Почему мне ежегодно приходится перезапускать бизнес в Китае и как это сделать быстрее

Я руководитель в китайской логистической компании. И каждый год вынуждена запускать большую часть бизнес-процессов заново: возвращать сотрудников, организовывать обучение новичков, обновлять контракты с партнерами, находить новых ценных специалистов, которых потом будет не найти.

Причина ежегодных перезапусков — Китайский Новый год. Весенний фестиваль или Праздник весны (первый день Китайского Нового года) — главный национальный праздник в Китае.

Праздничные дни длятся 15 — 20 дней. На время праздника фабрики закрываются, склады пустеют, сотрудники уезжают на малую родину, завершив годовой контракт.

Все проблемные вопросы после праздников возникают одновременно, накладываясь друг на друга. Я перечислю несколько пунктов, которые касаются нашей компании. В других фирмах существуют похожие проблемы со своими особенностями.

Сотрудники завершают годовые контракты и уезжают домой. Так у всех, включая фабрики, торговые и логистические фирмы. Исключением является государственный сектор, туристический бизнес, а также сектора общественного питания и развлечений.

Основные рабочие в логистической компании — работники склада (грузчик, упаковщик, администратор) и менеджеры по работе с клиентами.

Большинство работников приезжие. Они заключают контракт сроком на 1 год. Уходить в течение года от работодателя невыгодно. Потому что в сезон сложно найти работу, не получишь годовую премию и потеряешь возможность перейти на новую должность в следующем сезоне.

В конце года контракт завершается. Если работодатель не придумает, как сохранить опытных работников, то в следующем году запускать бизнес-процессы будет сложнее. Рядового сотрудника склада нанять легче, чем, менеджера со знанием русского языка, но все равно перспективнее сохранить сотрудника.

Партнеры пытаются изменить условия сотрудничества. Нам сложнее всего вести переговоры по арендной ставке. Мы арендуем складскую площадь 6000 м² (два ангара, офисное здание и прилегающую территорию) в Гуанчжоу, а также склад 100 м² в Иу и небольшое офисное помещение для менеджеров.

Партнер в течение года следит за загрузкой склада. Чем больше загружен склад в течение года, тем выше вероятность, что придется вести сложные переговоры о продлении контракта.

Кроме аренды мы подтверждаем договоренности с компаниями перевозчиками, партнерами по криптовалютным операциям, экспертами по маркетплейсам и т. д. Проще всего договориться с фрилансерами из России, потому что они привязываются к Рождеству, как мировому празднику. И именно в свой Новый год принимают все ключевые решения.

HR-специалисты «охотятся» на ключевых сотрудников. «Охота за кадрами» — взаимная игра перед и после праздников. Все компании в Китае ищут освобождающихся сотрудников, которые обладают нужными компетенциями и недовольны прежним работодателем.

В логистике охотятся за менеджерами и, иногда, за старшими склада. Китайский менеджер с разговорным знанием русского, английской и китайского языка — ценнейший кадр. Искать такого человека в середине рабочего года сложно и дорого, поэтому все решения о расширении штата принимаем в праздники.

В начале 2023 года у нас было 8 менеджеров. Один решил уволиться. Поиск сотрудника стал серьезным испытанием для нас при еженедельном росте заявок.

Сделки зависают на разных этапах. «Давайте уже после праздников» — частный ответ от менеджеров фабрик и торговых фирм, когда мы пытаемся узнать о товаре для своих клиентов перед Китайским Новым годом.

Сделки зависают на любом этапе обсуждения: поставили часть товара, приняли предоплату, подготовили товар к отправке, но не отправили. А теперь представьте, что об этой сделке знает один менеджер, который может не вернуться в следующем году.

Причины такого поведения у менеджеров две:

1. Массовое падение интереса к работе в последние недели перед праздниками. В Китае многие работают по графику 6/1 по 8—12 часов. За год набирается серьезная усталость, поэтому люди банально ленятся завершить дело до конца.
2. После мирового Нового года и Рождества у фабрик и торговых фирм часто нет товаров. Популярные позиции раскупают в ноябре и декабре, а произвести новые партии не успевают. Товара нет и когда будет неизвестно, но менеджер не может сказать клиенту «нет», поэтому тянет время.

Кроме этих ключевых вопросов есть и другие: годовой финансовый отчет в начале года, семейная подготовка к празднику, личные просьбы работников уехать домой пораньше и решение вопросов по поиску билетов.

Каждый год клиенты спрашивают, почему мы так долго «раскачиваемся» после праздника. Они недовольны тем, что менеджеры не отвечают, доставка задерживается, а получить товар из Китая хочется как можно быстрее.

Расскажу, как запускаю бизнес после месячного перерыва каждый год в течение 10 лет и чему научилась за это время. Если раньше мы перезапускали бизнес за 2—3 недели, то теперь делаем это в течение десяти дней.

Шаг №1 — заранее готовим отчеты и разрабатываем план. В начале года до 30 апреля нужно отправить все годовые отчеты в местные фискальные органы. Объем отчета — 100+ листов с информацией о финансовой деятельности компании за год.

Первые три года работы отчеты начинали готовить после Китайского Нового года. На это уходило много времени в ответственный момент перезапуска бизнеса. Последние семь лет начинаем заниматься отчетностью сразу после мирового Нового года в январе. После Весеннего фестиваля остается проверить все еще раз и подготовить документы к отправке.

Кроме отчетности мы строим планы «перезапуска бизнеса» на будущий год, начиная с проведения мероприятий к подготовке компании к Китайскому Новому году. Заранее определяем дату, когда отпустим сотрудников, какую премию заплатим, кого из сотрудников приглашаем на работу в будущем году на новых условиях, какие сотрудники нужны, в каких числах всем собраться на складе и в офисе. План обсуждаем на финальном коллективном совещании и вносим корректировки, чтобы минимизировать количество недовольных.

Шаг №2 — отпускаем сотрудников довольными. У сотрудников должно остаться положительное последнее впечатление о работе. Поэтому мы предлагаем всем место на будущий год, выплачиваем годову премию, проводим традиционные развлекательные мероприятия.

Годовая премия — это дополнительная зарплата, а также индивидуальные бонус +5, 10, 25% к заработной плате в зависимости от результатов работы.

В этом году мы арендовали большого золотого дракона, купили хлопушки и весело провели время на складе.

Развлекательные мероприятия каждый год разные, но заканчиваются они одинаково — совместным застольем с сотрудниками.

После официальной части узнаем, какие вопросы есть у сотрудников, все ли успели купить билеты для поездки домой и вообще, какая нужна помощь.

Шаг №3 — сохраняем опытных сотрудников. Каждый «старый» сотрудник поможет быстрее запустить все процессы в компании и не нуждается в обучении. Он знает все операции и сможет быть наставником для новых работников.

На склады в Китае устраиваются молодые люди от 16 до 23 лет. Очень часто это их первое место работы. Им не присущ трудоголизм, который есть у людей старшего поколения. Многие ленятся и выполняют обязанности как придется. В логистике все это ведет к проблемам у клиентов. Ошибка в количестве товара или пропущенный брак — это репутационные риски и недовольный клиент, который справедливо потребует выплату.

Чтобы сохранить опытных сотрудником, мы ежегодно предлагаем бонусы или рост зарплаты. Например, в 2023 году начали оформлять сотрудникам медицинскую страховку и ввели официальное оформлением для всех работников. Такие условия редко обеспечивают китайские логистические компании для рабочих специальностей.

Шаг №4 — начинаем работать раньше конкурентов. В 2024 году мы ушли на отдых 5 февраля, а вернулись к работе 19 февраля. Склад и офис не работал ровно две недели, что для празднования Китайского Нового года очень хороший показатель.

Сотрудников из дальних провинций начали отпускать уже 3—4 февраля. Они без проблемы добрались до дома и избежали транспортного коллапса.

Уже 16 февраля мы звонили ключевым сотрудникам и напоминали, что скоро нужно возвращаться к работе. Ранний выход руководства нужен, чтобы раньше других собрать «старую» команду, начать поиск новых ценных сотрудников, привести в порядок документы и принять стратегические решения на год.

Шаг №5 — никогда не теряем контакт с клиентами. Для нас клиент — главное лицо в компании. Чтобы не происходило в офисе или складе, клиенту всегда уделяем внимание. Так как мы работаем с Россией, Казахстаном, Кыргызстаном, то стараемся поздравлять клиентов с праздниками и дарить подарки.

За 2023 год мы продвинулись в работе с клиентами за 5000 км от Гуанчжоу:

• написали и опубликовали 50 статей с инструкциями и рекомендациями по закупкам товаров в Китае, выборе поставщика, денежных переводах за границу;
• выложили 7 постов об «Удивительной жизни в Китае», в которых рассказали о культуре, недвижимости, семейных ценностях, главных праздниках Китая «Середина осени» и «Празднике весны», переговорах с китайскими партнерами, условиях труда;
• начали регулярно сообщать новости о компании в канале «Телеграмм» и группе «ВКонтакте», чтобы держать в курсе клиентов и разъяснять, как праздники и блокировки банков влияют на наши действия;
• записываем видео с ответами на вопросы и стараемся показывать свою работу. Публикуем видео в «Инстаграм», YouTube, «Телеграмм» и «ВКонтакте».

Практически все спорные вопросы решаем в пользу клиента, выплачивая различные компенсации. Открытость для китайской компании — это единственный способ доказать сомневающимся клиентам, что нам можно доверить значительные суммы.

Результат такого подхода — перезапуск бизнес в течение 3 рабочих дней. Если раньше нам нужно было ждать менеджеров или рабочих неделю, то за последние годы возвращение в рабочий режим происходит гораздо быстрее.