Как отправлять посылки и письма Почтой России

Я работал над новым сайтом Почты России и разобрался, как она устроена.

Многие мои знакомые считают почту неприятным местом, где можно час простоять в очереди, а потом еще столько же заполнять непонятные бланки. Но я убедился, что все не так страшно, если понимать, как работает почта.

В статье объясню, что можно отправлять Почтой России, как вести себя в отделении и какие есть альтернативы этому государственному сервису.

На первый взгляд, у Почты России много непонятных услуг: уведомление о вручении, опись вложения, наложенный платеж, объявленные ценности и какие-то классы отправлений. Разобраться в этом непросто, особенно если отправляешь что-то пару раз в год. Чтобы было проще, я отсортировал услуги по потребностям.

Вам нужно простое письмо. Купите на почте про запас несколько конвертов с напечатанными на них марками, каждый стоит 33—36 ₽ в зависимости от размера. Пишите письмо, вкладывайте пару фотографий, подписывайте адрес дедушки и бросайте в любой почтовый ящик. Почта доставит отправление в почтовый ящик адресата.

Документы лучше отправлять заказным письмом. Оно вручается адресату лично или его представителю по доверенности. Письму присваивается индивидуальный номер, по которому можно отследить его перемещения.

Купите в канцелярском магазине или в почтовом отделении конверт для листов А4 — такой формат называется C4. Если планируете отправлять письма регулярно, можно сразу взять упаковку из 50 штук. На маркетплейсах и в магазинах можно найти такие по 400—500 ₽, то есть один конверт обойдется всего в 8—10 ₽.

На почте купите марки номиналом 50 ₽, 10 ₽, 3 ₽, 2,5 ₽ и 1 ₽. Я обычно беру сразу на 500 ₽, про запас. Марки лучше иметь свои, потому что услуга по наклейке марок на заказные письма платная — от 5 до 25 ₽ в зависимости от региона. Печатайте договор, вкладывайте в конверт, пишите адрес и наклеивайте марки — 63 ₽.

Заказное письмо оформляют у оператора почтового отделения. Он присваивает письму номер отслеживания и взвешивает его, чтобы рассчитать стоимость доставки. Тариф будет выше 63 ₽, если вес отправления более 20 граммов — это два листа формата А4. В этом случае наклейте на конверт дополнительные марки — по 3,5 ₽ за каждые 20 граммов. То есть за отправку письма весом от 21 до 40 граммов вы наклеиваете марки на 66,5 ₽.

Если не купить марки заранее, а просто передать конверт сотруднику и заплатить в кассе, отправление будет стоить уже 81—100 ₽. Во-первых, оператор возьмет деньги за наклейку марок, а во-вторых, придется уплатить НДС. Марки как отдельный вид товара не облагаются НДС, а за почтовые услуги налог платить нужно.

Письмо доставят в почтовое отделение. Почтальон принесет в почтовый ящик получателя уведомление, что письмо пришло и его можно забрать. Можно не дожидаться уведомления и отслеживать письмо по номеру на сайте Почты России.

Чтобы документы дошли быстрее, можно отправить их письмом первого класса. Оно дороже — от 137 ₽ за отправление до 20 граммов, но идет действительно быстрее. Такие письма обрабатываются в приоритетном порядке, а для доставки используют даже самолеты. Например, письмо первого класса из Москвы и Санкт-Петербурга в областной центр на Урале или в Западной Сибири может быть доступно для получения через 48 часов после отправки. Кроме того, работники почты наклеивают на него марки бесплатно.

Вам нужно ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении. Такое отправляют только в отделении.

Чтобы ускорить процесс, заполните опись заранее на сайте Почты России. Чем выше оцените стоимость вложения, тем больше будет тариф за пересылку. Поэтому при отправлении документов лучше оценить их в 1 ₽.

Распечатайте опись, вложите в конверт с документами и отдайте оператору. Конверт не заклеивайте: сотрудница в отделении сверит документы в конверте с описью. После оформления письма она выдаст вам копию описи с печатью. Когда письмо придет адресату, вам в почтовый ящик вернется уведомление о вручении. Цена отправления такого письма — от 310 ₽ в зависимости от веса и объявленной ценности.

Опись и уведомление о вручении — это документы с юридической силой. Они доказывают, что в конверте было именно то, что вы отправляли, и всё дошло. Получатель не отвертится, что он получил ваше письмо. Если что, с описью и уведомлением можно идти в суд. Обычно с описью вложения отправляют досудебные претензии.

Книги, журналы и небольшие предметы вроде пары футболок отправляйте бандеролью. Стоимость бандероли зависит от веса, в среднем заплатите за нее 150—300 ₽.

Бандероль отправляют в отделении. Купите пакет для бандероли, напишите на нем адрес. Пишите адрес синей шариковой ручкой — гелевая размажется.

Если боитесь, что отправление потеряется, отправляйте ценной бандеролью с описью. Оценивать в 1 ₽ смысла нет, потому что в случае потери вам ровно столько и выплатят, а почтовый тариф за объявление ценности увеличится на 54 ₽, и еще 80 ₽ придется доплатить за опись.

После оформления оператор выдаст чек, на котором напечатан трек-номер — по нему можно отслеживать статус отправления на сайте Почты.

Если вы отправляете вещь, за которую хотите деньги, выбирайте бандероль или посылку с наложенным платежом. Заполните бланк на сайте Почты России и укажите, куда перевести деньги — на расчетный счет.

С наложенным платежом покупатель не обманет — ему не выдадут посылку, пока он не заплатит сумму платежа в отделении. Но если получатель передумает, отправление вернется к вам через пару месяцев и вам придется доплатить, чтобы его забрать.

Лучше предложить покупателю «Авито-доставку». Через нее можно отправлять товары и Почтой России. Если вам это удобно, когда покупатель будет оформлять доставку, попросите его выбрать в списке сервисов именно Почту России.

Когда покупатель оплатит товар и доставку, в чат придет сообщение от «Авито». В нем будет номер отправления. Когда вы придете в почтовое отделение, назовите его оператору и отдайте товар. Если вы не упакуете его заранее, оператор бесплатно найдет коробку или пакет и обмотает отправление скотчем. Обычно это занимает не более пяти минут.

Когда покупатель заберет товар в своем отделении, «Авито» пришлет вам деньги на карту. Если же покупатель не придет за посылкой или откажется от нее, она вернется в ваше отделение. Платить за обратную доставку вам не придется.

Если у вас есть большие и тяжелые вещи: книги, банки с соленьями, зимние сапоги и три кило конфет, — отправляйте их посылкой.

Заполните бланки на сайте Почты и распечатайте их.

Если отправляете что-то хрупкое, позаботьтесь о мягких упаковочных материалах. Я обычно перекладываю вещи опилками или сеном из зоомагазина. Чтобы упаковать все хорошо, я сначала покупаю на почте коробку, а вещи укладываю дома. Потом несу коробку в отделение вместе с бланками и отправляю.

Почта не примет посылку в «не своей» коробке, взять бесплатно в продуктовом магазине и сэкономить не получится. Покупать коробку на почте придется в любом случае.

Средняя посылка по России будет стоить 400—600 ₽. Оператор выдаст чек с трек-номером для отслеживания.

К сожалению, Почта России не идеальна. Сайт хороший, идеи просвещенные, но в отделениях и сортировочных центрах работают очень разные люди. У почты есть проблемы, о которых нужно знать.

Сильнее всего раздражают очереди в отделении. Иногда приходится стоять за посылкой полчаса и даже час. Очередь уходит то в одно окно, то в другое, кто-то лезет просто спросить, все ругаются.

Если увидите в очереди человека со стопкой одинаковых конвертов А4 — берегитесь. Это сотрудник организации пришел отправлять заказные письма с уведомлением о вручении и описью. Его одного могут обслуживать полчаса и дольше.

Еще имейте в виду, что обычно с 10-го по 20-е число каждого месяца в отделениях многолюдно: пенсионеры оплачивают коммунальные услуги. В другие дни там свободнее, особенно в будни до 16:00, когда все на работе.

Если хотите сэкономить время, рекомендую заранее заполнить данные об отправке и оплатить услуги через личный кабинет на сайте Почты России. Передать отправление оператору гораздо быстрее, чем делать все операции через сотрудника.

Чтобы не тратить время зря, я рекомендую записываться на прием на конкретное время. Сделать это можно на сайте Почты России или в приложении.

Услуга бесплатная. Чтобы ее получить, оформите электронную подпись. Можно прямо на почте заполнить бумажную анкету и показать оператору паспорт. Или сделать это дистанционно с помощью учетной записи на госуслугах.

Если вы ждете несколько отправлений, лучше получить их сразу. Установите приложение Почты России, введите в него трек-номера. Когда все посылки и письма прибудут в отделение, сходите и заберите их разом.

Отправляйте документы с курьером на «Юду». Чтобы документы дошли быстрее, я ищу курьера на «Юду». По Москве пакет А4 обычно доставляют за 500—700 ₽, но зато в тот же день, и ничего не теряется. «Юду» есть только в крупных городах.

Посылайте вещи курьерской службой. Часто отправления курьерской службой стоят дешевле и доходят быстрее, чем через Почту России.

Я регулярно отправляю документы «Сити-экспрессом», крупные грузы несколько раз высылал «Желдорэкспедицией».

Не используйте бумажные документы. Если вы предприниматель или фрилансер, договоритесь с клиентами обмениваться документами по электронной почте. Укажите это в договоре.

1. Держите дома запас конвертов и марок, чтобы отправлять письма самостоятельно.
2. Небольшие вещи и книги высылайте бандеролью. Большие и тяжелые вещи — посылкой.
3. Документы для государственных органов и компаний отправляйте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
4. Не отправляйте почтой деньги, хрупкие и ценные вещи, дорогие гаджеты.
5. Заполняйте бланки на сайте Почты России, распечатывайте и берите с собой.
6. Чтобы не терять время, записывайтесь на посещение на сайте Почты России или в приложении.
7. По возможности пользуйтесь курьерскими службами.