Стоит ли переходить на заказные элек­тронные письма?

Судя по вопросу, речь о сервисе «Электронные письма» от Почты России. Я пользуюсь им и выделяю два минуса: нужен подтвержденный аккаунт на госуслугах и доступ в интернет.

В остальном вижу только плюсы: ресурс позволяет отправлять письма не выходя из дома, оформлять электронные доверенности на других людей, чтобы получать письма на почте, отправлять телеграммы, отслеживать доставку и получение посылок. А еще я экономлю на бумаге, краске для принтера и мне не приходится хранить дома пачки бумажных писем, в которых сложно найти нужное: все письма есть в личном кабинете.

Самое важное, мне не нужно проверять почтовый ящик в поисках уведомления о вручении, чтобы, например, приложить его к исковому заявлению в суд. А если мне отправят заказное письмо, его не похитят из почтового ящика, как это случилось с письмом героя одной из статей Тинькофф Журнала.

Расскажу, как работает система.

Сервис позволяет получать и отправлять письма от своего имени:

1. На сайте «Электронные письма».
2. Через мобильное приложение Почты России. В нем также можно отслеживать посылки с «Алиэкспресса» по номеру отправления или штрафы за нарушение ПДД, чтобы успеть уплатить их со скидкой 50%.

И приложение, и сайт позволяют получать заказные письма от госорганов и других отправителей. А также отправлять письма любому адресату, отслеживать их доставку и получать уведомления о вручении.

Я заметил, что приложение не всегда работает стабильно. Например, при оформлении доверенности может перевести пользователя в веб-версию. Поэтому на ней и покажу, как работать с сервисом.

Чтобы создать новую учетную запись в сервисе «Электронные письма», нужен подтвержденный аккаунт на госуслугах. Если у вас нет аккаунта, сначала придется его создать и подтвердить — вот подробная инструкция, как это сделать. Потом можно залогиниться в сервисе.

Чтобы работать через сайт «Электронные письма», браузер может потребовать установить дополнительное расширение. Но на этапе регистрации этот шаг можно пропустить.

А вот отказаться от получения электронных писем нельзя, иначе сервис не заработает. Нажав кнопку «Подключить», вы согласитесь с тем, что письма, отправленные вам электронно, не будут приходить в бумажном виде.

После входа в личном кабинете станет доступен профиль пользователя. Нужно его заполнить — это важно для отправки и получения писем. Именно по его данным будут идентифицировать отправителя и получателя.

ФИО в профиле изменить нельзя. Отредактировать можно только адрес проживания, номер мобильного телефона и электронную почту, куда будут приходить уведомления о письмах и посылках. Также в кабинет можно добавить данные банковской карты: они нужны, чтобы оплачивать почтовые отправления.

В меню «Управление сервисами» пользователю доступны:

1. Получение простой электронной подписи, чтобы забирать письма и посылки на почте без паспорта. Получателю достаточно назвать фамилию, а потом — код из СМС или пуш-уведомления.
2. Отправка по номеру телефона, чтобы не передавать отправителю свой почтовый адрес. Для отправки достаточно указать номер мобильного телефона, привязанный к сервису.
3. Бонусная программа, чтобы получать кэшбэк бонусами и тратить их на оплату почтовых услуг.
4. Оформление электронной доверенности, чтобы получать письма и посылки за другого человека. Исключение — отправления с таможенным или наложенным платежом, возвраты и досылки.
5. Электронные извещения, чтобы получать их не на бумаге в почтовый ящик, а по электронной почте или СМС.
6. Управление адресами — можно указать любые адреса, связанные с получателем. Например, адрес прописки, фактического проживания или даже другого человека, если он попросил получать за него письма и посылки на почте. Ему тогда даже не придется ходить до почтового ящика за уведомлениями — сервис пришлет смс или электронное письмо, когда придет новая корреспонденция. Но уведомление не позволит получить письмо — придется оформить доверенность.

Оформить доверенность можно онлайн. Для этого нужно:

1. Зарегистрироваться в сервисе «Электронные письма».
2. В личном кабинете оформить простую электронную подпись.
3. Подключить сервис «Электронная доверенность».

После этого достаточно указать номер телефона доверенного лица. Назвав его на почте, человек получит смс с кодом — по нему ему отдадут письма и посылки доверителя. Срок доверенности можно выбрать самому — на месяц, квартал или год.

Письмо можно отправить организации и человеку. Оно может быть двух видов:

1. Простое — тогда отправка стоит меньше, нет отслеживания и уведомления о вручении.
2. Заказное — дороже, но можно отследить в личном кабинете и подтвердить вручение.

Простые письма я не отправлял ни разу: считаю, что рядовые вопросы проще решить с помощью телефонного звонка или сообщения в мессенджере. Поэтому расскажу, как отправлять заказные письма, тем более что их функционал сложнее.

Как отправить письмо человеку. Первый этап похож на заполнение конверта: нужно нажать на кнопку «Новое письмо», указать ФИО получателя и его почтовый адрес.

Затем можно создать письмо с помощью шаблонов или загрузить готовое в формате PDF, JPEG, PNG, TIFF, DOC, DOCX, XLS, XLSX.

Если получатель не зарегистрирован в сервисе, письмо доставят на бумаге. Его распечатают, упакуют в конверт и принесут уведомление, чтобы он получил письмо на почте. Если он зарегистрирован, под адресом появится уведомление, что письмо доставят в электронном виде.

Бывает так, что одно письмо нужно отправить нескольким получателям, например если в иске несколько соответчиков. Сервис позволяет добавить получателей, чтобы не повторять отправку.

Для обычной переписки обмен электронными заказными письмами не нужен. Но он пригодится, когда надо отправить уведомление человеку. Например, о возврате долга, выселении, продаже доли в квартире, проведении собрания собственников жилья и в других случаях, когда есть вероятность разбирательств в суде. Тогда человек не сможет заявить, что он не получил письмо.

Чтобы отправить письмо в организацию, достаточно ее названия, ИНН или ОГРН. Начните вводить их в поле «Получатель», и сервис предложит подходящие варианты. Останется ввести текст письма или загрузить уже готовый документ и приложения к нему.

Все отправленные письма останутся в личном кабинете в разделе «Исходящие». Отчет о доставке подтвердит вручение. Электронное письмо считается полученным, когда его открыли в приложении или на сайте.

Если вам прислали письмо, вот что можно с ним сделать.

Скачать со штампом электронной подписи. Такое письмо можно распечатать и принести в суд с иском. А можно сохранить в PDF и тоже отправить в суд в электронном виде через ГАС «Правосудие».

Поделиться письмом. Иногда это нужно, чтобы подтвердить отправку. Например, чтобы доказать, что вы отправили именно досудебную претензию, а не произвольный текст.

Есть два способа:

1. предоставить трек-номер или код доступа. Посмотреть информацию о письме можно будет по ссылке;
2. скопировать ссылку на письмо из личного кабинета, нажав на кнопку «Поделиться». Ее можно направить, например, через мессенджер или по электронной почте. При переходе по ней можно просмотреть письмо без трек-номера и кода доступа. Например, такой способ удобен, если нужно открыть судье доступ к письму, — он сможет убедиться, что ответчику направили именно иск, а не случайный текст.

По ссылке можно увидеть дату отправления, информацию об отправителе, данные получателя и адрес доставки, отчет о доставке письма и текст письма в виде PDF-файла.

Скачать чек об оплате. Например, чтобы суд компенсировал расходы на отправку писем.

Посмотреть отчет о доставке и уведомление о вручении, чтобы узнать, получил ли адресат письмо.

Если не хотите, чтобы письма из госорганов приходили в электронном виде, нужно отключить эту опцию. Для этого в разделе «Настройки» снимите галочку «Получать госпочту». Тогда вы сможете отправлять электронные заказные письма, а получать будете только бумажные.

«Электронные письма» экономят время: можно получить заказную почту не выходя из дома, отправить письма сразу нескольким адресатам, оформить доверенность на получение писем и посылок или документально подтвердить, что ваше письмо доставили адресату.

В сервисе много настроек. Если не хотите получать госпочту в электронном виде, можно в любой момент отключить эту функцию.

Есть только два минуса. Во-первых, без подтвержденного аккаунта на госуслугах зарегистрироваться не получится. Во-вторых, для работы сервиса нужен доступ в интернет и компьютер, смартфон или планшет.

Пользуясь «Электронными письмами», вы не сможете сказать в суде, что не получили повестку. Но по закону даже бумажное письмо будет считаться доставленным, если оно придет в почтовое отделение, а вы решите его не получать и истечет срок хранения  . Подробнее об этом — в другой статье в Тинькофф Журнале.