Отчетность ИП на УСН

Предпринимателям на упрощенной системе налогообложения (УСН) вести учет проще, чем на общей системе. Но им нужно заполнять отчетность для налоговой и других ведомств:

1. Вести книгу учета доходов и расходов.
2. Отчитываться за работников в налоговую и социальный фонд России — СФР.
3. Подавать уведомления о списании сумм с единого налогового счета — ЕНС — в налоговую.
4. В особых случаях — сдавать отчетность в Росстат, подавать декларацию по косвенным налогам и по НДС.
5. Сдавать отчет в налоговую по прослеживаемым товарам. Это касается некоторых импортных товаров: мониторов, проекторов, детских колясок и автокресел, холодильников. Отчитываться нужно, если в течение квартала были какие-либо операции с ними: купля-продажа, прием или передача в дар.

Рассказываем, как должны отчитываться предприниматели на УСН.

Для удобства мы собрали в таблице все отчеты, которые должен сдавать ИП на упрощенке. Вы можете скачать ее и распечатать.

Статистическое наблюдение бывает сплошное и выборочное — по отдельным видам деятельности или другим критериям, которые определяет Росстат.

Если ИП попал в выборку, то при проверке по ИНН или коду ОКПО на сайте Росстата появятся формы и сроки представления запрашиваемых отчетов. ИП обязаны сами проверять, попали они в выборку или нет. Если да — надо сдавать отчет. Срок сдачи определяется в приказе Росстата, которым утверждена статистическая форма.

Раз в 5 лет проводятся сплошные статистические наблюдения за деятельностью субъектов малого и среднего предпринимательства. В предыдущий раз оно было за 2020 год, в следующий раз будет за 2025.

Если крайний срок сдачи выпадает на выходной, он переносится на первый рабочий день.

Декларация по налогу на УСН. Подается раз в год до 25 апреля года, следующего за отчетным.

Декларацию можно сдать в бумажном или электронном виде. В бумажном — привезти в налоговую лично или отправить по почте, в электронном — через сайт налоговой службы или с помощью сервисов бухгалтерии.

Книга учета доходов и расходов (КУДиР). Она нужна, чтобы рассчитать налоговую базу по «упрощенному» налогу. КУДиР не нужно никуда сдавать — заполняйте ее и предъявите, если налоговая попросит при проверке.

Предприниматели на УСН «Доходы минус расходы» учитывают в книге все доходы и расходы. Расходы нужно подтвердить товарными накладными, актами выполненных работ, актами приема-передачи, чеками, квитанциями. ИП на упрощенке «Доходы» записывают в КУДиР доходы.

Книгу можно распечатать и заполнять вручную. Или вести в электронном виде, а в конце года распечатать уже готовую. Если вы начали вести книгу на бумаге, а потом решили перенести данные в компьютер, так и сделайте: это не запрещено.

По итогам календарного года нужно прошить КУДиР и пронумеровать листы. На последней странице указать, сколько всего листов в книге, подписать и заверить печатью, если она есть.

Уведомление о списании с ЕНС единого налога появилось с 2023 года. Налоги и взносы, которые платит ИП на упрощенке, кроме взносов на травматизм, теперь обязательно идут на один счет — ЕНС. Предприниматель вносит туда деньги посредством ЕНП — единого налогового платежа. При этом не указывает, что и в каком размере он хотел заплатить. Если срок сдачи декларации по налогу не наступил, ИФНС не знает, какую сумму списать в счет уплаты этого налога. Получится, что ИП не заплатил аванс по УСН вовремя, и налоговая начислит пени.

Когда подходит срок уплаты аванса по налогу по упрощенной системе, ИП должен сообщить налоговой, какую сумму списать с ЕНС в счет уплаты этого налога. Для этого и подают уведомление. В 2023 году еще доступен прежний вариант: уплатить по платежке на аванс, где, в частности, указать КБК и ОКТМО.

Если подать хоть одно уведомление, право уведомлять о налогах платежными поручениями теряется. С 2024 года все должны перейти на уведомления.

Уведомление — многострочная форма, оно позволяет одновременно сообщить о налоге по УСН, страховых взносах и НДФЛ с выплат работникам. По каждому платежу надо заполнить пять реквизитов: КПП, КБК, ОКТМО, отчетный период и сумма.

После заключения трудового договора или договора ГПХ с первым наемным работником ИП становится работодателем и должен сдавать отчеты за работников. Регистрироваться в СФР не нужно, для действующих работодателей это происходит автоматически. В качестве регистрационного номера для сдачи отчетов в СФР пока используется номер регистрации в бывшем пенсионном фонде. Его вы найдете в выписке из единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей — ЕГРИП.

Кроме этого, придется сдать еще несколько отчетов.

6-НДФЛ. Внутри года подается в налоговую ежеквартально — до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, а за год — до 25 февраля следующего года. Это обобщенный расчет по всем сотрудникам.

Начиная с отчета за первый квартал 2023 года действует обновленная форма 6-НДФЛ. В ней указывают доходы и суммы налога по всем ставкам: прогрессивной 13 или 15%, фиксированной 9, 13, 15, 30 и 35%, — начисленные и удержанные по всем сотрудникам, нарастающим итогом с начала года.

Еще в 6-НДФЛ указывают удержанные суммы по трем срокам уплаты налога. НДФЛ за 1 квартал указывают по срокам:

1. Налог с дохода, удержанного с 1 января по 22 января.
2. Налог с дохода, удержанного с 23 января по 22 февраля.
3. Налог с дохода, удержанного с 23 февраля по 22 марта.

Во втором и третьем квартале тоже будет по три суммы, а в четвертом — четыре. Четвертым сроком будет период с 23 по 31 декабря.

Приложения к годовому отчету 6-НДФЛ — справки о доходах и суммах налога каждого работника.

Если человек получил от вас доход, но возможности удержать налог не было, его доход тоже включается в 6-НДФЛ и на него составляется справка о доходах. Например, если ИП вручил покупателю неденежный приз за выигрыш в рекламной лотерее. Сумма неудержанного налога отражается в отдельной строке.

Расчет по страховым взносам (РСВ). Подается в налоговую каждый квартал — до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом. В нем показывают, сколько выплат ИП начислил сотрудникам и какова сумма страховых взносов с них. Потом налоговая распределит их на обязательное пенсионное страхование (ОПС), медицинское (ОМС), страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ). В РСВ указывают среднесписочную численность работников. В нее включают сотрудников, оформленных у ИП по трудовому договору или по договору ГПХ. ИП или самозанятых исполнителей по договорам ГПХ не включают.

Чтобы рассчитать среднесписочную численность, складывают число работников за каждый месяц и делят сумму на 12. Результат округляют до целого. В расчете много нюансов, поэтому, если работников много, лучше привлекать бухгалтера.

Уведомление о списании с ЕНС страховых взносов и НДФЛ. С выплат работникам ИП ежемесячно перечисляет страховые взносы и НДФЛ. С 2023 года НДФЛ и взносы, кроме взносов на травматизм, входят в единый налоговый платеж, который перечисляют одной суммой на единый налоговый счет. Поэтому в тех месяцах, в которых не сдают расчет по страховым взносам, налоговую уведомляют о распределении суммы с ЕНС на страховые взносы. Так делают в феврале, марте, мае, июне, августе, сентябре, ноябре и декабре. В апреле, июле, октябре и январе подавать уведомления не нужно, потому что взносы распределят по данным РСВ.

НДФЛ в 2023 году платят ежемесячно: до 28 числа за период с 23 числа прошлого месяца по 22 число текущего месяца, а также за 1—22 января. Налог за 23—31 декабря уплачивают до 31 декабря. Cроки сдачи 6-НДФЛ не совпадают со сроками уплаты. Поэтому по НДФЛ подают уведомление по каждому сроку уплаты: по одному с января по ноябрь и два уведомления в декабре.

Уведомление о распределении с единого налогового счета страховых взносов, НДФЛ и авансов по УСН можно подавать одним документом. Главное — уложиться в сроки по каждому налогу и взносу.

В 2023 году вместо уведомлений можете платить НДФЛ и взносы платежками с указанием КБК и ОКТМО, но вы лишаетесь этого права, если подадите хотя бы одно уведомление. С 2024 года все сдают только уведомления.

Персонифицированные сведения по физлицам (ПСФ). Подаются в налоговую каждый месяц — до 25 числа следующего месяца. В ПСФ указывают суммы, начисленные каждому работнику. Первый раз ПСФ сдают за январь 2023.

В отчет включают всех работников, которые оформлены:

1. По трудовым и гражданско-правовым договорам.
2. По договорам авторского заказа.
3. По договорам об отчуждении исключительного права.
4. По издательским лицензионным договорам.
5. По лицензионным договорам о предоставлении права использования произведений науки, литературы, искусства.

Если предприниматель заказал дизайнеру сайт и заключил с ним договор об оказании услуг, дизайнера тоже нужно включить в ПСФ, если он не самозанятый или ИП.

Единая социальная форма (ЕФС-1). Подают в СФР с 2023 года. Эта форма заменила отчеты СЗВ‑ТД, 4‑ФСС, ДСВ и СЗВ‑СТАЖ.

ЕФС-1 сдают в трех случаях:

1. Произошли кадровые события — например, прием, увольнение, перевод, заявление на электронную трудовую книжку.
2. Подаете отчет о страховых взносах на травматизм и о дополнительных взносах на пенсионное страхование.
3. Подаете сведения о стаже работников.

Если ИП принял или уволил работника, приостановил или возобновил трудовой договор, заключил или расторг договор ГПХ на оказание услуг, он должен сдать ЕФС‑1 и заполнить в ней только титульный лист, раздел 1 и подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности».

Каждый квартал ИП-работодатель должен сдавать ЕФС‑1 по взносам на травматизм. Срок сдачи: 25 апреля, 25 июля и 25 октября за истекший квартал, 25 января — за истекший год. В этом случае заполняют титульный лист и раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от НС и ПЗ».

Ежегодно, начиная с отчета за 2023 год, ИП‑работодатель должен сдавать ЕФС‑1 со сведениями о стаже работников — разделом 1 и подразделом 1.2 «Сведения о страховом стаже». Срок — 25 января года, следующего за отчетным. Еще ЕФС‑1 сдают, если работник выходит на пенсию.

Сведения о застрахованном лице — это форма, которую сдают в СФР. В ней указывают сведения о том, как работник хочет получать больничные и другие пособия из СФР: почтовым переводом или на банковский счет. Если работник выбрал банковский счет, указываются реквизиты этого счета, если почтовый перевод — указывается адрес.

Такие сведения подают на каждого нового работника, а также в случае, если сведения изменились. ИП сдает сведения в течение 3 дней с момента трудоустройства нового работника или получения новых сведений от действующего работника.

Сдать сведения о застрахованных лицах можно только электронно.

Если работников больше 10, то формы РСВ, 6‑НДФЛ, ПСФ, ЕФС‑1 можно сдавать только в электронном виде. За подачу на бумаге оштрафуют.

В некоторых случаях предприниматели на упрощенной системе налогообложения должны подавать дополнительные отчеты.

Статистика. Если предприниматель попал в выборку Росстата, он должен сдать отчетность по форме 1-ИП или 1-ИП(торговля). Чтобы проверить, зайдите на сайт Росстата и введите свои данные.

Декларация по косвенным налогам. Ее сдают предприниматели, которые ввозят в Россию товары из ЕАЭС: Беларуси, Казахстана, Армении и Киргизии. Отчитываться в налоговую нужно каждый месяц, до 20 числа, следующего за месяцем, когда импортные товары приняли к учету.

Декларация по НДС. Эту декларацию нужно подавать, если ИП на УСН по ошибке или сознательно выставил счет-фактуру с выделенной суммой НДС или выступил в роли налогового агента по НДС. Последнее бывает, если предприниматель покупает металлолом или макулатуру у продавца — плательщика НДС. Или если покупает или арендует землю, недвижимость напрямую у государства, региона или муниципалитета.

В этих случаях нужно отчитаться до 25 числа месяца, следующего за кварталом выставления счета-фактуры либо квартала совершения операции, по которой ИП стал налоговым агентом по НДС.

Декларацию по НДС, даже нулевую, сдают только электронно, на бумаге — нельзя.

Декларация по водному налогу. Ее подают, если есть основания для начисления, например при использовании воды из реки для полива полей. Декларацию сдают раз в квартал, до 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Отчет об операциях с товарами подлежащими прослеживаемости. Прослеживаемости подлежат товары из перечня, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 01.07.2021 № 1110. Туда входят мониторы, проекторы, детские коляски и автокресла, холодильники, автопогрузчики импортного производства. Прослеживание началось 8 июля 2021 года, поэтому отчитываться надо только по товарам, которые были ввезены на территорию РФ после этой даты.

Отчитываться нужно обо всех действиях с товарами: приобретение, получение в дар, продажа, передача в дар, утилизация, недостача или излишек, обнаруженные в результате инвентаризации. Отчет сдают в налоговую инспекцию.

ИП на упрощенке сдают отчет об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости, за кварталы, в которых были такие операции, до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Если операций не было, отчет сдавать не надо. Сдать отчет можно только в электронном виде.

Бывает, что ИП зарегистрировался, но предприниматель деятельность не ведет и доходы не получает. В таком случае он все равно сдает налоговую декларацию, ее называют нулевой.

УСН «Доходы». Предприниматели не заносят в нулевую декларацию уплаченные суммы страховых взносов и торгового сбора. Эти платежи уменьшают налог на упрощенке. При нулевых оборотах налога нет, поэтому уменьшать нечего.

УСН «Доходы минус расходы». ИП заносят в декларацию уплаченные страховые взносы и торговый сбор. При нулевых доходах эти расходы формируют убыток предпринимателя. Его можно учесть в расходах в будущем, за счет чего снизить налог на упрощенке.

Например, предприниматель в 2022 году не работал, заплатил обязательные взносы на пенсионное и медицинское страхование — 43 211 ₽. Доходов не было, поэтому год закончен с убытком 43 211 ₽.

В 2023 году ИП возобновил работу. Его доходы — 800 000 ₽, расходы — 500 000 ₽. При расчете налога за 2023 год можно дополнительно учесть убыток 2022 года — 43 211 ₽.

Получаем налог УСН: 15% × (800 000 − 500 000 − 43 211) = 38 518 ₽.

Этот убыток необязательно учитывать в следующем году: это можно сделать в течение 10 лет. Потом неиспользованный убыток сгорает.

Даже если у предпринимателя с нулевыми оборотами числятся только работники в отпуске за свой счет и он не начисляет им зарплату, отчетность все равно придется сдавать:

1. В СФР: форму ЕФС-1 ежеквартально по взносам на травматизм и ежегодно — по стажу.
2. В налоговую: ПСФ с нулевой зарплатой ежемесячно и нулевой расчет по страховым взносам, РСВ, ежеквартально.

А вот форму СЗВ-ТД сдавать не нужно — ведь с персоналом ничего не происходит.

Форму 6-НДФЛ при нулевой зарплате сдавать не надо — ее сдают, когда ИП начисляет доход в пользу физического лица. Иначе он не налоговый агент, а следовательно, не обязан представлять «нулевую» форму 6-НДФЛ.

Если предприниматель не вел деятельность, но забыл отправить работников в отпуск, по закону нужно начислять зарплату, платить с нее взносы и отчитываться по всем формам.

Если ИП всех уволил, сдавать отчеты не надо.

Если не сдавать отчетность вовремя или заполнять с грубыми ошибками, намеренно искажать данные — можно получить штраф. Собрали их все в таблицу.

Для неверного расчета по страховым взносам есть послабление. Если предприниматель подал этот отчет вовремя, штрафа за неточные данные можно избежать. Налоговая отправит уведомление об ошибках — и с этого момента у предпринимателя будет 5 дней на исправление документа, если он подавал отчет в электронном виде, и 10 дней — если на бумаге.

Если у предпринимателя много сотрудников или нужно отчитываться по НДС, в документах легко ошибиться. Законы меняются, статьи устаревают — из-за этого потом могут быть проблемы с налоговой. Мы рекомендуем не решать сложные вопросы по статьям из интернета и обратиться к опытному бухгалтеру.