Онлайн-кассы: тонкости и сложные вопросы

Про онлайн-кассы рассказали уже почти всё: кому они нужны, как их регистрировать, где покупать, сколько стоят и когда нужно менять. Но до сих пор некоторые считают, что не обязаны пробивать чеки, потому что якобы не принимают наличные. Или что Минфин обещал не штрафовать, если кто-то не успеет подключить онлайн-кассу.

Есть еще много нюансов, которые нужно знать, чтобы не попасть на крупные штрафы или не остаться без работы из-за претензий налоговой. Мы разобрались и рассказываем.

Да, интернет-магазинам и сервисам, которые продают инфокурсы или подписку и принимают оплату через сайт, картами или электронными деньгами, нужна касса.

В момент получения оплаты они так же, как и обычные магазины и продавцы, должны пробивать чеки и отправлять их покупателю.

Даже если клиент оплачивает ночью или в выходной, ему всё равно нужно отправить чек. И одновременно данные этого чека должны уйти в налоговую.

Эти требования действуют давно, но технически выполнить их было сложно. Не все могут круглосуточно дежурить возле кассы и пробивать чеки сразу после оплаты. Теперь такой аргумент не работает. Даже если получать деньги через сайт и вообще не держать в руках наличные, всё равно нужна касса и договор с оператором фискальных данных.

Это расчет с использованием электронных средств платежа.

Такие расчеты регулирует тот же закон, что и оплату наличными. Это понятно даже из названия закона.

Хотя деньги фактически поступают на расчетный счет, считается, что это поступление в кассу. В бухучете это оформляется специальной проводкой, где участвует касса. А для налогоплательщика это повод использовать онлайн-кассу.

Тот факт, что наличных фактически нет в обороте, не имеет значения. Нужно пробить чек, отправить его в налоговую и покупателю.

Раньше это было проблемой, но сейчас уже нет. Платежные сервисы и производители придумали решения, чтобы чек формировался автоматически и сразу уходил в налоговую, хоть ночью 31 декабря.

Есть варианты, когда владельцу бизнеса вообще ничего не нужно делать, даже покупать кассу. Можно арендовать ее и интегрировать с сайтом.

Или купить кассу в рассрочку, или платить не помесячно, а за каждый день использования.

Такие решения есть и у банков. Кто-то уже внедрил их, а кто-то только разрабатывает или договаривается с производителями. Можно уточнить в своем банке по поводу онлайн-кассы или открыть счет там, где всё готово, чтобы сэкономить время и деньги.

В таких случаях бумажный чек передавать не нужно. Его можно даже не печатать, а передать электронный чек. Это законно: уже есть устройства, в которых отключена функция печати и которые можно использовать только для расчетов через интернет. Такие кассы официально включены в реестр ККТ, но не подходят для обычной торговли.

Чек должен выдавать тот, кто принимает деньги. Если клиент оплатил товар на сайте и деньги получил магазин, то и чек выдает магазин.

Если была оплата картой через платежный агрегатор, можно выдать только электронный чек, а бумажный необязательно.

Курьерская служба выдаст отдельный чек за свою доставку, если ее оплачивают на месте.

Иногда бывает так, что курьерская служба принимает деньги и за товар, и за доставку. Так делают, например, в пунктах выдачи заказов. Тогда чек на всю покупку выдает служба доставки: в нем должны быть все реквизиты, включая названия товаров.

Получается, что у транспортной компании должны быть базы товаров всех интернет-магазинов, чьи товары выдаются или доставляются. Об этом нужно заранее позаботиться, если нет своих курьеров, иначе можно внезапно остаться без доставки.

Сначала Минфин говорил, что в таких случаях нужна касса. Потом уточнил, что до 1 июля 2018 года можно не использовать кассу и не пробивать чек.

Отсрочка работает только для электронных средств платежа: например, электронных денег, Клиент-банков и квитанций. При оплате картой даже через агрегатор на сайте нужно пробивать чек.

В статье 2 закона № 54-ФЗ есть четкий список, кто и когда может работать без ККТ. Под действие закона не попадают только переводы между счетами организаций и предпринимателей. Если покупатель физлицо, то исключения нет.

Система Клиент-банк тоже может быть электронным средством платежа.

Пока работает отсрочка, можно обойтись без кассы. Но лучше отправить запрос в налоговую, потому что письма Минфина — это не нормативный документ. Кто знает, может быть, завтра опять всё изменится.

С 1 июля 2018 года, даже если никто из сторон сделки не держал в руках наличные, а расчеты с физлицом происходили электронно со счёта на счет, всё равно нужна касса, чеки и договор с оператором фискальных данных. Технически не всегда можно вовремя пробить чек и отправить его покупателю. Минфин обещает что-то придумать.

Передать покупателю чек — это обязанность продавца. Когда продажа через розничную точку, всё просто: можно передать бумажный чек — нарушения нет.

Если покупатель просит электронный чек, он назовет адрес или телефон и получит все данные.

Если продажа через интернет, бумажного чека может не быть. Тогда нужно обязательно получить от покупателя данные, куда отправить электронный чек. Только так можно исполнить свою обязанность и не попасть на штрафы. Поля для такой информации нужно предусмотреть в форме заказа. При этом стоит получить согласие на обработку персональных данных.

Вычет при покупке кассы можно получить с 2018 года, но не всем. Это зависит от системы налогообложения и вида деятельности. Мы подробно рассказывали о том, кому положен вычет и как его оформить. По этому поводу приняли отдельный закон — он уже действует. Кроме вычета есть еще отсрочка.

Минфин действительно не раз говорил, что пока не будет штрафовать тех, у кого есть договор на поставку фискального накопителя, но производитель еще не поставил устройство.

Но это не значит, что штрафов точно не будет. Письма Минфина — это не нормативный документ.

По закону положен штраф, если нет онлайн-кассы, данные чеков не передают в налоговую или вообще их не пробивают.

Если нарушение обнаружат и захотят за него оштрафовать, письмо Минфина не спасет даже в суде. Тем более что там нет четких заявлений, ведомство всего лишь «полагает», что штрафовать не нужно, но ничего никому не обещает.

Условная отсрочка по поводу штрафов не может длиться бесконечно. Если полгода ничего не делать, а 30 июня заключить договор на поставку кассы, это вряд ли поможет. Лучше не надеяться на благосклонность инспекторов, а выбирать кассу, регистрировать ее и работать по правилам.

Кассы, которые не входят в реестр ККТ и не передают данные в налоговую, автоматически снимут с регистрации. Использовать их после 1 июля 2017 года нельзя. Это всё равно что работать вообще без кассы.

Налоговая узнает об этом моментально. Все кассы зарегистрированы, и 1 июля станет понятно, у кого осталась старая касса и где она установлена.

И что ее не заменили на новую и нет данных о чеках, тоже будет видно в автоматических отчетах. Скорее всего, именно к таким предпринимателям инспекторы придут с проверкой в первую очередь. Надеяться, что налоговики узнают нескоро или вообще не узнают, бесполезно и опасно.

Те, кто не использовали кассу, хотя должны, рискуют нарваться на внеплановую проверку по жалобе покупателя, которому не прислали чек. Еще налоговая может провести камеральную проверку и запросить данные в банке. Там будет видно, что на счет поступают деньги от физических лиц или платежного агрегатора. А дальше дело техники.

Кассовую книгу вести обязательно. Составлять приходные и расходные ордера тоже. А журнал кассира-операциониста и другие документы из постановления Госкомстата по желанию.

Нет, нельзя. На УСН нужно использовать онлайн-кассу. Этот режим налогообложения сам по себе не повод работать без кассы. Если бизнес на упрощенке не попадает в список освобожденных от использования ККТ, при расчетах наличными или картами нужно пробивать чеки, а с 1 июля 2017 года — отправлять их в налоговую.

Для расчетов по тому виду деятельности, где действует упрощенка, нужно применять кассу. При расчетах, которые попадают под спецрежим, можно пока не пробивать чеки через онлайн-кассу. Но совмещение режимов как таковое не отменяет новые правила.

Нет, нельзя. Торговля через интернет не попадает под ЕНВД. И под патент тоже не попадает. Поэтому для интернет-магазина в любом случае нужна касса и договор с оператором фискальных данных.

Правда в том, что только собирались. Такой законопроект внесли в думу архангельские депутаты, но пока его не рассматривали даже в первом чтении.

Раньше продавцам на рынках не приходилось выбивать чеки. Торговля на розничных рынках и ярмарках входит в список видов деятельности, при которых касса вообще не нужна.

Потом утвердили перечень товаров, которые придется продавать по чекам даже на рынках. И если теперь предприниматель продает носовые платки на ярмарке текстильных изделий, то сможет работать без кассы даже после 1 июля 2018 года. А если он на ЕНВД и продает платки для головы, в следующем году придется покупать кассу, подключать ее к интернету и передавать чеки в налоговую.

Если предприниматель работает на упрощенке и продает, например, ковры на рынке или мебель на выставке, касса нужна уже сейчас.

Без физической кассы можно работать через интернет. Тогда некому выдавать бумажный чек и можно отправить только электронный.

Аренда кассы и интеграция с сайтом. Можно арендовать кассу через платежный сервис, который предоставляет такие услуги. Их уже несколько, и они успешно работают. Но это всё равно стоит денег, иногда даже больше, чем физическая касса. Зато не нужен кассир, а система всё делает сама, как только узнаёт об оплате. Такое решение уже разработано для клиентов интернет-эквайринга Т-Кассы-банка. Можно настроить интеграцию с сайтом или даже группой в соцсетях через АПИ или ЦМС и арендовать кассу. Система сама сформирует чек и отправит его в налоговую, как только покупатель оплатит что-то через интернет.

Договор со службой доставки. Если служба доставки выступит платежным агентом и будет получать деньги от покупателей, чеки должна пробить именно она, а магазин не должен. В чеках должны быть наименования товаров, поэтому придется наладить обмен данными о заказах. Если обо всем договориться и правильно оформить документы, можно сэкономить, не нарушая закон.

Может быть штраф 30 тысяч рублей и даже больше. А потом могут вообще закрыть на три месяца. В итоге работать без кассы обойдется дороже, чем один раз всё правильно сделать.