В трудный период компанию могут поддержать две вещи — продажи и управление расходами. От того, насколько грамотно бизнес управляет тратами, зависит прибыльность компании и ее устойчивость.

Чтобы понять, какими расходами в бизнесе можно вообще управлять, для начала нужно собрать все данные о тратах и провести глубокий анализ, который поможет принять правильные решения. В кризисное время оптимизировать траты нужно особенно аккуратно, чтобы случайно не сократить прибыль.

В этой статье расскажу, как построить процесс сокращения расходов, какие шаги и в какой очередности стоит предпринять. В зависимости от размера и сложности бизнеса процесс может занять от нескольких дней до нескольких недель.

Универсальная методика для сокращения расходов

Методика, о которой пойдет речь, актуальна для любого бизнеса, будь то услуги, продажи или производство. Она подходит разным компаниям, и использовать ее можно как полностью, так и частично. Например, если в бизнесе в целом дела идут хорошо и нет необходимости все максимально оптимизировать, можно обойтись упрощенной схемой из трех или даже двух шагов. Но результат от полной работы и анализа будет более эффективным.

Если использовать такой метод хотя бы иногда, можно сделать управление расходами компании более прозрачным и увидеть полную картину того, как в компании тратятся деньги, даже если ситуация в бизнесе не самая тяжелая.

Расскажу последовательно про каждый шаг.

Как вести бизнес без штрафов
Зарабатывать больше и не нарушать закон. Раз в месяц — в нашей рассылке для предпринимателей

Шаг 1
Собрать все расходы бизнеса

Прежде всего вам нужно понять, какие вообще есть траты в вашем бизнесе, и поднять историю всех расходов компании. Причем если есть цель сократить траты, стоит обратить внимание вообще на все расходы.

Если бизнес существует уже какое-то время, то есть и накопленная статистика расходов. Даже если в компании менялись направления или собственники, или бизнес новый и история расходов у него небольшая, все это тоже можно проанализировать. Важны только расходы прошлого периода, которые нужно аккуратно и внимательно собрать.

Достаточно взять данные за последние шесть месяцев. Если за это время в компании были какие-то изменения, которые повлияли на тип и размер расходов, можно взять среднюю статистику работы компании за более ранние периоды.

Каким образом поднимают расходы. Идеально, когда в компании есть подробная управленческая отчетность, в которой цифры расходов и поступлений разнесены по статьям движения денежных средств. Обычно такой учет ведется в онлайн-режиме и можно просто выгрузить данные за нужный период.

Пример отчета о движении денежных средств
Пример отчета о движении денежных средств

Но по разным причинам иногда в компаниях нет подобного учета, либо он ведется недостаточно глубоко и подробно. В этом случае придется потратить время на сбор всех расходов за последние шесть месяцев. При этом неплохо получить не только общую картину расходов, но и их разбивку по месяцам, бизнес-направлениям и способам оплаты.

Пример таблицы:

Количество и наименования столбцов свободное и зависит от того, что хочет проанализировать предприниматель
Количество и наименования столбцов свободное и зависит от того, что хочет проанализировать предприниматель

Для сбора расходов нужно выгрузить данные из всех учетных систем в компании, например из 1С, табличек в экселе и ЦРМ-систем. Потом вся информация по расходам сводится в единый источник, из которой уже можно делать необходимые группировки.

Чем подробнее будут итоги сборки, тем лучше для будущего анализа и принятия решений. Например, компания работает с разными поставщиками, и у каждого свои нюансы — кто-то работает по предоплате, а кто-то по постоплате, у кого-то цены чуть выше, но больше ассортимент, и поэтому у них компания заказывает чаще. Всю эту информацию нужно собрать в одном месте, чтобы потом иметь максимальное поле для анализа.

Итак, на этом этапе удалось собрать все расходы бизнеса за последние шесть месяцев. Переходим к следующему шагу.

Почему важно собрать вообще все расходы за период

Если у бизнеса есть задача просто понять среднемесячный уровень расходов компании или в среднем посчитать самые большие статьи расходов, такой подробный анализ не нужен. Например, в обычной операционной деятельности достаточно просто вести учет и хотя бы периодически делать группировки и срезы, чтобы понимать общую ситуацию.

Но в кризисной ситуации, когда нужно оптимизировать все возможные расходы, нужно получить максимально полную картину, потому что только с этой информацией можно принимать какие-то решения.

Бывает, что большое количество мелких и на первый взгляд незначительных расходов собираются при анализе в серьезную статью расходов компании. Частая статья для любого бизнеса — представительские расходы на развитие бизнеса, например бизнес-завтраки или обеды, расходы на прием партнеров и клиентов и так далее.

Иногда подобные траты не учитываются. Скажем, расходы на такси после поздней встречи с клиентом. Разовая сумма может быть незначительная — 1000 Р. Но если в течение месяца такие расходы происходят регулярно, например, 15—20 раз, то для компании это может накопиться в серьезную итоговую сумму — 15 000—20 000 Р.

Шаг 2
Сгруппировать расходы

Все расходы компании дальше нужно собрать в укрупненные статьи. Если есть управленческая отчетность, и все данные уже сгруппированы, переходите к следующему шагу.

В течение месяца компания может приобретать большое количество однотипных товаров и услуг. Это могут быть закупки товаров у поставщиков или приобретение разных комплектующих на продажу. Или, например, расходы на аренду, хозяйственные расходы, содержание оргтехники и тому подобное.

Примеры расходов и укрупненных статей

Ручки, карандаши, бумага для принтера, скрепки, скотч, замазки и тому подобное — все это можно отнести к крупной статье «канцелярия».

Тряпки для уборки, туалетная бумага, разный хозяйственный инвентарь, вода для кулера — статья «хозрасходы».

Самые частые статьи большинства компаний: закупка материалов и комплектующих, зарплата производственного и офисного персонала, рекламные и маркетинговые расходы, налоги, аренда, расходы на связь и ИТ, хозяйственные, представительские и другие траты.

По моему опыту подобные статьи часто оказываются сильно раздутыми. Разовая сумма за подобные покупки кажется небольшой, но такие расходы могут быть несколько раз в месяц. Если не вести онлайн-учет и не сводить траты в укрупненные статьи, окончательная картина расходов может быть неизвестна или сильно искажена.

Еще в любом бизнесе возникают расходы, которые непонятно куда отнести. Тогда появляется статья «прочее». Таких статей лучше избегать, потому что они мешают при анализе. Это такая помойка для расходов, куда сваливается все подряд, и проанализировать их невозможно.

К «прочему» часто относят какие-то разовые расходы, скажем, на привлечение консультанта по разработке каких-то систем для компании. Даже если трата разовая, лучше сразу ввести статью «расходы на внешних консультантов» и относить туда все траты, связанные с оплатой услуг консультантов.

Исключить такие статьи можно, составив список всех возможных статей расходов в компании. Лучше сразу включить статьи с запасом, которых сейчас в компании нет, но которые могут появиться в будущем. Например, в розничном бизнесе в момент старта может не быть расходов на ИТ-поддержку. Но при развитии сети магазинов появится необходимость в отдельном бэк-офисе, и тогда такая статья пригодится.

Часто сталкиваюсь с ситуацией, когда предприниматели пренебрегают этим нюансом и берут готовый список статей из интернета. Но потом это приведет к тому, что появятся расходы, которые некуда отнести. Лучше всего сразу разработать список статей расходов под специфику своего бизнеса.

Перед тем как перейти к следующему пункту, следует убедиться, что первые два были сделаны качественно. Иначе результаты всего анализа могут быть искажены. Если сборка и группировка расходов проведена максимально полно, предприниматель получает четкую базу расходов за последние шесть месяцев. Эта проделанная работа поможет быстрее принимать решения по управлению и оптимизации любых расходов в будущем.

В конце второго шага должна получиться группировка всех расходов в более крупные статьи и расшифровка трат, которые входят в каждую статью.

Шаг 3
Разделить траты на переменные и постоянные

В любом бизнесе есть переменные и постоянные траты. Постоянные расходы не зависят от продаж, они нужны для работы бизнеса в целом, как, например, плата за аренду офиса. Переменные траты напрямую связаны с продажами и производством, например, это затраты на сырье и расходные материалы.

Разделить траты на эти две категории нужно, чтобы понять долю расходов, которые зависят или не зависят от объемов продаж. Это даст возможность управлять тратами отдельно.

Расходы, которые зависят от объемов продаж, можно регулировать через поставщиков материалов и комплектующих — договариваться об отсрочках или постоплатах, регулировать ассортимент. А теми расходами, которые не зависят от продаж, можно управлять через их снижение или временный отказ.

Это разделение поможет глубже увидеть структуру расходов компании. Без переменных расходов невозможны продажи, но их тоже можно оптимизировать, если знать внутреннюю структуру. Постоянные расходы — самые тяжелые для компании, и их величину по возможности лучше сокращать, для этого тоже нужно знать их структуру. Если этого не делать, то не будет понятно, можно ли сократить тот или иной расход.

Например, компания арендует склад. На первый взгляд, это переменный расход, потому что склад нужен для хранения товарных запасов. Но при пристальном наблюдении выясняется, что на том же складе хранится офисная мебель. Если разделить складские расходы на переменные — хранение товаров, — и постоянные — офисная мебель, то можно прийти к новым решениям. Например, оставить небольшое место для хранения запасов и вывезти все остальное.

В конце третьего шага можно получить группировку из двух блоков статей бизнеса.

Пример группировки расходов на переменные и постоянные

Переменные расходыПостоянные расходы
Закупка материалов и комплектующихАренда офиса
Зарплата производственного персоналаЗарплата офисного персонала
Услуги сторонних консультантов (дизайнеров, художников, операторов, стилистов и т. п.) по производственным вопросамУслуги сторонних консультантов (аудиторов, юристов, ИТ и т. п.) по офисным вопросам

Первый — переменные расходы:

  1. Закупка материалов и комплектующих.
  2. Зарплата производственного персонала.
  3. Услуги сторонних консультантов (дизайнеров, художников, операторов, стилистов и т. п.) по производственным вопросам.

Второй — постоянные расходы:

  1. Аренда офиса.
  2. Зарплата офисного персонала.
  3. Услуги сторонних консультантов (аудиторов, юристов, ИТ и т. п.) по офисным вопросам.

Шаг 4
Проанализировать самые крупные расходы

Теперь в каждом блоке переменных и постоянных расходов выбираем две-три самые крупные статьи и начинаем анализировать нюансы.

Вероятно, вы слышали про закон Парето или принцип 80/20 — это правило, названное в честь экономиста Вильфредо Парето. В общем виде оно формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».

В нашем случае это значит: если выделить из общего объема статей 20% самых крупных по объему расходов, мы получим уже 80% результата.

При анализе смотрим на все изменения за периоды. Если есть динамика расходов по периодам, например, в среднем траты в месяц примерно одинаковые, а в двух-трех месяцах резкий спад или резкий рост, то нужно искать причины таких перемен. Возможно, это сезонность или смена ассортимента. Если причина не понятна сразу, нужно двигаться дальше и смотреть, например, на поставщиков и их цены, условия поставок и оплат. И после уже принимать решения: сокращать, отказываться или менять что-то в статье расходов.

В разделе переменных расходов частые статьи — это закупка материалов или комплектующих. Чтобы оптимизировать эти затраты, можно проанализировать поставщиков, их условия и цены, логистику и тому подобное. Вероятно, в компании давно привыкли к каким-то партнерам. Но если сравнить с рынком, то может выясниться, что появились неплохие альтернативы. Или, например, окажется, что за долгое время работы с одними и теми же партнерами их цены стали выше среднерыночных. Это всего лишь небольшой пример идеи для оптимизации.

По каждой статье расходов нужно принять следующие решения:

  1. Оставить или убрать.
  2. Если оставить, то снизить ли уровень затрат.
  3. Если снизить, то до каких пределов. И лучше сразу определить, при каких условиях можно вернуться к предыдущим уровням расхода.

Урезать можно даже сложные расходы

Для этого и делается глубокий анализ всех трат, чтобы увидеть не только итоги каждой статьи, но и ее влияние на общие результаты компании.

Например, по итогу анализа видно, что аренда офиса — это тяжелый постоянный расход для компании. Быстро отказаться от офиса невозможно, потому что это может повлиять на взаимоотношения с клиентами и на потенциальные продажи.

Но можно за какое-то время выбрать другой приемлемый вариант и параллельно проработать новое расположение с клиентами. Это поможет сохранить клиентскую базу, а может, и увеличить ее — если найти более удобное место с необходимой инфраструктурой. Примерно такую работу стоит проделать с каждой статьей расходов, чтобы оптимизировать ее.

В своей работе, например, с банками, я обычно использую методику периодических тендеров или зондирования рынка, чтобы узнать о новых интересных альтернативах. Раз в квартал собираю информацию о новых тарифах и услугах, новых предложениях банков, провожу выборочные встречи. В итоге можем поменять банк или условия сотрудничества с ним.

В некоторых бизнесах, например сети розничных магазинов, подобный анализ может и не дать ощутимых сокращений расходов. Например, быстро найти новое помещение не так просто. Но даже в такой ситуации можно проанализировать все договорные условия с арендодателем. И будет полезно, как в примере с переменными расходами, проанализировать рыночную ситуацию.

На этом этапе вы можете оптимизировать самые крупные статьи расходов компании — сокращать их, урезать или не трогать.

Шаг 5
Проанализировать остальные расходы

По аналогии с прошлым шагом дальше нужно провести анализ менее крупных статей. Этот пункт, пожалуй, самый утомительный и трудозатратный, потому что нужно погрузиться в самые мелкие статьи расходов.

Может показаться, что эффективность анализа мелких трат не так высока и можно ограничиться предыдущим шагом. Но если бизнес находится в сложной ситуации, не стоит пренебрегать такой возможностью. Этот шаг окончательно дополнит общую картину расходов компании и позволит понять, как ими лучше управлять.

В любой компании много небольших расходов — хозяйственных, расходов на интернет, обслуживание оборудования. Если не контролировать их динамику и хотя бы иногда не проверять условия работы, то можно не заметить, как расходы стали выше. Например, тарифы на услуги интернета периодически меняются, появляются новые провайдеры, которые предлагают более интересные условия. Это может грозить потерей реальных денег.

Как и в предыдущем шаге, по каждой статье расходов нужно принять следующие решения:

  1. Оставить или убрать.
  2. Если оставить, то снизить ли уровень затрат.
  3. Если снизить, то до каких пределов.

Что вы получите после анализа расходов

По аналогии с любой инвентаризацией результаты каждого шага должны получиться максимально четкие, прозрачные и подробные.

Вот как может выглядеть результат анализа расходов:

  1. Есть полный список расходов компании за выбранный период.
  2. Траты сгруппированы в более крупные статьи.
  3. Крупные статьи разделены на переменные и постоянные.
  4. Расходы проанализированы, и на основе анализа есть решения по оптимизации.

Уже в процессе сбора информации появляется масса интересных нюансов и возможностей, которые указывают, как бизнесу можно сократить расходы. Например, найти новые интересные тарифы и условия с поставщиками услуг, привлечь альтернативных партнеров. Такой анализ дает предпринимателю полную картину расходов бизнеса и возможность ими управлять.