Сколько стоит собирать информацию в архивах
Покупки и траты
17K
Обложка — Lagutkin Alexey / Shutterstock

Сколько стоит собирать информацию в архивах

Пособие для начинающих исследователей
27
Аватар автора

Яна Седова

историк и писатель

Страница автора

Я исследователь и автор книг об истории России.

Меня привлекает период, который предшествовал революции. С одной стороны, это вполне современная жизнь с поездами, автомобилями, фотоаппаратами, велосипедами и телефонами, а с другой — в это время в России еще сохранялся традиционный уклад. Красоту этого уклада я и хочу показать читателям своих книг.

Изучать этот период невозможно без архивной работы. Впервые я попала в архив в 2007 году, когда была студенткой, и с тех пор продолжаю свои исследования.

Расскажу, как организовать тур по архивам, запросить нужные сведения, получить копии документов и не замерзнуть зимой в очереди из исследователей.

Как я собираю информацию по архивам

Историческую книгу нельзя придумать самому, это не художественный роман. Информацию для нее нужно искать в архивах с документами — фондах частных лиц, государственных и общественных учреждений.

Я написала несколько научно-популярных статей и две книги по истории России — «Великий магистр революции» и «Октябрический режим». В 2018—2020 годах собирала материалы для третьей книги об одном малоизвестном историческом деятеле начала 20 века.

Материалы были разбросаны по всей России и зарубежью, но я решила ограничить рамки исследования федеральными и ближайшими региональными архивами. Один из них находится в Астрахани, где я живу, другие — в пределах 12 часов езды на поезде. Сбор информации затянулся на три года — из-за пандемии и длительного ремонта в архиве, где хранились важные документы.

Я совершила девять командировок и потратила около 100 000 ₽:

  • билеты на поезда и самолеты, проживание в гостиницах — 70 000 ₽;
  • заказ копий документов — 30 000 ₽.
Многие архивы располагаются в красивых современных зданиях. Например, так выглядит Российский государственный исторический архив в Санкт-Петербурге
Многие архивы располагаются в красивых современных зданиях. Например, так выглядит Российский государственный исторический архив в Санкт-Петербурге

Как организовать поездку

Жилье. В ближайшие архивы я стараюсь ездить одним днем, чтобы сэкономить на гостинице. Для более продолжительных поездок приходится искать жилье. За годы исследований я перепробовала все варианты: общежития, съемные квартиры и гостиницы — от самых бюджетных до пятизвездочных.

Чем дешевле жилье, тем выше вероятность бытовых несуразиц. Например, администрация одной московской гостиницы на третий день проживания внезапно потребовала доплатить за свободные койко-места в моем номере. Ситуация была неприятная: на часах 10 вечера, у меня нагло вымогают деньги.

Когда я отказалась платить, администратор ответила: «Хорошо, если вы согласны на подселение, мы пришлем к вам постояльца. Но имейте в виду, что обычно у нас мужчины живут вместе с женщинами». Мне удалось убедить администрацию отложить вопрос до утра. Все закончилось хорошо: на следующий день пришел другой сотрудник, который отменил несуразное требование.

После подобных неприятных моментов я решила, что не буду экономить на жилье. Теперь стараюсь выбирать старые гостиницы, которые работают с советских времен и украшены хотя бы тремя звездочками. Это не роскошь, а гарантия минимального порядка.

Выходит дороже, но я пользуюсь скидками от отелей за межсезонье и длительность проживания. Также я пользовалась кэшбэком по программе Ростуризма, пока действовала программа. Например, в 2020 году заплатила одной гостинице 8200 ₽, и через три дня на мою карту пришел кэшбэк — 1640 ₽.

Транспорт. На короткие расстояния — от 400 до 600 км — я езжу поездом, на большие — летаю самолетом. Иногда комбинирую разные виды транспорта и во время одной командировки стараюсь охватить несколько городов. Например, по пути в далекие федеральные архивы попутно посещаю региональные. Чтобы сэкономить, пользуюсь скидками за участие в бонусной программе РЖД, выбираю верхние полки купе и плацкарта.

Мой конек — многоступенчатые командировки. Иногда останавливаюсь в попутном городе, чтобы пересесть на поезд с более удобным графиком или высоким классом. Если я делю поездку на отдельные сегменты, то могу гибко использовать бонусную систему.

Допустим, мне надо попасть из Астрахани в Петербург — есть несколько способов это сделать. Перелет «Аэрофлотом» с пересадкой в Москве обойдется в 9200 ₽, прямой рейс стоит 7100 ₽, но он есть не каждый день. А у меня есть бонусы РЖД, поэтому я доезжаю до столицы на поезде за 3900 ₽, а там пересаживаюсь на «Сапсан» и остаток пути оплачиваю баллами.

Однако пересадки увеличивают риски во время путешествий. Например, однажды вечером я села в поезд, чтобы ночью прибыть в промежуточный пункт и там же пересесть на другой. Но по дороге наш поезд сбил трех коров, из-за чего мы приехали позже на полтора часа — моя пересадка сорвалась.

Администрация вокзала предоставила мне гостиницу, чтобы компенсировать неудобства. В промежуточном пункте как раз находился архив, который меня тоже интересовал, так что исследование только выиграло от этого инцидента. Но коров очень жалко.

Моя двойная командировка: сначала из Астрахани в Саратов с пересадкой в Волгограде, затем из Астрахани в Петербург с пересадкой в Москве. Два архива, три поезда и четыре самолета со стыковочными рейсами за 11 дней. Порой дешевле вернуться домой и сразу уехать снова, чем задерживаться в чужом городе. Кроме того, это удобнее — меньше времени отсутствуешь на работе
Моя двойная командировка: сначала из Астрахани в Саратов с пересадкой в Волгограде, затем из Астрахани в Петербург с пересадкой в Москве. Два архива, три поезда и четыре самолета со стыковочными рейсами за 11 дней. Порой дешевле вернуться домой и сразу уехать снова, чем задерживаться в чужом городе. Кроме того, это удобнее — меньше времени отсутствуешь на работе

Что взять с собой. Я езжу налегке: беру минимум личных вещей — чем меньше багажа, тем мобильнее исследователь. При работе с архивными данными приходится много и быстро конспектировать. Поначалу я путешествовала с тетрадями и писала в них от руки, потом стала возить нетбук, за который приходилось волноваться. Я опасалась не только воров, но и всяких эксцессов — в поездке всякое может случиться.

Например, однажды я положила нетбук на верхнюю багажную полку плацкартного вагона и легла спать. Ночью проснулась оттого, что вновь прибывший пассажир забрасывал на это самое место огромный чемодан. К счастью, компьютер не пострадал, но случись с ним что-то, могли бы пропасть бесценные архивные выписки.

Я пришла к простому рецепту: беру телефон и подсоединяю к нему компактную проводную клавиатуру без цифрового блока. Важно, чтобы телефон поддерживал OTG — функцию подключения периферийных устройств. Такой комплект удобен в поездках: не занимает много места, мало весит и не привлекает внимание воров.

Набирать текст на телефоне с клавиатурой почти так же удобно, как на ноутбуке. Надо лишь привыкнуть работать с текстовым редактором на маленьком дисплее. Но я на экран не смотрю: набираю слепым методом и не обращаю внимания на опечатки, ведь главное — это скорость.

Походный набор исследователя: телефон и клавиатура. Эти нехитрые приспособления помогают развивать бешеную скорость конспектирования архивных материалов
Походный набор исследователя: телефон и клавиатура. Эти нехитрые приспособления помогают развивать бешеную скорость конспектирования архивных материалов

Как искать информацию в архивах

Большинство материалов федеральных и региональных архивов открыто для всех желающих.

Получить доступ можно двумя способами:

  1. По личному заявлению.
  2. По направлению с места работы — оно называется «отношением».

Второй способ работает всегда, а первый — нет. Некоторые архивы не принимают посетителей без направления — обязательно позвоните и уточните этот вопрос до поездки.

Я работаю преподавателем в вузе, и поначалу для каждой командировки брала отношение — письмо за подписью ректора на имя директора архива. Со временем бюрократические сложности начали тяготить, и я стала обращаться в архивы по упрощенной схеме — с личным заявлением. Для моего нынешнего исследования отношение не потребовалось ни разу.

Теперь по шагам расскажу, как получить доступ к архивной информации.

О порядке доступа к архиву читайте на его сайте или узнавайте по телефону. Например, в 2020 году в Национальный архив Республики Хакасия без отношения не пускали в читальный зал. Но в 2023 году правила изменились, и можно оформить пропуск просто по заявлению
О порядке доступа к архиву читайте на его сайте или узнавайте по телефону. Например, в 2020 году в Национальный архив Республики Хакасия без отношения не пускали в читальный зал. Но в 2023 году правила изменились, и можно оформить пропуск просто по заявлению
Ректор университета выписал направление, чтобы я могла изучить рукописи в Российской государственной библиотеке
Ректор университета выписал направление, чтобы я могла изучить рукописи в Российской государственной библиотеке
Шаг 1

Узнать, в каких архивах хранится информация

Если изучаете родословную. Ваш главный источник — метрические книги. До революции именно религиозные учреждения были вместо загсов. Например, информацию о православном родственнике можно найти в метрической книге его церковного прихода.

Эти книги хранятся в архиве бывшего губернского или уездного города, к которым относилось религиозное учреждение. Имейте в виду, что границы губерний Российской Империи не всегда соответствуют границам субъектов Российской Федерации. Чтобы определить архив, вы можете обратиться за помощью на генеалогический форум.

Если ищете информацию об учреждениях и исторических деятелях. Такие материалы разбросаны по региональным и федеральным архивам. В первую очередь обратите внимание на архивы региона, где жил ваш персонаж или работало учреждение.

Кроме того, нужные материалы наверняка отложились в центральных архивных фондах соответствующего ведомства. Например, если вы собираете материал об истории духовной семинарии, поработайте с фондами Святейшего Синода в РГИА — Российском государственном историческом архиве.

Исторический персонаж моей книги жил в Царицыне — сейчас это Волгоград. До революции город относился к Саратовской губернии, поэтому нужно было ехать в региональные архивы Саратова и Волгограда. Кроме того, я посетила РГИА в Санкт-Петербурге, где собраны материалы о деятелях со всей страны.

Часто не знаешь заранее, что именно найдешь в конкретном архиве. Нет централизованной системы, где можно было бы вбить ФИО человека и узнать, где хранится информация о нем. Федеральные архивы оцифровывают и размещают на сайтах описи материалов — можно разведать ситуацию, прежде чем ехать. Но в региональных учреждениях, как правило, все на бумаге.

Многие архивы уже проработаны другими авторами. Когда я изучаю историческую литературу, всегда обращаю внимания на ссылки — это подсказка, где искать материал, чтобы раскопать тему поглубже.

Архивные ссылки в моей книге указывают, где я брала информацию. Например, «ГА РФ. Ф.555 Оп.1 Д.1431 Л.1-1 об.» — фонд № 555 Государственного архива Российской Федерации, опись № 1, дело № 1431, лист первый и его оборот. Про навигацию по архивам и иерархию хранения документов еще расскажу
Архивные ссылки в моей книге указывают, где я брала информацию. Например, «ГА РФ. Ф.555 Оп.1 Д.1431 Л.1-1 об.» — фонд № 555 Государственного архива Российской Федерации, опись № 1, дело № 1431, лист первый и его оборот. Про навигацию по архивам и иерархию хранения документов еще расскажу
Шаг 2

Узнать, нужна ли предварительная запись в архив

В период пандемии архивы сначала закрылись, а затем стали открываться с ограничениями и доступом по предварительной записи.

Моя работа усложнилась: например, я с большим трудом попала в один архив осенью 2020 года. Записаться можно было только на следующий день: сотрудники учреждения пояснили, что их могут закрыть в любую минуту, поэтому они не планируют ничего на больший срок. Причем время пребывания в архиве было ограничено двумя часами — либо утром, либо после обеда.

Заранее уточняйте режим работы архива и правила доступа к нему — по телефону или на сайте организации. Иначе может получиться так, что вы проедете через всю страну и окажетесь перед закрытыми дверями.

Шаг 3

Заполнить регистрационные документы

На входе в архив нужно предъявить паспорт и отношение, если оно у вас есть. Сотрудник архива запишет ваши паспортные данные и покажет дорогу в читальный зал.

Здесь надо будет заполнить бланки документов:

  1. Заявление на имя директора архива.
  2. Анкету исследователя — указать свой адрес, телефон, место работы и прочие сведения.
  3. Согласие на обработку персональных данных.

Для последующих посещений архива вам выдадут пропуск — он действует до конца календарного года. При первом же визите в следующем году придется заполнять все заново.

Некоторые архивы принимают регистрационные документы по электронной почте. Это удобно: можно приехать и сразу начать работать с документами, а не тратить время на оформление.

Такую анкету я заполнила, чтобы пользоваться астраханским архивом. Согласие на обработку персональных данных уже включено — подписывать отдельный документ не нужно
Такую анкету я заполнила, чтобы пользоваться астраханским архивом. Согласие на обработку персональных данных уже включено — подписывать отдельный документ не нужно
Мой пропуск в читальный зал РГИА. Чтобы его получить, нужно было принести с собой одно фото 3 × 4 см
Мой пропуск в читальный зал РГИА. Чтобы его получить, нужно было принести с собой одно фото 3 × 4 см
Шаг 4

Заказать документы

Каждый архив состоит из фондов — наборов документов, которые появились в результате работы какого-то учреждения или человека. Например, бывают фонды банков, газет, общественных и частных организаций, министерств и исторических личностей.

Каждый фонд содержит дела — обычно это папки с подшитыми документами. Но бывают и несброшюрованные дела — конверты, внутри которых лежат отдельные листы. Некоторые материалы хранятся в виде микрофильмов: если запросите такое дело, вам выдадут набор баночек с пленками

В отличие от книги, архивное дело состоит не из страниц, а из листов. Изнанка листа называется оборотом.

Иерархия хранения документов: архив — фонды — дела — листы.

План действий такой:

  1. Найти подходящие фонды.
  2. Выбрать нужные дела внутри фондов.
  3. Заполнить бланк заказа.
Так выглядит дело с подшитыми документами. Источник: Википедия
Так выглядит дело с подшитыми документами. Источник: Википедия

Найти нужные фонды. Сотрудник читального зала выдаст вам путеводитель — большую книгу с обзором всех фондов архива. Из путеводителя надо выписать номера нужных фондов, передать этот список сотруднику и получить от него описи дел.

Выбрать дела. Опись — это небольшая книжечка со списком всех дел конкретного фонда. Изучите ее и решите, какие именно документы вам нужны.

Путеводитель — это толстая книжка, которая нужна, чтобы ориентироваться в фондах архива. Источник: «Озон»
Путеводитель — это толстая книжка, которая нужна, чтобы ориентироваться в фондах архива. Источник: «Озон»
В описи есть информация о каждом деле внутри фонда — название, дата, число листов. Источник: Национальный архив Республики Хакасия
В описи есть информация о каждом деле внутри фонда — название, дата, число листов. Источник: Национальный архив Республики Хакасия
1/2
В описи есть информация о каждом деле внутри фонда — название, дата, число листов. Источник: Национальный архив Республики Хакасия
В описи есть информация о каждом деле внутри фонда — название, дата, число листов. Источник: Национальный архив Республики Хакасия

Оформить бланк заказа. Если вы определились, возьмите у сотрудника читального зала бланк заказа и заполните его — перечислите дела, которые нашли в описи.

Чтобы оформить заказ, не всегда требуется личное присутствие — это зависит от условий работы конкретного архива. Многие учреждения размещают путеводители и оцифрованные описи на сайтах, что очень удобно: можно еще до поездки составить список дел.

Некоторые архивы принимают заказы по электронной почте или через свой сайт, как, например, РГИА. Если вы заказываете дела на сайте этого архива, не нужно ничего писать от руки. Просто указываете номер фонда, описи и дела, а система сама формирует заполненный бланк и направляет его работникам архива.

Бланк заказа в Российском государственном архиве древних актов — РГАДА
Бланк заказа в Российском государственном архиве древних актов — РГАДА
В некоторых архивах нельзя перечислять сразу все материалы в одном заказе. Нужно заполнять отдельный бланк для каждого фонда или даже дела, что очень неудобно
В некоторых архивах нельзя перечислять сразу все материалы в одном заказе. Нужно заполнять отдельный бланк для каждого фонда или даже дела, что очень неудобно
Сделать заказ в РГИА можно через личный кабинет. Чтобы выбрать дела, воспользуйтесь путеводителем по фондам, реестром описей и системой поиска по архиву — все это есть на сайте архива
Сделать заказ в РГИА можно через личный кабинет. Чтобы выбрать дела, воспользуйтесь путеводителем по фондам, реестром описей и системой поиска по архиву — все это есть на сайте архива
Я просто указала, что мне надо, а автоматизированная система РГИА сформировала готовое требование. Если так можно было бы делать во всех архивах, работа исследователя стала бы намного легче
Я просто указала, что мне надо, а автоматизированная система РГИА сформировала готовое требование. Если так можно было бы делать во всех архивах, работа исследователя стала бы намного легче
Шаг 5

Получить дела

Если вы заказали дела заранее, то получите их в день приезда. Если же нет, то первый день уйдет на работу с описями и заполнение бланка заказа. После этого придется ждать еще два-три рабочих дня, пока предоставят документы.

Это неудобно, но некоторые архивы сокращают сроки выдачи дел для иногородних посетителей. Ищите информацию об этом на сайте архива и для надежности звоните в читальный зал

Архив может отказать в выдаче дел по разным основаниям.

Самые популярные причины для отказа:

  1. Бумаги поражены грибком — злейшим врагом исследователей.
  2. С документами уже работает другой человек, который отправил заказ раньше.
  3. Вы превысили лимит — запросили слишком много информации. Ограничения устанавливает архив, но обычно нельзя получить более тысячи листов за раз. Поэтому считайте число листов в заказе, чтобы не попасть впросак.
Шаг 6

Изучить дела

Обычно на работу с делами отводится месяц, но если они больше не нужны, то можно сдать досрочно. Повторно заказать те же самые документы получится не раньше, чем через год.

Выносить дела из здания архива запрещено: исследователи работают с ними в читальном зале под бдительным присмотром видеокамер. Можно делать выписки в тетрадь, пометки на ноутбуке или планшете — только учтите, что не во всех архивах разрешают заряжать технические устройства.

Микрофильмы смотрят там же, в читальном зале, на специальных аппаратах. Работать с этими устройствами несложно, а если возникнут трудности, можно обратиться к сотрудникам читального зала.

Доступ к несброшюрованным материалам может быть ограничен: например, в РГИА есть специальные залы для изучения таких дел.

Шаг 7

Скопировать нужную информацию

Основные статьи расходов для иногороднего исследователя — траты на транспорт и проживание. Поэтому чем дольше продолжается работа в архиве, тем дороже командировка. Чтобы не терять время, можно заказать копии документов и подробно изучить их уже дома. Обычно архивы не разрешают копировать дела целиком, но позволяют выбрать отдельные листы.

Раньше, чтобы скопировать документ, нужно было сделать следующее:

  1. Обратиться в специальный архивный отдел.
  2. Заполнить бланк заказа ксерокопий.
  3. Оплатить счет.
  4. Неделями ждать результат. Приходилось искать людей, которые забрали бы копии: я не могла остаться в чужом городе на месяц, чтобы получить их лично.

Потом исследователи стали добиваться разрешения на самостоятельную фотосъемку архивных дел. В итоге съемку разрешили, но за отдельную плату и с ограничениями в зависимости от вида документов.

Например, в РГИА можно бесплатно фотографировать микрофильмированные дела, но съемка обычных бумажных документов в 2023 году стоит от 29 до 63 ₽ за лист. А в волгоградском архиве придется заплатить от 8 до 17 ₽ за каждый отснятый лист.

Самостоятельная съемка — самый удобный и быстрый способ копирования. Особо сэкономить не получится, зато не надо ждать: вы уходите из архива с материалами на руках. Для фотосъемки обычно выделяется особое помещение или хотя бы отдельный стол, где исследователь под наблюдением сотрудника архива делает ровно столько кадров, сколько оплатил. Если какой-нибудь снимок вышел смазанным, разрешается его переснять.

Чтобы фотографировать документы, исследователи пользуются смартфонами и многопиксельными беззеркалками. Я же снимаю на старую цифровую мыльницу, мне хватает ее возможностей — даже мелкий текст на фотографиях легко прочитать.

Но бывает, что нужно получить изображения в максимальном качестве. Например, если я хочу продемонстрировать автограф какого-нибудь исторического деятеля в своей книге. В таких случаях я заказываю цифровой скан документов.

Сканирование почти вытеснило архивное ксерокопирование. Скан обойдется дороже самостоятельной фотосъемки: например, РГИА берет 73—175 ₽ за каждый лист. Все просто и удобно: оставляете заказ, архив выкладывает документы на файлообменник и присылает вам ссылки по электронной почте.

30 000 ₽
я потратила на копии документов для моей книги — суммарно во всех архивах

Когда я работала с архивными документами в условиях жесткого цейтнота, придумала, как быстро составлять заказ на фотографирование:

  1. Брала опись и смотрела дела, которые меня интересовали.
  2. Заранее печатала таблицу с номерами всех листов и их оборотов.
  3. В читальном зале мне оставалось лишь обвести нужные числа в таблице и заполнить бланк заказа.

Так гораздо быстрее, чем писать номера от руки или печатать: всего за два часа я просмотрела около 1000 листов и выбрала из них 109, чтобы сфотографировать.

Как забрать информацию из архива

СпособСтоимостьДоступностьУдобство
Переписать вручнуюБесплатноВ любом архиве
Заказать скан-копии19—175 ₽ за листВ любом архиве⭐⭐⭐⭐
Сфотографировать8—63 ₽ за листНе во всех архивах⭐⭐⭐⭐⭐

Как забрать информацию из архива

Переписать вручную
СтоимостьБесплатно
ДоступностьВ любом архиве
Удобство
Заказать скан-копии
Стоимость19—175 ₽ за лист
ДоступностьВ любом архиве
Удобство⭐⭐⭐⭐
Сфотографировать
Стоимость8—63 ₽ за лист
ДоступностьНе во всех архивах
Удобство⭐⭐⭐⭐⭐

Как не терять время в очередях

Если доступ в архив возможен без предварительной записи, приготовьтесь к очередям. Максимальный ажиотаж творится в небольших региональных учреждениях с компактными читальными залами, где умещаются по 10—15 человек одновременно. Федеральные архивы более вместительны, но и там порой надо ждать. Например, в РГИА мне часто приходилось занимать очередь в маленький зал для работы с несброшюрованными делами.

В регионах очередь выстраивается даже перед основным читальным залом. Те, кто приходят в архив днем, долго сидят и ждут в коридоре. Если вы на несколько дней приехали из другого города, занимайте очередь за два-три часа до открытия архива, чтобы не терять время.

Стоять в очереди придется на улице, что особенно неприятно в зимнее время. Легче всего тем, кто приезжает на личных автомобилях: припарковались у входа в архив и сидят в тепле. Но исследователи помогают друг другу: если вы замерзли, предупредите людей в очереди и идите греться в ближайшее кафе.

Впервые я оказалась в такой очереди холодным декабрьским утром. Сонная, только что с поезда, на незнакомой улице чужого города. Вскоре подошли другие исследователи: они деловито заняли очередь за мной и объяснили, куда лучше пойти позавтракать. С тех пор я езжу в этот архив только в теплое время года.

В архивах запрещено фотографировать, поэтому мне нечего показать вам из их быта, кроме этого чересчур строгого объявления
В архивах запрещено фотографировать, поэтому мне нечего показать вам из их быта, кроме этого чересчур строгого объявления

Как стать своим в братстве исследователей

Архивы посещают не только писатели и историки, но и те, кто увлекаются генеалогией. Именно любители генеалогии создают эти дикие очереди, но я на них не в обиде. Это прекрасные ребята, энтузиасты своего дела. Часть из них — профессионалы, которые собирают информацию для заказчиков и так зарабатывают себе на жизнь.

Другие изучают судьбу своих предков — обычно это пенсионеры, которые посвящают досуг необычному хобби. Приходит и молодежь: мне запомнилась одна девушка, которая увлеченно рассказывала кому-то по телефону, что нашла в метрической книге «тетю Галю».

День за днем складывается коллектив: люди работают бок о бок в читальном зале, вместе стоят в очереди, обедают, советуются друг с другом, когда не могут распознать рукописный текст. Новый человек легко вливается в это братство: даже если вы не генеалог или писатель, вас все равно встретят дружелюбно.

А федеральные архивы — это место встреч крупных ученых. И хотя там более официальная обстановка, многие постоянные посетители знакомы между собой.

Плюсы и минусы архивной работы

Собирать материалы по десяткам архивов в разных частях страны — сложно и дорого. Некоторые учреждения как будто застряли в прошлом:

  • работают без электронных путеводителей;
  • описи фондов и сами дела не оцифрованы и хранятся только на бумаге;
  • нельзя заранее заказать документы, чтобы потом просто приехать и получить их.

Порой раздражает вся эта бюрократия и ожидание в очереди на морозе. Таковы трудности архивной работы, однако ее итог бесценен: архивный документ — способ прикоснуться к древности. Невозможно описать чувства исследователя, когда он держит в руках автограф исторической персоны, чью биографию изучает. Это словно физическое соприкосновение с давно умершим человеком, и он вдруг становится таким реальным.

Надеюсь, моя статья вдохновит писателей и генеалогов на новые архивные поиски.

Что нужно знать о работе с архивами

  1. Исследователь должен быть мобильным и ездить налегке.
  2. Приходится много и быстро конспектировать — для этого я вожу с собой телефон с компактной проводной клавиатурой.
  3. Большинство архивов открыто для всех желающих, но в некоторые не пускают без направления с работы.
  4. Прежде чем ехать в архив, узнайте его режим работы, ограничения и правила доступа к документам, есть ли предварительная запись, требуется ли направление с работы.
  5. Заказывайте дела заранее, если архив позволяет это сделать. Так вы сэкономите несколько дней в поездке.
  6. Самостоятельная съемка архивных документов — самый быстрый и удобный способ копирования информации.
  7. В региональных архивах небольшие читальные залы, из-за этого образуются очереди. Чтобы не терять время, приезжайте за несколько часов до открытия.

Яна СедоваИскали ли вы что-нибудь в архивах?
  • Алиса СелезнёваОбщалась с писателем Павлом Шубиным, который ищет материал для своих книг в архивах. С одной стороны - огромное количество рассекреченного после окончания СССР материала, непаханое поле. А другой стороны- дибильный график работы архивов, только в рабочие часы, с работой совмещать сложно. А также большая стоимость ксерокопирования, отсутствие электронных каталогов. Вот и лежит в архивах большой груз информации, которым почти никто не пользуется. В общем, не согласна я с такой системой. В идеальном мире я бы сделала архивы больше похожими на библиотеки - чтобы был доступ в субботу/воскресенье, не заоблачная стоимость услуг, и большинство книг - оцифрованы.12
  • Патрик ПатрикПроходила практику в РГИА, было очень интересно)2
  • Яна СедоваМарина, нетбук - багаж. Багажу место на багажной полке) Примерно так рассуждала до того случая.3
  • Яна СедоваЗа время подготовки статьи к публикации появился полезный ресурс для архивных исследователей, в том числе по генеалогии: familio.media.3
  • Алиса СелезнёваМимо, библиотеки работают по выходным. Библиотекари получают чуть выше МРОТ- причём, я бы не сказала, что нет желающих устроиться в библиотеку. Также у библиотекарей большая нагрузка кроме выдачи книг - это и формирование фонда, и работа с бумагами, и организация мероприятий. Что мешает архивам стать такими же клиентоориентированными? А если оцифровать фонд - то вообще будет доступ 24/7 и не надо трястись над сохранностью рукописей. Впрочем, это я в интернете такая смелая, а по факту, максимум, что я сделаю - напишу просьбу в министерство об оцифровке архивов и получу отписку.7
  • KatiSarkАлиса, вы правы читальные залы - это зло в архивах, их давно пора прикрыть, а вместо этого отцифровать самые популярные фонды,но это стоит кучу денег, поэтому все так дорого: и запросы, и копии документов. Но работа идёт, 5 лет назад и такого не было. И нет, сотрудники архива столько не получают, чтобы работать в субботу - воскресенье, и все хотят нормальный график работы. Чз-это побочная деятельность архива,необходимая для обеспечения права граждан на доступную информацию. Нельзя сравнивать библиотеки и архивы, это слишком разные структуры, с разным набором документов.4
  • Яна СедоваЕлена, сначала я делала так: приезжала одним днем, чтобы заказать дела, возвращалась домой, потом через 3-4 рабочих дня приезжала снова. Потом выяснилось, что многие архивы принимают заказы по электронной почте, тогда стала приезжать на один день. В РГИА заказываю заранее через их сайт, в ГАВО иногородним выдают дела в день подачи требования.1
  • Серж Заяцспасибо! было очень интересно почитать, видимо из-за того, что вам нравится то, о чем вы рассказываете. прям захотелось сходить в читальный зал и прикоснуться к истории :)4
  • Яна СедоваСерж, спасибо на добром слове)3
  • РыжоваДа родителей свидетельство о рождении и их проживание 1914г Камаровой Марии Васильевны0
  • Максим СоколовЯ тоже с недавнего времени занимаюсь заполнением белых пятен в биографиях своих предков. В декабре 2021 года я приехал из Волгограда в Томский областной архив и там удалось найти информацию по двум поколениям моей семьи, потом работал с цифровыми копиями метрических книг в Тобольском архиве, получил информацию из ЗАГСов, сейчас пытаюсь найти информацию о своём прадеде Котове Николае Васильевиче, (казаке из Котлубани или Клетского района) в Волгоградском областном архиве, в планах архив Ставропольского края, Астрахани и Баку. Буду рад совету, о том как правильно вести поиск.0
  • Яна СедоваМаксим, чисто по генеалогии, к сожалению, не подскажу, потому что занимаюсь не генеалогическим, а научным исследованием.1
  • RedfoxПодскажите, а надо ли согласовывать с архивом публикацию документов? Особенно, если это копии документов?0
  • Яна СедоваRedfox, я не сталкивалась с этим вопросом. Знаю только, что обычно в крупных архивах есть условие безвозмездно предоставить один экземпляр публикации после ее выхода.1
  • RedfoxЯна,спасибо!0
  • Елена ЛогвиненкоЗаказывала мини-исследование о родственнике по электр почте. За две страницы сканов вышла крупная сумма(если не ошибаюсь 100$). Результатом довольна, но если учитывать, что я заплачу эту сумму в каждом нужном мне архиве… а работы еще непаханное поле(0
  • Евгений КадировЯ вообще против допуска наёмников в архивы. Это бескультурные в общении с архивами люди, хищники и рвачи.0
  • Retroshop KoreanaДа уж об архивах много писать и говорить довольно много. Приходилось бывать в них по молодости в самых разных: начиная от мидовских и кончая военными. Очень многое зависит от технического оснащения архива, его правил (они, кстати, бывают иногла и не вполне официальными, "вроде бы так делать можно", но никто так не делает, потому как некомильфо). Человеческий фактор тоже играет свою роль. Играет роль и финансовый фактор. В идеале человек занимающийся подобными вещами должен вообще не париться о денежной стороне вопроса, а это возможно лишь в одном случае, если все расходы оплачивает спонсор. Но самое главное это Потеря Времени, иногда довольна значительная, которое вам никто и никогда не вернёт и пресловутые "правила", ибо помимо тех, что изложены на бумаги, у архивистов есть и ещё свои внутренние регламенты и циркуляры. И тогда хоть ты тресни, и предлагай им сделать все за деньги, нужного тебе документа тебе не видать как собственных ушей. Многие исследователи уже предлагали что то делать с тем, чтобы архивы были более открыты для исследователей. Но у нас порой до сих пор встречается столоначальниками как бедный родственник. И полагаю, что в ближайшее время (в силу многих причин) ситуация к лучшему не измениться0
  • Retroshop KoreanaАлиса, пускай вас не мучает совесть по поводу вашей "несмелости", вы просто реалист, так же как и я, и мы понимаем что лбом то стену не перешибить, да и стен по жизни много, а голова увы! У нас только одна1
  • Ольга ПоповаИскала. И много раз. Нет, конечно рассказывать про билеты на поезд - это очень ценная информация, но для дела совершенно не пригодная. Автор ничего толкового не рассказал. Ни про путеводитель, ни про описи. Кстати, в РГИА можно предварительно поработать с описями еще дома, заказать дела и приехать уже их смотреть.0
  • Ольга ПоповаЯна, а по телефону или электронной почте не пробовали? Я делаю так.. и знаете - получается0
  • Яна СедоваОльга, поэтому в статье я и написала: "Некоторые архивы принимают заказы по электронной почте или через свой сайт, как, например, РГИА". Про отели и билеты пришлось написать ради соответствия формату ТЖ. В памятке для автора указано, что сюда принимают заявки на те темы, которые связаны с какими-либо денежными расходами.0
  • Яна СедоваОльга, да, и я об этом написала в комментарии, на который вы отвечаете. Я всегда звоню в иногородний архив, прежде чем ехать в него.0