Может ли ИП учесть в расходах плату за аренду жилья?

Снять квартиру у самозанятого можно, закон позволяет сдавать жилье с уплатой налога на профессиональный доход — НПД. Но отразить расходы в налоговом учете у ИП получится не всегда.

Сразу немного вас поправлю: так как речь идет о жилом помещении, используется термин «поднаем жилья». В субаренду сдают и снимают только нежилые помещения, например офисы или склады.

Упрощенцы с объектом «Доходы минус расходы» могут учитывать только те расходы, у которых есть экономическое обоснование, — когда затраты нужны, чтобы извлекать коммерческие доходы.

Квартира — это помещение для проживания. Ее наем нужен скорее для личного пользования, чем для бизнеса. У таких расходов не будет экономического обоснования, и отразить их в налоговом учете не получится.

В то же время в квартире можно вести бизнес, если жить в ней законно, не нарушать права соседей и не перестраивать помещение. В этом случае расходы на наем будут обоснованными: ИП снимает жилье не только для жизни, но и для предпринимательской деятельности.

Чтобы обосновать расходы, нужны договор и чеки от самозанятого, который сдает квартиру в поднаем. Расскажу обо всем подробнее.

Снять квартиру в поднаем можно только с согласия наймодателя — человека, который сдал помещение самозанятому. Согласие должно быть письменным, а не просто на словах.

Если в договоре найма ничего не сказано о праве поднайма, нужно оформить согласие наймодателя в дополнительном соглашении или отдельным договором о поднайме.

Если помещение сдадут в поднаем без согласия наймодателя, он может расторгнуть договор с первым нанимателем. Это автоматически отменит договор поднайма — придется перезаключать договор или съезжать с квартиры.

Договор поднайма по содержанию не отличается от договора найма или аренды. В нем также указывают размер платы, срок сдачи и описание помещения.

Если договор поднайма заключен на срок более года, его нужно зарегистрировать в Росреестре. Подать заявление на это может любая сторона договора.

За регистрацию нужно будет заплатить госпошлину — 2000 ₽.

Налоговая база на УСН «Доходы минус расходы» — это прибыль от коммерческой деятельности.

Налоговую базу можно снижать за счет только экономически обоснованных и документально подтвержденных затрат. Это два важных момента, которые нужно соблюсти.

Экономическая обоснованность. Расходы ИП должны быть связаны непосредственно с предпринимательской деятельностью. То есть той, что направлена на систематическое получение прибыли.

Плату за аренду помещения по закону можно учитывать в расходах, при этом не имеет значения, жилое оно или нежилое. Но аренда или наем должны быть связаны с коммерческой деятельностью.

Если вы планируете снимать квартиру для проживания, учесть расходы на поднаем не получится. В этом случае нет экономической цели — есть только личная. Проживание ИП в квартире не решает вопросы бизнеса.

Если вы планируете не только жить в квартире, но и вести бизнес, говорить об экономическом обосновании можно с осторожностью.

Во-первых, нужно соблюсти несколько условий: зарегистрироваться по месту жительства, использовать жилье по назначению и не нарушать права соседей. Только тогда бизнес будет законным.

Во-вторых, проживание в квартире должно совпадать со спецификой работы ИП. Например, предприниматель хочет принимать заказы и шить занавески. Для этого ему не обязательно арендовать нежилое помещение — он может работать и на дому. То есть он может снимать квартиру и для проживания, и для работы.

Обратный пример. ИП хочет открыть детский сад на дому. Предприниматель не сможет учитывать расходы на поднаем жилья: детский сад не предназначен для проживания. Сначала нужно перевести жилое помещение в нежилое и только после этого можно говорить об экономическом обосновании.

Документальное подтверждение затрат. В вашем случае подтверждением расхода будет договор поднайма и чеки от самозанятого наймодателя.

Обратите внимание, что для самозанятого платежи за поднаем и коммунальные услуги считаются доходом. На каждую сумму он должен выдавать отдельные чеки, на основании которых вы можете учитывать расходы.

Исключение — коммунальные услуги, которые начисляются по показаниям счетчиков. Это подача воды, электричества и газа. Оплата этих услуг не образует экономической выгоды у наймодателя, поэтому чеки на них он выдавать не должен.

В этом случае вы можете оплачивать услуги напрямую поставщикам и на основании оплаченных квитанций отражать расходы в налоговом учете.

Снять жилье в поднаем у самозанятого можно. Закон это не запрещает.

Чтобы учесть расходы на поднаем, нужна экономическая обоснованность и документальное подтверждение затрат.

Если вы планируете снимать квартиру только для проживания, учесть расходы на поднаем не получится.

Если вы планируете не только жить в квартире, но и вести бизнес, учесть расходы можно при соблюдении нескольких условий. Например, должна быть регистрация по месту жительства, а специфика работы позволяет заниматься бизнесом дома.

Самозанятый-наймодатель должен выдавать чеки на платежи за поднаем квартиры и оплату коммунальных услуг.