Как пересчитать НДФЛ, если стал нерезидентом?

В данной ситуации работодатель нарушил налоговое законодательство. Он должен был отслеживать статус налогового резидентства работника на дату каждой выплаты зарплаты.

Порядок налогообложения зависит от того, какое место работы указано в трудовом договоре.

Место работы обязательно указывается в трудовом договоре. Достаточно указать населенный пункт, в котором трудится сотрудник.

Если в трудовом договоре указано место работы в России, то зарплата считается доходом от источника в РФ. Ставка НДФЛ на такой доход для резидента — 13%, для нерезидента — 30%.

Когда сотрудник временно уезжает в командировку за границу, основное место его работы не меняется. Трудовой договор тоже. Все выплаты от работодателя считаются доходом от источника в России.

Из-за командировок человек может провести в России менее 183 дней в году и стать нерезидентом. Тогда вся зарплата, полученная в календарном году, должна облагаться НДФЛ по ставке 30%.

Работодатель самостоятельно пересчитывает и удерживает НДФЛ с зарплаты. НДФЛ, который был удержан ранее по ставке 13%, должны пересчитать по ставке 30% с начала года. Недостающие 17% удержат с последующих выплат.

Например, зарплата работника — 100 000 ₽ в месяц. Он стал нерезидентом в сентябре, и восемь месяцев работодатель удерживал НДФЛ по ставке 13%:

• (100 000 ₽ × 8 месяцев) × 13% = 104 000 ₽

С сентября работодатель будет удерживать НДФЛ по ставке 30%:

• (100 000 ₽ × 4 месяца) × 30% = 120 000 ₽

НДФЛ за январь — август пересчитывается по ставке 30%:

• (100 000 ₽ × 8) × 30% = 240 000 ₽

Так как 104 000 ₽ уже уплачено в бюджет, долг за январь — сентябрь:

• 240 000 ₽ − 104 000 ₽ = 136 000 ₽

При этом работодатель не может удержать весь долг по НДФЛ за один раз: сумма удержания в месяц не может превышать 20% от размера зарплаты.

Если до конца календарного года всю сумму НДФЛ удержать не удалось, то работодатель уведомляет об этом ИФНС и сотрудника. ИФНС направит сотруднику уведомление — это основание для уплаты НДФЛ. Налог надо заплатить до 1 декабря.

Аналогичное правило работает наоборот. Если нерезидент в течение года становится резидентом, итоговая ставка НДФЛ за календарный год составляет 13%. Работодатель пересчитывает НДФЛ и возвращает сотруднику излишне уплаченный налог. Если до конца календарного года полностью вернуть НДФЛ не удалось, то сотрудник подает налоговую декларацию и возвращает переплату налога через ИФНС.

Если работник уехал работать за границу не временно, а постоянно, то это нужно отразить в трудовом договоре.

В договоре должно быть указано место работы в другой стране. Тогда доход, полученный по этому договору, будет считаться доходом от источников за пределами России. Доход нерезидента из зарубежных источников не облагается НДФЛ в России. Работодатель ничего не будет удерживать из зарплаты.

Если работник постоянно живет в другой стране, скорее всего, он стал там налоговым резидентом. Налог в этой стране он должен будет заплатить самостоятельно.

В любом случае лучше привести документы в соответствие с реальностью. Если сотрудник работает удаленно в другой стране, надо обсудить с работодателем варианты: можно заключить гражданско-правовой договор или внести изменения в старый трудовой договор.

Работодатель должен быть заинтересован в правильном оформлении документов, потому что рискует получить штраф за ненадлежащее оформление трудового договора — от 50 000 до 100 000 ₽. А за повторное нарушение — от 100 000 до 200 000 ₽.

По закону работник, как нерезидент, должен был платить НДФЛ по ставке 30%. Так как работодатель не удержал налог полностью, работник сам должен был подать налоговую декларацию и заплатить налог.

Фактически ИФНС не отслеживает передвижение граждан. ИФНС считает человека с российским гражданством резидентом, пока тот не сообщит обратное.

ИФНС может заподозрить, что человек стал нерезидентом, по косвенным признакам. Например, если вы открыли банковский счет за границей, пока считались резидентом в России, и направили уведомление об открытии такого счета, то налоговая может запросить подтверждение статуса после получения этого уведомления.

Если ИФНС узнает, что человек был нерезидентом, то начислит пени и штрафы. Разумеется, налог тоже нужно будет доплатить.

Риск, что ИФНС узнает о налоговом статусе, есть всегда, поэтому лучше самостоятельно заплатить налоги.