Каким должно быть рабочее место в офисе

Руководители компаний и ИП обязаны позаботиться о том, чтобы офис и рабочие места в нем были комфортными и безопасными.

Например, чтобы в помещении не было слишком шумно или душно, у сотрудников было место для обеда, а неподалеку от плиты стоял огнетушитель.

Расскажу, что и как нужно измерять, какие штрафы может получить работодатель за нарушение нормативов и как сотрудникам защитить свои права.

Первый документ, который человек подписывает на новой работе, — трудовой договор. Его обязательный пункт — условия труда на рабочем месте, а именно класс вредности, присвоенный специальной оценкой условий труда, СОУТ.

Если СОУТ не было, в трудовом договоре описывают рабочее место, указывают используемое оборудование и особенности работы с ним. А после проведения СОУТ заключают допсоглашение к договору, которым устанавливают конкретный класс вредности.

Необходимое качество условий труда и безопасности рабочего места должна подтверждать СОУТ — подробнее об этом я расскажу ниже.

Вот из чего складывается идеальное место работы.

С 2021 года общих требований к оборудованию рабочего места нет, но работодатель может зафиксировать собственные нормы и правила в локальных нормативных актах. Для этого, например, можно взять параметры и формулировки из СанПиН 2.4.3648-20 и 1.2.3685-21 для «организаций воспитания и обучения, отдыха и оздоровления детей и молодежи».

Требования к ПК. Диагональ экрана у компьютера или ноутбука в идеале должна быть не меньше 15,6 дюйма, или 39,6 сантиметра, а у планшета — не меньше 10,5 дюйма, или 26,6 сантиметра. Старые «толстые» мониторы с электронно-лучевыми трубками использовать больше нельзя.

Все устройства желательно ежедневно дезинфицировать антисептиком или спиртовыми салфетками.

Освещение рабочего места. Хорошо, если в помещении, где стоит компьютер, есть окна, а еще верхний свет и настольные лампы.

У любых лампочек есть коэффициент пульсации освещенности. Его сложно заметить на глаз, для этого используют специальные приборы. Коэффициент не должен превышать 5%. Последствия превышения довольно серьезные: расстройство сна, слабость, депрессия, сбои в работе сердца, дискомфорт.

На каждое рабочее место с компьютером должно приходиться не менее 4,5 м² общей площади помещения.

Если в офисе работает больше 30 человек, в нем должно быть отдельное помещение для кухни площадью не менее 12 м². На каждого сотрудника, который пришел на кухню, должно приходиться не менее 1 м² от общей площади, а на сотрудника, пользующегося инвалидной коляской, — 1,65 м². Таковы требования снипов к проектированию и строительству административных и бытовых зданий. Поэтому для работодателя, который арендует помещение под офис, это скорее рекомендация.

Еще, согласно снипам, на кухне должна быть раковина, холодильник и чайник или кулер для кипятка. Если сотрудники работают посменно и на каждую смену выходит не больше десяти человек, то обеденный стол можно поставить в гардеробной. Площадь такой обеденной зоны должна быть не меньше 6 м².

Режим работы и отдыха. Каждый сотрудник вправе сделать перерыв на обед от 30 минут до двух часов. Длительность перерыва фиксируют внутренние правила трудового распорядка или трудовой договор. Время перерыва не идет в счет рабочих часов.

Если сотрудник не может покинуть свое место и уйти на обед, работодатель обязан разрешить ему поесть на рабочем месте, причем время перерыва считать рабочим.

• Женщины из Солнечногорска обратились в суд с иском о взыскании задолженности по зарплате. По инструкциям, которые действовали в организации, сотрудникам запрещено было покидать рабочее место в течение 12-часовой смены.
• Обедать приходилось на рабочих местах, но работодатель за такой перерыв урезал зарплату: по его мнению, сотрудницы работали не 12, а 11 часов. При этом в трудовом кодексе указано, что у работника должен быть перерыв для отдыха и питания не менее 30 минут и не более 2 часов. А если по условиям производства перерыв вне рабочего места невозможен, работодатель обязан разрешить сотруднику отдыхать и есть прямо на нем.
• Московский областной суд встал на сторону женщин и обязал работодателя выплатить задолженность по зарплате.

В офисе обязательны огнетушители и инструкции по пожарной безопасности. Число огнетушителей зависит от площади помещений. В офисе они должны находиться не дальше 20 м от всех пожароопасных точек — например, от плиты на кухне. На каждом огнетушителе должен быть порядковый номер, дата зарядки и пломба на пусковом крючке.

Также работодатель должен оборудовать помещения автоматическими установками пожаротушения и пожарной сигнализацией.

В инструкции по пожарной безопасности должна быть такая информация:

1. Как нужно содержать территории, здания, сооружения и помещения, эвакуационные и аварийные пути и выходы, пути доступа пожарной охраны на этажи и крышу.
2. Порядок и нормы хранения и транспортировки пожаровзрывоопасных веществ и материалов, а также их эвакуации при пожаре.
3. Порядок, в котором нужно осматривать и закрывать офис в конце рабочего дня.
4. О местах для курения, проезде транспорта, применении открытого огня и других пожароопасных работ.
5. Как все должны действовать при пожаре: вызывать пожарных, пользоваться огнетушителями и автоматическими средствами тушения, выносить вещи и эвакуировать горючие материалы.
6. Как при пожаре открываются все турникеты и двери, останавливается оборудование и его вентиляция.
7. Порядок проверок пожарной безопасности помещений.
8. Ответственные за организацию спасения людей с использованием огнетушителей, автоматических систем противопожарной защиты, систем оповещения.
9. Ответственные за эвакуацию и взаимодействие со спасательными службами.

Если в офисе могут одновременно находиться 50 и более человек или на каждом из этажей расположено 10 и более постоянных рабочих мест, руководитель должен организовать разработку планов эвакуации людей при пожаре и повесить их на видных местах.

Уровень шума и вибрации на рабочем месте. В офисе должно быть тихо, чтобы работники не отвлекались на посторонние звуки, которые мешают сосредоточиться.

Можно замерять шумы:

• лифта;
• музыки — к примеру, в кафе и клубах на нижних этажах зданий;
• трансформаторных подстанций;
• холодильного оборудования и вентиляционных установок.

Измеряют шум аккредитованные организации специальными приборами — шумомерами. Результаты измерений сравнивают с нормативами из СанПиН 1.2.3685-21.

Уровень ЭМП. Электромагнитные поля излучают сотовые телефоны, вайфай, компьютеры и прочая техника. Сильное воздействие ЭМП вредит здоровью, а электромагнитное поле широкополосного спектра частот (5 Гц — 2 кГц, 2 кГц — 400 кГц) считается опасным производственным фактором.

Если помещение плохо проветривается, а кондиционеры не работают, то количество кислорода в воздухе постепенно снижается. Также на это влияют работающие компьютеры и, например, синтетическая мебель.

Уровень аэроионного состава воздуха в офисе измеряют с помощью аспирационных счетчиков, а предельные показатели зафиксированы в СанПиНе 1.2.3685-21.

Чтобы проверить условия труда, работодатель проводит СОУТ. Для этого обращается в специальные организации, аккредитованные Министерством труда РФ.

СОУТ не проверяет условия работы на удаленке, а также условия труда людей, которые работают на физлиц без статуса ИП, и сотрудников религиозных организаций.

Условия труда оценивают по специальной методике: исследуют и измеряют вредные производственные факторы, определяют, к какому классу относятся эти показатели, и формируют отчет.

Всего есть четыре класса условий труда:

1. Оптимальные условия. Все показатели в норме, вредных производственных факторов нет.
2. Допустимые условия. Вредные факторы есть, но их показатели в норме. За время отдыха между сменами состояние работника восстанавливается. Как правило, это самый распространенный класс условий труда в офисах.
3. Вредные условия. Уровень воздействия вредных факторов выше нормы, но напрямую жизни это не угрожает.
4. Опасные условия. Воздействие вредных факторов угрожает жизни, есть высокий риск развития профессиональных заболеваний.

Отчет по итогам проверки должны прочитать и подписать все сотрудники, иначе работодателя могут оштрафовать.

• Так произошло в деле, которое рассматривал Мосгорсуд. Ответственным за то, чтобы сотрудники прочитали отчет, назначили главбуха. Но во время проверки трудинспекцией оказалось, что подписи самого главного бухгалтера в документе нет. Организацию оштрафовали на 70 000 ₽, так как по закону ответственность за проведение проверки несет руководитель, а не сотрудник, которому поручили собирать подписи.

Проверки должны проходить планово раз в пять лет, а также после несчастных случаев или когда работодатель создает новое рабочее место. Но, если СОУТ не выявила вредные или опасные производственные факторы, работодатель может оформить бессрочную декларацию соответствия условий труда государственным нормативным требованиям. Она будет действовать до тех пор, пока не произойдет несчастный случай на рабочем месте.

Результаты СОУТ помогают улучшать условия работы: например, установить компенсации по трудовому кодексу, закупить средства индивидуальной защиты или определить, когда сотрудники должны проходить медосмотр.

Если человека принимают на новую должность, условия на которой еще не проверили по СОУТ, работодатель все равно должен описать рабочее место в договоре. Также он должен указать, что условия труда утвердят после проверки и пропишут в допсоглашении.

По закону работодатель не должен проводить медосмотр офисных сотрудников, если условия труда — например, излучение компьютеров — не превышают нормативные показатели.

При этом, если деятельность компании относится к сфере пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, медицинских или детских учреждений, то медицинские осмотры должны проходить все работники, независимо от их трудовых функций.

Государство строго следит за тем, чтобы работодатели обеспечивали достойные условия своим сотрудникам в соответствии с законами и нормативами. Поэтому в КоАП РФ предусмотрено немало штрафных санкций.

Если вы работаете в полутемном помещении, за стеной которого находится постоянно гремящий лифт, а обедать приходится за пять минут, можно обратиться в трудовую инспекцию. Написать обращение удобнее всего онлайн. Инспекция проверит условия труда и оштрафует работодателя, если найдет нарушения.

Если обстановка в офисе непосредственно угрожает здоровью или жизни сотрудника — например, офис находится в аварийном состоянии, температура в нем слишком низкая или высокая, — можно написать заявление на имя руководителя или непосредственного начальника и отказаться от работы.

1. Работодатель должен измерять параметры освещения, шума, электромагнитных полей и содержания кислорода при проведении оценки условий труда. Общих требований к рабочему столу или стулу в законах нет.
2. У работников обязательно должен быть перерыв на обед, и в офисе может быть оборудована кухня или обеденная зона. Если сотрудникам нельзя уходить, то обедать можно прямо на рабочем месте.
3. В офисе должны быть огнетушители, датчики дыма, схемы эвакуации и инструкции, как действовать при пожаре.
4. Работодатель должен проводить специальную оценку условий труда: планово раз в пять лет, а также если создается новое рабочее место или произошел несчастный случай.
5. За все нарушения работодателя штрафуют. Это может сделать трудовая инспекция — в том числе по обращению работников.