Софт-скиллы: зачем они нужны в работе и как их развить

Я занимаюсь дизайном с 2008 года, а в 2017 открыла ИП в сфере графического дизайна и работаю фрилансером.

Несмотря на врожденную эмпатию и базовое умение общаться, в работе я наступила на много граблей. Оказалось, дизайн в деловых отношениях занимает примерно 40% от всего времени, а 60% — умение вести дела и договариваться, то есть софт-скиллы.

Что-то я узнала из книг по психологии, коммуникации, тайм-менеджменту, лекций — вроде курса Кости Горского на Bang Bang Education.

Часть опыта наработала эмпирически: встречались ситуации, не описанные в книгах, и я придумывала, как их решить. Получалось не всегда, но я старалась анализировать сложности и в следующий раз решать их по-другому.

Оказалось, к каким-то софт-скиллам у меня врожденная предрасположенность, а какие-то вроде самопиара и тайм-менеджмента даются потом и кровью. Это привело меня к тому, что люди называют осознанностью, — умению понимать, что и как я делаю, к каким результатам приводят мои действия, сбору статистики о себе и о работе, отслеживанию закономерностей.

Я хочу обобщить свой опыт и рассказать, что для меня представляют софт-скиллы и как их прокачать. Сначала расскажу про скиллы в целом и про то, как их развивать, а потом остановлюсь на тех навыках, с которыми я чаще всего сталкиваюсь в работе как арт-директор и фрилансер.

Лет десять назад, чтобы считаться успешным специалистом, надо было просто хорошо делать свою работу. Такой исполнитель обрастал заказами по сарафанному радио — и большинству клиентов было все равно, какими личными качествами он обладает. Тогда были важны в первую очередь так называемые хард-скиллы — навыки по специальности: создание дизайна у дизайнера, написание текстов у копирайтера, готовка у повара и так далее.

Сейчас конкуренция достигла таких масштабов, что недостаточно быть «просто хорошим специалистом». Необходимо совмещать много навыков, которые могут напрямую и не относиться к выбранной специальности, но без них уже не прожить. Речь идет об организованности, эмпатии, умении вести переговоры. Эти навыки называются софт-скиллами. Софт-скиллы не заменяют профессию. Это бонус, который может повысить качество работы и востребованность специалиста на рынке. Своего рода сервис вокруг продукта или услуги.

Я считаю, что повальное развитие софт-скиллов связано именно с повышением конкуренции среди исполнителей и развитием сервисов. В любой момент можно уйти к другому специалисту или найти другого клиента.

К сервисам люди тоже привыкли: быстрая работа банков, молниеносные курьеры, вайфай в ресторанах. От фрилансеров ждут не меньшего, но они заработали репутацию бездельников, которые сутками не отвечают на телефон, сбегают с предоплатой и делают работу плохо. Среди моих знакомых и связей в дизайн-сфере таких давно нет, но дурная слава распространяется быстрее хорошей репутации. А хорошие специалисты с плохим набором софт-скиллов уже с большим трудом находят себе проекты.

Ниже разберу, какие софт-скиллы я считаю особенно важными для фрилансера.

Простой вопрос: сколько времени займет работа? Но далеко не все ответят быстро. Сколько времени займет написание статьи? Создание дизайна? Специалисту, который развивает софт-скиллы, нужно отвечать с запасом, чтобы заложить время на форс-мажоры, и точно.

Ответ с запасом. Я использую совет моего преподавателя: если думаешь, что проект займет день, — закладывай три. Месяц — закладывай три. Год — ну вы поняли. Иногда все складывается хорошо и проект рождается без усилий. Но любой, кто занимался креативной работой, знает о всевозможных творческих кризисах и прокрастинации, когда нужно походить, подумать, чаю попить, обсудить задачу с коллегами, — и на все это уходит время.

Точный ответ. Для него понадобится среднее арифметическое всех похожих проектов. Чтобы посчитать его, надо в течение недели последить, на что уходит время.

Самый простой способ — установить на неделю трекер, например Toggle. Можно хоть с секундомером сидеть и в гугл-таблицу записывать. Вот я проснулась. 15 минут валялась в кровати. За 30 минут умылась. Час на завтрак. 40 минут — дорога на работу.

Теперь важно ничего не упустить. Созвон с клиентом, исследование, первые скетчи, разговор с коллегой о проекте, обед и перерыв на кофе. Все фиксируется в трекере. Поначалу сложно помнить о переключении таймера, но надо стараться возвращать себя к нему.

Если собрать статистику, можно переструктурировать рабочий день, убрать из него лишнее и понять, куда утекают часы. Например, не проверять почту каждые полчаса по пять минут, а поставить будильник на 12:00, 16:00 и 20:00.

Главная ошибка — пытаться успеть все за один день. Тайм-менеджмент не о том, как сделать миллион дел, а о том, как планировать день с учетом приоритетов, временных, физических и личностных ресурсов, включая время для отдыха и перезагрузки. Хорошая практика — начинать планирование дня, недели и месяца со слотов для отпуска и свободного времени и только потом добавлять рабочие таски и встречи.

Последнее особенно полезно фрилансерам и удаленщикам: им трудно оставить работу на работе и не занимать выходные. Для этого и нужно понимать, на что уходит время.

О тайм-менеджменте написано много книг, но лучшая, на мой взгляд, «Сделай это завтра» Марка Форстера. Посыл книги — наше время ограничено, а мозгу не всегда хочется делать запланированное. Марк предлагает систему конечных списков, по которым есть условно 10 дел, ни больше ни меньше. Так мы создаем себе ограничения и автоматически расставляем приоритеты срочности и важности.

Если мне что-то нужно сделать прямо сейчас, то сначала думаю, действительно ли задача настолько срочная или она спокойно ждет до завтра. Если ждет — переношу. Если не ждет — заменяем уже существующую запись, если текущий список полон. Отдельного внимания заслуживают рассуждения Марка об обмане мозга и работе с ленью и прокрастинацией, которой не существует.

Мне удобно вести учет в Todoist. Вначале я записывала все задачи и время, которое они занимают. Рядом с задачей ставила иконку будильника, если она занимала час, две — если два часа и так далее. Опытным путем я выяснила, что в день умещалось 10 будильников. Если появлялась новая задача, я переносила ее на следующий день или на любой другой свободный слот. Сейчас возвращаюсь к этому способу, когда у меня много задач и мало времени, а тайминг должен быть ювелирным.

Если вы руководите командой, тем более важно представлять, у кого сколько времени уйдет на задачу. Например, один сотрудник быстро сделает отчет, но над письмом будет сидеть два часа. В планировании своего времени нужно учитывать и время клиента: сколько уйдет на правки, в какой срок он рассмотрит работу.

Что делать:

1. Считать, сколько времени уходит на рабочие и личные задачи.
2. Собирать статистику.
3. Планировать отдых, особенно это важно для фрилансеров и удаленщиков.
4. Расставлять приоритеты — всего на свете не успеть.
5. Думать не только за себя, но и за команду, и за клиента.

Под организованностью я подразумеваю четкие процессы — чтобы и я знала, как работаю, и коллеги могли всегда подхватить мои задачи.

Организованность рабочих процессов. Организованность начинается с настройки процессов. Уже на этапе тайм-менеджмента у вас сложилось понимание того, как проходит день и из чего состоит работа. Теперь распределим дела по категориям и выстроим их в понятную последовательность.

Приведу пример. Моя работа в основном состоит из следующих этапов:

1. Анализ конкурентов и определение ЦА.
2. Брифинг клиента.
3. Первые скетчи концепции.
4. Выбор и доработка концепции.
5. Отрисовка носителей.
6. Подготовка макетов к печати.

У других специалистов этапы могут отличаться, но смысл в том, что у каждого шага есть своя причина. Если я скажу клиенту, что мне нужно потратить месяц своего времени и чемодан его денег для первых скетчей — на первые три пункта, — он может не понять зачем. Моя задача — описать ему важность этих процессов, а до этого — сформулировать ее самостоятельно для себя.

По этим этапам я формирую простой и прозрачный план работ. План меняется в зависимости от проекта и задач, но в любой момент и я, и клиент понимаем, где мы сейчас находимся, сколько времени еще займет проект и что уже было сделано. В случае с креативными индустриями такой план помогает успокоить клиента, который идет в неизвестность и до конца не может визуализировать конечный результат.

Зоны ответственности. Я думаю, главное — понять, где заканчивается твоя и начинается чужая ответственность. Перед началом проекта или задачи я уточняю, что делаю и зачем, кто готовит материалы, кто отвечает за документы, кому звонить в случае вопросов и кто принимает решения. Так работа пойдет быстрее и проще. Не страшно задавать вопросы, страшно делать вид, что все понимаешь и во всем разбираешься, если это не так.

Подготовка материалов. Практически все дизайнеры сталкивались с макетами других дизайнеров, на которые не посмотреть без слез. В других профессиях похожее тоже случается: иногда проще сделать работу самому, чем разбираться в чужой.

Спасает организованность и структурность. Я много делегирую и знаю, что любой мой файл может подцепить любой подрядчик, быстро разобравшись, что где лежит. Я храню файлы так, что могу отыскать шрифт, картинку или исходник из «Дропбокса» за пять минут. Система экономит много времени и спасает от гигантских списков «где что лежит и как этим пользоваться».

Соблюдение договоренностей. В суете легко забыть о встречах, обещаниях. Я, к примеру, сразу заношу задачи в календарь, даже если они начнутся через два месяца.

Что делать:

1. Расписать рабочие этапы и убедиться, что все стороны их понимают.
2. Вести план работы.
3. Готовить файлы так, чтобы в них могли разобраться другие.
4. Записывать любые договоренности — в суете можно забыть про встречи и дедлайны.
5. Обозначить зону ответственности и не лезть в чужую.
6. Собирать себе все материалы, которые нужны, и не стесняться задавать вопросы, если что-то непонятно.

Коммуникации касаются многих вещей, но в моем контексте это ведение переговоров: как настаивать на своем, получать лучшие условия, не теряя уважения к клиенту.

Проговаривать рабочие ситуации. Я сразу говорю, если меня что-то не устраивает, если мне непонятно, некомфортно или у меня не получается. Желательно делать так сразу, чтобы не накапливать негатив и раздражение.

Объяснять, какую услугу вы продаете. Многие дизайнеры считают, что они продают только дизайн. На самом деле они продают дизайн, время, навыки, лицензию на использование и возможность использовать исходники. Все это стоит денег — и нужно понимать сколько. То же касается и других профессий.

Так, клиент может и не знать, что такое лицензия и почему я хочу денег за исходники. Но у клиента нет желания обмануть — есть только непонимание ситуации. Если спокойно объяснить, конфликта, скорее всего, не будет.

Обсуждать деньги. Многие фрилансеры избегают или боятся говорить о деньгах. Но в деньгах нет эмоций, это просто цифры, их нужно научиться обсуждать.

Обдумывая проект, я прикидываю время и ресурсы. Рассчитываю стоимость рабочего часа, умножаю на эту стоимость часы проекта и добавляю 20% на непредвиденные затраты.

Знать права и обязанности. Есть не только обязанности, но и права: право на отдых, сон, достойную оплату, высказывание мнения, вежливое обращение. Я стараюсь помнить это и не забывать об отдыхе в угоду клиенту. Он купил не меня, он купил у меня услугу. Софт-скиллы часто воспринимают как оправдание рабства, мол, это умение адаптироваться под ситуацию, но это не так.

Если у клиента бюджет меньше, чем я рассчитывала, то можно запланировать на проект больше времени и параллельно взять что-то еще или исключить из договоренностей какую-то часть работы, например составление документов на моей стороне или передачу исходников. Не соглашайтесь сразу на все, лишь бы взять заказ.

Не воевать с клиентами. Чаще всего «война» начинается с предположения, что клиент разбирается в вашей работе или вы разбираетесь в специфике клиента.

Решение общей задачи — взаимовыгодное сотрудничество, равноценный обмен. Я делаю работу, клиент платит деньги. По крайней мере, моя задача — сделать обмен равноценным, а если не получилось — передоговориться или разойтись.

Сохранять уважение. Клиент надеется, что я решу его задачу, а не добавлю новых проблем. Клиент ведет свой бизнес успешно, если у него есть возможность оплатить услуги. Он точно так же вкладывается в процесс, ведет переговоры, собирает материалы для работы. Это достойно уважения.

Так же и любой человек, который оказался со мной в команде, достоин уважения: он прошел собеседование, сделал тестовое, показал себя лучшим из кандидатов. Важно дать ему шанс. Люди ошибаются, это нормально. Устраивать публичную порку не стоит. Задача начальника — защищать интересы своих людей. Я всегда хвалю прилюдно, а ругаю за закрытыми дверьми.

Готовить отчеты о проделанной работе. Даже если проект длится несколько месяцев и подразумевает всего два касания с клиентом, я раз в неделю пишу что-то вроде: «Мария, добрый день. Процесс идет, файлы будут готовы, как договаривались, к 16:00 вторника, сейчас мы отрисовываем финальные макеты для презентации и готовы в среду после обеда их обсудить. Подскажите, с вашей стороны все в силе? Вам хватит времени на принятие решения?»

Так клиент видит, что о нем не забыли и работа идет по плану. Если я выбиваюсь из графика, отчет — хороший способ прояснить проблему. В такие моменты я максимально честно и подробно рассказываю, что пошло не так и почему, сколько времени ушло на решение, на каком я этапе и какие перспективы у готовности проекта. В моей практике клиент ни разу не отказывал в сдаче чуть позже, не ругался, не лишал части оплаты. Если сразу предупреждать о проблемах, чаще всего все всё понимают, форс-мажоры случаются у каждого.

Не надо отчитываться несколько раз в день, раза в неделю более чем достаточно. Получается, что так мы экономим чужое время. Всегда приятно, когда к вашему времени относятся с уважением и пониманием.

Конфетка на покрывале. Я всегда думаю, что в моей работе может быть «конфетой на покрывале» для клиента. Например, к одному из клиентов я катаюсь с бутылкой хорошего вина на закрытие документов по проекту, но не остаюсь на распитие этой бутылки, а просто делаю команде небольшой подарок. Копирайтер может приехать с распечатанными текстами, иллюстратор — предложить два варианта цветовой гаммы на выбор. Основной критерий — это небольшой бонус, который потребует немного времени и ресурсов. Если ресурсов тратится много, имеет смысл это осметить и добавить в работу, если у клиента есть потребность в этой услуге.

Если интересно побольше узнать о переговорах, советую книгу «Договориться можно обо всем» Гэвина Кеннеди. Основной посыл, который я вынесла, именно в балансе: нельзя просто так соглашаться на любые условия, просто потому что клиент попросил. Напоминаю: всегда можно выбрать как другого клиента, так и другого исполнителя. Еще книга хороша тем, что почти в каждой главе есть пример переговоров или тест с разбором частых подводных камней. Получается почти игровой формат.

Что делать:

1. Помнить, что клиент — не враг, а партнер.
2. Установить, о чем вести переговоры, что продавать, и сохранять баланс.
3. Уважать коллег, заказчиков и их время.
4. Говорить, если что-то не устраивает.
5. Рассказывать о ходе работ и проблемах — как можно скорее, а не в конце проекта.
6. Научиться говорить о деньгах.

Сложно стать коммерчески успешным специалистом, если про тебя никто не знает, а ты сам молчишь. Выбор заключается в том, чтобы или развивать навыки самопрезентации и продаж, или нанять агента.

Все начинается с нескольких сложных вопросов: каким специалистом я хочу стать, в чем мои сильные и слабые стороны, как я хочу, чтобы обо мне отзывались коллеги и клиенты? Вопросы формируют образ и список качеств, которые сейчас развиты не в полной мере. С ним можно работать: собрать крепкое портфолио, научиться продавать свои услуги, завести блог.

Портфолио. На собеседованиях в первую очередь просят портфолио. Картинки, текст, видео — все должно быть под рукой, в хорошем качестве и максимально полно описывать меня как специалиста. В конце каждого проекта я отвожу время на пополнение портфолио. Это тоже часть рабочего процесса. То же касается и других профессий.

Если работа не совпадает с амбициями, можно попробовать сделать проект для себя и рассказать о нем.

Ведение блога. Важно рассказывать о своей работе и делать это интересно. «Инстаграм» в этом плане — уникальная площадка, там можно подсмотреть, как рассказывают о себе архитекторы, юристы, финансисты, дизайнеры и многие другие специалисты. Даже если работа не предполагает немедленных и ярких результатов, блог можно построить на рассказах про должностные обязанности и рабочие процессы.

Продажи. Хороший блог и приятное портфолио — не залог коммерческого успеха. Все равно придется учиться продажам. Важно понять, какие услуги вы оказываете и кому, попасть в свою среду. Если ваш проект для миллионеров — не стоит пытаться продавать его студентам.

Одна из ЦА этой статьи — фрилансеры, и во многом я фокусировалась на решении болей именно фрилансеров. К примеру, многие фрилансеры мало отдыхают, поэтому я предложила вариант решения этой проблемы: сначала планировать отдых, а потом — работу.

Что делать:

1. Регулярно обновлять портфолио.
2. Делать проекты для себя.
3. Рассказывать о проектах миру.
4. Учиться продажам.
5. Определить целевую аудиторию и подумать, чем ей помочь.

Отдых. Выгорание и трудоголизм никого не сделали счастливым. По себе я поняла, что могу оттягивать отдых сколько угодно: всегда есть проекты, задачи и недоделанное портфолио. Но если я не восстановлюсь, буду работать медленнее и хуже. Поэтому я покупаю билеты на определенные даты, а дальше бежать некуда. И клиенты всё понимают, и проекты ставятся на паузу, и мир не останавливается.

Постоянное обучение. Если специалист применяет только навыки, полученные в школе или институте, его очень скоро обойдут. Мне учеба помогает не останавливаться в развитии. Учат выставки, книги, мероприятия, собственный опыт, например задачи, которые я еще не делала.

Расширять кругозор можно не только в своей области, но и в смежных, и даже не связанных. Кто-то ходит на специфический спорт, кто-то — в музеи, кто-то читает про астрономию, а кто-то записался на курсы по керамике. Никогда не знаешь, как в жизни поможет новый навык. Главное, считаю, чтобы нравился процесс.

Терапия. Развить осознанность и понять, кто вы и что вы, беречь силы, грамотно расставлять приоритеты, разбираться со страшными «психологическими» вопросами и успешно работать над собой, незаметно не развалиться и не выгореть — в этом могут помочь книги по саморазвитию, но лучше найти психолога.

К моему удовольствию, сейчас многие ходят на терапию, разбираются в себе и развиваются как личности. Кто пока не готов — читают книги, ходят на йогу, медитируют и обучаются на своем опыте. У каждого возникают трудности с общением, развитием, мотивацией или трудоголизмом. Не стыдно попросить о помощи.

Что делать:

1. Избегать выгорания.
2. Заняться психологическим здоровьем.
3. Разобраться в своих сильных и слабых сторонах.
4. Учиться новому в разных сферах.

Возможно, дочитав до этого момента, вы думаете: да никому не выполнить написанное на 100%. И это так. Если у меня что-то совсем не получается или не приносит удовольствия, стараюсь поручить это другому. Для себя оставляю самое интересное. Делегирование — отдельный навык, который тоже нужно развить.

Нормальная практика — нанять человека на портфолио, заплатить таргетологу, взять консультацию у бухгалтера, отдать текст для блога корректору или попросить менеджера вести переговоры за вас. Я считаю, что можно не быть специалистом по любому из этих вопросов, но разбираться в них нужно. Так вы сможете проконтролировать и процесс, и результат, если передаете работу другому человеку.