Чем управляющая компания может помочь собственнику коммерческой недвижимости

Коммерческая недвижимость — это помещения для бизнеса, которые используются собственником для получения дохода, чаще всего от сдачи в аренду.

Это офисы, склады, торговые помещения. К коммерческой недвижимости можно отнести и апартаменты, но они имеют свои особенности.

Управляющая компания, или УК, — это организация, которая обслуживает недвижимость и помогает зарабатывать собственникам. Я знаю три вида УК:

1. Facility management — организации, которые занимаются только уборкой, ремонтом, эксплуатацией, устранением аварий. Аналогичные функции выполняют УК в жилой недвижимости.
2. Asset management — организации, которые занимаются доверительным управлением. Здесь управляющий может делать практически все в зависимости от договора — вплоть до продажи здания. Такой формат не распространен в нашей стране: мало кто хочет передавать такие полномочия третьему лицу.
3. Property management — это среднее между привычной УК и доверительным управлением. С одной стороны, собственник принимает ключевые решения сам. С другой — компания занимается не только содержанием и ремонтом здания, но и ищет арендатора, следит за оплатой, заключает договор, платит налоги, ведет бухгалтерию.

Я работаю в компании формата Property management. Платят такой УК обычно не фиксированный гонорар, а в среднем 10% от арендного потока. Это значит, что управляющий заинтересован увеличить прибыль, сдать объект надежным арендаторам и стабильно получать доход. Расскажу, чем управляющая компания может помочь собственнику коммерческих помещений:

Если у собственника пустые помещения, компания может найти арендатора и помочь заключить с ним договор.

Как правило, управляющий знает, на каких площадках стоит разместить объявление о сдаче, или может обратиться к базе арендаторов: у опытного специалиста есть контакты людей, которые ищут помещения для расширяющегося бизнеса. Например, можно предложить аренду сетевым магазинам или активно растущей франшизе. Это экономит время и сокращает простой.

Управляющая компания фильтрует арендаторов: контрагента проверяют по базе должников судебных приставов, изучают список активных и прошедших судебных разбирательств.

• Например, у нашего клиента хотел снять помещение предприниматель, который продает обувь и одежду, предложил хорошую ставку. Но мы выяснили, что этому продавцу неоднократно выставлял штрафы Роспотребнадзор. У него были непогашенные долги по налогам, более того: два года назад он прошел процедуру банкротства. Получается, арендатор проблемный: даже если у него и будут деньги на аренду, налоговая инспекция может принудительно списывать их в счет долгов перед бюджетом. Клиент отказался сотрудничать с этим предпринимателем.

УК изучает рынок недвижимости, по опыту знает, у каких сетей есть проблемы с оплатой аренды, кто пытается съехать раньше оговоренного срока или нарушить условия договора.

Когда потенциальный арендатор найдется, УК проведет переговоры, проследит, чтобы в документе не было всякой ерунды или невыгодных условий, которые в дальнейшем могут навредить. Например, крупная сетевая компания, которая торгует алкоголем, часто настаивает на обязанности арендодателя отремонтировать подъездную дорогу и разбираться с жильцами, если они жалуются на магазин. Конечно, такие условия не выгодны и лучше не включать их в договор.

Управляющая компания берет на себя содержание помещения, то есть поддерживает его в состоянии, пригодном для использования. Например, в любом здании нужно периодически красить потертые стены, менять расколотую плитку, ремонтировать или заменять оборудование, в том числе розетки, краны.

Много работ нужно проводить с оборудованием. Например, счетчики, датчики, кондиционеры должны проходить регулярную поверку, проверку и ремонт. Оборудование нужно периодически менять, а системы — улучшать: ставить энергосберегающие приборы, счетчики, которые автоматически передают показания. Нужно отслеживать, увеличивается ли нагрузка на оборудование, и оптимизировать его: например, поставить трубы большего диаметра, чтобы канализация лучше работала.

В коммерческих помещениях важно поддерживать комфортные условия: убираться, обеспечить охрану и процессы благоустройства, проводить по необходимости дезинфекцию, дезинсекцию, дератизацию. В зависимости от уровня здания нужны высотные, фасадные и отделочные работы, ландшафтный дизайн.

Занимаются этими работами привлеченные подрядчики. Конечно, собственник сам может найти на рынке специалистов, но велик риск попасть на недобросовестного подрядчика. УК же в этом смысле проще: за счет больших объемов компания уже отсеяла недобросовестных контрагентов, а с компетентными и ответственными наладила долгосрочные отношения.

Управляющий может взять на себя содержание помещения и решение сложностей с внеплановыми ремонтами. Он же будет общаться с коммунальщиками, проверяющими, муниципальными службами, собирать и передавать показания приборов учета.

В зависимости от типа помещения с коммунальными службами нужно согласовывать сроки поверок, проверок, ремонта, требовать от них выполнения обязанностей, делать сверку расчетов.

Коммерческие помещения могут проверять пожарные службы, сотрудники Роспотребнадзора. Важно, чтобы с ними общался компетентный юрист, а не случайный сотрудник.

• Я сталкивался с ситуацией, когда проверяющего встретил продавец и подписал акт проверки вообще не глядя в него. Собственнику пришлось потом потратить много времени на обжалование результатов. Хотя в той истории больше половины замечаний инспектора можно было устранить на месте: например, блокировка запасного выхода выражалась в случайной коробке, которую можно было просто отодвинуть от входа.
• Другая ситуация: у клиента произошла авария, поздно вечером прорвало водопроводную трубу. Помимо обслуживаемого помещения затопило соседей снизу — театральную студию.
• Клиента никто не побеспокоил: о происшествии сообщили менеджеру УК, он вызвал аварийную службу, выехал в помещение, проконтролировал устранение протечки. На следующий день согласовал с театральной студией размер возмещения. Участие собственника во всей неприятной ночной ситуации ограничилось одним телефонным звонком от менеджера, который на следующий день рассказал о случившемся и попросил подтвердить размер возмещения.

Проблем в управлении помещениями много. Классика — прорывы труб, канализации. Я встречал ситуации, когда у соседей был ремонт, рабочие перебили электрокабель, три помещения остались без электричества. Или, например, может потечь крыша. Все это нужно решать, причем довольно оперативно, чтобы не страдали арендаторы и их клиенты.

Перед началом работы управляющая компания проводит первичный аудит помещения и определяет рыночную стоимость аренды помещений, ориентируясь на аналогичные предложения. Затем разрабатывает стратегию использования в зависимости от целей собственника.

Например, если владельцу офисов нужно побыстрее начать зарабатывать и не тратить деньги на простой, можно поставить ставку чуть меньше рыночной и практически сразу сдать помещение. И наоборот: если человек хочет спокойный пассивный доход, можно поставить ставку чуть выше рынка — как правило, так отсеиваются те, с кем могут быть проблемы по оплате.

Бывает, что УК нанимают для продажи объекта, чтобы сделать помещение привлекательнее для покупателя или арендатора. Например, берем продовольственный магазин с неузаконенной перепланировкой — на рынке это, можно сказать, «брак», придется продавать или сдавать со скидкой. Оформляем все документы, перепланировка становится законной. После этого компания помогает или продать объект по рыночной цене, или найти другого арендатора. Допустим, магазин вина и крепких напитков — потому что для продажи алкогольной продукции нужна лицензия, а ее можно получить только в помещении с законной планировкой. Такие магазины платят больше, потому что им сложнее найти подходящий для работы объект.

• У клиента было помещение площадью 450 м². Это помещение арендовал мебельный салон, аренду платил своевременно. Мы просчитали, что доход можно увеличить, если разделить объект на четыре автономных помещения. Собственник согласился, и мы организовали весь процесс: узаконили перепланировку, провели физические работы по разделению, развели коммуникации и инженерные сети, внесли сведения в кадастр.
• В итоге помещение сдали мебельному салону, магазину инструментов, аптеке, пункту выдачи заказов. За счет разделения арендаторов денежный поток увеличился с 400 000 до 980 000 ₽ в месяц.

Управляющая компания берет на себя бухгалтерское сопровождение компании, то есть занимается планированием и контролем платежей, старается уменьшить операционные расходы, формирует собственнику отчеты. Если такая возможность есть, оптимизирует налогообложение. И помогает выявить бухгалтерские и юридические ошибки и проблемы.

Даже у внешне благополучного арендодателя могут быть типичные проблемы. Например, я часто встречаю неэффективный документооборот: счет и акт распечатывают, раз в месяц человек отвозит это арендатору и через несколько дней забирает подписанную бумагу. Хотя вместо курьера можно отправлять документы почтой или вообще использовать электронный документооборот.

Другая проблема — несогласованные зоны ответственности в договоре. Например, в помещении сгорел счетчик — стороны будут сваливать ремонт друг на друга. Если бы условия ответственности были прописаны в договоре, таких проблем бы не было. Идеальных договоров не бывает, но в управляющей компании работают юристы, которые знают много нюансов и учитывают их в работе. Большей части проблем можно избежать.

В деятельности арендодателя могут быть и юридические проблемы. Например, человек сдает помещение с незаконной перепланировкой — за это его могут оштрафовать. Или для нового арендатора он завел мощный кабель электроэнергии на 15 кВт, а по документам можно только 10 кВт. Это грозит пожаром и штрафами.

Встречаются ситуации, когда арендодатель может сэкономить сотни тысяч рублей просто за счет верного выбора системы налогообложения.

• У моего клиента в собственности несколько нежилых помещений, он сдает их в аренду как индивидуальный предприниматель на упрощенной системе налогообложения. С полученных доходов он платил налог 6% с дохода.
• Мы провели бухгалтерский аудит и выяснили, что по двум помещениям ему выгоднее оформить патент, то есть перейти на вид налогообложения с фиксированной суммой в выбранный период.
• Работает это так. Годовой доход за два помещения — 7 800 000 Р. 6% УСН от этой суммы — 468 000 Р. Патент в то время обходился в 60 000 Р за одно помещение за полгода, итого 240 000 Р за год. Экономия от перехода — 228 000 Р в год.

Заранее предусмотреть все юридические вопросы тоже невозможно. Например, у нашего клиента есть встроенно-пристроенное к многоквартирному зданию помещение. И от арендатора этого объекта управляющая организация жилого дома начала требовать очистить крышу от мусора и растений. Наши юристы разобрались, что эти требования незаконны: кровля такого помещения является зоной ответственности УК жилого дома. После соответствующего письма с разъяснениями от арендатора больше ничего не требовали, УК дома сама очистила кровлю.