Какие документы взять из России при переезде

В 2023 году я переехала в Малайзию, а перед этим подготовила все нужные документы.

Я не планировала возвращаться в Россию в ближайшие два года, поэтому обстоятельно подошла к сбору бумаг, которые могли бы понадобиться мне в эмиграции. Список зависит от состава семьи, страны назначения и цели эмиграции: учеба, заключение брака, поиск работы и другие основания.

В этой статье — универсальный набор, который может пригодиться при переезде за границу. Его я составила по собственному опыту и отзывам моих знакомых.

Многие документы из этого списка нужно будет легализовать. Это необходимо, чтобы бумаги, выданные в России, имели законную силу за рубежом. Для этого есть два способа: апостилирование и консульская легализация.

Апостилирование — процедура упрощенной легализации документов, например диплома, свидетельства о браке и справки о несудимости. Апостиль выглядит как штамп и подтверждает законность документов. Его проставляют и принимают только страны — участницы Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года. На октябрь 2024 к ней присоединились 127 государств. Например, Россия, Австралия, Грузия, Турция, США, Аргентина, Бразилия и все страны ЕС.

Апостиль ставят на оригинал или нотариально заверенную копию документа. Это делают только в той стране, которая его выдала. Каждое государство само назначает органы, которые проставляют апостиль. В России это учреждение, выдавшее документ. Например, для проставления апостиля на свидетельство о браке обращаются в загс того региона, где его заключили. Исключение — документы об образовании: апостиль на них проставляют в любом регионе.

Заявление на большинство апостилей можно подать через МФЦ или госуслуги. Госпошлина составляет 2500 ₽. Срок оформления — от трех до пяти рабочих дней. В исключительных случаях его могут продлить до 30 дней.

Консульская легализация нужна, если документы будут использовать в стране, которая не является участницей Гаагской конвенции. Например, это Вьетнам, Египет, ОАЭ и Малайзия.

Как и в случае с апостилем, консульскую легализацию производит только та страна, которая выдала документ. За ней последовательно идут в Минюст РФ, МИД РФ и консульство страны, в которой будут использовать документ. Процесс требует больше времени, чем проставление апостиля, поэтому подготовку лучше начать за один-два месяца до отъезда. Подробнее о процедуре рассказали в статье Т⁠—⁠Ж про консульскую легализацию.

Некоторые государства не требуют апостиля или консульской легализации. Это страны — участницы Минской и Кишиневской конвенций. Они признают документы друг друга без дополнительных процедур. Обе конвенции заключили государства СНГ — Азербайджан, Армения, Беларусь, Казахстан и другие.

При подготовке документов выясните:

• какие именно потребуются;
• достаточно ли простого перевода или нужно легализовать;
• можно перевести в любом бюро или только в аккредитованных.

Если обязательна легализация, проверьте, входит ли страна эмиграции в список участников Гаагской конвенции. Для таких государств на документы нужно проставить апостили, а в остальных случаях — начать процедуру консульской легализации.

Если уезжать приходится в спешке, оформите хотя бы генеральную доверенность на человека, которому доверяете. С ее помощью он сможет управлять вашими делами в России — от продажи автомобиля до решения финансовых вопросов в банках. А при необходимости оформит за вас недостающие документы и поставит на них апостиль.

Апостиль или легализация: нет
Перевод: в некоторых случаях

Заграничный паспорт — основной документ для удостоверения личности за рубежом. Можно иметь два загранпаспорта одновременно. Перед отъездом я заказала себе второй документ. За его оформление в 2023 году я заплатила госпошлину — 5000 ₽. С 1 июля 2024 года ее повысили до 6000 ₽.

Наличие двух загранпаспортов удобно, когда один документ надо отдать в консульство для получения визы. Со вторым в это время можно путешествовать.

Многие страны требуют, чтобы загранпаспорт был действителен три — шесть месяцев после въезда или даже после окончания поездки. Если оформляете ВНЖ, условия жестче: срок действия паспорта обычно должен быть не меньше срока, на который запрашиваете вид на жительство, а иногда и больше на несколько месяцев. Уточните эти требования, прежде чем приступать к оформлению ВНЖ.

В большинстве случаев загранпаспорт не требует перевода. Но, например, он пригодился автору статьи Т⁠—⁠Ж о жизни в Гюмри для оформления социальной карты. В таких случаях перевод и нотариальное заверение можно сделать в стране эмиграции.

Апостиль или легализация: нет
Перевод: нет

Если есть загранпаспорта с истекшим сроком или аннулированные, возьмите и их. Иногда иммиграционные органы хотят взглянуть на историю передвижений и выданных виз. Порой старые документы могут пригодиться для получения визы в другую страну.

Например, мою знакомую, которая постоянно проживает в Венгрии, попросили предоставить старый загранпаспорт с шенгенскими визами в посольство США при оформлении туристической визы.

Апостиль или легализация: нет
Перевод: нет

В некоторые государства можно въехать без загранпаспорта, достаточно внутреннего. К ним относятся Армения, Беларусь, Казахстан и Киргизия. Бывают ситуации, когда паспорт России нужен для получения услуг в других странах. Например, автору статьи о жизни на Сейшелах российский паспорт пригодился для открытия счета в банке.

Еще паспорт может понадобиться, чтобы оформить загранпаспорт за рубежом. Если потеряете заграничный паспорт, внутренний поможет быстрее получить свидетельство для возвращения домой.

Апостиль или легализация: да
Перевод: нотариальный

Документ нужен для подтверждения происхождения при репатриации. В зависимости от страны могут понадобиться оригиналы свидетельств о рождении предков, по чьей линии вам переходит гражданство.

Также в некоторых странах документ пригодится для оформления ПМЖ или подачи заявления на гражданство.

Апостиль или легализация: да
Перевод: нотариальный

Это может быть диплом из вуза, академическая справка, школьный аттестат и так далее. Документы об образовании понадобятся, чтобы:

1. Получить ВНЖ или ПМЖ. Например, в Сербии есть ВНЖ по таланту — для его оформления нужно нострифицировать диплом, то есть подтвердить, что ваше образование соответствует стандартам страны. В разных государствах процедура может включать подачу документов, прохождение экзаменов или дополнительных курсов.
2. Подтвердить квалификацию при трудоустройстве.
3. Поступить в университет или другое учебное заведение. В таком случае аттестат или диплом удостоверяет текущий образовательный уровень.

Стоит захватить все дипломы о высшем или среднем специальном образовании. Если есть только аттестат об окончании школы, возьмите его. В некоторых странах это понадобится для трудоустройства.

Я не планировала официально работать или учиться в Малайзии, но на всякий случай апостилировала диплом о высшем образовании и аттестат о среднем. Перевод в России делать не стала, поскольку при необходимости найти переводчика в Малайзии несложно.

Тем, кто переезжает по воссоединению семьи и не планирует работать в стране, рекомендую все равно взять хотя бы оригинал без перевода и апостиля: пригодится, если все-таки решите найти работу, а также в будущем для ПМЖ.

Апостиль или легализация: нет
Перевод: простой или нотариальный

Даже если после переезда вы продолжаете работать удаленно в России, трудовой договор может понадобиться в разных ситуациях:

• для оформления визы или вида на жительство. Например, для получения ВНЖ цифрового кочевника в Испании требуют предоставить трудовой договор;
• подтверждения профессионального опыта при устройстве на другую работу;
• получения кредита или ипотеки — банки могут запросить трудовой договор для подтверждения вашей финансовой стабильности. Кредиты иностранцам выдают, например, в Великобритании и Малайзии (сайт недоступен из РФ). Для этого достаточно быть резидентом страны;
• оформления пособий или страховки — для них может потребоваться подтверждение трудового статуса или предыдущего опыта работы.

Обычно достаточно, чтобы договор был составлен на английском языке. Но бывают случаи, когда может понадобиться нотариальный перевод.

Апостиль или легализация: нет
Перевод: простой

Рекомендательные письма могут понадобиться в таких ситуациях:

• при устройстве на работу за границей для подтверждения практического опыта;
• при получении ВНЖ. Например, на Кипре на основании работы в компании с иностранными интересами рекомендательные письма могут заменить диплом о высшем образовании.

Письма лучше взять у предыдущих или текущих работодателей, пока находитесь в России.

Апостиль или легализация: нет
Перевод: простой

Документ может потребоваться в таких случаях:

• оформление визы или ВНЖ — для подтверждения вашей финансовой состоятельности;
• открытие банковского счета — для подтверждения вашей финансовой истории и источников дохода;
• получение кредита или ипотеки — банки требуют выписку для оценки вашей платежеспособности;
• аренда жилья — арендодатели могут запросить выписку для проверки вашей финансовой надежности.

В зависимости от страны и ситуации нужна выписка из банка за период от трех месяцев до двух лет. Чаще всего достаточно варианта на английском языке без перевода и без печати банка. Если переезжаете с партнером или супругом, пригодится и его выписка из банка.

Апостиль или легализация: нет
Перевод: нотариальный

Справка по форме 2-НДФЛ содержит сведения о зарплате за год и обо всех удержанных налогах и вычетах. Вот когда она может пригодиться за границей:

• получение визы или ВНЖ;
• покупка недвижимости. Например, в Испании справка нужна для подтверждения легальности получения средств, на которые иммигрант покупает недвижимость;
• инвестиции или открытие банковских счетов за рубежом — например, в Армении;
• в других случаях, которые требуют подтверждения финансовой состоятельности. Например, при поступлении в учебные заведения иногда просят доказать, что человек способен оплатить обучение и проживание.

Выписка из ЕГРЮЛ может понадобиться в таких случаях:

• подтверждение владения бизнесом. Иногда это необходимо для получения визы, ВНЖ или ПМЖ и при открытии бизнеса за рубежом;
• открытие банковского счета за границей для российской компании. Иностранные банки могут запросить документы, которые подтверждают ее юридический статус и структуру;
• при заключении международных контрактов зарубежные партнеры могут запросить выписку из ЕГРЮЛ для проверки данных о компании;
• если вы планируете открыть филиал за границей, местные органы власти могут запросить выписку для подтверждения информации о головной компании.

Апостиль или легализация: да
Перевод: нотариальный

Документ, как правило, нужен в ситуациях:

• оформление долгосрочной визы или ВНЖ некоторых стран;
• трудоустройство;
• аренда жилья;
• открытие банковского счета;
• оформление ПМЖ и гражданства.

В большинстве случаев справку об отсутствии судимости нужно легализовать и перевести на язык страны эмиграции, но бывают и другие ситуации. Например, Малайзия не подписала Гаагскую конвенцию. Это значит, что для всех документов нужна консульская легализация. Но работодатель мужа, который оформлял нам визу, сказал, что ему достаточно прислать копию справки об отсутствии судимости с переводом на английский язык. Легализация не понадобилась.

Срок действия справки различается: в некоторых странах ЕС документ действителен в течение шести месяцев, но, например, в Словакии — всего три месяца. Такой же срок для этой справки в США.

Заказать документ можно в МВД, МФЦ, на госуслугах и через посредников — например, с помощью близкого человека, на которого вы оформили генеральную доверенность. Порой документ вместе с апостилем приходится ждать несколько недель и даже дольше.

Апостиль или легализация: да
Перевод: нотариальный

Свидетельство о браке может понадобиться в таких случаях:

• оформление рабочей визы, вида на жительство, ПМЖ, в том числе для воссоединения семьи;
• открытие банковского счета или получение налоговых льгот. Иногда требуется доказательство семейного статуса для получения льгот или при совместном открытии счета;
• оформление медицинской страховки. Если супруг основного заявителя будет включен в полис, страховые компании могут запросить свидетельство о браке;
• оформление прав на имущество в случае покупки недвижимости или решения других юридических вопросов;
• при оформлении наследства за границей.

Мы с мужем получили свидетельство о браке в ЮАР и апостилировали его там же. За время жизни в Малайзии оно пригодилось мне несколько раз: я получала с ним долгосрочную визу супруги, оформляла налоговый вычет и льготу на аренду жилья.

В Малайзии трудоустроенный человек может получить фиксированную сумму налогового вычета на неработающего супруга — 5000 MYR⁣ (100 000 ₽). Для этого местные налоговые органы требуют предъявить свидетельство о браке. Вдобавок работодатель мужа выплачивает определенную сумму для аренды жилья. Ее размер зависит от количества членов семьи. В нашем случае выплата составляет 2000 MYR⁣ (40 000 ₽) в месяц. Так что свидетельство о браке пригодилось и здесь.

Апостиль или легализация: да
Перевод: нотариальный

Если предыдущий брак закончился, за границей может пригодиться свидетельство о разводе — в некоторых странах достаточно будет нотариального перевода, в других понадобится и апостиль. Вот в каких случаях пригодится справка:

• подача документов на ВНЖ и ПМЖ;
• заключение нового брака;
• оформление налоговых льгот и выплат. В некоторых странах семейное положение влияет на налоги или получение пособий, и нужно доказать факт развода;
• оформление визы в случае подачи документов на воссоединение семьи с детьми;
• усыновление или опекунство. В таких случаях может потребоваться подтверждение семейного статуса.

Апостиль или легализация: да
Перевод: нотариальный

Справка может понадобиться в таких ситуациях:

• заключение брака — многие страны требуют подтверждения, что вы не состоите в браке в другой стране;
• оформление визы или ВНЖ для воссоединения семьи;
• получение наследства — может потребоваться для доказательства семейного статуса при оформлении наследства или других документов;
• оформление ПМЖ и гражданства.

Когда я выходила замуж в ЮАР, пришлось получать такую справку. Процесс вместе с апостилированием и переводом занял несколько дней. В ближайшем к дому загсу сотрудница оказалась не занята, оформила документ за пять минут и подсказала, куда обратиться за апостилем. За документ я заплатила на месте 200 ₽ по QR-коду.

Апостилированием справок об отсутствии брака занимается комитет по делам загс. Я позвонила им в тот же день, и мне предложили подойти в ближайшее время. Через полчаса я была на месте, а через час уже вышла из комитета с готовым апостилем. На следующий день я отнесла документы в бюро переводов. Перевод занял один рабочий день и стоил 1500 ₽.

Апостиль или легализация: да
Перевод: нотариальный

Свидетельство нотариально переводят и предоставляют, а иногда и апостилируют в таких случаях:

• оформление виз и ВНЖ. Если вы планируете переезжать с детьми, свидетельство нужно для подтверждения родства;
• поступление в учебные заведения;
• оформление медицинской страховки;
• оформление опекунства;
• решение других правовых вопросов — например, оформления наследства, социальных льгот или пособий для детей за границей.

Апостиль или легализация: нет
Перевод: нотариальный

В некоторых ситуациях нужно нотариальное согласие родителя на выезд ребенка за границу — допустим, если люди в разводе. Без него нельзя оформить документы для поездки или проживания детей, например, в странах Шенгена, Канаде, США, Великобритании.

В другой статье Т⁠—⁠Ж подробно рассказали, как проверить, есть ли запрет на выезд ребенка за границу, как оформить разрешение на выезд, можно ли отменить запрет и подобные важные детали. Согласие не понадобится для Турции, СНГ и других государств.

Апостиль или легализация: да
Перевод: обычный

Документы об образовании понадобятся для зачисления детей, например, в школу или сад. Чаще всего достаточно справки об успеваемости из текущего учебного заведения. Апостиль ставят только на нотариально заверенную копию документа.

Некоторые страны требуют Transfer Certificate — в нем информация о количестве классов, которые окончил ребенок, и о том, по какой программе обучался. Уточните в будущем учебном заведении, какой потребуется перевод для этого сертификата.

Иногда нужна характеристика ребенка — для нее достаточно обычного перевода.

Апостиль или легализация: нет
Перевод: обычный

Справки о прививках, заключения врачей, протоколы лечения, результаты анализов могут понадобиться в новой стране в разных ситуациях:

• продолжение лечения за границей, если у вас или детей есть хронические заболевания, которые требуют постоянного наблюдения. Чтобы избежать повторных исследований, врачу в новой стране нужно предоставить документы по истории болезни;
• поступление детей в школы и детские сады. Зачастую эти учреждения требуют сертификат о прививках детей. Получить его можно в районной поликлинике;
• въезд в страны с тяжелой эпидемиологической обстановкой по ряду заболеваний. Например, Нигерия, Французская Гвиана, Ангола и ряд других государств требуют сертификат о прививке от желтой лихорадки. А в Саудовской Аравии обязательна прививка от менингококковой инфекции четырехкомпонентной вакциной.

Переводить медицинские документы лучше в бюро, которое специализируется на таком виде переводов. Специалист должен знать, как корректно написать медицинские термины на другом языке.

Апостиль или легализация: нет
Перевод: в зависимости от страны

С российским водительским удостоверением можно управлять транспортом в странах, которые подписали Венскую конвенцию о дорожном движении. Например, это Вьетнам, Китай, ОАЭ, Сербия, Турция и страны ЕС. Учитывайте, что во многих государствах есть ограничения на срок использования прав. Например, после 90 дней пребывания в Малайзии водительское удостоверение придется заменить на местное. А в Великобритании права нужно получить после года жизни в стране.

Перед переездом проверьте срок действия документа. Если он истекает раньше, чем вы планируете вернуться в Россию, получите новые права. Срок выдачи — 15 рабочих дней.

Апостиль или легализация: нет
Перевод: нет

При переезде в другую страну с питомцем проверьте требования к ввозу животных. Паспорт международного образца с записями обо всех требуемых вакцинах — обязательный документ. Кроме него могут понадобиться результаты анализа на антитела к бешенству и сертификат на ввоз животного.

Для вывоза питомца за границу в государственной ветеринарной клинике нужно получить справку по форме № 1. Перед отъездом ее обменивают на международный ветеринарный сертификат в пограничном ветеринарном контроле. При поездке в Беларусь, Казахстан, Армению и Киргизию достаточно ветеринарного сертификата Таможенного союза формы № 1. Все указанные сертификаты оформляют не ранее чем за пять дней до отъезда.

Документы на питомца могут понадобиться в новой стране и в других ситуациях:

• регистрация — обязательная процедура в некоторых странах. Например, в Новой Зеландии необходимо зарегистрировать животное даже при переезде в другой город. Штраф — 3000 NZD⁣ (17 468 ₽);
• вакцинация и медицинские осмотры;
• посещение общественных мест. Для этого в некоторых странах требуется наличие документов о прививках. Например, в Малайзии все животные должны быть лицензированы на основании вакцины от бешенства. Вместе с лицензией выдают бейдж, который должен быть на собаке, когда она находится в общественных местах;
• перелеты и транспортировка — авиакомпании и транспортные компании требуют подтверждение здоровья и вакцинации питомца перед поездкой.