Как я использую «Телеграм» для ведения списка дел и хранения заметок

Хочу поделиться своим опытом использования мессенджера Telegram для ведения списка дел и хранения заметок. «Система» оказалась достаточно удобной и после того как пару друзей начали успешно использовать такой же подход, решил подробнее рассказать о нём широкой публике чтобы и вы тоже попробовали.

Если совсем коротко — создаёте свои приватные группы и каналы и там храните всё (документы, фото, видео, музыку, ссылки, заметки, списки дел, напоминания).

Почему именно Телеграм?

Я перепробовал наверно все популярные решения для таск-менеджмента, от простых тудушек до систем управления проектами и во всех случаях сталкивался с каким-то критическим недостатком. Telegram в этом смысле прост, надёжен и расширяем. Там не будет ничего лишнего, если это вам не нужно, и при этом по мере роста количества задач/заметок можно расширить функциональность. Это похоже на Excel или Notion, то есть инструмент, в котором структуру создаёте вы сами.

В отличии от специализированных программ, мессенджер имеет ряд преимуществ. Всегда на виду — не будет такого что написал в списке дел «не забыть поздравить коллегу с ДР», но забыл зайти в приложение со списком дел.

Вы его уже используете — не нужно устанавливать какое-то приложение, разбираться в новом интерфейсе, все что вам нужно, бесплатно и уже установлено на вашем устройстве. Поставить задачу или напоминание так же просто как отправить сообщение. Ваши задачи уже там — скорее всего часть повседневных задач уже записаны в чате с вашим близким человеком. Просьба что-то докупить в магазине или сообщение о планах на выходные.

Стоит отметить, что Telegram чисто технически работает лучше многих приложений, не тормозит, стабильно синхронизируется с другими устройствами и в общем лишён багов, которые часто встречаются в других сервисах.

Шаг за шагом к идеальному таск-менеджеру

В какой-то момент я заметил, что мой todo-лист более чем на половину состоит из копий сообщений, присланных мне в Telegram. То есть, когда заказчик писал что-то в чате по проекту или моя супруга присылала список покупок в магазине, я каждый раз копировал их сообщение, заходил в приложение с задачами и вставлял текст, выбирал категорию — работа/семья, где-то устанавливал напоминание. Все это не так что отнимало много времени, но казалось какой-то бесполезной работой.

Тогда я начал с простого — пересылал сообщения с мелкими просьбами в Сохраненки/Saved mesages. Если кто ещё не знает — в Телеграм есть чат с самим собой. Я закрепил его в списке чатов чтобы он всегда был на виду и периодически проверял. Сначала я использовал его только для мелочей типа «снять показания счётчиков», а более серьёзные задачи продолжал писать в такс-трекер/календарь. Но уже на этих мелочах я почувствовал насколько работа с задачами была быстрой и удобной, как только я понял базовые механики. Например чтобы повысить приоритет задаче — нужно её переслать в этот же канал — тогда она снова будет последним сообщением и будет видна на главном экране мессенджера. Можно отправлять отложенные сообщения — то есть напоминания себе и уведомления канала можно настраивать под себя, поменять звук, сделать всплывающее окно. А когда задача выполнена — можно отредактировать и отметить её эмодзи с галочкой, но я просто удалял сообщения. Это было в разы эффективнее любого другого таск-менеджера, все что было записано в этом чате не забывалось и выполнялось в срок, он всегда был перед глазами. Можно было быстро добавить задачу в виде голосовухи или видео с камеры со съёмкой например бага на сайте. Тогда я начал хранить в телеграм более крупные таски, задачи по работе, идеи планы и т. п.

Тут я столкнулся с первым ограничением Сохранённых сообщений — невозможность пригласить в этот чат других участников. А что если я хочу делиться списком задач с женой? Или как было в моём случае, нужно было добавить бота IFFFT чтобы он на основе рабочих email присылал мне сообщения сразу в этот канал — как задачи на разбор.

Решение очень простое — создаём приватный канал только для себя. Называем его например «Не забыть», ставим красивую иконку и закрепляем в списке чатов. Выглядит ещё лучше сохранёнок.

В канале можно включить комментарии, а группу для комментариев — закрыть и поместить в архив. Таким образом, получаем вложенную структуру, например, подзадачи можно расписывать в комментариях.

Для общих домашних дел я создал отдельный канал, куда пригласил жену. Теперь сообщения из нашего диалога, типа «помидоры, лук красный, петрушка, сыр» перекочевали в отдельный обезличенный канал, +1 к романтике! И тут меня понесло!

Далеко не полный список моих каналов

Появились отдельные каналы для всего: документы, терапевтический дневник, идеи, книги, музыка, мой проект, рабочие проекты, софт (файлы с программами), здоровье, фильмы.

Но надо понимать, что это не за один день, я сел и насоздавал все каналы. Они добавлялись по мере надобности, какие-то потом удалялись. И самое главное — ничего не забывалось и все успевалось! Нужная информация, такая как документы (QR-коды там), всегда была под рукой, как на телефоне, так и на ноутбуке. Я отказался от таск-трекера и приложения для заметок, оставив только Гугл-календарь. Работа с задачами стала гораздо проще и более удобной, теперь это не воспринимается как работа — «ну, просто записал, чтобы не забыть». Это самый удобный и кастомизируемый туду-лист.

Я понимал что такой подход с 30 своими приватными каналами подойдёт далеко не всем, да и мне казалось что решение выглядит немного костыльным, по сути то кроме пары каналов с задачами, в остальных просто заметки, но если складывать книгифильмыдокументысофтидеи в один канал там потом очень сложно что-то отыскать. Я пробовал использовать хэш-теги, но чтобы это эффективно работало — нужно держать отдельно где-то реестр хэш-тегов, какие для чего, иначе, когда добавляешь запись не ясно как написать #фильм или #фильмы или #кино нужно лезть смотреть как в прошлый раз писал. И вот когда телеграм добавил функционал топиков в группы, я понял что этот подход можно порекомендовать кому-то ещё.

Что получилось в итоге

На данный момент у меня есть один канал (Inbox) для текущих задач и одна группа (Органайзер) с включёнными темами для всего остального.

Inbox — типа как входящие, туда быстро закидывается всё, что потом нужно разобрать. Это может быть задача которую нужно сделать, а может быть ссылка на статью, с которой я потом чуть детальнее ознакомлюсь и перешлю уже в группу «Органайзер» → «Заметки».

Группа органайзер — это замена многим отдельным каналам, там сообщения разделены по темам/топикам. Такой мини evernote внутри телеграмма) Так же в органайзере у меня есть топик Done — туда я пересылаю сообщения с выполненными задачами. Недавно мне начало казаться что я мало успеваю, а выполненные задачи я тогда просто удалял, вот решил начать фиксировать что сделано.

Думаю принцип понятен, но вы конечно можете использовать это все иначе, так как будет вам удобнее. Мой друг создал канал с названием «Дела» и группу «Закладки» с топиками «Прочитать позже» «Приколы» «Лучшее» и т. п.). У девушки группа «Учёба» где материалы разделены по курсам. Подход очень гибкий.

Возможности Телеграм

Давайте пройдёмся по функционалу Телеграм, который может быть вам полезен.

1. Можно создать группу с собой одним, включить в настройках топики, по мере надобности создавать новые топики и складировать в этой частной группе свои материалы. Пусть вас не смущает что при создании группы телеграм требует кого-нибудь в неё пригласить — пригласите бота или любого друга, сразу после создания группы его можно будет исключить из неё в списке участников.
2. Можно создавать напоминалки — отложенные сообщения, которые придут в определённое время и вы получите об этом уведомление.
3. Можно перекидывать информацию между телефоном и ПК, использовать как общий буфер обмена.
4. В группу или канал можно пригласить бота, например IFFFT для сбора информации из других источников или например для создания повторяющихся задач, все настраивается на сайте сервиса iffft.
5. В канале можно включить комментарии для того чтобы писать подзадачи / доп.материалы к задаче. Но я от этого отказался, попробовал в течении месяца и понял что практически не пользуюсь этим функционалом и выключил комментарии.
6. Можно закреплять важные задачи/заметки.
7. Можно посмотреть список закреплённых задач.
8. Так же есть список отложенных сообщений.
9. Задачи можно помечать иконками реакциями и хэштегами.
10. Можно создавать общие списки дел — приглашать в канал друзей и делать их там админами.
11. Есть экспорт данных в JSON и HTML.
12. Для каждого канала/группы можно настроить персональные уведомления.
13. Каналы можно закрепить вверху списка чатов.
14. Функционал папок в телеграм позволяет разложить каналы по базовым категориям Работа/Семья/Хобби и т. п.
15. Чтобы не забывать заходить в свой список дел — можно добавить канал на домашний экран вашего смартфона и заходить в телеграм только через этот канал.

Вот только не надо бросаться создавать кучу каналов и подключать ботов для уведомления обо всем сразу. Самое удобное тут то, что можно расширяться по мере необходимости. Образно говоря — если сейчас вы выделите по полочке для всего, то у вас будет много пустых полочек и вас это может напрягать — как будто что-то бесполезное висит или что-то что нужно срочно наполнить. По этому начните с одного канала, куда скидывайте все что придёт на ум. Потом что-то из этого канала перешлите в новую в группу. Далее, когда при добавлении заметки поймёте, что неплохо бы иметь под эту информацию отдельную категорию — добавьте топик. Нужно чтобы количество мест для хранения росло пропорционально вашему контенту. Это должна быть «живая» структура, постоянно меняющаяся под ваши текущие нужды.

Не стоит использовать ботов для хранения заметок. В сети можно найти специальные чат-боты, для заметок, напоминаний, некоторые из них предоставляют достаточно широкий функционал, но они все, да простят меня их авторы, не работают или скоро перестанут работать и вы потеряете все данные которые там хранили.

На поддержку бота нужны ресурсы, чаще всего такие боты сделаны энтузиастами на коленке с целью изучения разработки или для портфолио. В какой-то момент они просто выключат сервер с ботом. Люди не готовы платить за подобные решения поэтому ни о какой долгосрочной стабильной работе бота не может быть и речи.

И в ботах, которые мне удалось проверить, слишком много действий приходится совершать для управления контентом. Телеграму тоже не стоит слепо доверять, все меняется, так что рекомендую раз в 3 месяца экспортировать историю чатов и хранить её вместе с другими своими бэкапами (они же у вас есть правда?)

Экспорт сообщений есть в настольной версии приложения. Я экспортирую все данные в формате html и закидываю zip архив на Яндекс Диск.

Отдельно про порядок

У некоторых знакомых, мне доводилось наблюдать как весь главный экран приложения завален пабликами и группами с большим количеством участников, которые в режиме реального времени борются за первое место в списке чатов, постоянно публикуя новые сообщения, так переписка с другом очень быстро «идёт на дно» и чтобы найти её приходится каждый раз прокручивать пару экранов.

Думаю многие люди грешат тем что подписываются на каждый второй канал, потом их, как участников тематического канала, боты, начинают приглашать во все новые и новые группы и вроде как все даже нужное и полезное, но очень мешает, на первых местах всегда не самый важный контент.

В итоге Телеграм превращается в помойку из не релевантного контента, сомнительных ботов и спама, что вызывает нежелание вообще им пользоваться. В горе уведомлений не найти важных, кто-то вообще отключает все уведомления приложения. Если у вас похожая ситуация, то вряд ли вам будет удобно пользоваться предложенной мной схемой хранения задач. Придётся все это немного разгрести. Помогут нам в этом «папки» и «архив» Телеграм.

Для начала нужно зайти в настройки создать первые Папки/Folders, если у вас этого ещё не сделано. Телеграм сам предлагает хорошие варианты по-умолчанию, например вынести всех ботов в отдельную папку, очень удобную папку «Личные», а так же папки для групп и каналов.

Создание новой папки в настройках Телеграм

Чтобы избавиться от канала на главном экране нужно удерживать на нём палец, в дополнительном меню сверху (три точки) выбрать «Добавить в папку», и переместить в неё канал, после этого можно отправить канал в архив Тогда канал будет в списке чатов внутри его папки и так же будет в архиве и не будет маячить на главном экране.

Не бойтесь кидать каналы в архив. Когда у вас будет желание зайти почитать новый контент вы легко сможете потянув список чатов вниз перейти в архив и полистать там ваши любимые паблики.

У меня даже рабочие чаты в архиве лежали и в папке «работа» — ничего не пропускал. Когда очень надо и в личку напишут.

Для тех, кто не пользуется Телеграм

Я удивлён что вы до сюда вообще дочитали. Можете попробовать реализовать такую же схему с чатами в других мессенджерах, интересно как получится, поделитесь может потом. Чтобы предложенная мной схема работала — нужно заходить в мессенджер регулярно.

P. S. Хотелось записать видео чтобы более наглядно показать некоторые моменты, как пересылаются сообщения, как настраивать группу, но к сожалению у меня в телеге много, не то чтобы прям приватных данных, но информации которую не хотелось бы выставлять на всеобщее обозрение, тратить силы помимо статьи ещё и на монтаж, чтобы заблюрить пол видео тоже показалось перебором, я ж не ютуб блоггер. Так что если вам интересны какие-то детали, задавайте вопросы в комментариях, постараюсь на все ответить.

P. P. S. Я не буду вдаваться в полемику и разбирать зачем это нужно, например зачем вообще вести список дел, «зачем это когда есть то» и подобные, только на вопросы типа «как».