Работодатели стали операторами персональных данных: что ждет бизнес в сентябре

В начале осени новостей для бизнеса довольно много.

С 1 сентября все работодатели считаются операторами персональных данных, с работниками можно обмениваться кадровыми документами через сайт госуслуг, а 30 сентября истекает срок, когда бизнес может попросить отсрочку платежей по кредитам. Но это еще не все новости.

30 сентября 2022 года — последний день, когда малый и средний бизнес из пострадавших отраслей может обратиться в банк, чтобы получить отсрочку платежей по кредитам, взятым до 1 марта 2022 года.

Подробнее про кредитные каникулы мы рассказывали в дайджесте мер поддержки бизнеса.

Работодатели должны уведомлять Роскомнадзор о начале обработки персональных данных работников. Такая обязанность у них появилась с 01.09.2022.

Если компания или ИП с работниками еще не включены в реестр операторов персональных данных, им желательно побыстрее направить уведомление об обработке персональных данных.

Работодателям, уже включенным в реестр операторов, нужно не позднее 15.09.2022 уведомить Роскомнадзор через портал персональных данных о новой цели обработки таких данных — в рамках трудовых отношений.

Кроме того, теперь нужно сообщать ведомству, если бизнес собирается обрабатывать персональные данные:

• клиентов, если их данные нужны лишь для заключения и исполнения договоров;
• физлиц, которые разрешили распространять свои персональные данные;
• физлиц — только в части ФИО;
• физлиц — для однократного пропуска на территорию работодателя или в аналогичных целях.

Если для обработки персональных данных не используют компьютерные программы, уведомлять Роскомнадзор не нужно. Например, когда при выдаче разовых пропусков посетителям фирмы данные о них записывают в бумажный журнал.

Если персональные данные по какой-то причине попали в общий доступ, компания должна в течение 24 часов сообщить в Роскомнадзор:

• об инциденте и его предполагаемой причине;
• о вреде, причиненном субъектам данных;
• о мерах по устранению последствий инцидента;
• о представителе компании, который будет взаимодействовать с Роскомнадзором по вопросам, связанным с происшествием.

У компании есть 72 часа с момента инцидента на то, чтобы провести внутреннее расследование и сообщить в Роскомнадзор о его результатах, а также о виновниках, если они есть.

Если этого не сделать, ведомство может оштрафовать работодателя по статье 19.7 КоАП РФ за непредставление информации от 100 до 5000 ₽.

Этот перечень теперь установлен в законе о защите прав потребителей. Так, недопустимыми считаются условия, которые:

• предусматривают дополнительные платные услуги или работы без согласия потребителя;
• ограничивают покупателя в выборе способа и формы оплаты. Например, продавец прописал в договоре, что платить надо только наличными;
• уменьшают размер законной неустойки;
• устанавливают обязательный досудебный порядок рассмотрения споров, если он не предусмотрен законом;
• исключают или ограничивают ответственность продавца.

Если из-за таких условий потребитель понес убытки, продавец обязан их возместить.

Перечень недопустимых условий распространяется и на договоры с потребителями, которые были заключены до 01.09.2022.

С 1 сентября бизнесу запретили необоснованно собирать с потребителей персональные данные при купле-продаже, при оказании услуг либо выполнении работ. Если продавец просит указать, например, электронную почту, а покупатель не хочет, нельзя отказаться продавать ему товар — если сделка выполнима и без этого.

Есть лишь два случая, когда можно требовать персональные данные для заключения договора с потребителем:

1. Продавцы по закону должны собирать данные клиентов. Такая обязанность есть, например, у мобильных операторов, банковских и микрофинансовых организаций, при продаже ювелирных изделий на сумму от 40 000 ₽.
2. Без персональных данных клиента продавец не сможет исполнить свои обязательства. Например, продавцу необходим адрес покупателя, чтобы доставить товар, и телефон для предварительной связи. Или нужна электронная почта покупателя, чтобы отправить на нее билеты на концерт, так как скачать их с сайта продавца невозможно.

Покупатель может потребовать объяснить причину, почему личные данные обязательны. Тогда продавец должен в течение семи дней ответить на обращение в той же форме, что и получил запрос. Если покупатель обращается лично, ответ нужно дать сразу же.

За отказ заключить договор с потребителем, который не хочет давать свои персональные данные, Роспотребнадзор может оштрафовать:

• руководителя фирмы или ИП — на 5000—10 000 ₽;
• малое предприятие — на 15 000—25 000 ₽;
• среднюю или крупную компанию — на 30 000—50 000 ₽.

С 1 сентября 2022 года работодатели, которые внедрили у себя электронный кадровый документооборот, могут интегрировать свои корпоративные программы для ЭДО с порталом госуслуг. Это позволит им обмениваться с работниками и соискателями кадровыми документами через личные кабинеты на портале. Например, дистанционно подписывать трудовые договоры, различные приказы и заявления.

Для этого у работодателя должна быть квалифицированная электронная подпись, а у работника полная учетная запись на сайте госуслуг. Кадровые документы будут храниться в личном кабинете сотрудника на портале и в учетной программе работодателя.

Напомню, что вести электронный кадровый документооборот — это пока что право, а не обязанность работодателя.

Те, кто занимается размещением рекламы в интернете, например распространители объявлений, владельцы соцсетей, новостных агрегаторов, отдельные рекламодатели, перед распространением рекламы должны обращаться в специальную организацию — к оператору рекламных данных. Операторов отбирает комиссия при Роскомнадзоре.

Чтобы обеспечить прослеживаемость рекламы, оператор присваивает ей идентификатор. После его получения рекламу можно распространять. Порядок присвоения идентификатора должен установить Роскомнадзор.

После размещения рекламы информацию о ней передают оператору, а он направляет сведения в Роскомнадзор, который ведет учет и обработку этой информации, а также хранит ее не менее пяти лет.

В интернет-рекламе обязательно должна быть пометка «реклама» и указание на рекламодателя или на его страницу в интернете. Но эти требования не касаются рекламы, размещаемой в теле- и радиопрограммах, которые транслируются в сети.

Оптовики и розничные магазины, которые продают маркированную молочную продукцию, обязаны с 01.09.2022 сканировать коды маркировки и передавать сведения в систему «Честный знак». В рознице это делается вместе с оформлением чека ККТ.

На фермерские хозяйства, которые сами производят и продают молочную продукцию, до 1 декабря 2023 года эта обязанность не распространяется.

Производители и импортеры молочной продукции давно подключены к системе маркировки. Поэтому для них никаких изменений нет.

Граждане с Украины, а также из Луганской и Донецкой республик при трудоустройстве в российские компании не должны предъявлять разрешение на работу или патент. А еще они вправе находиться в России без каких-либо ограничений по срокам. Однако для этого им надо пройти дактилоскопию, фотографирование и медицинское освидетельствование. Это позволит МВД идентифицировать их личность.

Работодатели, взявшие на работу граждан с Украины и из ЛДНР, должны в течение трех рабочих дней с момента заключения трудового договора или ГПД уведомить миграционное подразделение МВД о найме. Проще всего выполнить эту обязанность через сайт госуслуг.

С 1 сентября 2022 года работодатели должны обучать сотрудников охране труда и проверять их знания по новым правилам. Напомню, что проходить такое обучение должны все работники, в том числе руководители организаций, и ИП-работодатель.

В правилах описано, как проводятся различные виды обучения по охране труда:

• инструктажи;
• стажировки на рабочем месте (для тех, кто выполняет работы повышенной опасности);
• обучение по оказанию первой помощи пострадавшим;
• обучение по использованию средств индивидуальной защиты, например спецодежды.

Офисные сотрудники могут не проходить обучение по охране труда. Для них достаточно провести вводный инструктаж, включив в него особенности работы с оргтехникой. Но прежде работодатель должен утвердить перечень должностей офисного персонала.

Как обучать сотрудников охране труда — самостоятельно или в аккредитованной организации — решает работодатель. Но только сотрудники, прошедшие обучение в аккредитованной фирме, могут входить в комиссию по проверке знаний по охране труда, проводить инструктажи и проверять полученные знания у своих сослуживцев. Еще в аккредитованной организации должны обучаться руководители организации и ее филиалов.

Каждый работодатель обязан вести реестр лиц, обученных охране труда.

Плановое обучение по охране труда надо проводить не реже одного раза в три года. А при работах повышенной опасности — не реже одного раза в год.

Вновь принимаемых, а также переводимых на другую работу работников надо обучить охране труда в течение 60 календарных дней после заключения трудового договора или перевода. ИП-работодатель должен пройти обучение до приема на работу первого работника.

Документы, подтверждающие проверку у работников знаний по охране труда, выданные до 01.09.2022, действительны до окончания срока их действия.

За допуск к работе сотрудников, которые не прошли обучение и проверку знаний по охране труда, грозит штраф от трудинспекции:

• для директоров фирм, ИП и малых компаний — от 15 000 до 25 000 ₽;
• средних и крупных компаний — от 110 000 до 130 000 ₽.

С 01.09.2022 действует новое положение о расследовании и оформлении несчастных случаев на производстве. Теперь расследование надо проводить с учетом классификатора несчастных случаев. Их разделили по видам, например транспортные происшествия, падение с высоты, удар током, действие вредного вещества.

Придется классифицировать и причины несчастных случаев. Среди них нарушение правил дорожного движения, неиспользование спецодежды, работа на неисправном оборудовании.

Также изменились формы документов, необходимых для расследования и оформления несчастных случаев, в частности извещение и акт Н-1.

А еще с 1 сентября в больничных листках не применяются коды причины нетрудоспособности 07 для профессиональных заболеваний и 04 — для несчастных случаев на производстве. Вместо них теперь коды 01 и 02, которыми маркируются, соответственно, любые заболевания и травмы.

Тинькофф Журнал уже писал, что теперь экскурсоводы, гиды и инструкторы-проводники должны раз в пять лет проходить обязательную аттестацию. Правительство утвердило положения о такой аттестации, которые вступили в силу с 1 сентября 2022 года.

Обязательное требование к экскурсоводам и гидам — профильный стаж работы не менее трех лет. Аттестацию будет проводить комиссия, создаваемая региональным ведомством в сфере туризма. Если все пройдет успешно, соискателю выдадут аттестат и нагрудную идентификационную карточку.

В 11 регионах экскурсоводы и гиды могут пройти аттестацию электронно на сайте госуслуг — об этом пишет Минцифры.

Аттестация инструкторов-проводников будет проводиться в зависимости от вида туристских маршрутов и категории их сложности по квалификационным разрядам — от третьего до первого класса.