Учет клиентов, закупка сырья и отправка чеков: 6 CRM-систем для общепита

CRM-системы помогают упростить и автоматизировать управление кафе или рестораном: например, наладить отправку чеков в налоговую, держать под контролем складской учет, следить за предпочтениями клиентов.

Обычно сервисы работают как конструкторы — предприниматель регистрируется в системе, связывается с менеджером и обсуждает, какие конкретно функции ему потребуются. Затем нужно внедрить CRM в бизнес — установить приложения на ноутбук или компьютер администратора общепита, установить сервис на компьютер в общем зале, синхронизировать сервисы с онлайн-кассой и другими программами, которыми пользуется общепит. Возможно, придется докупить терминалы, на которых официанты будут управлять заказами и бронированиями, выставлять счета — сервисы обычно продают такое оборудование через региональных дилеров или советуют, какую технику приобрести.

Менять CRM довольно затратно — нужно будет собрать данные из старого сервиса и передать их в новый, обучить персонал использованию другой системы, разобраться, как встроить бизнес-процессы в сервис. Поэтому стоит внимательно отнестись к тестированию системы во время демодоступа, понять, какой сервис удобнее, и затем внедрить решение.

В начале марта CRM-система для общепита Poster отключила 10 000 клиентов из России и Беларуси. Собрали сервисы, на которые можно перейти, если ваш не работает.

Кому подходит: ресторан, бар, кафе, кальянная, пекарня, фудтрак
Сколько стоит: от 1490 ₽ в месяц
Демодоступ: 14 дней
Подробнее: на сайте

В системе два режима работы с клиентами:

1. Для работы в общепите с посадочными местами, с обслуживанием по залам, с возможностью разделения или переноса заказа. Например, для кафе или ресторана.
2. Для работы в режиме фастфуда: тогда в программе нужно фиксировать только заказ, без выбора зала и стола.

В Fusion POS можно управлять товарами: загружать данные про сырье на складе, проводить инвентаризацию, загружать технологические карты и следить за наличием ингредиентов. Программа умеет рассчитывать себестоимость и учитывать весовые товары. Доступна аналитика — информация о состоянии продаж и остатках на складе, финансовый учет, актуальные данные о количестве гостей и заказах онлайн.

В систему встроена программа лояльности: можно создать базу постоянных клиентов, начислять им бонусы, сегментировать на группы, давать скидки. Есть режим терминала продаж — там сотрудники могут заносить данные о заказах с разделением на обслуживание в зале, навынос, на доставку. Также в сервис интегрируется онлайн-касса.

Еще через систему можно проводить кассовые операции: она будет отслеживать движение денежных средств или вести учет — распределять все деньги по статьям доходов и расходов, считать в программе зарплату.

С сервисом можно работать на компьютере, планшете или телефоне. Администраторская панель с отслеживанием всех показателей находится на серверах компании: для управления нужен постоянный интернет.

Кому подходит: ресторан, кафе, столовая, фастфуд, кофейня, пекарня, дарк-китчен
Сколько стоит: от 1200 ₽ в месяц
Демодоступ: 14 дней
Подробнее: на сайте

«СБИС Престо» работает как система взаимосвязанных приложений и сервисов, которые можно выбирать в зависимости от вида общепита: для кафе и ресторана нужно настроить мобильное приложение официантам, для дарк-китчен есть приложение для курьеров и функции для сборщика заказов.

Сотрудникам нужны смартфоны или планшеты с приложениями системы. Например, официанты через приложение смогут принимать заказы и сразу передавать их на кухню. Для поваров нужно установить экран, на котором появляется информация о том, какое блюдо готовить, сколько нужно порций. При этом меню можно не формировать вручную: в системе есть шаблоны технологических карт. А еще в сервис встраиваются приложения «Деливери-клаб» и «Яндекс-еда»: это позволяет поварам получать заказы напрямую оттуда.

Компания предлагает приобрести у них же комплекты оборудования: для небольшого кафе хватит небольшого терминала с фискальным регистратором, для больших заведений предлагают большие сенсорные терминалы с принтерами этикеток, набором настроенных смартфонов и планшетов для официантов и администраторов. Но для работы с сервисом можно использовать и свою технику.

В складском учете система показывает остаток продуктов: сервис следит, сколько продуктов тратится на заказы, и подсказывает, когда нужно заказывать сырье. Также есть функция распознавания накладных по фото и возможность настроить отправку заказов поставщикам. Еще в сервисе есть маркетинговые функции: программа лояльности, рассылки по смс или имейлу и даже возможность сгенерировать бесплатный сайт для доставки.

Администратор или владелец бизнеса может отслеживать журнал подозрительных операций — сервис записывает все действия кассира и сигнализирует, если что-то идет не по плану. Например, программа отметит, если клиент сделал возврат, если официант удалил позиции из чека или вручную назначил скидку. Еще в приложении для руководителей формируются финансовые отчеты: например, отчет о движении денег, данные о продажах или общая аналитика ресторана.

Кому подходит: ресторан, бар, кафе, кофейня, кулинария, столовая, фастфуд, фудтрак, франшиза
Сколько стоит: от 1490 ₽ в месяц
Демодоступ: 14 дней
Подробнее: на сайте

В сервисе можно настроить систему управления заведением — в зале, по предзаказу и с доставкой блюд. Для работы нужно установить программу на планшет, ноутбук или моноблок. Еще понадобится компьютер для связи с кухней — повара увидят поступающие заказы с комментариями официантов и смогут на них ответить или сделать отметку, что блюда готовы. Скорость работы контролируется, а потом собирается в отчеты: руководитель сможет посмотреть, кто из поваров задерживает заказы.

Кассовая программа отправляет чеки и одновременно контролирует официантов и администраторов — если сотрудник отменил счет или оформил возврат, руководитель получит оповещение. Эти функции можно отключить.

В приложении для руководителя формируются отчеты: удобно изучать продажи по разным параметрам — например, по группам блюд, сотрудникам, часам и типам оплат, — проверять остатки ингредиентов и заготовок на складе, просматривать выданные чеки. Еще можно проследить за выручкой и количеством гостей, в том числе по каждому официанту, и узнать, какое блюдо самое продаваемое.

В сервисе настраивается складской учет: лимиты на количество продуктов, расчет остатков. Принимать товары могут кассиры с терминала, который стоит в зале. Можно составить техкарты с модификаторами — гости смогут выбрать добавки, степень прожарки, соусы: вес и себестоимость блюд рассчитает сервис.

Сервис предлагает заведению общепита сгенерировать мобильное приложение для клиентов. В нем будет опция предзаказа или доставки, уведомления о скидках и акциях, бонусный счет в программе лояльности для гостей: это стоит от 825 ₽ в месяц.

С помощью Quick Resto можно автоматизировать франшизу: сделать единую CRM для всей сети с одной программой лояльности и одинаковым меню. Правила работы настраиваются: можно добавить универсальный перечень блюд с рецептурой, контакты поставщиков, порядок обслуживания, цены и решить, что франчайзеры могут редактировать сами — например, менять цены и меню.

Кому подходит: ресторан, кафе, фастфуд, столовая, дарк-китчен, бар, франшиза
Сколько стоит: от 1200 ₽ в месяц
Демодоступ: по запросу у менеджера
Подробнее: на сайте

В R_keeper есть типовые решения, подготовленные для разных видов заведений: можно выбрать, какие функции нужны. Например, в решении для ресторана есть функции управления бронированиями, посадкой, контроль работы зала и кухни. Для франшизы — управление сразу несколькими ресторанами, экспорт настроек и справочников для новых заведений, управление поставками на все заведения сразу.

В базовых функциях всех заведений — прием заказов и расчет гостей, в том числе с разделением чеков. Можно подключить мобильное приложение для официантов: так они будут автоматические передавать заказы на кухню, а затем получать оповещение, что заказ можно забирать.

Модуль для склада и производства следит за сырьем, помогает рассчитывать себестоимость приготовленных блюд и заказывает продукты и напитки, которые подходят к концу. К сервису можно подключить кассовую станцию, сканер штрихкодов и электронные весы, чтобы контролировать все действия персонала. Еще в системе есть возможность учета рабочего времени сотрудников, автоматизация приема сырья, маркировка товаров с проверкой сроков годности.

R_keeper может работать как в облаке, так и отдельным решением — тогда нужно купить бессрочную лицензию, а затем выбрать нужный набор функций. Бессрочный вариант стоит от 110 000 ₽.

Еще есть R_keeper Lite — это мобильный облачный сервис с кассой, складом и аналитикой. Он работает на планшете с поддержкой онлайн-кассы и подходит для небольших кофеточек, фудтраков, кафе: его можно быстро настроить и начать работать. Такой стоит от 750 ₽ в месяц.

Кому подходит: ресторан, кафе, кофейня, фудтрак, столовая, доставка, фастфуд, сеть заведений
Сколько стоит: от 1490 ₽ в месяц
Демодоступ: по запросу у менеджера
Подробнее: на сайте

Iiko позиционирует себя как система не только для управления заведением, но и для планирования ресторанного бизнеса. В сервис входят функции автоматизации кассы, склада, учета персонала и финансов. Работать программа может через интернет, в облаке или локально: последний вариант стоит от 90 400 ₽ за ресторан.

В сервисе есть онлайн-касса с программой приема заказов, возможность обслуживать гостей за столиками или навынос, зарезервировать заведение для банкета. Для кухни будет полезна печать сервис-чеков с блюдами и кухонный экран с очередью заказов, для фастфуда можно настроить электронную очередь, а для кафе и баров — добавить дополнительные услуги, например караоке или бильярд. Данные об алкогольных напитках система сама отправляет в ЕГАИС.

Администратор или владелец бизнеса может изучать в программе отчеты — данные о продажах, складских остатках, списаниях — и пользоваться бухгалтерскими калькуляторами. Можно включить автоматическое формирование заказов поставщикам: на основе данных о продажах сервис будет прогнозировать будущую заполняемость заведения и планировать нужные ресурсы.

Также сервис поможет создать сайт с функцией приема заказов по телефону, через сайт, от агрегаторов, из мобильного приложения или чат-ботов и опцией для оформления самовывоза. Дополнительно можно сделать мобильное приложение для курьеров — это стоит от 490 ₽ в месяц.

Можно настроить программу лояльности — с начислением бонусов, скидками, акцией «блюдо в подарок» — и создать приложение, в котором клиенты смогут отслеживать свой бонусный счет и получать оповещения: это стоит от 2990 ₽ в месяц. Также есть возможность создавать депозиты или корпоративные программы питания с компенсацией сотрудникам.

Кому подходит: ресторан, кафе, кофейня, столовая, доставка
Сколько стоит: от 32 000 ₽ в год
Демодоступ: по запросу у менеджера
Подробнее: на сайте

Yuma — система из нескольких сайтов и приложений, которые работают на Виндоус и Андроиде. Для сотрудников в кафе устанавливают терминал с онлайн-кассой и системой управления заказами. Причем заказы могут формировать сами официанты, или терминал будет получать их напрямую от клиентов через приложения для доставки. В приложении для кухни повар видит общий список заказов и может сообщить официанту о готовности заказа или конкретного блюда.

Для руководителя есть так называемый бэк-офис: сайт с отчетами, аналитикой и системой управления. Данные о продажах, расходах, прибыли, текущем наличии денежных средств и состоянии склада собираются онлайн. Можно создавать блюда в меню с модификаторами, топингами и рецептами и управлять ценами, в том числе ставить разные цены для разных ресторанов одной сети. Сервис будет отслеживать складские остатки, управлять закупками у поставщиков, учитывая инвентаризацию.

В системе есть учет рабочего времени — сотрудники будут отмечать начало и завершение рабочего дня, а также сообщать обо всех перерывах в работе. С помощью программы можно рассчитывать зарплату, формировать ведомости. Эти данные будут попадать в финансовую отчетность.

Службам доставки сервис предлагает установить приложение для курьеров — заказ будет передавать их онлайн-кассы сразу в него. Там же можно построить маршрут и узнать контакты клиентов. После закрытия заказа данные попадут в онлайн-кассу.

В Yuma можно сделать приложение для клиентов, которое будет работать на Ай-ос и Андроиде. В нем будет актуальное меню с бронированием и заказом, с предоплатой. Заказ можно сделать на доставку, самовывоз или за конкретный столик в кафе или ресторане. Там же будет информация о скидках и акциях, история заказов клиента. Кроме этого, через сервис можно запустить сайт с функциями интернет-магазина: с меню и возможностью заказа.