Как ИП избежать кассовых разрывов?

Сначала рекомендую проанализировать весь цикл товарооборота: закупка — хранение — продажа. Это поможет определить причины, по которым вы попадаете в кассовый разрыв. Возможно, у вас копится плохо реализуемый товар или вы часто позволяете покупателям покупать в рассрочку, а они не спешат возвращать долги.

Когда поймете причины, можно начинать с ними бороться. Например, если товар копится на складе, проанализируйте его продажи. Возможно, вы закупаете слишком много сезонного товара — значит, надо уменьшить объем закупки и устроить распродажу.

Дальше примите меры, которые помогут снизить риск появления кассовых разрывов. Например, начните вести платежный календарь  , подключите ЭДО или создайте финансовую подушку.

Все это нужно делать в комплексе — тогда вы будете готовы к расходам и вам не придется каждый раз вкладывать личные деньги. Расскажу подробнее про каждый этап.

Кассовый разрыв — это ситуация, когда ИП или компания должны заплатить контрагенту или по кредиту, а денег на счете не хватает. Чаще всего такое происходит, когда доходы не поступили в планируемые сроки.

Нехватка денег не обязательно означает, что бизнес убыточный. Деньги от контрагента рано или поздно поступят, но из-за просрочки платежа по контрактам у фирмы или предпринимателя могут быть неприятности.

Расчет кассового разрыва делают по формуле:

• ДС + П − Р = ОДС,

где ДС — остаток денег на начало дня, П — поступления в течение дня, Р — расходы, ОДС — остаток денег на конец дня.

Если после расчета получилось отрицательное значение ОДС, значит, у бизнеса есть кассовый разрыв. Если в компании нет конкретного платежного дня, расчет нужно делать каждый день.

В формулу можно добавить срочные незапланированные платежи. Например, прорвало трубу на производстве и пришлось вызывать мастера или появились дополнительные расходы при доставке товара. К таким платежам можно отнести 5—10% от суммы оплат в расчетном периоде. Тогда считать надо так:

• ДС + П − Р − (Р × 10%) = ОДС

Основной признак того, что у бизнеса начинаются проблемы, — отрицательный операционный денежный поток. То есть когда кассового разрыва еще нет, но компания тратит накопления.

Операционный денежный поток — это все платежи и поступления, связанные с работой бизнеса в течение месяца. В него входят:

1. Оплата от покупателей.
2. Закупка товара, офисные расходы.
3. Выплата зарплаты.
4. Уплата процентов по кредиту и налогов.

Если после расчета оказалось, что денежный поток по операционной деятельности отрицательный, нужно разбираться, какие доходы не поступили или какие расходы привели к убытку.

Причины кассового разрыва могут быть связаны с разными ситуациями, в том числе с сезонностью бизнеса, долгами перед контрагентами или клиентами, ошибками в закупках.

Дебиторская задолженность возникает, когда бизнес дает клиентам отсрочку платежа. Это считается выручкой, хотя компания или ИП еще не получили реальных денег. Получатель рассчитывает на эти деньги, закладывает в свой бюджет. Если контрагент не вносит оплату в оговоренный срок, а получателю пора платить за что-то, происходит кассовый разрыв.

Сезонность бизнеса тоже может стать причиной кассового разрыва. Например, мороженое чаще покупают летом в жаркие дни, товары для школьников — перед 1 сентября, а цветы — 8 марта. Во многих бизнесах бывает спад продаж в январе и мае, а рост происходит с октября по декабрь. Когда выручки нет, любые регулярные расходы становятся для бизнеса бременем и могут привести к кассовому разрыву.

Ошибки в закупках. Товар, который лежит на складе и не продается, — это замороженные деньги. Чем дольше он лежит, тем сложнее реализовать его по выгодной цене: он может выйти из моды, у него может заканчиваться срок годности. Поэтому важно обосновывать закупки, рассчитывать сроки реализации и следить за фактическими продажами.

Ошибки при планировании бюджета. В некоторых компаниях планируют бюджет на несколько месяцев вперед и часто слишком оптимистично. Например, рассчитывают, что новый товар заинтересует покупателей и за первый квартал года поступит выручка 5 млн рублей. Если ожидания не оправдаются и продать удастся только на 2 млн, из-за недостаточной выручки случится кассовый разрыв, ведь на расходы заложили 4 млн рублей.

Риск кассового разрыва существует всегда, но есть несколько способов снизить его вероятность. Например, подключить электронный документооборот — ЭДО, вести платежный календарь, накопить финансовую подушку и контролировать дебиторскую задолженность. Чем больше мер принято, тем меньше рисков уйти в минус.

Подключите ЭДО. Одна из причин, по которым задерживается оплата от клиентов, — отсутствие у дебиторов оригиналов документов. Например, их где-то потеряли или забыли. Этого можно избежать, если вести с контрагентом электронный документооборот.

Через ЭДО можно подписывать договоры, акты и накладные одновременно с покупателем. Документы никогда не потеряются, а электронная подпись имеет такую же юридическую силу, как и обычная.

Важно: использование ЭДО нужно оговорить в договоре с контрагентом.

Ведите платежный календарь — таблицу-прогноз денежных поступлений. Его ведут на основе прогноза поступлений, графика платежей поставщикам и контрагентам, анализа прошлых периодов. Обычно эти данные собирает бухгалтерия.

По платежному календарю можно определить, хватит ли денег на все плановые платежи. Например, на следующей неделе фирма ждет оплату от клиента, у него заканчивается отсрочка. В те же даты нужно выдать зарплату и заплатить по кредиту.

Планировать поступления лучше по пессимистичному сценарию. Я советую рассчитывать, что план доходов будет выполнен на 70%, а оставшаяся часть денег может не поступить. Этих поступлений должно быть достаточно, чтобы покрыть все планируемые расходы.

Платежный календарь можно вести в сервисах учета «Финтабло», «Планфакт» или любых таблицах. Не забывайте сверять план с фактом и корректировать значения, если в реальности они оказались другими.

Накопите финансовую подушку. Пандемия показала, что у каждого бизнеса должны быть накопления, которые помогут пережить времена турбулентности с меньшими последствиями. Финансовая подушка поможет выдержать не только форс-мажоры, но и, например, поломку важного оборудования, которое придется срочно ремонтировать.

Сумма, которую нужно накопить, зависит от регулярных расходов бизнеса, например на выплату окладов работникам или аренду склада. Полученную сумму умножьте на количество месяцев, которые бизнес может существовать без выручки. По моему опыту, обычно выбирают период от двух до шести месяцев.

С помощью платежного календаря подсчитайте, сколько сможете откладывать от поступлений раз в неделю. Хранить накопления можно на депозитах, в нескольких валютах.

Контролируйте дебиторскую задолженность. Отмечу основные моменты, которые нужно учесть в работе с дебиторской задолженностью:

1. Проверять деловую репутацию и финансовое состояние контрагента стоит до подписания договора об отсрочке платежа. Так можно исключить неблагонадежных клиентов и работать с ними только на условиях предоплаты.
2. Бизнесмену стоит заранее установить лимиты дебиторской задолженности, то есть максимальные суммы долга, которые вы можете допустить в работе с конкретным контрагентом или в бизнесе в целом.
3. Рекомендую поставить напоминания о платежах. Если у вас есть отдел продаж или бухгалтер, поручите им контроль за просрочками по дебиторским задолженностям.

Вы пишете, что вам приходится каждую неделю-две вкладывать деньги в бизнес, то есть у вас регулярно происходит кассовый разрыв. Вот что можно сделать в этом случае.

Поговорите с поставщиками о переносе даты оплаты и составьте график платежей.

Разработайте приоритетность платежей. Посмотрите, по каким платежам при их отмене или задержке бизнес понесет операционные, репутационные или финансовые риски. Присвойте каждому платежу рейтинг: платежи с высоким приоритетом оплачивайте в первую очередь, с низким — в последнюю.

Высокая приоритетность может быть у платежей:

• по кредитам и займам, так как из-за просрочки кроме начисления пеней пострадает еще и кредитная история;
• уплате налогов;
• закупке материалов, если перенос оплаты может привести к остановке производства.

Низкая приоритетность может быть для покупки новой офисной техники или оплаты обучения.

Возьмите заем. Вы можете обратиться в банк или взять в долг. Но за время пользования деньгами нужно будет заплатить проценты, то есть расход в итоге будет больше, чем временный доход. Учтите это.

Оформите овердрафт — краткосрочный возобновляемый кредит для бизнеса, который позволяет уйти в минус по счету при нулевом остатке. Его предоставляют банки. После погашения долга снова появляется возможность воспользоваться деньгами.

Бывают разные сроки овердрафта — в среднем от 30 до 60 дней. Например, срок предоставления овердрафта — 30 дней, а срок погашения — 45 дней. После выхода в овердрафт вы можете пользоваться лимитом овердрафта 30 дней, а погасить долг нужно не позже чем через 45 дней.

Воспользуйтесь факторингом — это финансовая услуга для бизнеса, который работает с отсрочкой платежа. Факторинг позволяет давать отсрочку платежа клиентам и при этом сразу получать большую часть суммы.

Чтобы не попадать в кассовые разрывы, рекомендую начать планировать поступления и расходы и вести платежный календарь: он поможет заранее увидеть возможный кассовый разрыв и что-то предпринять.

Обезопасить бизнес поможет финансовая подушка. Она пригодится не только при форс-мажорах, но и при любых непредвиденных тратах.

Кроме того, важно подобрать подходящий для вашего бизнеса финансовый инструмент, например овердрафт, заем или факторинг.