои блинные и не уйти в закат с долгами, Саша должен был проделать следующие шаги.

  1. С первого дня учитывать свои и чужие обязательства.
  2. Считать деньги не только в текущий момент, но и в будущем: иметь платежный календарь и прогнозировать кассовые разрывы. О них расскажем в следующей статье.
  3. Разделять виды деятельности: где Саша тратит деньги на ежедневную работу фирмы, а где вкладывает в развитие. И не финансировать инвестиционную деятельность из операционной: не брать деньги из сегодняшней кассы, чтобы завтра купить в новое кафе холодильник.
  4. Иметь полную финансовую модель бизнеса: сколько бизнес зарабатывает и тратит, какие создает обязательства. Смотреть только на полную финансовую модель, а не на остаток по счету.
  5. Покупать цацки только на те деньги, которые Саша гарантированно, уверенно и точно считает прибылью, после вычета налогов, долгов, амортизации и всего-всего-всего, что он заложил в финмодели.