Прочитал в соцсетях историю, как предприниматель попал на налоги из-за онлайн-бухгалтерии. Вроде бы он платил деньги онлайн-бухгалтерам, а они якобы неправильно начисляли налоги. В итоге бизнес потерял больше миллиона рублей.

Я тоже предприниматель, и у меня нет бухгалтера в штате. Я думал обратиться в онлайн-бухгалтерию, а теперь сомневаюсь.

Вопрос: кому надежнее передать бухгалтерские дела, чтобы спокойно работать и не следить за датами деклараций и налогов?

Александр

Александр, мы в курсе этой истории и несколько дней разбирались. Мы пообщались с предпринимательницей и основателем сервиса, получили комментарии экспертов, изучили некоторые документы. У каждого в этом конфликте своя правда, а вердикт пусть вынесет суд. Но на ваш вопрос ответим.

А вопрос такой: кому передавать бухгалтерские дела, чтобы спокойно работать?

Что за онлайн-бухгалтерии

В России есть несколько способов вести бухгалтерию.

Инхаус: бухгалтер сидит в офисе и считает все лично. Бухгалтер — сотрудник компании и теоретически может нести полную материальную ответственность за свои ошибки. Но это касается только главбухов и заместителей: взыскать всю сумму ущерба с кадровика или обычного бухгалтера почти невозможно. Вариант подходит тем, у кого большой документооборот, сложные операции или постоянно нужен персональный бухгалтер.

Аутсорс: бухгалтерская фирма делает все то же самое удаленно — по телефону, через чат, специальное приложение, как угодно. Фирма может нести материальную ответственность за свои ошибки, если это есть в договоре. Может нести ограниченную ответственность — например, при любой сумме ущерба выплачивать не больше того, что клиент заплатил за обслуживание. Ответственность может быть застрахована на крупную сумму. Подходит предпринимателям, у которых стандартные операции, простой учет или по разным причинам нет возможности держать сотрудника в штате.

Селф-сервис: предпринимателю даются какие-то инструменты, которые упрощают отчетность и ведение бухгалтерии, но пользуется он ими сам. Сервисы обычно отвечают за корректность своих алгоритмов, но ответственность перед законом в итоге лежит на предпринимателе. Удобно, если у вас 6% УСН, нет сотрудников и наличных расчетов.

Ноу-сервис: занимаете очередь за талончиком.

Онлайн-бухгалтерии — это либо аутсорс, либо селф-сервис, надо смотреть по договору. И это сильно влияет на степень надежности и ответственности этой конкретной бухгалтерии.

Подводные камни

Некоторые онлайн-бухгалтерии пишут на сайте, что оказывают бухгалтерские услуги через интернет (в наших терминах это аутсорс). Могут показывать портреты своих бухгалтеров, офисы, обкладываться отзывами клиентов и всячески убеждать, что клиенты платят именно за услуги живых бухгалтеров. Открываем договор — а там «доступ к сервису» и «предоставление логина и пароля». Как так? А вот так.

Другая хитрость — сами бухгалтеры. На сайте вам показывают умных красивых людей, одетых в фирменные цвета, а в реальности это… нечто иное. Вашим бухгалтером может оказаться вчерашний выпускник колледжа, который еще никогда не сдавал отчетность. Далеко не все сервисы нанимают на работу опытных аудиторов.

Вашу фирму может вести новый бухгалтер каждый месяц, и у каждого может быть свой взгляд на вашу бухгалтерию. Один ошибся, другой исправил ошибку и тоже ошибся, третий начал с начала и тоже наошибался… Отвечать вам в чате тоже будут все время разные люди. Они даже могут находиться в разных городах и не быть знакомыми друг с другом. Почитайте раздел «Вакансии» или «Сотрудничество» на сайтах таких сервисов, и многое прояснится.

Бухгалтерией занимаются люди, и даже самые компетентные из них могут ошибаться. Если человек называется бухгалтером, это не значит, что он непогрешимый. Дураки и раздолбаи работают во всех сферах народного хозяйства.

Онлайн-бухгалтерия — это программы и неизвестные вам люди. Они вас не знают и не видят. Возможно, в вашем бизнесе есть какие-то нюансы, которые влияют на налоги и учет, но их не всегда можно понять по документам. Например, вы можете не оплатить патент в срок и автоматически перейдете на УСН — останетесь должны бюджету много денег. Или будете принимать наличные от клиентов, не пробивая чеки. Не видя этого, онлайн-бухгалтер не сможет вовремя предупредить о нарушении и исправить ситуацию. Вроде бы вы на него надеялись, а приходится платить штрафы.

Предприниматель может заблуждаться по поводу простоты своего бизнеса. Например, в одной там истории у собственника патент был совмещен с УСН, оформлялись трудовые договоры и пособия, нужно было считать налоги за себя и сотрудников — это уже серьезная бухгалтерская задача. Или часть документов может быть утеряна — нужно восстановить учет. Это сложно и дорого. Вряд ли такие услуги могут войти в минимальный тарифный план.

Всплывут все эти проблемы, скорее всего, не сразу. О них можно узнать через год, когда придет требование из налоговой и сделать уже ничего нельзя. А если и можно, то это будет стоить денег, времени и нервов.

Даже самое известное имя сервиса, красивый дизайн и убойный контент-маркетинг не гарантируют вам качественных услуг. Даже если руководство ведет профили в соцсетях и оставляет личный телефон на сайте, это не значит, что завтра вам не начислят недоимку. Основатели и руководители чаще всего отличные профессионалы, которые болеют за свое дело и дорожат репутацией. Но они не могут проверить каждого сотрудника и лично пересчитать каждую декларацию. Иногда клиенты из-за этого теряют деньги.

Какую ответственность несут сервисы за свои ошибки

Это зависит от договора. В законе нет таких требований, чтобы любой бухгалтерский сервис отвечал перед клиентом за начисленные пени и штрафы. Есть общие правила об ответственности по договорам оказания услуг, а также персональная договоренность с конкретным клиентом. В любом случае ответственность должна быть зафиксирована в документах и читать их нужно заранее.

Это касается не только сервисов, но и вообще любого исполнителя. Даже если вам его очень рекомендовали, всегда читайте договор. Когда-нибудь он обязательно пригодится.

Не всегда ограничение ответственности сервиса говорит о его ненадежности. Есть сервисы, которые не дают консультаций, не считают взносы в соцстрах и не могут следить за сроками оплаты патента. Но они этого и не обещают. Это может быть просто приложение или бесплатная программа для заполнения декларации — логично не брать на себя лишние риски.

А что со страхованием?

Страхование ответственности у бухгалтерских компаний действительно есть, но оно необязательное. Некоторые бухгалтерские сервисы покупают полисы и размещают их на сайте: смотрите, мол, мы застраховали свою ответственность на миллионы рублей, даже если ошибемся, все выплатим.

Эти полисы тоже почти никто не читает. А там может быть написано, что почти ничего из частых ошибок и проблем с налогами не является страховым случаем. Мы поговорили с одним экспертом — владельцем известной аутсорсинговой компании по бухгалтерскому обслуживанию. Он признался, что хотя ответственность и застрахована, но надеяться на эту страховку не стоит. В правилах страхования слишком много оговорок и исключений. Хорошо, если компания это понимает и независимо от наличия страховки готова отвечать за качество работы. Но проверить это до начала сотрудничества практически невозможно.

Кому подходят

Есть ситуации, когда пользоваться онлайн-бухгалтерией относительно безопасно.

У вас простой бизнес. Например, вы ИП на УСН 6%, получаете доход на расчетный счет и платите страховые взносы только за себя. У вас нет онлайн-касс, декретных и валютных расчетов. Суммы налога можно посчитать даже в уме, а декларацию нужно сдавать раз в год. Вам вполне может подойти селф-сервис, который автоматически считает сумму налогов и взносов и отправляет вашу отчетность с электронной подписью.

Вы разбираетесь в налогах и отчетности. Или вам есть с кем проконсультироваться. Вы регулярно заказываете акты сверки с налоговой, понимаете, что написано в расчете по социальному страхованию, и знаете, когда нужно оплачивать вторую часть патента. Вас не пугает, что сотрудник сервиса забудет напомнить о дате платежа, потому что сами за всем следите.

Бухгалтер в штате надежнее?

Хе-хе.

Нет.

В отличие от сервиса бухгалтеру может быть незачем дорожить репутацией. Он не вложил миллионы в раскрутку и не содержит десятки человек в техподдержке. Бухгалтер в штате может уволиться и ни за что не ответит. Он может не сдать вовремя декларацию, неправильно посчитать налоги и просто не выйти на работу. У бухгалтера может заболеть голова, наступить беременность, ему может надоесть вести бухучет.

Привлечь обычного бухгалтера к ответственности сложно, а компенсации всех убытков добиться почти нереально. Еще бухгалтер может уйти на работу к вашим конкурентам или пожаловаться в налоговую, если его обидят. Сервис никогда не станет так делать: он видит только ваши документы и не в курсе всей кухни бизнеса.

Это не значит, что все бухгалтеры безответственные. Есть профессионалы, которые становятся правой рукой предпринимателя и готовы головой ответить за каждое свое действие. Но они вряд ли смогут дать больше гарантий, чем сервис.

Все грустно, короче.

Можно ли доверять сервисам?

Можно, но не слепо. Нельзя вести бизнес с закрытыми глазами, годами не сверяться с налоговой и вообще не следить за законами. Вот что можно сделать, чтобы снизить риски для себя и своего бизнеса:

  1. Читать договор до того, как решите подключаться к сервису.
  2. Разобраться в своей системе налогообложения хотя бы в общих чертах.
  3. Следить за датами платежей и отчетности.
  4. Регулярно сверяться с налоговой, даже если все хорошо.
  5. Заказывать независимый аудит и советоваться с экспертами.
  6. Не ждать многого от бесплатных сервисов.
  7. Решать проблемы с налогами и госорганами сразу и не надеяться, что все само образуется.
  8. Отстаивать свои права в суде и требовать компенсацию убытков, если они появились по вине сервиса.

А как у вас с ответственностью, Тинькофф-банк?

У нас есть бесплатный сервис для подачи деклараций и сдачи отчетности. Это самообслуживание и только для клиентов Тинькофф-бизнеса, то есть для тех, у кого открыт наш бизнесовый счет. Это не основная услуга, а подарок нашим клиентам. Сервисом можно не пользоваться, если у вас есть свой бухгалтер или вы любите талончики.

Приложение подходит только для ИП на ЕНВД и УСН 6% без сотрудников. Если вы работает на общей системе, рассчитываетесь валютой, платите зарплату или принимаете наличные, Тинькофф-бухгалтерия не подойдет.

У нас нет персональных бухгалтеров, и мы не сможем общаться за вас с ведомствами. Наша ответственность — чтобы приложение работало, выписки подгружались без сбоев, декларация всегда была по актуальной форме, а подписать ее можно было прямо с телефона.

У нас есть техподдержка и менеджеры. Мы постараемся вам помочь с онлайн-кассой и проконсультируем по поводу валютных переводов, но вряд ли возьмемся самостоятельно заниматься вашими документами и решать вопросы за вас. Это сейчас. Как будет в будущем — посмотрим.

Если у вас есть вопрос о налогах, бизнесе или законах, пишите: ask@tinkoff.ru. На самые интересные вопросы ответим в журнале.