Как оформить разъездную работу?

Обсудить
Аватар автора

Николай

спросил в Сообществе

У меня небольшая компания. Часть сотрудников постоянно работает в офисе, это бухгалтеры и операторы. Но есть люди, которые в офисе почти не бывают: менеджеры по продажам, торговые представители, курьеры. Они практически каждый день выезжают по разным адресам в Москве и Московской области. Иногда не успевают вернуться в тот же день домой и останавливаются в гостинице.

Слышал, что подобная работа называется разъездной. Но какие профессии точно к ней относятся? Искал в законах перечень должностей и профессий с разъездным характером работы, но не нашел. Как компенсировать таким сотрудникам расходы на проезд и проживание? Для сотрудников, которые ездят в командировки, мы издаем приказы. А сотрудники с разъездной работой в поездках постоянно — не издавать же для них приказы каждый день.

Аватар автора

Надежда Шорохова

юрист

Страница автора

В законе не прописано, какие должности и профессии относят к разъездной работе. Вы должны сами утвердить такой перечень в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании. Также в локальном акте нужно прописать, как вы будете компенсировать расходы сотрудникам с разъездной работой — в какие сроки и по каким документам.

Что такое разъездная работа и чем она отличается от командировок

Разъездная работа — это работа, в ходе которой сотрудник постоянно выполняет свои обязанности вне места расположения компании или ИП. Так работают, например, курьеры, экспедиторы, водители, торговые представители, страховые агенты, выездные инженеры  .

Командировка — это периодические поездки сотрудника за пределы населенного пункта, чтобы выполнить определенную работу или задачи работодателя.

Если у сотрудника разъездная работа, его служебные поездки командировками не считают  .

Отличие разъездной работы от командировок

Разъездная работаКомандировки
Как часто бывают поездкиПостоянноПериодически
Перерывы между поездкамиМожет не бытьОбязательны
Как оформляют поездкуПриказ не нужен. В локальном акте должен быть прописан порядок оформления поездок, и его нужно придерживатьсяИздают приказ о направлении в командировку
Как оплачивают время поездкиВ виде окладаПо среднему заработку

Отличие разъездной работы от командировок

Как часто бывают поездки
Разъездная работаПостоянно
КомандировкиПериодически
Перерывы между поездками
Разъездная работаМожет не быть
КомандировкиОбязательны
Как оформляют поездку
Разъездная работаПриказ не нужен. В локальном акте должен быть прописан порядок оформления поездок, и его нужно придерживаться
КомандировкиИздают приказ о направлении в командировку
Как оплачивают время поездки
Разъездная работаВ виде оклада
КомандировкиПо среднему заработку

Как установить разъездной характер работы

Официально утвержденного списка должностей и профессий с разъездным характером работы нет. Работодатель сам указывает в коллективном договоре или локальном акте, у каких сотрудников работа разъездная. Также в локальном акте прописывают, как оплачивают связанные со служебными поездками расходы  :

  1. На проезд.
  2. Наем жилого помещения.
  3. Суточные. Их платят, если из-за транспортных проблем и характера выполняемой работы сотрудник не может каждый день возвращаться домой. Например, если согласование условий договора займет больше одного дня или автобус отменили из-за непогоды.
  4. Те, что работник понес с ведома или разрешения работодателя, например расходы на мобильную связь.

Можно не покрывать все расходы отдельно, а сразу установить надбавку к окладу, например 15—20%. Если установите надбавку, пропишите ее в локальном акте и трудовом договоре.

Также в локальном акте нужно прописать:

  1. Кто решает, куда и когда ехать сотруднику.
  2. Какие документы для поездки нужно оформить, например путевой лист.
  3. Какие документы и в какой срок должен представить сотрудник, чтобы подтвердить расходы, например билеты, квитанции, чеки, путевой лист, авансовый отчет.

После работников нужно ознакомить с локальным актом о разъездном характере работы под подпись  .

В трудовом договоре с работником нужно указать, что работа носит разъездной характер. Также надо прописать, что служебные поездки сотрудник совершает только по конкретной территории — Москве и Московской области. Если он поедет в другой регион, это будет командировкой  .

Образцы положения и маршрутного листа
Образцы положения и маршрутного листа
Образцы положения и маршрутного листа

Как оформлять поездки при разъездной работе

Направляя сотрудника в служебную поездку, действуйте в порядке, прописанном в локальном акте. Возможны два варианта:

  1. маршрут определяет руководитель;
  2. маршрут определяет сам работник.

Деньги на проживание, проезд и суточные можно выдать перед поездкой или на несколько поездок сразу — ориентируйтесь на локальный акт.

После поездки сотрудник должен отчитаться обо всех расходах, кроме суточных. Он должен сдать авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные расходы: проездные билеты, квитанции, чеки, счета. Точно так же, как если бы съездил в командировку.

Авансовый отчет можно сдавать по унифицированной форме АО-1 или форме, разработанной компанией  .

Отмечу, что компенсацию понесенных расходов на проезд, проживание, суточные до 700 ₽ в сутки за поездки по России не облагают НДФЛ и страховыми взносами. Но у вас должен быть локальный акт о разъездном характере работы и документы, подтверждающие расходы в каждой поездке. Если их не будет, придется платить НДФЛ и взносы  .

Если установите надбавку к окладу за разъездную работу, с нее нужно платить НДФЛ и страховые взносы в общем порядке.

Что в итоге

В трудовом договоре с сотрудником обязательно укажите, что его работа носит разъездной характер.

В локальном акте пропишите, как компенсируются расходы, связанные со служебными поездками.

По возвращении из поездки сотрудник должен в срок, установленный в локальном акте, сдать авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы.

Оформляли разъездную работу? Расскажите, какими документами:
Комментарии проходят модерацию по правилам журнала
Загрузка

Сообщество