Как получить материальную помощь на работе

На работе можно получить выплату, которая не связана с трудом.

Это может быть финансовая помощь в связи с рождением ребенка, юбилеем, свадьбой, смертью близкого родственника или другим событием в жизни работника.

Работодатели не обязаны материально поддерживать сотрудников. Поэтому, прежде чем рассчитывать на выплату, узнайте, оказывает ли ваша компания материальную помощь. Если да, пишите заявление и ждите решения руководителя.

Расскажу, как выяснить, имеете ли вы право на материальную помощь, как написать заявление, чтобы вашу просьбу одобрили, как получить выплату и разобраться с налогами.

Материальная помощь — это социальная выплата. Вы получаете деньги не за труд, а в связи с жизненными обстоятельствами — подробнее о них я расскажу ниже.

Получить матпомощь по месту работы можно, если работодатель предусмотрел такой вид поддержки. Некоторые компании оказывают помощь членам семьи работников и даже бывшим сотрудникам, но это бывает редко.

Кому положена. Так как работодатель не обязан оказывать материальную помощь сотрудникам, он сам решает, кому и как ее платить. Меры поддержки он может закрепить в локальном акте, если хочет четко обозначить, кому и когда он может выделить помощь.

Документ может называться, например, положением о материальной помощи. Но это не обязательно — работодатель может включить условия и размер выплат в правила внутреннего трудового распорядка, в положение об оплате труда или другой внутренний документ. Если с сотрудниками заключен коллективный договор, материальная помощь может быть разделом такого договора.

В документах о материальной помощи указывается, какие виды помощи выделяет работодатель, в каком размере и в каком порядке сотрудники ее получают.

Узнать, оказывает ли ваша компания матпомощь, можно у бухгалтера или кадровика. Обычно с такими документами знакомят при трудоустройстве, а если локальный акт принят позже — в момент принятия. Но с ними можно ознакомиться и в любой момент. Документ обязаны показать в течение трех рабочих дней после вашей письменной просьбы.

Кто выплачивает. Материальную помощь выплачивает работодатель — организация или индивидуальный предприниматель. В статье я подробно расскажу именно про этот вид поддержки.

Члены профсоюзных организаций также могут рассчитывать на помощь профсоюза, если в нем есть положение об оказании материальной помощи. Студентам и аспирантам помощь может оказать образовательное учреждение. А в чрезвычайных ситуациях можно получить материальную помощь из бюджета — об этом виде помощи тоже кратко расскажу.

Работодатели могут материально помогать сотрудникам в связи с любым значимым или финансово затратным событием в их жизни. А еще помощь могут оказывать периодически: например, к отпускам, круглым датам, профессиональным праздникам. Вот самые популярные виды материальной помощи.

При рождении ребенка. Материальную помощь работодатель может выплатить, когда получит документы — свидетельство о рождении либо документы об усыновлении или удочерении. По такому поводу часто выплачивают до 50 000 ₽. Это связано с налоговыми льготами.

Материальная помощь до 50 000 ₽ на каждого ребенка не облагается НДФЛ и взносами, если ее выплатили родителю или усыновителю до того, как ребенку исполнился год.

При этом до 50 000 ₽ можно выплатить каждому родителю, даже если они работают в одной компании, и не облагать выплату налогами и взносами.

Из-за смерти члена семьи. Материальную помощь в связи со смертью члена семьи работодатель может выплатить в том размере, который предусмотрел в документах. Сумма может быть любой.

Обычно, чтобы получить выплату, сотрудник должен представить документы, которые подтверждают родство и смерть: например, свидетельство о браке или рождении и свидетельство о смерти.

При чрезвычайных ситуациях. ЧС — это обстановка на определенной территории, которая сложилась в результате аварии, опасного природного явления, катастрофы, распространения общественно опасного заболевания, стихийного бедствия. Чрезвычайную ситуацию объявляют органы власти.

Если в регионе, городе или селе объявили чрезвычайную ситуацию, пострадавшие должны получить выплату из федерального бюджета. Размер материальной помощи в чрезвычайных ситуациях устанавливает государство. Оно же и выплачивает помощь.

Помощь из бюджета люди получают только в результате чрезвычайной ситуации крупного масштаба. Помощь в происшествиях личного характера — если в квартире случился пожар, затопили соседи, человек попал в ДТП — оказывает работодатель, но только если хочет и может. Также работодатель может выплатить помощь и дополнительно к бюджетной, если работник пострадал или потерял имущество в результате ЧС.

По другим поводам. Еще работодатель может оказывать разовую матпомощь к свадьбе, дню рождения или юбилею. Деньги к отпускам и профессиональным праздникам обычно платят на постоянной основе. И это именно материальная помощь, а не премии. Но могут быть и разовые выплаты.

Правила выплаты материальной помощи в компании лучше уточнить у бухгалтера и кадровика. Они скажут, какое заявление писать и какие документы к нему приложить.

Обычно работник пишет заявление и прикладывает подтверждающие документы. Руководитель рассматривает заявление и либо дает указание подготовить приказ о выплате, либо отказывает в просьбе. В некоторых случаях материальную помощь выдают по инициативе работодателя без заявления работника — например, к юбилею.

Заявление об оказании материальной помощи. В заявлении можно указать сумму, которую просите выдать. Если знаете реквизиты положения о матпомощи, сошлитесь на него. Это ускорит решение руководителя.

В отделе кадров или бухгалтерии попросите шаблон заявления о матпомощи. Если его нет, заявление можно составить в свободной форме: сформулируйте просьбу о выплате и назовите обстоятельства, из-за которых требуется помощь. Обязательно поставьте дату и подпись.

Подтверждающие документы. Работник должен подтвердить документами, что имеет право на материальную помощь. Например, чтобы получить выплату в связи с рождением ребенка, к заявлению нужно приложить копию свидетельства о рождении.

Когда право на выплаты зависит от родства, то в документах работодателя будет указано, о каких членах семьи сотрудников идет речь. Например, в положении может быть такая формулировка: «Материальная помощь предоставляется работнику в связи со смертью члена семьи (супруга или супруги, родителей, братьев или сестер, детей)».

Если работодатель не указал степень родства в документах, скорее всего, он ориентируется на положения семейного кодекса. По закону к членам семьи относятся только супруги, родители и дети, усыновители и усыновленные.

Чтобы получить материальную помощь на работе в связи с чрезвычайными происшествиями, скорее всего, придется представить справку из полиции или отделения МЧС.

Расходы на лечение, реабилитацию, лекарства подтверджают договорами и кассовыми чеками.

Приказ об оказании материальной помощи. Бухгалтер выплатит материальную помощь, когда получит приказ руководителя. В приказе будет наименование работодателя, ФИО работника, которому оказывается помощь, сумма и подпись руководителя. Также в приказе может быть указан срок и форма выплаты.

С приказом работника и бухгалтера знакомят под подпись. Так сотрудник узнает, что выплату одобрили, а бухгалтер увидит сумму и сроки выплаты.

Материальную помощь выплатят одним из способов, который использует работодатель: выдадут наличными в кассе, перечислят на зарплатную карту, сделают почтовый перевод. Чаще всего матпомощь выплачивают так же, как зарплату. В назначении платежа бухгалтер укажет реквизиты приказа о выплате.

Сроки выплаты. Деньги работнику выплатят в сроки, которые указаны в положении, коллективном договоре или в приказе о выделении матпомощи. Это может быть конкретная дата или определенный период — например, в течение двух недель со дня издания приказа. Обычно материальную помощь перечисляют в ближайший день выдачи зарплаты.

Бывает материальная помощь, которая полностью не облагается НДФЛ, а бывает та, которая не облагается НДФЛ в пределах установленных лимитов. Если материальная помощь не входит в перечень необлагаемых выплат или превышает лимит, работодатель удержит с нее НДФЛ — 13%.

Матпомощь, полностью не облагаемая НДФЛ. Не облагаются налогом такие виды материальной помощи:

1. Выплата членам семьи умершего работника или бывшего работника, который вышел на пенсию.
2. Выплата работнику или бывшему работнику в связи со смертью члена его семьи.
3. Поддержка человека с инвалидностью от общественной организации.
4. Финансовая помощь от вуза или колледжа.
5. Выплата от профсоюза за счет членских взносов.
6. Компенсация от государства или работодателя пострадавшим от террористических актов на территории РФ, стихийных бедствий или других чрезвычайных обстоятельств, а также членам их семей.

Материальная помощь, частично освобождаемая от НДФЛ. Это все остальные виды матпомощи. Например, лимит выплат к юбилеям и профессиональным праздникам, который не облагается НДФЛ, — 4000 ₽ в год на одного человека.

• В ООО «Весна» есть положение о материальной помощи, согласно которому к юбилеям работникам выделяют по 2000 ₽, к профессиональному празднику — по 3000 ₽.
• В августе 2022 года Кириллу исполнилось 50 лет, ему начислили материальную помощь 2000 ₽. С этой выплаты НДФЛ не удержали, так как это первая материальная помощь Кириллу в 2022 году и она меньше 4000 ₽. Остаток необлагаемого лимита — 2000 ₽.
• А в сентябре всем работникам организации выделили матпомощь в связи с профессиональным праздником — по 3000 ₽. С этой суммы бухгалтер удержал НДФЛ: (3000 ₽ − 2000 ₽) × 13% = 130 ₽.
• На руки Кирилл получил: 3000 ₽ − 130 ₽ = 2870 ₽.

Когда работодатель принимает решение выплатить работнику деньги, ему важно понимать, что с налогами. Выплата материальной помощи не уменьшает налоги независимо от суммы. А страховыми взносами ее не облагают только в некоторых случаях. Поэтому, когда работодатель выплачивает матпомощь работнику, он может оказаться должен еще и бюджету.

Если работодатель отказывает в выплате материальной помощи, это может быть связано с тем, что у него нет денег, с которых уже уплачены налоги и которыми можно распоряжаться свободно.

Налог на прибыль. Работодатель на общей системе налогообложения не учитывает матпомощь в расходах при расчете налога на прибыль.

А работодатель на упрощенке не учитывает материальную помощь в расходах, так как она не входит в закрытый перечень расходов.

Страховые взносы. Материальная помощь, которую выплачивают в определенных обстоятельствах, не облагается страховыми взносами и взносами на травматизм.

Это, например, выплаты:

1. в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством, а также людям, пострадавшим от террористических актов на территории РФ;
2. работнику в связи со смертью члена его семьи;
3. родителям, усыновителям, опекунам, но не более 50 000 ₽ на каждого ребенка;
4. работникам в сумме не более 4000 ₽ на одного работника за год.

Выплаты бывшим работникам и другим лицам, которые не являются работниками, в перечисленных ситуациях тоже не облагаются страховыми взносами.

В остальных случаях на материальную помощь начисляются взносы на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование.

1. Убедитесь, что работодатель оказывает такую поддержку, и выясните условия.
2. Соберите документы, которые подтверждают обстоятельства, в связи с которыми вы просите материальную помощь.
3. Напишите заявление и приложите к нему подтверждающие документы.
4. Если все сделаете правильно, как предусмотрено в документах организации, руководитель рассмотрит вашу просьбу и, возможно, издаст приказ о выделении помощи.
5. Вы можете просить оказать материальную помощь и тогда, когда она не предусмотрена документами компании. В этом случае руководитель может отказать, а может согласиться оказать помощь.