Я заработал миллион рублей на канцтоварах

Я совладелец небольшой компании — продаем оргтехнику, канцтовары компаниям и частным лицам.

Во время пандемии в 2020 году выручка в магазине упала на 30%, и я стал думать, как можно поднять продажи на доковидный уровень.

Сначала активно вкладывался в рекламу — мы настраивали таргетированную рекламу в соцсетях, занимались прямыми рассылками и обзванивали потенциальных клиентов. Продажи выросли от силы на 5%, а времени эти усилия занимали много. В условиях пандемии и массового перехода сотрудников на удаленку потребность компаний в канцелярских принадлежностях снизилась в принципе.

Затем мне в голову пришла идея участвовать в госзакупках. Я изучил матчасть, электронные торговые площадки, посмотрел, кто что закупает. В итоге поучаствовал в тендерах нескольких государственных компаний, министерств и закупках Центрального банка России. С последним отношения сложились лучшим для меня образом, про этот опыт и расскажу.

Госорганы проводят закупки по закону о контрактной системе № 44-ФЗ, госкорпорации и компании с госучастием — по закону о закупках № 223-ФЗ.

Центральный банк не работает ни по тому закону, ни по другому. У него особый статус, его сотрудники даже не считаются чиновниками. Поэтому ЦБ сам для себя написал положение — документ, который регламентирует закупки. В нем перечислены требования к поставщикам, рассказано, как проходит аккредитация.

Центральный банк подробно описал, как проводит закупки, отбирает и оценивает поданные заявки, подводит итоги и заключает контракт.

Аккредитация поставщиков. У Центрального банка есть несколько требований к поставщикам, например:

• поставщик должен быть зарегистрирован в ИФНС в качестве ООО, ИП, АО. Физлица могут участвовать в закупках без аккредитации;
• компания не должна быть оффшорной;
• у компании не должно быть долгов по налогам, сборам и другим платежам в сумме больше 25% от объема балансовой стоимости активов;
• у руководителя компании и главного бухгалтера не должно быть судимостей за преступления в сфере экономики, они не должны быть под следствием или находиться под запретом занимать определенные должности;
• компания или ИП не должны быть упомянуты в реестре недобросовестных поставщиков Единой информационной системы «Закупки» или в аналогичном реестре самого Банка России в разделе Департамента закупок.

Проведение тендера. Центральный банк проводит закупку через конкурс, аукцион, запрос котировок, запрос предложений, сбор ценовых предложений — в главе 7 положения подробно описан каждый способ. Еще там описано, как и кому присваивают первое место, как можно подать альтернативные предложения, что такое конкурентные переговоры.

Отбор и оценка заявок. Центральный банк изучает документы, которые подали поставщики, и отсеивает участников закупки, которые не соответствуют требованиям.

Заявки оценивают по стоимостным и не стоимостным критериям. Стоимостные критерии — это, например, цена договора или цена за единицу продукции, а не стоимостные — характеристика продукции, его качество, деловая репутация поставщика.

Подведение итогов и заключение контракта. После проведения закупки Центральный банк выбирает поставщика, который предложит наиболее выгодные условия договора — качественный товар, работу или услугу по наименьшей цене. И заключает с таким поставщиком контракт.

Чтобы заявить о себе как о потенциальном поставщике, нужно подать заявку на аккредитацию.

Форму заявки и список документов, которые нужно приложить, можно найти на сайте электронной торговой площадки «Сбер А». Это то место, где ЦБ проводит свои закупки. На других торговых площадках Центральный банк не работает.

В заявке нужно указать основную информацию о компании или ИП, например:

• полное и сокращенное название компании;
• ИНН, ОГРН;
• основной код ОКВЭД;
• информацию об открытых расчетных счетах;
• адрес места нахождения.

Еще нужно заполнить антикоррупционные обязательства. Участвующие в закупках физлица должны прикладывать его во время каждого участия в закупочной процедуре, так как физлицам нет необходимости проходить аккредитацию. Компании же заполняют обязательство только во время получения аккредитации. Суть этого обязательства изложена в его названии — поставщик подтверждает, что не будет пытаться выиграть тендер нечестным путем.

Заявку и прилагаемые к ней антикоррупционные обязательства нужно распечатать, руководитель или уполномоченное лицо должны их подписать и поставить печать компании при ее наличии. Сканы этих документов загружают в личный кабинет на электронной торговой площадке.

Юрлицам-резидентам к заявке нужно также приложить:

1. Копии учредительных документов.
2. Копию свидетельства о присвоении ИНН.
3. Копию протокола или другого документа, подтверждающего полномочия руководителя.
4. Копию приказа о назначении главного бухгалтера.
5. Выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
6. Информационное письмо о применении ОСНО или уведомление о возможности применения УСН или другого режима налогообложения.
7. Справку ИФНС об исполнении налогоплательщиком обязанности по уплате налогов, сборов, пеней, штрафов, процентов на последнюю отчетную дату.
8. Финансовую отчетность, если есть.

Для ИП и нерезидентов перечень документов несколько другой — его можно найти в приложении к Положению о закупках ЦБ.

Весь этот пакет документов подписывают электронной подписью руководителя или уполномоченного лица и отправляют для проверки в Центральный банк.

Чтобы минимизировать риск ошибок, рекомендую пользоваться инструкцией по подготовке пакета документов. Она выложена в том же разделе, где и сама форма заявки.

К моменту подачи заявки на участие в закупке все сведения должны быть актуальными. Если уже в процессе участия в закупке выяснится, что, например, у компании сменился генеральный директор, а в ЦБ об этом не сообщили, это может стать причиной отмены аккредитации. Но если в процессе участия в закупочной процедуре что-то поменялось, то нужно предупредить об этом ЦБ.

У меня ушло три рабочих дня, чтобы погрузиться в вопросы аккредитации, изучить требования, заполнить, собрать и отправить все документы. Процедура подготовки, на мой взгляд, трудная. Но если учитывать, что аккредитация выдается на два года, оно того стоит. Пакет документов нужно отправить в ЦБ через личный кабинет.

Срок рассмотрения заявки и пакета документов — до 10 рабочих дней, так написано в положении о закупках ЦБ. Я получил статус аккредитованного поставщика через 5 рабочих дней после отправки документов. Ответ пришел в личный кабинет на сайте торговой площадки.

Интересно, что пройти аккредитацию можно и во время участия в закупке. То есть, если вы увидели закупку, в которой хотите участвовать, но еще не получили аккредитацию ЦБ, можете сначала подать заявку на участие в закупке, а потом отправить документы для аккредитации. Главное, чтобы к началу процедуры отбора заявок участников у вашей компании был статус аккредитованной ЦБ.

Перед тем как пройти аккредитацию в ЦБ, нужно зарегистрироваться на электронной торговой площадке. Это нужно, чтобы непосредственно участвовать в закупках.

Чаще всего на торговых площадках регистрируют ООО, поэтому расскажу, что нужно указать им в форме регистрации:

1. ИНН, ОГРН, КПП.
2. Полное и сокращенное название компании.
3. Принадлежность к малому или среднему бизнесу.
4. Контактные данные организации и адрес сайта.
5. Юридический и фактический адрес организации, ее банковские реквизиты.
6. Сведения о лице, подавшем заявку на регистрацию.
7. Выписка из ЕГРН.
8. Копии учредительных документов и копии документов, подтверждающие полномочия руководителя.

После регистрации на электронной торговой площадке нужно зарегистрироваться в торговой секции ЦБ — чтобы принимать участие в закупках, хотя видеть закупки Центрального банка может любой желающий и без регистрации.

После того как вы получили аккредитацию ЦБ и зарегистрировались на электронной торговой площадке «Сбер А», можно участвовать в закупках.

Когда я только рассматривал возможность участия в закупках и изучал связанные с этим материалы, я очень внимательно изучил годовой план закупок ЦБ — есть ли там в принципе тендеры по моему профилю. Если бы я их там не нашел, то и не стал бы предпринимать все последующие шаги.

Годовой план закупок Центрального банка лежит в открытом доступе на сайте ЦБ. Там можно посмотреть все закупки, которые ЦБ планирует в этом году.

Я советую посмотреть, какие из запланированных к проведению закупок вам интересны, и ждать их появления на электронной торговой площадке. Когда информация о закупке появилась, это значит, что закупка началась и можно подавать заявку на участие в ней.

Годовой план закупок периодически может обновляться, в него могут вносить новые закупки или отменять те, что есть в плане. Так что план стоит периодически просматривать.

Я обратил внимание, что в основном закупают разного рода инжиниринговые услуги в области строительства и эксплуатации, услуги в сфере ИТ, поставку офисной мебели, оборудования, а также канцелярские принадлежности. Еще было много закупок, связанных с обеспечением пожарной безопасности.

Тендеров, связанных с поставкой канцелярской продукции, оказалось тоже немало.

Закупки, которые уже проводятся, нужно отслеживать в торговой секции ЦБ на сайте «Сбер А».

В основном закупки проводятся через запрос котировок и запрос предложений.

Если закупка проводится через запрос котировок, то победителем будет участник, который предложил наиболее низкую цену при выполнении нужных требований.

Если закупка проходит через запрос предложений, то победителем признается участник (участники) закупки, заявка которого наилучшим образом соответствует требованиям документации.

Для этого нужно быть зарегистрированным пользователем площадки «Сбер А». Так можно автоматически получать информацию о начале торгов по тем лотам, которые интересны именно вам. Это сэкономит время, и не нужно будет «шерстить» все закупки.

Когда на торговой площадке опубликовали объявление о закупке, первым делом нужно детально изучить, что именно планируется закупать, на каких условиях.

Важно заранее оценить, готова ли ваша компания в принципе выполнить заказ и на каких условиях она может это делать. Если участник не выполнит обязательства по договору после победы, компания попадет в реестр недобросовестных поставщиков Банка России. В течение двух лет она не сможет принимать участие в закупках.

Решение об участии в конкретной закупке я принял именно после изучения закупочной документации и технического задания.

После того как изучили все детали конкретной закупки, оценили свои возможности и приняли решение сотрудничать с заказчиком, нажимайте на кнопку «подать заявку» и заполните форму.

Во время некоторых закупок к участникам могут предъявить дополнительные требования вроде наличия опыта оказания аналогичных услуг или определенный уровень квалификации экспертов, которые работают в организации и будут выполнять договор. Все это нужно подтверждать документами, договорами, сертификатами. Дополнительные требования обозначают в закупочной документации. В моем случае никаких дополнительных требований не было.

Если у участника закупки возникают какие-то вопросы или что-то непонятно, то прямо в карточке закупки можно задать вопрос: рядом с кнопкой «подать заявку» есть кнопка «запрос разъяснений». Вопрос и ответ публикуются в карточке закупки и видны всем, кто ее просматривает. Автор вопроса указан анонимно.

После того как участник загрузит документы из закупочной документации, нужно указать цену, за которую он готов оказать услуги, сделать работу или поставить товар, а потом нажать кнопку «подписать и сохранить». Все, дело сделано — заявка подана.

Имейте в виду, что если указать цену, которая на 25% ниже от максимально указанной, или еще ниже, это будет считаться демпингом. От организации могут потребовать разъяснения — за счет чего цена снижена настолько.

В личный кабинет на «Сбер А» поступит уведомление, проект договора нужно взять в закупочной документации, которая опубликована в карточке закупки. Договор нужно подписать ЭЦП и отправить в ЦБ через личный кабинет. Можно также подписать и отправить в бумажном виде, главное предоставить в ЦБ свой экземпляр договора в течение 5 рабочих дней после получения уведомления. ЦБ со своей стороны подписывает договор в течение 10—30 календарных дней с даты уведомления о результате закупки.

Все детали исполнения контракта прописываются Банком России в техзадании. Там прописано, когда, куда и как победитель должен поставить товары, что именно и в каком количестве — все это прописано в приложении к проекту договора. Поэтому я в принципе был «на низком старте», когда узнал, что стал победителем закупочной процедуры.

Перед тем как подать заявку на участие, я рассчитал маржинальность — сколько денег я заработаю, если получу этот заказ.

Я взял каждый предмет закупки, их было 35, уточнил у своих поставщиков стоимость производства и доставки каждого из этих предметов. Просчитал затраты на логистику и заложил 7% чистой прибыли для себя. В итоге получилось, что я могу снизить цену контракта на 5%. Этого оказалось достаточно, чтобы оказаться победителем.

Маржинальность я высчитывал по формуле:

• М = (Ц − СТ) / Ц × 100%,
• М — маржинальность,
  Ц — моя цена продажи,
  СТ — себестоимость.

Например, Центральный банк был готов купить блоки цветных стикеров для заметок по 200 ₽. Стоимость производства у поставщиков, у которых я закупался, была 86 ₽. Из-за транспортных расходов на доставку от завода до моего склада и от моего склада до заказчика цена выросла до 145 ₽.

Маржинальность составила 27,5% = (200 − 145) / 200 × 100%

После вычета налоговых и операционных расходов вроде аренды склада, зарплаты кладовщика, с прицелом на 7% чистой прибыли для себя, я предложил поставить блок цветных стикеров за 190 ₽. То есть по этой закупочной позиции я опустился ниже обозначенной изначально цены на 5%.

Скрепки ЦБ был готов купить за 64 ₽, производство стоило 28 ₽, после расходов на логистику моя цена выросла до 42 ₽. Итого маржинальность составила чуть более 34%. После налоговых и операционных вычетов, закладывая чистую прибыль в 7%, я рассчитал, что по данной позиции могу поставить упаковку по цене 59 ₽. То есть по этой позиции смог опуститься ниже изначальной цены на 7%.

Делая расчеты по каждой товарной позиции, я видел, что некоторые из них мне поставлять невыгодно. Например, определенный картридж для принтера предлагалось поставить по цене 925 ₽. У меня не было прямого контакта с производителем этих картриджей, поэтому цепочка посредников удлинялась. Себестоимость картриджа составила 973 ₽.

То есть, для того чтобы выйти в ноль, я должен поставить этот картридж за 1017 ₽. Значит, тут я должен фактически снизить стоимость товара на 10%, чтобы поставить его по той цене, которую обозначил заказчик.

Просчитав все позиции и просуммировав их, я понял, что даже с учетом убытков от продажи картриджей я остаюсь в плюсе и могу обозначить общую цену на 5% ниже обозначенной в закупочной документации.

На мой взгляд, нет какого-то универсального рецепта победы в конкурсе, все зависит от предмета закупки. Если это какие-то простейшие вещи типа канцелярии, то тут ключевым фактором может быть цена, как в моем примере. Но если, например, закупаются сложные ИТ-решения, то тут важна не столько цена, сколько способность победителя удовлетворить конкретные потребности ЦБ.

На следующий день после того, как я и Центральный банк обменялись подписанными экземплярами договоров, мне прислали заявку на поставку продукции. Согласно ей я должен был поставить товары, перечисленные в приложении к договору.

Я подал заявку на наш склад, чтобы они скомплектовали груз на палетах, а также забронировал машину с водителем и экспедитором.

У меня было три дня, чтобы доставить товар по конкретному адресу в Москве — времени было более чем достаточно. Параллельно мы оформляли пропуск на склад Банка России, куда должны были доставить груз.

На вторые сутки мы доставили товар на склад, разгрузка не входила в наши обязанности. Разгрузкой занимались люди на стороне заказчика.

В течение нескольких часов наш экспедитор и представитель Банка России сравнивали номенклатуру в приложении с теми товарами, что мы привезли.

Деньги поступили на счет компании через 6 рабочих дней, хотя по стандартным условиям договора оплата со стороны ЦБ происходит в срок до 15 рабочих дней.

1. Изучите положение о закупках Центрального Банка РФ и просмотрите годовой план закупок, чтобы понять, есть ли там что-то для вашего бизнеса.
2. Зарегистрируйтесь на электронной торговой площадке «Сбер А» и в торговой секции ЦБ на этой площадке.
3. Получите аккредитацию ЦБ.
4. Отслеживайте объявления о тендерах вручную или по подписке.
5. Внимательно изучайте техническое задание и верно оценивайте свои силы.
6. Выбирайте интересные предложения и подавайте заявку на участие.