Мнение предпринимателей: как работать с фрилансерами

Работа с фрилансерами, с одной стороны, может быть выгодна бизнесу, а с другой стороны, часто влечет за собой риски.

Люди, которых нанимают на разовые проекты, могут пропускать дедлайны, бросать дело на середине или не совпадать с бизнесом по видению и ценностям.

Мы поговорили с представителями пяти разных бизнесов и узнали, как они находят профессиональных исполнителей, проверяют их работу и выстраивают процессы так, чтобы не было больно за результат и сорванные сроки.

Мы привлекаем фрилансеров к трем этапам издания книги. Сначала нужны переводчики, затем текст отправляется литературному редактору. На финальном этапе произведение читает научный редактор, он ищет ошибки и противоречия, опираясь на свою экспертизу.

Обращаться к фрилансерам приходится из-за разнообразия тематик книг, которые мы издаем. Нам нужны переводчики и редакторы, которые разбираются в конкретной области. Если это историческая книжка, мы привлекаем по крайней мере гуманитария, если книга по биологии, очень желательно, чтобы у человека за спиной был биофак МГУ.

Запросы слишком разные, мы не можем держать в штате биолога с английским языком и космолога с итальянским. Поэтому работа с фрилансерами в издательском бизнесе — традиция.

В штате у нас есть три редактора, но это другие специалисты. Как правило, они получают больше и берут на себя сразу несколько задач — ведут самые сложные проекты, контролируют и проверяют работу фрилансеров, помогают отбирать новых исполнителей, а также участвуют в редакционных советах, где мы решаем, какие книги будем издавать. Кроме того, через них проходят все рекламные тексты для книг. На штатных редакторах всегда самая актуальная, сложная и срочная работа. Повседневные задачи ложатся на внештатников.

Процесс работы с фрилансерами отработанный. В основном мы привлекаем людей, с которыми уже сотрудничали, но время от времени просим наш эйчар-отдел разместить вакансии. Тогда в наших соцсетях появляется призыв о поиске редакторов и переводчиков.

Если со специалистом-переводчиком мы работаем первый раз, он обязательно получает тест: 5—10 книжных страниц из случайного места материала, над которым предстоит работать. Для нового редактора тест больше, 20—30 страниц. По результатам мы понимаем, подходит нам специалист или нет. Эта работа не оплачивается.

Соискатели обычно принимают условия и делают тестовое — это нормальная практика в нашей сфере, более-менее опытный редактор или переводчик осознает, что тестовое задание нужно не только издательству. Тестовое дает соискателю возможность «примериться» к книге, оценить, по силам ли она ему, интересна ли.

Если человек прошел книгу, то он получает в работу текст. Если тест плох, то мы пишем отказ и предлагаем, по желанию, выслать замечания и комментарии от наших штатных редакторов. Получить обратную связь хотят не все.

Мы ведем свою базу исполнителей — туда попадают и те, кого мы только тестируем. Напротив каждого имени мы вносим комментарии по поводу слабых/сильных сторон внештатников. А также знание языков и образования. Тех, с кем мы решили не работать, мы тоже отмечаем и пишем почему, чтобы потом, когда пройдет время и все забудется, не выяснять заново, что было не так.

Есть и черный список, но он невелик. Там оказываются люди, сотрудничать с которыми мы больше не станем ни при каких обстоятельствах: это те, кто не просто плохо справился с работой, но явно схалтурил сознательно.

Для научной редактуры найти исполнителя сложнее — подходят только узкие специалисты с научными степенями. Сперва мы ищем по знакомым, можем позвонить в институты и исследовательские сообщества. Иногда смотрим на похожие книги на рынке, узнаем, кто их делал, и можем обратиться к тем же людям.

Главный критерий при выборе специалиста на проект — соответствие текста возможностям и научным интересам человека. Мы не отдадим культурологу хардкорную книжку по математике.

Еще очень важно, насколько человек выдерживает сроки. Есть книги, которые мы запланировали к ежегодной ярмарке Non/Fiction, их нельзя задерживать даже на неделю. На такую работу мы не можем взять исполнителя, который работает качественно, но не особенно пунктуален.

Сроки срывают довольно регулярно. Это в целом проблема фриланса — человек, который находится не внутри компании, каким бы замечательным специалистом он ни был, порой не выдерживает дедлайны. Со штатными специалистами таких проблем, как правило, нет. Но и отбираем в штат мы тщательнее.

Мы не штрафуем за срыв сроков, за выполненную работу все равно платим. Но еще на старте предупреждаем исполнителя, что если он подведет, мы не будем с ним больше работать. Свое слово мы держим.

Чтобы подстраховаться и снизить риски, перед заказом у фрилансера мы закладываем дополнительное время на редактуру.

Люди срывают сроки по разным причинам. Что-то идет не так, нет настроения, прокрастинация. Иногда человеку просто нужно вдохновение, которое не появляется по расписанию в 11 часов дня. Может быть, это зависит от специфики работы, потому что и в переводе, и в редактуре большая доля творческого труда. А творческий человек не всегда умеет выстроить свой день так, чтобы все успеть.

В такой ситуации важно, чтобы менеджер наладил человеческие отношения с исполнителями, первым узнавал о том, что в проекте что-то идет не так. Поэтому наши штатные редакторы регулярно общаются с фрилансерами, спрашивают, как дела, есть ли проблемы, получается ли со сроками. Иногда мы останавливаем работу в середине или даже в самом начале, если видим, что почти сразу что-то пошло не так.

Работа над книгой занимает несколько месяцев, поэтому мы стараемся разделить проект и общую сумму гонорара на несколько этапов, платим по мере сдачи. Обычно считаем количество готовых страниц — мы заранее понимаем, сколько их примерно должно быть в итоге. Если работу остановили, платим за выполненный объем.

С фрилансерами мы работаем по договорам ГПХ, если есть самозанятость — прекрасно, такое мы только приветствуем, ведь для нас это значительно выгоднее по налогам.

Хотя люди из команды более включены в процесс и закрывают несколько задач, работать с фрилансерами выгоднее. Приглашенный редактор получает фиксировано 160—200 ₽ за «условную страницу» текста. Оплата работы научных редакторов зависит от того, насколько сложная книга. В среднем получается от 20 000 до 50 000 ₽ за весь проект.

В месяц мы тратим около 1,5 млн рублей на выплату гонораров фрилансерам. Кроме того, у нас есть сервисный договор с холдингом «Альпина»: мы используем некоторые общие ресурсы и частично оплачиваем работу фрилансеров через холдинг.

Держать же человека в штате достаточно дорого — мы платим оклад около 100 000 ₽, а на общий ФОТ в месяц уходит около 4 млн рублей.

Наша компания занимается видеопроизводством. Мы делаем проекты сами и помогаем снимать тем, кто приезжает в Екатеринбург, а также создаем шоу и крупномасштабные проекты.

Штат у нас всего семь человек: директор, то есть я, руководитель проектов, финансовый директор, бухгалтер, монтажер, оператор, СММ-специалист и сценарист. А юристы у нас на подписке — это ежемесячная оплата регулярными платежами отдельной фирме, которая сопровождает нашу работу. На ФОТ в месяц уходит около 166 000 ₽.

Исполнителей на проекты мы набираем по гонорарной системе, оформляем с ними договоры как с ИП или самозанятыми. Когда заказов много, к работе привлекаем больше сорока человек, а гонорарный фонд фрилансерам может составить до 1 миллиона рублей в месяц.

Обычно мы приглашаем работать проверенных специалистов, людей из нашего постоянного пула.

Чтобы фрилансеры были заинтересованы в работе с нами, мы не только платим гонорары, но и выстраиваем для них полноценную корпоративную культуру. Специалисты на аутсорсе не получают регулярную зарплату, у них нет рутинных задач или строгого графика, но они приходят в офис и пользуются всем, что там есть: спортивной зоной, местом для отдыха или сна, игровой приставкой, образовательными курсами, лицензионными программами, техникой, которая пригодится и для их сторонних проектов.

Мы стараемся поддерживать творческие инициативы, вкладываемся в проекты, которые не приносят деньги, но могут претендовать на награды. Например, выпускники нашей школы взяли призы в короткометражном кино на «Кинотавре — 2021». Всего в развитие и содержание офиса и команды мы вкладываем порядка 2 млн рублей в год.

2 млн ₽

в год тратят на развитие команды и офиса

Войти в постоянную команду может только человек, с которым мы уже работали. Взамен мы получаем обратную лояльность: люди развиваются и работают с нами, хотя могли бы работать где угодно.

Несколько раз мы проводили эксперимент, пытались брать людей в штат с постоянной зарплатой. И каждый раз мы приходим к тому, что это несправедливо и не подходит ни нам, ни исполнителям.

Например, был у нас технический директор на зарплате, который совмещал работу с должностью продюсера, и в итоге отчетность и рутинные офисные обязанности отвлекали его от проектов и творчества.

Бизнес — это не благотворительная организация. Если мы берем кого-то сотрудником, то, пока нет творческих проектов, их время будут занимать технические, рутинные задачи. Эта работа может занимать большую часть рабочего времени, и времени на творчество уже почти не остается. Не каждому такое понравится.

Обычно в проектах мы работаем с операторами, графиками, дизайнерами, монтажерами, режиссерами и продюсерами. Большинство специалистов есть среди нашего пула ребят, и этими мощностями мы закрываем основную часть проектов.

Новых людей привлекаем в двух случаях:

1. Не справляемся с потоком входящих заказов. Так было осенью 2020 года — за 60 дней мы реализовали 90 съемочных смен, то есть отработали в полтора раза больше объема, чем может выполнить наша постоянная команда. Пришлось искать новых людей и формировать дополнительные съемочные группы из них. В таких ситуациях мы ставим в новую команду хотя бы одного специалиста, с которым мы уже работали, чтобы он мог все контролировать.
2. Нужен специалист со специфическими компетенциями. Например, это может быть каскадер или техник. Самый простой способ найти нового адекватного специалиста — обратиться к знакомым и коллегам из других продакшенов, нанять человека, за которого могут поручиться проверенные люди.

Когда таких нет, ищем вручную: смотрим федеральные и региональные чаты и сообщества кинопроизводителей, анализируем список участников в похожих работах, просматриваем соцсети и каталоги с работами — например, шоурилы операторов в Reelsource и профили дизайнеров на Behance.

Есть и такой способ: искать не исполнителей, а приглашенного продюсера, то есть человека, который знает всех в индустрии и может контролировать съемочный процесс. На время проекта его контакты — наши контакты.

Приглашенный специалист для нас — это возможность чему-то научиться. Чтобы понять, подойдет нам человек или нет, мы смотрим не только на компетенции, но и на его коммуникативные навыки. Как он общается, так он и думает. Обычно по первым контактам понятны уровень мотивации и отдачи человека, ответственность и зрелость. Часто на рынке работают наивные, капризные и безответственные дети со взрослыми лицами.

Когда студия только выходила на рынок, я понимал, что у команды не хватает экспертизы и опыта. Поэтому ввел правило «команда + 1»: всегда нанимал кого-то опытного извне, чтобы человек помог поднять наш уровень. Например, мы приглашали известных продюсеров, операторов, звукорежиссеров и других специалистов, которые работали вместе с нашей командой над проектом и подтягивали скиллы в команде. Так нам удалось поднять общий уровень штатных сотрудников по всем направлениям. И сейчас большинство задач мы закрываем сами.

У нас гонорарная система, поэтому мы договариваемся с каждым специалистом отдельно. Например, начинающий оператор может получать 5000—10 000 ₽ за смену, специалист среднего уровня — в районе 20 000—30 000 ₽, топовый — от 50 000 ₽ за смену. Как правило, ребята из проверенного пула получают на 10—15% больше, чем новички. Оператор в штате получает 100 000 ₽ в месяц, но и смен у него очень много.

Исключение — обладатель какого-то узкого профессионального навыка, ему платим столько, сколько он попросит, даже если цена выше рынка. Нам может быть просто некем его заменить.

Мы работаем в творческой отрасли, поэтому для нас особенно важны предварительные договоренности. Нам важно итоговое качество, то есть совпадение ожиданий. Перед началом работ мы показываем специалисту референсы, объясняем, что хотим получить. Поэтому работать со знакомыми специалистами проще, ты можешь быть уверен, что тебя поймут и услышат. Мы ставим промежуточные дедлайны, чтобы не пускать все на самотек, вовремя вмешиваться и предлагать идеи.

Ошибки ребята допускают редко, но негативные ситуации были. Если результат не соответствует нашим ожиданиям и понятно, что правки его не изменят, значит, произошла ошибка в цепочке найма. То есть мы подобрали не того специалиста, или, возможно, ошиблись в брифе. Либо не распознали, что человек завысил ожидания от себя.

Когда исполнитель не справляется, проще всего оплатить работу и больше не сотрудничать с человеком. Как-то раз мы наняли актера для съемки. Человек приехал на смену, мы отсняли часть ролика, но клиент попросил закончить работу в другой день. Актер понял, что проект не будет реализован без его участия, решил позволить себе хамство и объявил: «Ребят, смена была тяжелой, я не ожидал, поэтому гонорар будет в 4 раза выше». Я ему благодарен: проявив себя таким образом, он навсегда закрыл для нас взаимодействие и мы не облажались в будущем, позвав его на какой-то более сложный проект.

Еще он нас научил работать с технологией, которая заменяет голову: еще до всяких дипфейков мы сняли дублера, и просто графически наложили на него лицо этого актера. Вышел хороший ролик, а графики приобрели отличный опыт. Актеру мы заплатили за первый день съемок гонорар, о котором договорились. И большим с ним не работали.

У нас креативное агентство и видеопродакшен, мы занимаемся созданием рекламы для разных бизнесов. В нашей сфере такая специфика, что в штате обычно работают всего несколько продюсеров. Это такие «диджитал-прорабы», которые управляют процессами. Всех остальных нанимаем под конкретный проект.

Работать с фрилансерами довольно выгодно — не приходится содержать людей в штате, платить большие страховые взносы и тратиться на зарплаты. Сотрудничаем мы обычно с ИП — самозанятость в нашей индустрии не очень распространена. Перед подписанием договора обговариваем все нюансы, ожидаемый результат, тайминг и бюджет. Мы тратим примерно 500 000 ₽ в месяц на оплату работ фрилансеров, и столько же уходит на оплату труда сотрудников в штате.

У нас есть пул проверенных ребят, стараемся работать только с ними. Если кого-то не хватает, запускаем сарафанное радио. Совсем редко хожу на биржи фрилансеров вроде fl.ru. Я не люблю такой формат работы, сотрудничать с совсем незнакомыми людьми опасно, вдруг человек тебя подведет. Хотя искать на биржах получается выгоднее, чем работать со знакомыми.

Я вижу прямую зависимость между ценой и качеством работы, нужно быть готовым к этому. Например, однажды фрилансер попросил у нас всего 500 ₽ за моушен-лого. Мы решили с ним поработать, даже если он сделает плохо, мы почти ничего не потеряем. В итоге он справился, правда, пришлось много корректировать. Если цена низкая, надо быть готовым, что будет много итераций доделывания.

Первые проекты с новыми людьми — это всегда стресс. Однажды нам понадобилась графика, пришлось обратиться к незнакомому парню из Пензы. Больше вариантов не было, все свои были заняты, а работа была срочная и важная. Сильно переживал: если бы что-то пошло не так, я не смог бы приехать к человеку домой. В итоге работу он сделал хорошо, взял всего 40 000 ₽, хотя за результат такого уровня в Москве могли бы попросить и 250 000 ₽.

С помощью фриланса можно работать с новыми направлениями. Например, заказывают инфографику, а это не наш основной профиль. Держать крутого профессионала в штате нам не по силам, но мы можем занять его на несколько часов работы и выплатить гонорар 20 000 ₽. Остальное мы сделаем сами, и в результате получится отличный продукт.

Работать с фрилансерами не всегда выгодно. Например, день работы хорошего оператора может стоить 150 000 ₽ в Москве и 25 000 ₽ в Казани. Это специфика кинорынка — как фрилансер, ты зарабатываешь за один день много, но зато и трудишься не каждый день.

В творческих сферах большое влияние личности, поэтому важна репутация. Люди, которые не обладают софт-скиллами, вряд ли смогут работать на дорогих проектах. Как правило, адекватность коррелирует с уровнем проектов.

Несмотря на осторожность, не все можно учесть, случаются и ошибки. Договор у нас типовой, какие-то особенные риски и нюансы мы не прописываем каждый раз.

Как-то раз мы снимали ролик, важная часть которого была построена на реквизите. Мы заранее обозначили исполнителю все, что нам нужно, но результат получили только к началу съемок. Вышло плохо, переделывать было поздно. В итоге ролик сняли, но мы остались недовольны. Пришлось писать исполнителю, что задачу он не выполнил как нужно, поэтому предлагаем снизить стоимость работ на такую-то сумму. Человек отреагировал адекватно.

По нашему опыту, если люди делают что-то не так, как вам хочется, они могут понять и принять ваше объяснение и согласятся на снижение. Главное аргументировать, за какие именно функции и почему именно в таком размере.

Наше агентство существует уже шесть лет. Чаще всего мы берем фрилансеров на контентные задачи. Хотя у нас есть свой штат из 180 человек, людей всегда не хватает: фотографов, видеографов, копирайтеров. Логика простая: если это разовая задача, то привлекаем человека на подряд. Если понимаем, что таких заказов у нас будет много, то ищем человека в штат.

Например, так мы можем позволить себе привлечь на проект фотографа, который работает в редкой технике, и посмотреть, какой результат это принесет. В итоге мы можем тестировать разные методики и более творчески подходить к решению задач.

Специалисты, которых мы берем в команду, должны быть более широкого профиля, например фотограф должен уметь делать студийную съемку и репортаж. Такой человек возьмет в работу сразу несколько задач и будет всегда при деле, а мы не будем нести убытки.

Ежедневно на нашу почту приходит до 100 разных резюме, портфолио и предложений о сотрудничестве. Эйчар-менеджер смотрит каждое, а затем передает заявки руководителям отделов. Я получаю фотографов, копирайтеров и других специалистов контент-сферы. Даже если под человека нет задач прямо сейчас, здорово иметь его на примете, поэтому мы добавляем его в наши базы.

База — это гугл-таблица, в которой указано имя специалиста, есть портфолио, ссылка на резюме, контакты. А также кратко описан опыт совместной работы: «Снимал ролик X, супероткрытый, работает в срок». Или, например, комментарий: «Работает в Москве и Питере, нужно связываться, чтобы узнать, где он сейчас находится». Таблицы доступны для всех, кто работает в компании.

Когда рассматриваем портфолио новых фрилансеров, обращаем внимание на «бизнесовое мышление». Это умение показать не только красивую картинку, но еще метрики, процессы и эффективность работы. Нам важно, чтобы человек не просто показал результат своей работы, но и продемонстрировал контекст. То есть рассказал, какая перед ним ставилась задача, как он ее решал, с помощью каких инструментов и почему.

Новых исполнителей перед стартом работ мы приглашаем в офис, чтобы познакомиться лично, или созваниваемся. На встрече рассказываем в целом про агентство и наши принципы, стараемся максимально погрузить исполнителя в среду: рассказываем про заказчика, описываем его цели, поясняем, почему мы решили пойти именно таким путем и какую роль в этом процессе занимает работа исполнителя. Это помогает на выходе не получить мем «ожидание/реальность».

Недавно мы заказывали копирайтинг для одного из наших новых образовательных продуктов. Мы добавили исполнительницу в общий документ, в котором велись все работы над лендингом — наполнение, видео, тексты. Девушка могла посмотреть не только на свою конкретную задачу, но и чем заняты другие специалисты.

Так внештатный исполнитель понимает, что он не просто сделал что-то небольшое и потом забыл. Он чувствует, что на время проекта он — часть большой команды.

Коммуникация у нас обычно происходит по почте, потому что сообщения в мессенджерах можно удалить. Если обсуждаем что-то в других каналах связи, все равно стараемся резюмировать все в письме на почту. Как правило, это деньги и сроки.

Ценообразование по всем направлениям разное, но мы стараемся быть гибкими в этом вопросе. Например, наш переводчик получает за символы, другие специалисты оплачиваются по часам, некоторые могут повышать ценник за срочность. Работаем с фрилансерами по договорам ГПХ, по самозанятости и заключаем договоры с ИП, если у кого есть — все зависит от исполнителя.

Если на стадии переговоров становится понятно, что исполнитель хочет больше денег, чем мы планировали, мы стараемся договориться. Может быть, фотограф возьмет на себя ретуширование? Тогда мы заплатим больше. Но если задача сверхважная, мы скорее сделаем ее своими силами, без фрилансеров.

Мы занимаемся разработкой сайтов 12 лет, офисы есть в Москве и Чебоксарах. В основном наши клиенты — представители промышленной отрасли. Металлургия, производство автомобилей, логистика.

К фрилансерам мы обращаемся в двух случаях:

1. Когда штатные сотрудники заняты на текущих задачах, но отказываться от нового проекта не хочется.
2. Когда у нас пиковая нагрузка и мы не успеваем закончить имеющийся проект своими силами.

У нас есть база проверенных исполнителей, с которыми мы уже успели поработать. Это около десятка дизайнеров, причем некоторые — наши бывшие сотрудники. Раз в один-два месяца мы ищем новых специалистов на разовые задачи, как правило, на Behance — это такая площадка, на которой дизайнеры показывают свое портфолио.

Поиск новичков — всегда подбор вручную. Сначала нужно найти хорошее портфолио, потом провести онлайн-встречу и познакомиться. Исполнители обычно работают в разных городах: Москва, Екатеринбург, Чебоксары. На созвоне нам важно понять, готовы ли мы работать вместе или нет, наконец, нравится ли проект самому исполнителю.

Это витрина, в которой лежат лучшие проекты. В реальной работе дизайнер может не показать такой же уровень.

Поэтому в процессе поиска и переговоров с потенциальным исполнителем я стараюсь выяснить несколько нюансов:

• Сколько сделал сам дизайнер. Проекты бывают коллективные, важно разобраться, насколько велика доля участия конкретного дизайнера в нем. В какие сроки он может повторить подобное?
• Ответственность. Обычно я задаю прямой вопрос — ответственный ли ты человек и как ты понимаешь слово «ответственность».
• Отношение к правкам. На старте нам важно знать, как исполнитель реагирует на правки. Будь то клиентские правки или комментарии арт-директора.

Обычно я прошу специалиста назвать комфортные для него деньги, общая стоимость зависит от объема и особенностей проекта. Час работы дизайнера в среднем стоит 900—1500 ₽.

Если цена дизайнера меня не устраивает, ищу способы ее снизить. Например, можно сократить количество уникальных страниц сайта. Или постараться снять опасения, связанные с проектом, которые фрилансер обычно закладывает в стоимость. Например, многие боятся, что дизайн не согласуют или что будет много итераций правок. Мы сразу договариваемся, что правки будут, и на это нужно закладывать время.

Если проект короткий, на две-четыре недели, то его выгодно сделать с помощью фрилансеров. Если проект длинный и приоритетный, проще сделать своими силами. Дело не только в деньгах: внутри компании процессы налажены и отработаны, я, как руководитель, трачу намного меньше сил, потому что ребята сами знают, как и что делать.

При работе с фрилансером требуется намного больше личного времени: нужно объяснять, для каких разрешений мы делаем макеты, как работаем с компонентами, оптимизируем графику и как организовываем рабочее пространство в «Фигме», чтобы всем участникам процесса было удобно. Нюансов много, время уходит, и все это может стать не так рентабельно.

Мы работаем по договорам ГПХ. Чтобы не срывать сроки, сразу договариваемся на промежуточные дедлайны: фрилансер получает план-график с контрольными точками проекта, по которым работаем. Всего у нас работает 74 человека в штате и 25 на фрилансе.

Я могу вспомнить один проект, в котором дизайнер показал крайне слабые результаты, несмотря на хорошее портфолио. Было так плохо, что я не смог принять результат. Ситуация осложнилась тем, что человек был убежден: доделывать ничего не нужно. Мои комментарии он встречал с сильным сопротивлением. Пришлось убеждать человека сделать свою работу, уговаривать, продавливать свои замечания. В итоге стало понятно, что принципиальных изменений от человека не добиться. Мы забрали проект, оплатили труд фрилансера и сделали всю работу заново, за свой счет. К счастью, это редкая история.

Конечно, у нас был договор, но в нем не пропишешь совсем детальное ТЗ: дизайн это слишком субъективно, нельзя заранее предусмотреть все нюансы. Поэтому мы делаем ставку на тщательный отбор людей, которые сами работают на результат.