Как вести электронные трудовые книжки

Бумажные трудовые книжки больше не нужны.

Сведения о том, что человека приняли на работу, повысили или уволили, передаются в Социальный фонд РФ — СФР — в электронной форме. Работник может оставить обычную трудовую книжку, а может отказаться от нее.

Специального термина «электронная трудовая книжка» в законодательстве нет. Так называют способ хранения сведений о том, где и кем работают люди. Обычно трудовой книжкой называют бумажную книжечку серо-зеленого цвета, в которую работодатели записывают, когда приняли человека на работу, перевели на другую должность или уволили. С 2020 года работодатели передают все это в СФР в электронном виде, а бумажные трудовые в некоторых случаях могут не вести.

Какого-то отдельного документа вроде оцифрованной трудовой, где бы хранились все сведения о работе человека, нет. Есть база данных, из которой можно сформировать выписку на конкретного человека. Это и называют электронной трудовой книжкой.

Каждый сотрудник может отказаться от бумажной трудовой, так как все сведения о его работе государство хранит в электронном виде. Тем, кто устроился на работу с 1 января 2021 года, трудовые в виде серо-зеленой книжки вообще не заводят.

В чем польза для работодателя. Работодателям проще вести электронный учет, вносить исправления и заверять копии, чем заполнять бумажные книжки. С цифровыми трудовыми книжками можно не переживать, что они потеряются или испортятся, а Роструд во время проверки решит, что они неправильно оформлены или не так хранятся.

В чем польза для работников. Работающий или когда-то работавший человек может в любой момент заказать сведения о своей работе в личном кабинете на сайте СФР или на портале госуслуг. Если работодатель исчезнет вместе с бумажными трудовыми, сведения о работе все равно можно будет подтвердить.

Работодатели обязаны отправлять в СФР подраздел 1.1 ЕФС-1, если приняли кого-то на работу, уволили, перевели на другую должность или получили от сотрудника заявление о том, хочет ли он перейти на электронную трудовую книжку.

При приеме работника ЕФС-1 сдают не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, а если работодатель решил его не издавать, то срок отсчитывают со дня заключения договора. При увольнении форму представляют не позднее ближайшего рабочего дня, следующего за днем приказа об этом. При постоянном переводе работника, присвоении ему новой квалификации с записью в трудовую, а также при подаче им заявления о выборе формы трудовой книжки отчет сдают до 25-го числа следующего месяца.

За не сданный вовремя отчет или ошибки в отчете СФР может выписать штраф от 300 до 500 ₽ директору или другому сотруднику компании, который обязан сдавать такие отчеты, или ограничиться предупреждением.

Локальные акты — это внутренние документы работодателя, которые регулируют кадровые отношения вместе с трудовым кодексом. Они не должны ему противоречить, но могут детализировать. Количество таких документов зависит от размера бизнеса. Обычно принимают правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании и другие акты. У микропредприятий их может не быть, закон это допускает.

Если есть отдельные положения о порядке приема сотрудников на работу, перевода на другую работу, увольнения, они должны соответствовать текущему порядку ведения бумажных и электронных трудовых книжек.

Вот основные правила:

1. При приеме на работу сотрудник может принести не только трудовую книжку, но и сведения о трудовой деятельности, если он отказался от бумажной трудовой. Форму можно получить у прошлого работодателя или в СФР.
2. Сотрудник вправе отказаться от бумажной трудовой книжки, а значит, правило о том, что ее нужно обязательно оформлять всем сотрудникам по основному месту работы, больше не актуально.
3. Работодатели обязаны выдавать сведения о трудовой деятельности по запросу сотрудников или при их увольнении, если эти люди отказались от бумажных трудовых книжек. Сведения можно выдавать в бумажном или электронном виде. Для электронных сведений нужна квалифицированная электронная подпись — КЭП. Если у работодателя ее нет, заводить не обязательно, просто нужно будет выдавать бумажные сведения.

Отдельным приказом желательно назначить сотрудника, ответственного за направление отчетов в СФР. Это может быть работник кадровой службы или бухгалтерии.

Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 — основа для формирования электронных трудовых книжек. СФР собирает все сведения о том, где, когда и кем работал сотрудник, в единую базу данных.

Отчет подают по всем сотрудникам, занятым по трудовым договорам, включая декретниц, иностранных граждан, тех, кто работает дистанционно и по совместительству, то есть сразу у нескольких работодателей. Если сотрудники работают по гражданско-правовым договорам, с 2023 года на них также сдают ЕФС-1 при заключении или расторжении договора.

В форме ЕФС-1 указывают:

1. На титульном листе — данные о компании или ИП, где работает сотрудник.
2. В подразделе 1 — сведения о работнике: ФИО, ИНН, СНИЛС.
3. В подразделе 1.1 — информацию о подаче заявления с выбором формы трудовой книжки и сведения о работе.

Вот какие сведения о работе нужно включить в отчет:

1. О приеме на работу с указанием структурного подразделения и трудовой функции.
2. О переводах на другую постоянную работу, тоже с указанием трудовой функции.
3. Об увольнении — должность указывать не надо, так как и так понятно, с какой должности человек ушел.
4. О присвоении работодателем работнику нового разряда, класса, категории, классного чина.
5. О приостановлении и возобновлении действия трудового договора.

Отчет подают в СФР, если у работодателя были эти кадровые события. Например, он принял нового человека на работу или повысил действующего. Если ничего не меняется, отчет сдавать не нужно.

Срок отправки отчета зависит от того, что произошло с сотрудником:

1. если приняли на работу или уволили, приостановили или возобновили трудовой договор, то не позднее следующего рабочего дня;
2. если перевели на другую работу, присвоили новую квалификацию или он подал заявление о выборе формата трудовой книжки, то до 25-го числа следующего месяца.

Форму отчета утвердил СФР, она едина для всех организаций и всех ИП с сотрудниками. Порядок подачи такой же, как другой отчетности в СФР: работодатели, у которых меньше 10 человек, могут сдавать отчет в бумажном или электронном виде, остальные сдают только в электронном.

Отказаться от бумажной трудовой книжки сотрудник может в любой момент, подав заявление. Временно безработные сотрудники с опытом официальной работы могут сделать выбор, когда вновь трудоустроятся. Если же человек впервые поступает на работу, то, начиная с 2021 года, выбора у него нет: работодатель по умолчанию заводит электронную трудовую.

Если сотрудник с опытом работы до 2021 года подал заявление о сохранении бумажной трудовой, он вправе передумать и отказаться от нее позже. Но после вернуться к ней не получится.

Если сотрудник подает заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодателю следует:

1. Сделать в трудовой такую запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». Последняя запись в трудовой книжке должна быть заверена, как это обычно происходит при увольнении сотрудника: работник, который отвечает за трудовые книжки, указывает свою должность, расписывается и ставит печать работодателя, если она есть.
2. Выдать трудовую книжку сотруднику на руки или отправить по почте, если он на это согласился.
3. Внести запись в книгу учета движения трудовых книжек.

Выдать или выслать трудовую книжку сотруднику, который перешел на электронный формат, нужно в течение трех рабочих дней после того, как он подал заявление.

Сотрудник забирает трудовую книжку домой и дальше может использовать ее, чтобы подтвердить сведения о работе до начала ведения электронной трудовой. Трудовую книжку лучше не выбрасывать, не сжигать и не терять, на случай если у СФР что-то куда-то пропадет.

Трудовые книжки нужно продолжить вести и хранить, как обычно, в двух случаях:

1. сотрудник подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки;
2. он не подавал никаких заявлений.

Если сотрудник с опытом работы до 2021 года не уведомил о выборе, считается, что он не хочет ничего менять, — до тех пор, пока не передумает. На таких нужно продолжить вести трудовые книжки. В СФР дополнительно ничего сообщать не нужно.

Вот что еще должен делать работодатель:

1. Хранить у себя трудовую книжку сотрудника.
2. Выдавать заверенные копии из нее по запросу.
3. Вносить в трудовую сведения о переводах и поощрениях.
4. Заполнять ее при увольнении и выдавать на руки после этого.
5. Вести книгу учета движения трудовых книжек. Форму книги (журнала) работодатель может разработать сам.

Если сотрудник передумает, он сможет написать заявление об отказе от трудовой книжки в любой момент и забрать ее.

Если человек впервые устраивается на работу, начиная с 2021 года бумажную трудовую заводить не нужно. Если у нового сотрудника есть опыт работы до 2021 года, работодатель должен проверить по записям в сведениях о трудовой деятельности или в бумажной трудовой, что он решил насчет трудовой книжки. Если он от нее отказался, заводить новую или продолжать старую не придется. Если же он сохранил трудовую книжку, работодатель продолжает ее вести.

Подать заявление о переходе на электронную трудовую можно только работодателю, а перед этим трудовые отношения следует правильно оформить — сделать запись о приеме в бумажной трудовой книжке.

Как проверить, что выбрал сотрудник. Новый работник может не помнить, подавал он прежнему работодателю какое-то заявление или нет. Если у него нет трудовой книжки, по записи в которой это можно определить, попросите его при приеме на работу представить сведения о трудовой деятельности.

В сведениях есть специальная отметка о том, что сотрудник решил насчет бумажной трудовой и когда подал заявление. Получить сведения человек может в СФР или у бывшего работодателя. Новый работодатель не вправе сам запросить форму в СФР.

Электронная трудовая книжка — это не какой-то отдельный документ, а совокупность записей в базе данных со сведениями о работе того или иного человека. Выписку из этой базы может выдать работодатель или СФР.

Работодатели включают в выписку сведения о работе человека в компании со дня трудоустройства и до дня обращения за выпиской, а в выписке из СФР будут данные по всем работодателям, которые передали сведения, начиная с января 2020 года.

Формы выписок утверждены приказом Минтруда РФ. Социальный фонд выдает выписку по форме СТД-СФР, а работодатель — по форме СТД-Р.

Вот как выглядит выписка из электронной трудовой книжки:

Работодатели выдают выписки со сведениями о трудовой деятельности только сотрудникам, отказавшимся от бумажных трудовых, в двух случаях:

1. по запросу — в электронной форме или на бумажном бланке с подписью и печатью, если есть;
2. при увольнении.

В форме СТД-Р будут все сведения о работе у текущего работодателя:

1. Дата приема и занимаемая должность.
2. Дата подачи заявления о сохранении бумажной трудовой книжки или о переходе на электронную — если человек его подавал.
3. Когда и куда его постоянно перевели.
4. Когда его уволили и по какой причине.
5. Присваивал ли ему работодатель новый разряд, класс, категорию, классный чин.

Сотрудник вправе попросить выдать ему выписку СТД-Р в электронном или бумажном виде. Срок — три рабочих дня.

Чтобы заверить электронную выписку, работодателю нужна КЭП. Если ее нет, нужно сообщить об этом сотруднику и предложить получить справку на бумаге или заказать в СФР.

Бумажную выписку можно выдать на руки или отправить почтой по просьбе сотрудника. Это актуально для дистанционной работы, сотрудников в декрете и на больничном. В заявлении о выдаче сведений нужно указать, в каком виде их выдавать и куда высылать.

Сведения о трудовой деятельности можно получить не только у работодателя, но и в СФР или заказать на сайте госуслуг. Это особенно удобно, если человек давно не работает, а для каких-то пособий нужна выписка из трудовой.

Выписку из СФР могут получить и те, кто отказался от трудовой книжки, и те, кто продолжает ее вести, — данные работодатели передают по всем сотрудникам.

Объем сведений в справке СТД-СФР не ограничен периодом с 2020 года. Из информационных ресурсов социального фонда должна подгружаться информация о трудовой деятельности работника до 31 декабря 2019 года. Однако в ней указывается только наименование работодателей и периоды работы у них.

Если нужно проверить, платил ли работодатель за сотрудника пенсионные взносы, нужно заказать извещение о состоянии лицевого счета в СФР.

Как получить электронную выписку. СФР может выдать выписку в электронном виде или в бумажном, если нужен документ со штампом:

1. В электронном виде на сайте СФР или через сайт госуслуг.
2. В бумажном виде в МФЦ или отделении СФР на личном приеме.

Чтобы заказать электронную выписку, нужна регистрация на сайте госуслуг. Это бесплатно. На выписке будет стоять электронная подпись сотрудника СФР — такой документ равнозначен бумажному с печатью.

Чтобы получить выписку на сайте госуслуг, нужно заполнить и подать заявление. Для этого достаточно авторизоваться на портале, личные данные подтягиваются автоматически. Выписку высылают на почту, которая указана в личном кабинете портала госуслуг.

Чтобы получить выписку на сайте СФР, достаточно зайти в личный кабинет, авторизоваться по данным от портала госуслуг и подать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Выписка откроется прямо на экране, ее также можно скачать в виде PDF-файла.

Как получить бумажную выписку. Иногда выписку нужно принести и показать кому-то или приложить к пакету документов, тогда электронный вариант не подходит. Выписку на бумаге с подписью уполномоченного лица можно получить в ближайшем отделении СФР или МФЦ. Объем сведений в ней будет такой же, как и в выписке, заказанной на портале госуслуг или в личном кабинете СФР.

1. Заставить сотрудников отказаться от бумажных трудовых нельзя.
2. Для тех, кто впервые устраивается на работу, бумажные трудовые книжки уже не оформляют.
3. Пока человек не принесет заявление об отказе от бумажной трудовой, ее нужно вести как обычно.
4. В СФР нужно сдавать подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Если человека приняли на работу или уволили, то отчет надо сдать не позднее следующего рабочего дня. В остальных случаях есть время до 25-го числа следующего месяца.
5. Если в трудовой деятельности сотрудников нет изменений, отчет сдавать не надо.