Как хранить документы дома в полном порядке и ничего не терять: 5 советов
Чистота и порядок
10K
Фотография — nampix / Shutterstock / FOTODOM

Как хранить документы дома в полном порядке и ничего не терять: 5 советов

Выбросить лишнее и сделать электронные копии

13
Аватар автора

Дарья Большакова

иногда теряет документы

Страница автора

Иногда найти нужный документ — целый квест.

Например, если складываете в одну стопку квитанции на оплату ЖКУ, выписки из ЕГРН, паспорта на бытовую технику и дипломы, поиск нужного документа каждый раз превращается в мучение.

Расскажу и покажу, как организовать хранение бумаг на квартиру или дом. Эти же принципы применимы и к другим документам.

Рассылка для тех, у кого свой бизнес
Новости и кейсы для предпринимателей — в вашей почте дважды в месяц. Бесплатно
СОВЕТ № 1

Выбросить лишнее

Перед тем как раскладывать документы по папкам, стоит понять, что действительно нужно хранить, а что можно выбросить.

Сроки хранения бумаг

Тип документовСрок хранения
Правоустанавливающие документы на недвижимостьВечно
Договоры на подключение газа, электричества, интернета и т. д.Вечно
Гарантийные талоны и чеки на техникуДо окончания гарантийного срока
Инструкции на техникуМожно выкидывать по мере освоения техники — если инструкция понадобится еще раз, она наверняка есть на сайте производителя
Квитанции на оплату услуг ЖКХТри года — это срок исковой давности, в течение которого организации ЖКХ могут что-либо отсудить

Сроки хранения бумаг

Тип документовСрок хранения
Правоустанавли­вающие документы на недвижимостьВечно
Договоры на подключение газа, электричества, интернета и т. д.Вечно
Гарантийные талоны и чеки на техникуДо окончания гарантийного срока
Инструкции на техникуМожно выкидывать по мере освоения техники — если инструкция понадобится еще раз, она наверняка есть на сайте производителя
Квитанции на оплату услуг ЖКХТри года — это срок исковой давности, в течение которого организации ЖКХ могут что-либо отсудить
СОВЕТ № 2

Систематизировать документы

Критерии для систематизации зависят от количества документов и размера семьи. Приведу примеры возможных схем.

По службам. Например, по газу, электричеству, водопроводу. Такая система подойдет для частного дома, где бывает много документов на коммуникации.

По объектам недвижимости. Отдельно хранят документы на дом, квартиру, дачный участок и так дале.

По членам семьи. Для взрослых, детей и даже животных, если они у вас есть.

По степени востребованности. Например, так:

  • архивные документы, которые хранятся вечно и нужны редко: договор купли-продажи квартиры или дарственная;
  • базовые документы, которые нужны более-менее регулярно: выписка из ЕГРН или техпаспорт;
  • активные, которые «в работе». Это, например, неоплаченные квитанции за ЖКУ или договор на обслуживание газового оборудования, который надо перезаключить в ближайшее время.
В частном доме обычно несколько документов для каждого вида инженерных коммуникаций. Чтобы не путаться, лучше хранить их в отдельных папках
В частном доме обычно несколько документов для каждого вида инженерных коммуникаций. Чтобы не путаться, лучше хранить их в отдельных папках
СОВЕТ № 3

Придерживаться системы хранения

Варианты хранения зависят от объема документов и доступного места. Вот некоторые:

  • отдельные папки для каждой группы;
  • папки на кольцах подойдут, если документов много;
  • картонные или пластиковые коробки. Удобнее вертикальные — в таких быстрее найти нужный документ, чем в стопке;
  • файлы внутри выдвижного ящика. Папки складываем вертикально, а сверху наклеиваем стикеры, чтобы быстро вытаскивать важное;
  • портфель и кейсы — для самых важных документов. Портфель быстрее забрать в случае пожара.
Готовый органайзер с разделителями. Если на такой наклеить стикеры, будет еще удобнее
Готовый органайзер с разделителями. Если на такой наклеить стикеры, будет еще удобнее
Вертикальные лотки для бумаг удобнее горизонтальных, где документы лежат стопкой. Источник: ozon.ru
Если документов немного, подойдет такой органайзер. Можно сразу разложить все по группам и подписать. Источник: ozon.ru
Если используете уголки, лучше сразу наклеить сверху стикер с названием группы документов и сложить все вертикально, например, в коробку. Источник: ozon.ru
СОВЕТ № 4

Выбрать место в доме

В идеале важные документы хранить в сейфе, но хороший офисный сейф стоит от 10 000 ₽ и не всем захочется тратить такие деньги.

Самый простой вариант хранения — поставить коробки и органайзеры на открытые полки, но так документы окажутся у всех на виду. Такой вариант безопасен в кабинете или спальне, где обычно бывают только свои.

В целом сгодится любое недоступное для маленьких детей и домашних животных место, например выдвижной ящик стола или шкафа.

Прятать коробки с бумагами на антресолях не стоит — будет неудобно лазить за ними.

Ящики удобнее для хранения, чем полки: не нужно вытаскивать каждую папку, чтобы найти нужную
Ящики удобнее для хранения, чем полки: не нужно вытаскивать каждую папку, чтобы найти нужную
Документы систематизированы по папкам, папки — в коробке, коробка — в ящике
Документы систематизированы по папкам, папки — в коробке, коробка — в ящике
1/2
Ящики удобнее для хранения, чем полки: не нужно вытаскивать каждую папку, чтобы найти нужную
Если в комнате не бывает посторонних, а дети уже взрослые, можно и не прятать документы в закрытые ящики
Если в комнате не бывает посторонних, а дети уже взрослые, можно и не прятать документы в закрытые ящики
У одного из редакторов журнала документы хранятся в бумажных накопителях внутри такого старинного секретера
У одного из редакторов журнала документы хранятся в бумажных накопителях внутри такого старинного секретера
СОВЕТ № 5

Сделать электронные копии

Это удобно, если вы часто уезжаете из дома. В любой момент есть доступ к важным файлам и не нужно просить родных что-то искать.

Нет смысла сканировать все подряд — достаточно перевести в цифру только важные документы, которыми вы пользуетесь чаще всего.

Проще всего использовать формат PDF: он всегда читается, качество не ухудшается, а открывается в любом браузере. Конвертировать из других форматов в PDF удобно с помощью сервисов-конвертеров.

Электронные файлы можно собирать по папкам или объединять для собственного удобства.

Но с этим способом нужно не забывать про безопасность. Например, если храните в облачных хранилищах, следует устанавливать надежный пароль и регулярно его менять, а также внимательно следить за правами доступа.

Пример хранения на компьютере всего, что связано со страховками
Пример хранения на компьютере всего, что связано со страховками
Покажите и расскажите, как вы храните документы:
Комментарии проходят модерацию по правилам журнала
Загрузка
0

У меня в органайзере для документов и мне лично очень удобно. Раньше постоянно что-то где-то терялось

8
0

В пластиковых папках-конвертах по темам: "Квартира", "Образование", "Работа"

6
0

Лет 5-7 назад устраивался на работу, и пришлось перелопатить почти всю родительскую квартиру, чтобы найти все свои документы.
С тех пор все свои доки храню в отдельной папке, в определенном месте. Плюс сделал бумажные копии всех важных документов, чтобы в случае чего не было нужды искать принтер. И в дополнение храню электронные копии всех документов.

5
0

Надо сразу принять: сортировка займёт прилично времени — особенно если у вас собралось очень много бумаг.

3

Лилиан, Оно того стоит. Можно такое найти, чего и не ожидал )

2
0
Герой

На озоне по запросу "Органайзер папка для документов" очень удобные системы хранения для документов. Рекомендую

3
0
Герой
Отредактировано

По платежам за ЖКУ не соглашусь: личный опыт этого года показал, что их лучше оцифровывать и так же хранить вечно. Срок исковой давности, 3 года, действует если компания подаст на вас в суд. Куда проще повесить на вас долг за 2015+ годы и ждать: если долг в общей платежке, то оплачивать другие коммунальные услуги, минуя его, не получится

2
Герой

terezzonok, плюс есть вероятность, что придется например в суде доказывать фактическое пользование квартирой, а для этого необходимо предоставить платежки ЖКУ за весь период проживания. Так что да, лучше хранить вечно и именно в бумаге.

2
0
Герой

"Инструкции на технику - Можно выкидывать по мере освоения техники — если инструкция понадобится еще раз, она наверняка есть на сайте производителя"
Рекомендую выкидывать по мере выкидывания техники - инструкции уже может не быть на сайте производителя, может не быть сайта производителя, может не быть доступа к сайту производителя.

2
0

В картонных папках, с завязками, соответственно подписанные

0
0
Герой

Самое ценное хранится в кожаной папке-органайзере на молнии, очень удобно. Просто ценное разложено по файликам в обычной папке.

0
0
Герой

"Гарантийные талоны и чеки на технику - До окончания гарантийного срока"
Это если не пользуетесь страховкой "по предметам". ;)

0
0

и самое главное правило: не запускать и не бардачить
обработать документ в момент его поступления займёт, ну, пусть от силы 5 минут.
и будет это совсем незаметно.
на то, чтобы разобрать кипу документов, которая копилась годами, уйдут месяцы.

0

Сообщество