Как я храню в «Телеграме» всю свою жизнь

В какой-то момент я заметил, что мой список дел более чем наполовину состоит из сообщений, которые мне прислали в «Телеграме».

Когда заказчик что-то писал в чате по проекту или моя супруга присылала список покупок в магазине, я каждый раз копировал их сообщения, заходил в приложение с задачами и вставлял текст. Затем выбирал категорию — «Работа» / «Семья» — и в некоторых случаях устанавливал напоминание. Это отнимало не очень много времени, но казалось бесполезным занятием. Тогда я решил попробовать вести список дел прямо в мессенджере.

Я перепробовал все популярные решения для таск-менеджмента — от простых «тудушек» до систем управления проектами, — и во всех случаях сталкивался с каким-то критичным недостатком.

Например, в сети можно найти специальные чат-боты, предназначенные для хранения заметок и напоминаний. Некоторые из них предоставляют достаточно широкий функционал и потому выглядят привлекательно. Но у чат-ботов есть ряд серьезных минусов, из-за которых я не рекомендую ими пользоваться:

1. Неудобно хранить и использовать информацию. В ботах, которые мне удалось проверить, приходилось совершать слишком много действий для управления контентом.
2. Есть большой риск потерять свои данные. Чаще всего такие боты сделаны «на коленке» энтузиастами, которые изучают разработку или собирают для себя портфолио. Так как люди не готовы платить за подобные решения для хранения информации, а на поддержку бота нужны ресурсы, в какой-то момент его создатели просто отключают сервер — и он перестает работать. Поэтому, доверяя свои заметки и напоминания чат-боту, вы, скорее всего, однажды потеряете все данные, которые там хранили.

«Телеграм» же прост, надежен и расширяем. Он похож на «Эксель» или «Ноушен» — то есть на инструмент, в котором вы сами создаете структуру. С одной стороны, в нем не будет ничего лишнего, если это вам не нужно, а с другой — по мере роста количества задач или заметок вы легко сможете расширить функциональность своей системы хранения данных.

В отличие от специализированных программ для таск-менеджмента, мессенджер имеет ряд преимуществ.

Скорее всего, вы уже используете «Телеграм». В таком случае вам не придется устанавливать какое-то приложение и разбираться в новом интерфейсе. Все, что нужно для создания удобного таск-менеджера, уже установлено на вашем устройстве.

Мессенджер всегда на виду. Не возникнет ситуации, когда вы записали «Не забыть поздравить коллегу с днем рождения», но забыли зайти в приложение, где хранится этот список.

Поставить задачу или напоминание так же просто, как отправить сообщение. Некоторые ваши задачи уже там: скорее всего, часть повседневных дел записана в чате с вашим близким человеком. Например, просьба что-то докупить в магазине или сообщение о планах в выходные.

Предсказуемая и надежная работа приложения. Во-первых, это стабильная компания. В отличие от проектов с меньшей аудиторией, он в обозримом будущем вряд ли закроется, устроит ребрендинг, переключится с аудитории B2C на B2B или сильно урежет функционал. Во-вторых, «Телеграм» чисто технически работает лучше многих приложений: он почти не тормозит и стабильно синхронизируется с другими устройствами. Для сравнения: в других программах поисковик хуже ищет нечеткие совпадения слов, скорость работы ниже, да и косяков достаточно.

«Телеграм» бесплатный. Базовых функций, за пользование которыми не нужно платить, вполне достаточно для организации хранения задач и другой информации.

Использовать мессенджер как буфер обмена между телефоном и ПК. Для этого достаточно отправить себе файл с одного устройства и скачать его на другом.

Сделать группу для полезных материалов. Для этого нужно создать группу с собой одним, включить в настройках группы «Темы» и с их помощью разбить группу на подгруппы. В этой частной группе удобно складировать свои материалы. Пусть вас не смущает, что при создании группы «Телеграм» требует кого-нибудь в нее пригласить: добавьте бота или любого друга, и сразу после создания его можно будет исключить.

По такому же принципу можно сделать общие списки дел: для этого нужно создать канал, пригласить в него друзей и дать им права админов. Для каждого канала и группы можно настроить уведомления: поменять звук, сделать всплывающее окно.

Использовать отложенные сообщения как напоминания. Можно отправлять себе задачи, которые нужно выполнить, — то есть делать напоминания. Все отложенные сообщения тоже можно посмотреть одним списком. К тому же вы можете добавлять дела и напоминания не только текстом, но и в других форматах: записать и отправить себе голосовое сообщение или видео с камеры. Например, я использовал эту возможность для рабочих задач — отправлял себе видеосъемку багов на сайте.

Категоризировать задачи при помощи иконок, реакций и хэштегов. Например, когда задача выполнена, можно поставить соответствующую реакцию, отредактировать сообщение и отметить эмодзи с галочкой или просто его удалить. Можно также включить комментарии, чтобы добавлять в них дополнительную информацию.

Использовать закрепленные сообщения для самого важного. В каждом канале можно закреплять сообщения, а в них помещать важные задачи или заметки — тогда они всегда будут на виду. Закрепленные сообщения можно посмотреть одним списком. Кроме того, можно закреплять и сами каналы вверху списка чатов.

Категоризировать каналы и чаты при помощи папок. Можно создавать папки, что позволяет разложить каналы и группы по базовым категориям: «Работа», «Семья», «Хобби» и тому подобное.

Итак, в какой-то момент я заметил, что мой список дел во многом состоит из сообщений, которые я скопировал из чатов «Телеграма». Тогда я решил упростить себе задачу и стал пересылать сообщения с мелкими просьбами в чат с самим собой — в «Сохраненные сообщения». Чтобы не забывать регулярно его проверять на предмет задач, ожидающих решения, я закрепил сохраненки в самом верху списка чатов.

Тогда в этот же чат я отправлял еще всякие ссылки и картинки, не имеющие отношения к делам. То, что задачи шли вперемешку с личным контентом, меня не беспокоило: все равно каждый день я сортировал сохраненки по пути на работу и с работы, пока был в общественном транспорте.

Я делал это так: выделял задачи, висевшие над какой-нибудь смешной картинкой, которую я себе отправил, и пересылал заново в этот же чат. Старые сообщения после этого я удалял. Иногда, чтобы не нарушать порядок, в котором шли задачи, вместо добавления нового сообщения я редактировал старое. Таким образом задачи оказывались в последних сообщениях чата и были у меня на виду.

Сначала я использовал этот чат только для мелочей типа «снять показания счетчиков», а более серьезные дела продолжал записывать в таск-менеджер и календарь. Но как только я понял базовые механики «Телеграма», уже на этих мелочах почувствовал, насколько работа с задачами стала быстрее и удобнее.

Это оказалось в разы эффективнее любого другого таск-менеджера: сохраненки всегда были перед глазами, и все, что было записано в этом чате, не забывалось и выполнялось в срок. Тогда я начал хранить в мессенджере более крупные задачи по работе, идеи, планы и так далее.

В какой-то момент мне стало недостаточно функционала «Сохраненных сообщений». В рабочем таск-трекере мне ставили задачи, и чтобы не копировать их вручную в свой список задач в «Телеграме», я решил подключить бота IFTTT, который бы делал это за меня. IFTTT — это сервис для автоматизации, при помощи которого можно связывать самые разные приложения, социальные сети, облачные хранилища и задавать условия обработки информации.

Когда я решил подключить бота, столкнулся с ограничением «Сохраненных сообщений»: в этот чат нельзя пригласить других участников. Проблему я решил так:

1. Настроил отправку уведомлений о новых задачах из рабочего таск-трекера себе на почту.
2. Создал приватный канал, дал ему название, поставил красивую иконку и закрепил в списке чатов. В этот канал я добавил бота.
3. Настроил сервис IFTTT, чтобы он мониторил в моей почте письма с определенными ключевыми словами и пересылал их в «Телеграм».

В итоге в моем новом канале появлялись сообщения с названием задачи и ссылкой на нее, которая вела в рабочий таск-трекер.

Для общих домашних дел я тоже создал отдельный канал, куда пригласил жену. Теперь сообщения типа «помидоры, лук красный, петрушка, сыр» из нашего диалога перекочевали в отдельный обезличенный канал.

В этом канале мы оба администраторы, то есть можем редактировать все сообщения. Там мы составляем список покупок — он находится в одном сообщении, которое мы оба редактируем.

Никто из нас не следит за тем, чтобы удалять неактуальное, потому что канал как тетрадь — перевернули страницу и пишете дальше. А актуальность понятна по дате сообщения. Это самое важное отличие мессенджера от классического to-do-листа: старое само уходит наверх, «в прошлое», и можно особо не заморачиваться с актуализацией.

Разве что иногда в некоторых каналах я удаляю старую информацию, которая может ввести в заблуждение. К примеру, в канале, посвященном путешествию, лежал документ со старой страховкой. После получения нового полиса путешественника я загрузил его в этот канал и удалил старый.

В итоге в какой-то момент у меня появилось около 30 приватных каналов для хранения разных данных. Уже тогда мне казалось, что такое решение выглядит немного топорным: по сути, кроме пары каналов с задачами, в остальных просто хранились заметки. Но складывать книги, фильмы, документы, софт, идеи в одном месте — не вариант, так как там очень сложно что-то отыскать.

Чтобы оптимизировать хранение своих заметок, я пробовал использовать хэштеги. Но чтобы поиск по ним работал эффективно, нужно было отдельно держать реестр хэштегов. Каждый раз, делая новую запись, мне надо было лезть куда-то, чтобы посмотреть, как я записал это в прошлый раз, иначе было неясно, как написать — #фильм, #фильмы или #кино. Это было не очень удобно.

В 2023 году с появлением возможности добавлять темы/топики в группах «Телеграма», где состоит только один человек, мне чисто технически стало проще организовать удобное хранение. Я смог сделать свою систему более изящной и понял, что этот подход можно кому-то порекомендовать.

На данный момент у меня есть один канал для текущих задач — я назвал его Inbox — и одна группа для всего остального, она называется «Органайзер». Все свои каналы я помечаю постфиксом «| my» в названии, так что их список можно получить, введя в глобальном поиске «Телеграма» «| my».

Inbox — это как папка «Входящие» в почте или «Загрузки» на компе: туда закидывается все, что потом необходимо разобрать. Это может быть задача, которую нужно сделать, или ссылка на статью, с которой я потом детальнее ознакомлюсь и перешлю в группу «Органайзер», а там распределю в тему «Заметки». Также я использую Inbox, чтобы, например, переслать скриншот с телефона себе на ноут, после чего обычно сразу удаляю это сообщение.

Я стараюсь, чтобы последним сообщением в Inbox была текущая актуальная задача, чтобы сразу видеть ее в списке чатов. А чтобы ничего не забыть, я ставлю себе напоминания с помощью отложенных сообщений внутри этого канала.

Задачи, которые нельзя сделать прямо сейчас, остаются лежать в Inbox. Со временем их вытесняют более актуальные дела. Если старая задача становится актуальной, я нахожу ее и пересылаю в этот же канал, чтобы она стала видна, либо просто заново пишу и отправляю себе сообщение. Часть долгоиграющих задач, которые изначально были в Inbox, позже отправляется в «Органайзер» — в топик по проекту под них.

Еще в таком канале можно включить комментарии и расписывать в них, например, подзадачи. Группу для комментариев, которая создается автоматически при включении возможности комментирования, можно поместить в архив, чтобы ее уведомления не мешали. Но я от такой опции отказался: попробовал в течение месяца и понял, что практически не пользуюсь этой функцией.

Иногда я листаю Inbox и удаляю старые записи либо перекидываю их в тематический канал — например, когда стою в очереди, еду куда-нибудь или жду заказ в кафе. Но вообще, мне достаточно того, что старые записи уходят наверх и на виду остается только актуальное.

«Органайзер» — это замена многих отдельных каналов. Сообщения разделены по темам/топикам, и с их помощью я группирую весь контент, который там находится.

«Органайзер» я использую в одиночку: в этой группе нет никого, кроме меня. Если у меня возникает необходимость поделиться содержанием топика, я просто пересылаю все сообщения из него в новый чат, группу или канал.

Кроме тематических топиков в «Органайзере» у меня есть топик Done — туда я пересылаю сообщения с выполненными задачами. Раньше я просто удалял сообщения с закрытыми задачами, но недавно мне начало казаться, что я мало успеваю, вот и решил начать фиксировать, что сделано.

Перед тем как вы испробуете эту систему, необходимо навести в «Телеграме» порядок. Многие люди грешат тем, что подписываются на каждый второй канал. Мне доводилось наблюдать, как у некоторых знакомых весь главный экран приложения завален пабликами и группами с большим количеством участников. В них постоянно публикуются новые сообщения, и эти группы как будто в режиме реального времени борются за первое место в списке чатов. Из-за этого переписка с другом очень быстро идет «на дно», и приходится каждый раз прокручивать вниз пару экранов, чтобы ее найти.

В огромной куче уведомлений становится невозможно отыскать действительно важное, и на этом этапе некоторые пользователи решают вообще отключить все уведомления приложения. В итоге мессенджер превращается в помойку из нерелевантного контента, сомнительных ботов и спама, что вызывает нежелание им пользоваться.

Если у вас похожая ситуация, вам вряд ли будет удобно использовать систему хранения информации, которую я предлагаю. Для начала вам придется немного разгрести и упорядочить ваши каналы и чаты. В этом вам помогут две функции — «Архив» и возможность создавать папки.

Что делаем.

Создаем папки и раскладываем по ним каналы и чаты. Если у вас еще нет ни одной папки, для начала вам понадобится зайти в «Настройки» и создать их. Затем нужно разложить каналы и чаты, на которые вы подписаны, по соответствующим категориям.

«Телеграм» сам по умолчанию предлагает хорошие варианты группировки уже имеющихся у вас чатов, например папку «Личные» для личных переписок. На этом этапе стоит вынести в отдельную папку всех ботов, а также объединить группы и каналы, например по темам.

Добавляем чаты и каналы в «Архив». Не бойтесь кидать каналы в «Архив»: все, что вы заархивировали, хранится в отдельной папке, в которую можно зайти в любой момент. В чаты и каналы продолжают приходить сообщения, но оповещения о них вас больше не беспокоят.

Когда у вас появится желание почитать новый контент, вы легко сможете перейти в «Архив» и полистать свои любимые паблики — для этого нужно просто потянуть список чатов вниз. У меня даже рабочие чаты, размещенные в папке «Работа», лежали одновременно и в «Архиве», и я все равно ничего не пропускал. Когда очень надо — и в личку напишут.

После того как вы упорядочили свои чаты, можно переходить к организации удобного хранения ваших задач и заметок в них. Самое удобное в этой системе — то, что ее можно расширять по мере необходимости. Поэтому не надо создавать кучу каналов и подключать ботов для уведомления обо всем сразу. Образно говоря, если вы, начиная пользоваться этой системой, выделите по полочке для всего, поначалу у вас будет много пустых полочек. А это может напрягать — как будто висит что-то бесполезное или маячит пустота, которую нужно срочно заполнить.

Поэтому я предлагаю действовать так:

1. Начните с одного канала, куда будете скидывать все, что придет на ум.
2. Когда почувствуете необходимость что-то сохранить надолго, создайте группу и перешлите в нее информацию из своего канала.
3. Когда при добавлении заметки в группу вы поймете, что неплохо бы иметь под эту информацию отдельную категорию, создайте в группе топик. Это можно сделать, включив в настройках группы функцию «Темы» через десктопную версию «Телеграма».

Важно, чтобы количество мест для хранения росло пропорционально вашему контенту. Это должна быть «живая» структура, постоянно меняющаяся под ваши нужды.

С мессенджерами бывает всякое: ваш собеседник может в любой момент удалить всю переписку с вами без вашего согласия, канал могут заблокировать, а у кого-то ребенок может взять телефон, потыкать и вообще удалить аккаунт. Так что резервная копия не помешает.

«Телеграму» тоже не стоит слепо доверять, поэтому я рекомендую раз в три месяца экспортировать историю чатов и хранить ее вместе с другими своими бэкапами. Для этого я пользуюсь функцией экспорта сообщений, которая есть в «настольной» версии приложения. Экспортировать данные из мессенджера можно в двух форматах — JSON и HTML. Первый пока нельзя использовать никак — только для хранения, а второй можно просматривать в браузере. Я экспортирую все данные в HTML и закидываю zip-архив в «Яндекс-диск» на хранение.

Думаю, принцип понятен, но вы, конечно, можете использовать мессенджер иначе — так, как будет удобнее вам. Система не обязательно должна быть сложной — она будет такой, какой вы ее сделаете. Как ежедневник, в который вы просто пишете что хотите: на одной странице — список покупок, а на другой — планы на год. Например, мой друг создал канал с названием «Дела» и группу «Закладки» с топиками «Прочитать позже», «Приколы», «Лучшее» и так далее. В общем, подход очень гибкий.

Я начал хранить данные в «Телеграме» в 2016 году. Примерно за полгода у меня сформировались правила организации контента. Постепенно у меня появились отдельные каналы для всего: документы, терапевтический дневник, идеи, книги, музыка, мой проект, рабочие проекты, софт, здоровье, фильмы. Надо понимать, что я не за один день сел и создал все эти каналы. Они добавлялись по мере надобности, а какие-то из них я удалял.

Благодаря этой системе нужная информация, например QR-коды, всегда под рукой как на телефоне, так и на ноутбуке. Я отказался от таск-трекера и приложения для заметок, оставив только «Гугл-календарь». Работа с задачами стала гораздо проще и удобнее. Главное — ничего не забывалось и все успевалось.

Несмотря на удобство системы, в ней есть и небольшие минусы. Например, в чате с топиками очень сложно отправить отложенное сообщение, так что для этого я оставил только Inbox. А еще «Телеграм» иногда «лежит» или очень медленно работает. Когда на нем так много завязано, приходится думать о своих прокси. Но это относится ко всем онлайн-сервисам. Не в блокчейне же теперь все хранить :)

И все равно для меня это самый удобный и кастомизируемый список дел. Поэтому после того, как несколько моих друзей начали успешно использовать такой же подход, я решил подробнее рассказать о нем широкой публике, чтобы и вы тоже попробовали.