Как посетить бизнес-выставку в Индии во время пандемии

Моя профессия — менеджер по закупкам в категории фэшн. Я выбираю товар, договариваюсь с дилерами и производителями о поставках, торгуюсь, заключаю договоры.

Чтобы договариваться, приходится часто летать в командировки — выбирать товары и общаться с поставщиками онлайн сложно, в этой индустрии все держится на личных встречах.

Когда началась пандемия, границы закрыли, выдачу виз ограничили, а бизнес-мероприятия отменили. Работать стало тяжело — если раньше мы согласовывали коллекцию одежды где-нибудь в Юго-Восточной Азии в течение недели, то теперь это занимает месяцы.

Поэтому когда меня пригласили на бизнес-выставку в Индию, я обрадовалась и сразу согласилась. И не зря — я смогла за несколько дней найти 20 новых поставщиков и встретиться со старыми. Расскажу, как проходят такие выставки и как на них попасть — в том числе как получить бизнес-визу в пандемию.

Я работаю в немецком телемагазине — наше подразделение находится в Москве, а сама компания в Мюнхене. Мы продаем на телевидении и в интернет-магазине одежду, обувь, украшения, бьюти-продукты и товары для дома.

В мои обязанности входит выбирать товары для нашего магазина и договариваться с поставщиками. Я обсуждаю и утверждаю цены, составляю финальный заказ — сколько и каких товаров нам нужно и в какие сроки нам их могут доставить. После контролирую качество: на фабрике поставщика для этого проводят инспекции, а я слежу за их результатами. Еще проверяю, соответствует ли товар нашим требованиям. Были случаи, когда товар привозили в Россию с дефектами — тогда приходилось сортировать партию и отправлять брак обратно. За проблемы с товаром компания выставляет поставщику штраф, это прописано в договоре.

Мы закупаем у производителей товары под их брендом, но иногда заказываем под своим — такие товары еще называются товарами под собственной торговой маркой, или СТМ. По правилам магазина, где я работаю, ассортимент должен часто меняться: клиенты не хотят покупать один и тот же товар несколько раз и берут в основном новинки. Поэтому мне приходится не только делать крупные закупки товаров, которые есть в любом магазине, но и договариваться о закупках или производстве уникальных вещей, которые можно купить только у нас.

Например, мы хотим сделать партию одежды, но никто из поставщиков не предлагает рубашки подходящего фасона. Тогда мы идем напрямую к производителю, предлагаем ему сделать рубашки с нужным фасоном и дизайном и на каждый экземпляр поместить наш логотип.

Чтобы найти для этого подходящих производителей, я часто посещаю шоурумы поставщиков, отсматриваю их новые коллекции и выезжаю к ним на производственные площадки — чтобы проверить оборудование и посмотреть, какие у них вообще есть ресурсы. Обычно я визуально осматриваю цеха на производстве, отмечаю, какие машины установлены у производителя: к примеру, у крупных производителей могут быть установлены лазерные станки для раскроя ткани, а на мелких предприятиях ткань обычно кроят электрическим ножом вручную.

В основном по СТМ мы работаем с поставщиками из Турции, Китая, Индии, Бангладеша, Пакистана. Турецкие поставщики славятся высоким качеством хлопка, в Индии традиционно делают лучшую вышивку.

В России тоже есть поставщики, но они заказывают материалы из других стран, поэтому производственный цикл у них обычно дольше, чем в том же Китае.

Моя зона ответственности — категория фэшн в нашем магазине, это более 200 разных видов товаров за сезон. На каждый артикул мы заказываем от 200 до 500 изделий, поэтому поставщиков приходится искать регулярно.

Закупки в таком количестве тяжело делать в удаленном формате. При личной встрече проще контролировать качество товара, легче торговаться за цену или подходящие условия заказа. Это бизнес-традиция в этой сфере — если хочешь уладить текущие задачи, нужно периодически встречаться.

До пандемии я часто летала в Китай, чтобы договариваться о производстве СТМ. Сейчас въезд во многие страны ограничен — в том числе и в Китай, там вообще перестали выдавать бизнес-визы.

Из-за этого решение о сотрудничестве принимается очень долго, а сроки подписания контрактов растут. Например, чтобы согласовать контракт, нужно посмотреть реальный образец продукции. Раньше я могла отсмотреть несколько коллекций одежды за неделю, теперь же доставку образцов приходится ждать по несколько месяцев. Иногда они застревают на таможне — повлиять на это мы практически не можем, приходится ждать или запрашивать образцы еще раз.

Из-за этого поставщиков из Азии пришлось «поставить на паузу» и перейти на турецких, ведь Турция открыта для россиян — хотя работа с азиатскими часто выгоднее, ассортимент шире и производственных мощностей больше.

Поэтому поездка на бизнес-выставку в Индию была так важна: с приглашением можно сделать бизнес-визу, обсудить текущие вопросы с действующими производителями и заодно найти новых.

Раньше я не была в Индии и сначала отнеслась с опасением к поездке, потому что слышала много негативных отзывов об этой стране от коллег. В итоге я была рада сменить обстановку и прикоснуться к другой культуре, хоть и не успела посмотреть страну — работа в командировках занимает все свободное время.

Обычно бизнес-выставка — это огромный павильон со стендами производителей и поставщиков. Можно приехать, отобрать подходящих, сразу договориться о заказе, получить контакты и заодно съездить на производство.

В Индии нас пригласили на выставку IHGF, или Indian Handicrafts. Она проходила с 28 по 31 октября 2021 года в пригороде Дели. По словам организаторов, там было больше 2000 производителей одежды, обуви, украшений и товаров для дома. Это не очень много: например, знаменитая китайская ярмарка Canton Fair обычно состоит из 60 000 стендов.

Вход на выставку IHGF бесплатный, но нужно заранее зарегистрироваться на официальном сайте мероприятия — чтобы подтвердить причину поездки для заполнения анкеты на бизнес-визу.

Осенью 2021 года выставку проводили 52-й раз, следующая состоится в марте 2022 года. Еще организаторы предоставляют гостям выставки бесплатное проживание в отеле и трансфер до павильона — это редкость для таких мероприятий.

Одна из особенностей IHGF — на стендах было много представителей семейного бизнеса. Их компании работают по 40—60 лет, а менеджерские позиции в них занимают члены одной семьи. На работу с поставщиками это особо не влияет.

Основной ассортимент выставки — недорогой хендмейд-декор для дома. Правда, заказывать его можно только большими партиями: минимум 200 штук на артикул либо при условии, что общий счет от одного поставщика будет от 6000 $. Думаю, такие объемы связаны с низкой стоимостью ручного труда в Индии.

Сама выставка занимала три этажа. На первом были стенды с предметами сервировки из стекла и металла, декор для интерьера, мебель и декоративное освещение. Еще зона отдыха с зарядными устройствами для телефонов и бесплатным вайфаем.

На втором этаже были стенды с промышленным и домашним текстилем, бижутерией, одеждой. Последний третий этаж был заполнен наполовину, но зато там был фуд-корт, где можно было обсудить нюансы договоров с нужным поставщиком.

Проблем с языковым барьером на таких выставках нет. В Индии английский — второй официальный язык после хинди. У меня уровень английского B2, общаться получалось спокойно.

Для въезда в страну в октябре 2021 года нам нужна была виза, результат ПЦР-теста на COVID-19, сделанный не позже 72 часов, и анкета Air Suvidha.

Перед поездкой мы постоянно отслеживали актуальный список документов, как оказалось, не зря: например, анкету индийское правительство ввело буквально перед нашим вылетом. Без нее было невозможно зарегистрироваться на рейс.

Бизнес-виза. Бизнес-визу можно получить онлайн, мы все сделали буквально за несколько часов. Я оформляла документы сама, можно также обратиться за помощью в визовый центр.

Сначала мы зарегистрировались на саму выставку — вход на нее бесплатный, но для посещения нужно заполнить форму и получить на почту письмо с подтверждением от организаторов. В письме также были данные о бронировании номера в отеле — жилье предоставляли организаторы выставки.

В форме мы с коллегой указали данные паспортов, ФИО и адреса, должности, название и контакты компании.

Еще нужно было выбрать категории товаров, которые мы планировали смотреть на выставке, но это ни на что не влияет — пропуск байера дает доступ ко всем категориям товаров. В конце формы нужно было указать, откуда мы узнали о выставке, и рассказать примерный денежный оборот компании в долларах за последние три года. Проверяется ли эта информация, я не знаю.

Заявку на электронную бизнес-визу мы подавали онлайн. Выбрали категорию визы «бизнес», указали бизнес-мероприятие для посещения — выставку IHGF. Еще нужны были контакты принимающей стороны — мы просто указали информацию из электронной подписи от одного из своих индийских поставщиков. К анкете мы прикрепили сканы наших визиток, загранпаспортов и фотографии.

Виза стоила 100 $, оплачивали с обычной банковской карты. Дают ее на год, но непрерывно на территории Индии можно пребывать максимум 180 дней.

100 $

стоила бизнес-виза в 2021 году

Рассматривали визу меньше суток, документ пришел на рабочую электронную почту. Визу нужно распечатать и предъявить в аэропорту по прилете — пограничник поставит штамп в паспорте.

Документы для въезда. Для въезда в страну нам нужно было предоставить сертификат ПЦР-теста на COVID-19 и заполнить анкету Air Suvidha. Мы собрали и распечатали документы заранее, держали их под рукой в аэропорту и по прибытии в страну.

Каких-то особых требований к ПЦР-тесту нет, можно выбрать любую лабораторию. Тест мы сделали в течение 72 часов до поездки.

Анкету Air Suvidha можно заполнить онлайн, мы так и сделали. В аэропорту было много тех, кто не знал об изменениях — им пришлось заполнять документы прямо перед стойкой регистрации.

В анкете нужно указать имя и фамилию, дату рождения, пол, национальность, дату прибытия в страну, контактные данные, адрес проживания во время путешествия.

В форме есть поля, у которых нет отметки об обязательном заполнении, эти данные мы не указывали. Например, мы проигнорировали поле с номером PNR — Passenger Name Record. Его можно найти в маршрутной квитанции или электронном билете.

Еще спрашивают номер рейса и места в самолете — но анкету заполняют до регистрации на рейс, поэтому мы просто указали какое-то выдуманное место. Сотрудник авиакомпании на стойке регистрации подтвердил, что это не проблема.

Также нужно указать Final Destination Pincode — почтовый код города, где вы будете жить в Индии. Нам с коллегой не удалось найти в поисковиках корректный код: анкета не принимала индекс, выдаваемый Гуглом для Дели, поэтому пришлось спрашивать код у знакомого поставщика. Его индекс сайт принял. Потом в анкету мы загрузили скан загранпаспорта и результат ПЦР-теста.

На стойке регистрации в Шереметьеве у нас посмотрели визу и анкету, а в Дели, в аэропорту Ганди, только поставили на посадочный талон штамп о необходимости «самоконтроля здоровья на 14 дней». Анкета сотрудников не интересовала.

Выставочный комплекс IHGF располагается в городе Ноида в пригороде Дели. Организаторы сначала привезли нас из аэропорта в отель, расположенный рядом с комплексом. Из отеля до выставки можно было бесплатно добраться на автобусах для байеров.

При входе на выставку нужно было зарегистрироваться: показать документы с электронной регистрацией, сертификат о вакцинации и визитку с названием компании и моей должностью. Это заняло несколько секунд, и в итоге я получила карточку с пропуском байера. Еще при входе в комплекс измеряли температуру.

Первый день выставки обычно отводится на знакомство с ассортиментом: байер обходит все этажи, берет визитки у заинтересовавших производителей, запоминает их. Поставщиков было много, поэтому сначала мы просто изучали продукцию, которая нам понравилась, смотрели, широкий ли у производителя ассортимент. За первый день мы взяли более 40 визиток.

На следующий день мы перешли к обсуждению: нужно было понять условия поставщиков, узнать стоимость, уточнить минимальное количество изделий для заказа.

У нас были и свои ограничения: мы хотели заказать партии не больше 200 единиц товара на каждый артикул. Часть поставщиков сразу отказывалась, для них такой объем был слишком мал. Другие пытались торговаться — договорились, что объем они согласуют, но при этом сам заказ должен быть не меньше определенной суммы. Это довольно распространенная практика у закупщиков — договариваться на определенных условиях, потому что мы можем обеспечить поставщику оборот.

Конкретную стоимость на второй день не обсуждают — нет смысла, пока не будет готов контракт и не будет твердого убеждения, что заказываем здесь. Поэтому мы узнавали только так называемую «первую» цену, которую озвучивает поставщик — по ней можно понять, подходит ли она нам и по какой розничной цене мы сможем продавать товар в магазине. Для этого цену поставщика в долларах умножают на коэффициент, в который закладывают стоимость доставки и прочие расходы. У каждого магазина такой коэффициент свой, часто умножают на 4 — обычно розничная цена в 4 раза выше закупочной.

С оставшимися после отсева поставщиками мы обсуждали уже конкретные условия сделки. Например, индийские поставщики для первого заказа предпочитают оформить letter of credit, или письмо об аккредитиве. Условно говоря, банк покупателя направляет в банк продавца письмо, в котором содержится информация об участниках сделки, сумма выплаты и условия договора. Когда есть такие гарантии через банк, поставщик чувствует себя защищенным — ведь все банковские расходы будет нести покупатель, особенно если за задержку оплаты или проблемы с документами банк выставит дополнительный счет.

Другой пример условий — проверка качества изделий. Например, мы закладываем в контракт условие, что поставщик должен подтвердить качество международными сертификатами или согласиться на инспекцию качества товара. Инспекцию проводит либо сотрудник нашей компании, либо сторонняя лицензированная организация, например HQTS.

Процесс переговоров с опытом становится довольно быстрым мероприятием. Если условия устраивают обе стороны, мы обмениваемся контактами и делаем фотообзор стенда производителя.

После знакомства с поставщиком на выставке и до начала реального сотрудничества пройдет еще несколько недель: нужно проверить информацию, дождаться, пока поставщик пришлет документы на товары и сертификаты качества. Все эти документы проверяют юристы. Первый заказ самый долгий — потом процессы идут быстрее.

Пакет документов зависит от конкретной категории товара, универсального перечня нет. Бывает, что на выставке поставщик обещает высокое качество, а после сотрудничество срывается, потому что он не присылает подтверждающие документы. К сожалению, это распространенная практика: обычно остается только 15—20% поставщиков, с которыми ведется реальная работа.

Даже с такими условиями мы все равно экономим несколько недель: как минимум нам не нужно долго вести переписку о ценах и закладывать время на пересылку образцов.

К сожалению, в поездках на бизнес-выставки обычно не успеваешь посмотреть достопримечательности страны или отдохнуть. Обычно это интенсивная работа и много встреч.

Этот раз не стал исключением — вместе с коллегой мы успели побывать только на выставке и фабриках. Еще провели несколько часов в огромном шопинг-молле перед дорогой в аэропорт — хотели побывать в местных магазинах одежды.

Если рассчитываете совместить экскурсии и выставку, лучше закладывайте на отдых дополнительные дни — работа с поставщиками обычно занимает весь день и сил потом уже нет.

Например, так выглядел наш обычный распорядок дня:

• 08:00 — подъем, взять с собой блокнот, ручку, визитки, питьевую воду и зарядку для телефона.
• 08:30 — завтрак в отеле. Обычно я брала фрукты, потому что вся остальная еда была приправлена специями. Еще постоянно пила арбузный сок, он был вкусный, в России я такой не встречала.
• 09:30 — первый шаттл на выставку. Дорога занимала 20 минут. Отель и комплекс находились в одном индустриальном районе, поэтому пейзажи были не особо впечатляющими — обычная промышленная зона с заборами.
• 10:00 — осмотр выставки, беседы с поставщиками.
• 12:00 — час на обед. Для байеров была организована специальная зона с бесплатной едой. Обычно я брала кофе и пару снеков.
• 13:00 — снова осмотр и поставщики.
• 16:00 — встреча с действующими поставщиками. Обычно мы полтора часа ехали на фабрику, там проводили несколько часов, осматривали производство и продукцию.
• После 21:00 мы возвращались в отель и ужинали в местном ресторане. На большее сил уже не хватало.

Я смогла посмотреть Индию только из окна машины. Иногда это было печально. Например, я видела, как под грязным дорожным мостом в палатке жила семья с детьми. Пешеходных переходов я не видела совсем, люди и коровы переходили дорогу совершенно в случайных местах. Периодически в окно машины стучались попрошайки, часто это были мужчины, переодетые в женщин.

В такие моменты меня преследовало чувство безысходности, особенно когда мы проезжали мимо огромных рекламных плакатов с улыбающимися людьми.

Местные жители предупредили нас, что Индия — не самая безопасная страна, здесь лучше не выходить на улицу после 21:00, а женщинам стоит даже днем гулять с сопровождением. Но я не столкнулась с какими-то проблемами: днем мы передвигались в автобусе организаторов и с поставщиками, а ночью спали в отеле.

На бизнес-выставке мы с коллегой нашли 20 новых поставщиков. В нескольких случаях познакомились лично с владельцами бизнеса — это сильно упрощает согласование условий. А с поставщиками одежды мы сразу съездили на их фабрику и в офис.

Закупщиков из-за границы было не очень много — кажется, мероприятие было рассчитано на большее количество байеров, но из-за пандемии многие отказались от поездки. Конечно, для организаторов это плохо, но для закупщиков плюс — можно было спокойно работать и не толпиться в очередях у стенда.

Для нас выставка стала еще одним способом пообщаться с действующими поставщиками. Мы заранее оповестили их о приезде, они организовали встречу, отвезли нас в офис и обратно. На месте мы изучили образцы, выбрали одежду в новую коллекцию, утвердили сроки поставки и убедились в качестве изделий: офис располагался прямо на фабрике и мы смогли своими глазами увидеть процесс производства.

Еще мы обсудили цены на изделия. Когда общаешься с производителем лично, торги всегда идут быстрее: цену получается снизить максимум на 20%, но обычно скидка выходит меньше. В этот раз мы сторговались на скидку в 5%.

Постарайтесь спланировать командировку заранее: если хотите увидеть достопримечательности, заложите минимум один выходной день. У нас был максимально плотный график, мы успели посмотреть только индустриальные пейзажи рядом с выставкой и в промышленных микрорайонах.

Обязательно учитывайте автомобильный трафик: в Дели поездка на машине на короткое расстояние может занять несколько часов. К примеру, на дорогу до аэропорта мы потратили 3 часа.

Перед бронированием отеля проверяйте отзывы. Я стараюсь останавливаться в известных сетевых отелях и выбираю те, где ресторан работает допоздна: из-за плотного графика иногда я не успеваю поесть на выставке. Еще для меня важно, чтобы ресторан был с европейской кухней — индийская кухня сильно отличается от того, к чему мы привыкли, острые специи могут быть в любом блюде. Я несколько лет жила в Азии, поэтому на своем опыте знаю, что уличный общепит подходит не всем.

Сделайте копии всех необходимых документов, лучше бумажные, и храните их до конца поездки. В день вылета из Дели меня не хотели пускать в аэропорт из-за того, что у меня не было копии билета, а был только скриншот электронного посадочного на телефоне. Хотя я уже зарегистрировалась на рейс и получила место в самолете. К счастью, получилось подключиться к вайфаю и скачать электронный билет.