Арендные платежи — это весомая часть затрат предпринимателей. Особенно больно платить за аренду в кризис, когда продажи падают или вообще останавливаются.

Я гендиректор консалтинговой компании. Моя работа — помогать бизнесу оптимизировать расходы. Расскажу, как мы с клиентами попробовали сократить траты на аренду и что из этого вышло.

Пользоваться системой поставок «точно в срок»

Система «точно в срок» работает так: материалы для производства или товары для перепродажи поступают в организацию в тот момент, когда в них наступает острая необходимость. Условно, если снижается спрос, бизнес покупает меньше сырья. Когда спрос повысится, закупки снова нарастят. Систему удобно использовать, если покупатели готовы подождать, пока товар приедет от поставщика.

Такой подход помогает или вовсе отказаться от аренды склада, или пользоваться складом с небольшой площадью, которой хватит для транзита товара, а не для хранения.

Как это работает на практике. Мой клиент занимается розничной продажей пряжи для вязания, у него пять торговых точек в городе. Каждая точка — это торговый зал и склад: две комнаты по 30 м2. Аренда одного квадратного метра в них стоит 1500 Р.

Основные запасы продукции хранили на складе, а в торговом зале держали образцы на стеллажах, там же было рабочее место для продавца. В зале обычно лежали 1—3 мотка, но если места на складе не хватало, могли выставить и целую упаковку пряжи.

Большинство клиентов у компании были постоянные, с высоким уровнем лояльности. Поэтому мы решили попробовать перейти на систему «точно в срок»: если на торговой точке не было нужной пряжи, покупателю предлагали выбрать ее по каталогу и подождать три дня. Девять из десяти клиентов согласились на такую систему.

Схема заработала, потому что компания закупала пряжу у мелкооптового поставщика. Минимум закупки — 1 упаковка. Если покупателю не нужно было так много, то остатки, обычно это 1—3 мотка, просто оставались в торговом зале на стеллажах и ждали другого клиента.

Компания отказалась от аренды складских комнат и в итоге оставила только торговые залы. Месячная экономия с одного помещения получилась 45 000 Р, а всего сэкономили 225 000 Р в месяц, или 2,7 млн рублей в год.

Внедряя систему доставки в срок, нужно изучить модель бизнеса — важно, чтобы покупателям было комфортно ждать поставки и они не ушли к конкурентам, которые привозят товары быстрее. Плюс все равно понадобится держать в торговой точке небольшой запас для тех, кому нужно купить прямо сейчас, и договориться с поставщиками, чтобы клиенты не ждали заказы по несколько месяцев.

Продавать залежавшийся товар со скидкой

У каждого товара, который лежит на складе, есть цена хранения: стоимость арендной платы за площадь, которую занимает единица продукции. Обычно учитывают не только полезную площадь, но и вспомогательную, которая нужна для обслуживания полезной — проходы, лестницы, бытовые места для сотрудников.

Считают стоимость хранения так: цену за аренду квадратного метра в месяц делят на количество единиц товара, которые можно хранить на этой площади.

Если товар хранится долго, то стоимость хранения может превысить потенциальную прибыль от продажи этого товара. Поэтому нужно постоянно анализировать соотношение расходов на товар и возможную наценку. Это поможет спрогнозировать, через сколько месяцев товар будет выгоднее продать с большой скидкой, а не просто платить за место на складе.

Как это работает на практике. Предприниматель, торгующий обувью, пришел с запросом: его бизнес, несмотря на неплохой размер выручки, терпит убытки. Мы выяснили, что из-за негибкой ценовой политики бизнесмен платил «лишние» деньги за аренду.

Аренда одного метра склада обходилась ему в 2000 Р в месяц. На одном метре полезной площади хранилось 10 пар итальянской обуви, в основном сапоги и ботфорты. Соотношение полезной площади склада к вспомогательной — 50%, то есть фактически для хранения нужно было 1,5 м2.

Получалось, что затраты на хранение 10 пар в месяц составляли 3000 Р, одной пары — 300 Р. В год на хранение пары обуви предприниматель тратил 3600 Р. В закупке обувь стоила 10 000 Р, ее продавали за 20 000 Р без учета НДС. Грубо говоря, три года хранения превращали сделку в убыточную.

В первый год после поступления бизнес продавал только 20% товара. В среднем же срок реализации составлял как раз три года — поэтому бизнес терял деньги.

После анализа предприниматель внедрил гибкую ценовую политику: начинал снижать цены, если товар не продавался быстро, и в итоге реализовывал обувь с меньшей наценкой. Средний срок реализации сократился до 1,5 лет. На аренде получилось сэкономить 1800 Р с одной пары обуви.

Арендовать помещение дешевле

Распространенный совет по сокращению затрат на аренду — переехать в помещение дешевле, арендовать офис в бизнес-центре классом ниже, найти аналогичный по площади склад, но дальше от трассы, где-то на окраине. Это рабочий метод, но нужно учитывать нюансы. Например, переезд может лишить бизнес покупателей — кому-то будет невыгодно ездить в другой район.

Перед тем как решить, менять ли помещение, нужно учитывать расходы на переезд. Вот несколько вопросов, которые помогут их оценить:

  1. Сколько придется потратить на перевозку мебели, оборудования, товарных запасов?
  2. Насколько вырастут расходы на логистику? Если новое место находится дальше, то поставщики могут потребовать доплату за доставку.
  3. Придется ли тратить деньги на доставку сотрудников? Когда офисы располагаются далеко от общественного транспорта, людям может быть трудно туда добираться: возможно, понадобится арендовать автобус.
  4. Сколько людей уволится? Лишний час на дорогу до офиса или склада превращается в 10 часов в неделю и 40 часов в месяц: это может оттолкнуть персонал от компании.

Как это работает на практике. Компания занималась мелкооптовой продажей продуктов. Когда их склад переехал на окраину города, удалось сэкономить на аренде 700 000 Р за год. На сам переезд пришлось разово потратить 150 000 Р. Постоянные расходы на транспорт, связанные с доставкой товаров клиентам, выросли всего на 200 000 Р в год. Экономия за первый год вышла в 350 000 Р, за второй и далее — 500 000 Р.

Есть в моей практике и отрицательный пример. Предприниматель управлял фотоателье, в котором проходили съемки для журналов, работали дорогие и востребованные фотографы и модели. Помещение арендовал в новом здании, с окнами во всю стену, с красивыми пейзажами за окном.

Когда началась пандемия, он решил сэкономить и перенести ателье в соседнее здание постарше — помещение там было дешевле, но и выглядело хуже. В первом здании метр стоит 3000 Р, во втором — 1800 Р.

Сам переезд проблем не вызвал — наняли грузчиков за 6000 Р, перенесли оборудование, все заново настроили. Но после переезда у ателье стало меньше клиентов — фотомодели попадали в обыденный антураж и постепенно отказывались работать в этой студии, выбирая другие.

Найти склад с оптимальным распределением полезных зон

Площадь склада обычно разделяют на четыре категории:

  1. Полезная — занятая материальными ценностями и устройствами для их хранения.
  2. Территория для приема и отпуска продукции.
  3. Служебная — конторские, бытовые площади, например комната, где сидят кладовщики.
  4. Вспомогательная — проезды и проходы, например между стеллажами.

Неоправданные расходы появляются, когда предприниматель арендует помещение, не сделав даже приблизительного расчета, сколько и какой площади ему нужно. В итоге он получает склад, в котором или слишком много площади для оборота бизнеса, или зоны не подходят под специфику компании.

Дать какую-то универсальную формулу расчета всех нужных площадей не получится — обычно при анализе учитывается специфика конкретного бизнеса. Например, для какой-то компании может быть нормальным, что в некоторые периоды полезная площадь будет пустовать, зато в горячий сезон полки будут завалены запасами. Это нужно учитывать еще до аренды склада, чтобы не было внезапной нужды площадей или, наоборот, постоянной переплаты за пустые стеллажи.

Если бизнес уже арендует склады, стоит измерить площади и распределить их по категориям. И рассчитать, сколько площади какой категории реально нужно бизнесу.

Как это работает на практике. Мы помогали с расчетами предпринимателю, который арендовал склад для хранения строительных материалов — 200 квадратных метров по 400 Р за метр в месяц. После анализа выяснилось, что полезную площадь склада, учитывая его деятельность, можно сократить на 20%, а остальные зоны — на 15%. Получается, что за предыдущие годы аренды он переплатил минимум 500 000 Р.

Арендовать для офиса опенспейс

Вместо кабинетов с коридорами можно организовать опенспейс — большой зал вообще без стен или с небольшими перегородками. Для общения с клиентами или тет-а-тет разговоров организуют переговорную комнату и используют ее по очереди.

Обычно в опенспейсах шумно. Если специфика работы требует концентрации и внимания, лучше использовать классический кабинетный формат.

Как это работает на практике. Компания занимается продажей автозапчастей, состоит из 30 человек. Это шесть отделов, для которых снимали отдельные комнаты. Общая площадь офиса — 225 м2.

Решили сократить расходы и пересадить большинство сотрудников в общий зал, кабинеты оставить только для директора и двух бухгалтеров. Совокупная площадь офиса стала 158 м2. Учитывая, что метр стоил 500 Р в месяц, получилось сэкономить 33 500 Р в месяц и 402 000 Р в год.

Использовать концепцию гибкого рабочего места

Гибкое рабочее место, или hot-desking — это концепция незакрепленного рабочего места, то есть офис, в котором у сотрудников нет своего компьютера или кабинета. Помещение работает по принципу коворкинга — люди приезжают и занимают любое свободное место. Переговорные комнаты, если нужно пообщаться с клиентами или обсудить что-то наедине с коллегами, бронируют заранее.

Такой формат подходит организациям, где сотрудники много времени проводят вне офиса. Например, если менеджер по продажам много ездит по потенциальным заказчикам, а компьютер ему нужен на час в день, чтобы заполнить данные в CRM.

Перед организацией гибких рабочих мест стоит последить за посещаемостью офиса и проанализировать результаты — как часто сотрудники сидят за компьютерами, сколько рабочих мест в среднем пустует на протяжении недели или месяца, много ли людей работает дистанционно и приходят в офис редко.

Если в компании работает 100 сотрудников и на одного в среднем приходится 5 квадратных метров, то даже отказ от 15% рабочих мест в пользу незакрепленной системы позволит отказаться от аренды 75 квадратных метров офиса.

Как это работает на практике. В штате московского дизайнерского агентства числилось 30 сотрудников. На деле ежедневно в офисе присутствовали только 25 человек, кто-то был в отпуске, кто-то — на выезде у заказчика.

Руководитель компании решил отказаться от аренды одной из комнат площадью 25 квадратных метров. Ноутбуки, которые «закреплялись» за отдельными работниками, хранились в стеллаже. А вот рабочий стол и кресло сотрудники выбирали из тех, что остались незанятыми к их приходу.

Учитывая, что за метр офиса платили 2800 Р в месяц, в год получилось сэкономить 840 000 Р.

Перевести сотрудников на удаленную работу

В трудовом кодексе нет определения удаленной работы, но есть два описания, которые подходят для объяснения этого термина:

  1. Надомники — люди, которые по трудовому договору что-то производят или чинят по поручению работодателя. Надомники выполняют работу из материалов, которые предоставил их наниматель. Если сотрудник использует свои инструменты, то ему можно выплачивать компенсацию — в зависимости от того, какие условия зафиксированы в трудовом договоре.
  2. Дистанционная работа — работа по трудовому договору, которую сотрудник выполняет не на территории работодателя, с использованием телефона или интернета. Дистанционный работник обладает теми же правами и обязанностями, что и сотрудник, работающий из офиса.

Закон требует от работодателя обеспечить дистанционного сотрудника оборудованием и другими ресурсами, которые нужны для выполнения задач. Например, придется оплачивать подписку на программы, компенсировать расходы на интернет и мобильную связь. Еще может потребоваться разовая трата на перевозку оборудования из офиса домой к сотруднику.

Как это работает на практике. Предприниматель развивал сеть ателье, каждое из которых представляло из себя большое помещение, разделенное на производственную зону и зал для работы с клиентом, с примерочными и кассой. В каждом ателье работали по две швеи. Первая занималась пошивом одежды, а вторая — мелким ремонтом. Мы решили сэкономить деньги на аренде, переведя ремонт на удаленку.

Заказы на ремонт принимали швеи на пошиве, они же общались с клиентами по другим вопросам. Компания наняла курьера, который вечером объезжал ателье, собирал вещи на ремонт и развозил их по домам швей.

Производственную часть помещений за счет этого получилось уменьшить в два раза — предприниматель перевез ателье в меньшие по площади комнаты в тех же зданиях.

Общая экономия на арендных платежах за год составила 1 млн рублей за счет сокращения всех помещений. На курьера организация тратит 350 000 Р в год. Еще работодатель платит компенсацию за использование своего оборудования швеям на удаленке — на это уходит 150 000 Р в год. Чистая экономия владельца бизнеса — 500 000 Р в год.