Как я зарегистрировала бизнес по зарядке электромобилей и потратила 315 000 ₽ за 4 месяца

В мае 2024 года я открыла ООО, чтобы вести семейный бизнес.

С сентября 2023 года я вожу электромобиль и знаю на собственном опыте, что даже в Москве не хватает инфраструктуры для зарядки таких машин. Весной мне пришла идея установить зарядные станции и заработать на этом.

Я рассказала об этой задумке родителям и мужу. Мы быстро прикинули на калькуляторе сроки окупаемости, учли стоимость услуги для пользователя и решили, что можем попробовать установить несколько мощных зарядных станций в Москве.

Когда у нас появился план, я предложила родителям и мужу стать учредителями и инвесторами в моей компании. У нас в семье есть принципиальная позиция относительно совместного ведения бизнеса: все доли, права и обязанности должны быть четко обозначены на старте.

Единственной подходящей формой регистрации компании было ООО — общество с ограниченной ответственностью. Как индивидуальный предприниматель зарегистрироваться проще, а еще у него меньше отчетности, но нам эта форма не подходила, так как ИП — это один человек, который владеет бизнесом.

Зарегистрировать ООО можно через ИФНС. Нужно собрать и подать пакет документов, уплатить госпошлину и ждать решения налоговой. Расскажу, какие документы я собирала и оформляла.

В нашей компании четверо учредителей. Главная сложность для нас — всем собраться, так как мои родители живут в Казахстане, а мы с мужем — в Москве.

На собрании решают ключевые вопросы будущего бизнеса. Если открываете компанию один, на сайте налоговой службы можете сформировать решение единственного участника — проводить собрание не надо.

Протокол по его результатам понадобится для налоговой. В интернете есть сайты, которые помогут его сформировать, я воспользовалась шаблоном.

В документе нужно написать о решении создать компанию, ее название, адрес местонахождения, прописать размер уставного капитала и распределить доли между участниками. А еще указать, кого назначили генеральным директором, — с сентября 2024 года такое решение надо заверять у нотариуса. В компании может не быть других сотрудников, но генеральный директор обязателен. Исключение — если компанией руководит управляющий  .

В остальных случаях с генеральным директором заключают трудовой договор и платят ему зарплату, а также удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы, подают отчеты. При открытии компании надо закладывать эти расходы в инвестиции на поддержание деятельности — на случай, если бизнес в первое время не принесет доход.

Мы с членами семьи договорились, что генеральным директором буду я и установлю себе зарплату 30 000 ₽. Раньше я работала топ-менеджером небольшой компании, и это сильно меньше тех денег, которые я зарабатывала, поэтому большую часть семейных трат пока взял на себя супруг.

Вторая сложность для нас — название компании. Первое, которое я придумала, было «Заряди мобиль», но оно не понравилось моему папе. Он давно в бизнесе, и объяснил, что бизнес-модель и даже отрасль, в которой работает фирма, могут со временем измениться, поэтому название должно быть общее.

Тогда я придумала другое название — по мотивам марки ювелирных украшений, которую я когда-то создавала. Бренд не пошел, но имя осталось, и я обрадовалась, когда получилось взять его за основу.

Размер уставного капитала мы выбрали минимальный — 10 000 ₽, доли распределили поровну между четырьмя участниками — по 25%.

Оно подтвердит, что у вас будет юридический адрес. При регистрации ООО есть несколько вариантов, где он может быть: по адресу регистрации генерального директора, учредителя или по адресу арендованного офиса.

Я решила снять небольшой офис в бизнес-центре недалеко от дома и там же зарегистрировать юридический адрес.

Договор аренды можно заключить только после регистрации общества, поэтому для налоговой будущий арендодатель должен выдать гарантийное письмо, которое подтверждает его намерение подписать с компанией договор по этому адресу.

Пример гарантийного письма я тоже нашла в интернете. Моя арендодатель спокойно его подписала, так как это распространенная практика, и выдала мне копию свидетельства о собственности, но я не уверена, что его смотрели в ИФНС.

В гарантийном письме можно указать, в течение какого срока арендатор обязан заключить с арендодателем договор аренды. Это защищает интересы арендодателя: арендатор не исчезнет, когда получит подтверждение о регистрации из налоговой. Если передумает заключать договор, заплатит неустойку.

Я оставила 10 000 ₽ обеспечительного платежа арендодателю, которые она вернула после подписания договора.

Очень важно, чтобы адрес в заявлении о регистрации был написан так, как в Государственном адресном реестре, — только тогда ИФНС будет считать его верным.

Мое заявление в первый раз вернули с отказом, так как адрес не соответствовал реестру. Я написала адрес, как мне предоставил его арендодатель: офис, кабинет, помещение. В реестре же не оказалось офисов — вместо них весь бизнес-центр был разделен на помещения, одно из которых мне и нужно было указать.

Можно воспользоваться одним из 36 типовых уставов. Они различаются вариантами решения таких вопросов, как выход участников из ООО, передача долей, способ принятия совместных решений и так далее.

Чтобы определиться с типовым уставом, нужно пройти опросник на сайте налоговой службы, и в результате вам порекомендуют подходящий. Я выбрала типовой устав № 24.

Что мне в нем понравилось и подошло:

1. Для принятия решений участникам компании достаточно подписать протокол общего собрания, не нужно каждый раз обращаться для этого к нотариусу. Исключение — наем гендиректора, протокол с таким решением всегда свидетельствуют нотариально.
2. Выйти из общества можно только по уведомлению других участников, и у них преимущественное право выкупа доли. Это защищает от вступления в общество третьих незнакомых лиц.

Если выбираете типовой устав, распечатывать и предъявлять его с другими документами для регистрации компании не нужно. Достаточно указать его номер в протоколе общего собрания учредителей и в заявлении.

Заполнить его можно в специальной программе — найти ее можно на сайте ФНС, но работает только на устройствах с операционной системой Windows, или в ИФНС.

Программа подсвечивает ошибки — их можно поправить. Первую версию моей заявки налоговая все равно вернула из-за неправильного адреса, о чем я рассказывала выше.

На заполнение заявления у меня ушел примерно час. Нужно ввести паспортные данные учредителей компании, указать ее юридический адрес, коды ОКВЭД основного и дополнительных видов деятельности. Каждый шаг лучше сохранять, чтобы не потерять ответы. В целом заполнить заявление несложно, но на бегу это сделать не получится.

Рекомендую на этом этапе заполнить уведомление о переходе на УСН со дня регистрации ООО и подать его вместе с заявлением по форме Р11001. Можно и позже, но надо уложиться в 30 дней после регистрации компании. Если не подать уведомление в срок, система налогообложения будет общей — на ней больше отчетности. Перейти на УСН компания сможет только со следующего календарного года.

Я об этом не знала и так не сделала — теперь вынужденно жду конца 2024 года, чтобы перейти на УСН со следующего календарного года.

Когда у вас есть протокол общего собрания участников, будущий адрес компании, устав, заявление о регистрации по форме Р11001, можно обращаться в налоговую. Если делаете это лично, в инспекцию должны явиться все учредители с паспортами.

Мы могли обратиться в межрайонную ИФНС № 46, чтобы подать документы. В Москве только она занимается регистрацией юридических лиц и ИП. Еще можно обратиться к нотариусу — прийти к нему должны также все учредители, чтобы расписаться в заявлении о регистрации.

Я опасалась, что в налоговой будут очереди, раз она одна на всю Москву, и не хотелось вчетвером сидеть в ожидании приема, поэтому в первый раз мы подали пакет документов через нотариуса. Эта услуга стоила 8500 ₽.

Оказалось, что нотариус не проверяет правильность заполнения документов. Он лишь отправил наше заявление в налоговую и подтвердил личности присутствующих.

Когда пришел отказ в регистрации, мы поехали в ИФНС № 46, чтобы подать документы с исправленным адресом. Я была приятно удивлена: множество окошек, почти нет очередей, можно получить консультацию и даже заполнить заявление.

При подаче заявления через ИФНС госпошлина за регистрацию компании — 4000 ₽. Но мы ее не платили, так как подавали его повторно и исправляли ошибки в нем первый раз.

Возможно, общество бы зарегистрировали быстрее, если бы мы сразу обратились в ИФНС — сотрудники бы проверили заявление и мы с первого раза все сделали бы верно.

После успешной регистрации на электронную почту пришло свидетельство о присвоении ИНН, выписка из ЕГРЮЛ и памятка о получении гендиректором квалифицированной электронной подписи — КЭП.

Кроме получения документов в налоговой, чтобы начать вести бизнес через ООО, нужно выполнить еще несколько действий.

Открыть счет для бизнеса. После регистрации мой телефон атаковали звонками представители всех банков страны. Это, конечно, шутка, но ощущения у меня были именно такие. «Промсвязьбанк», «Альфа-банк», банк «Точка», Т⁠-⁠Банк, Сбер, ВТБ, «Уральский банк реконструкции и развития» — и это еще не конец списка.

Потом подключились компании, предоставляющие услуги бухгалтерии, электронного документооборота и КЭП.

Условия различаются незначительно: стоимостью переводов физическим лицам, лимитом снятия наличных, наличием бесплатной корпоративной карты. Можно сравнить и выбрать то, что подходит вашему бизнесу.

Я не люблю принимать решения на ходу и разговаривать по телефону, поэтому заранее определилась, в каком банке хочу открыть счет. У каждого есть специальные предложения для малого бизнеса — бесплатные или недорогие банковские услуги.

Найти бухгалтера. Он будет подавать отчеты по вашей компании — для ООО это важно. Даже если нет деятельности. Если заниматься бухгалтерией самостоятельно, уйдет много времени и, скорее всего, сил. Лучше потратить ресурсы на развитие бизнеса и поиск клиентов.

Отправить в СФР подраздел 1.1 ЕФС-1 о найме гендиректора. Это нужно сделать не позднее первого рабочего дня после регистрации компании.

Получить квалифицированную электронную подпись. Мне звонили компании, которые предлагали сделать ее за деньги — около 6000 ₽, но получить ее можно быстро и бесплатно в той же ИФНС № 46. Нужно предварительно купить специальную флешку, которая продается по цене от 1100 ₽ на маркетплейсах, в магазинах техники и в киосках.

В современных КЭП встроена лицензия — можно сэкономить 2500 ₽ на приобретении «КриптоПро», которая была нужна раньше.

Познакомиться с налоговой. В течение первых недель после регистрации компании мне пришло письмо от районной ИФНС с требованием явиться для дачи показаний. Я ужасно испугалась такой формулировки: еще не успела начать работу, а уже что-то нарушила.

Оказалось, что это стандартная процедура у налоговой — знакомство с новыми юридическими лицами в их районе. У меня спросили о направлениях деятельности компании, о потенциальных контрагентах, источниках финансирования. Инспекторы оказались очень добродушными и узнавали у меня, как им поставить зарядную станцию во дворе многоквартирного дома.

За четыре месяца с момента регистрации я поняла, где просчиталась.

Зря сняла офис. Я начала работать из дома, и за все время выезжала туда только дважды. При этом на аренду потратила почти 125 000 ₽. В августе я досрочно расторгла договор аренды и собираюсь зарегистрировать компанию на свой домашний адрес, пока не появятся другие сотрудники и реальная необходимость в отдельном помещении. С перерегистрацией лучше не затягивать, так как из-за расхождения данных можно получить отметку о недостоверности адреса в ЕГРЮЛ.

Не подала уведомление о переходе на УСН. Я не знала, что это можно сделать вместе с регистрацией или в течение 30 дней после нее, и попала на общую систему налогообложения, включая НДС.

Пока доходов у фирмы нет, увеличенный налог не сильно сказывается, но мне пришлось доплатить за бухгалтерское сопровождение, так как на ОСНО больше отчетов и оно дороже.

Не изучила условия банковского обслуживания. Я не открыла вовремя зарплатный проект и потеряла несколько тысяч рублей на переводах себе зарплаты, так как комиссия за переводы физическим лицам в банках высокая — от 100 ₽ за каждый перевод.