Как бизнесу организовать идеальный склад: 12 советов предпринимателям

Универсальных решений по хранению товара на складе не бывает — придется настраивать систему под процессы бизнеса.

Я много лет занимаюсь внутренней логистикой и складской обработкой, а сейчас руковожу аналитикой и планированием производственно-логистических процессов в транспортной компании «Байкал-сервис».

На основе своего опыта расскажу, как выбрать склад, как расставить в нем груз, кого нанять и каких проверок остерегаться.

Склад можно построить или купить, взять в аренду или нанять компанию, которая занимается складской обработкой. В начале бизнеса я рекомендую арендовать склад, чтобы оценить свои возможности и потребности.

Собственный склад, построенный с нуля или купленный, — это большие затраты. Конечно, если предприниматель уверен в бизнесе и рассчитывает, что организация проработает десятилетия, лучше делать свое. Но нужно понимать, что ситуация может поменяться, а свое помещение накладывает много обязательств по хозяйственной деятельности, обслуживанию здания, работе с энергокомпаниями. Придется контролировать отопление, энергетику, интернет, телефон, соблюдение правил пожарной безопасности, санэпидемстанции, дорожных служб.

Легче нанять складского оператора, который получит груз из одного места, обработает его и отправит в другое. Предпринимателю остается только оплатить его услуги. Другой вариант — арендовать склад. Работу с грузом и обустройством помещения придется проводить самому, зато не нужно сразу связывать себя долгосрочными обязательствами со зданием, которое может стать со временем тесным.

Договор аренды обычно заключается на 11 месяцев, чтобы не регистрировать его в Росреестре. Через год предприниматель сможет его продлить или найти вариант удобнее. За это же время предприниматель может поучиться содержанию склада у арендодателя, изучить подводные камни. И уже затем делать что-то свое.

Стоимость аренды также зависит от расположения: в регионах цена за квадратный метр колеблется от 300 до 600 ₽ в месяц, а в некоторых достигает и 1000 ₽. По данным FM Logistic, сейчас средняя базовая арендная ставка в Московском регионе — 5600 ₽ за квадратный метр в год, то есть 467 ₽ в месяц.

Исключение: собственное производство. Тогда я, наоборот, советую организовать свой склад для комплектующих, сырья, готовой продукции. Производство подразумевает стабильность и возможность контролировать товары, а посредник — это лишние риски. Я работал в компании, в которой производство было за стенкой склада: в одни ворота подается сырье, из другого выходит готовая продукция на склад. Такая модель позволяет сократить затраты и время на перемещение груза на склад.

Если у бизнеса один склад, то он должен быть расположен в городе с основной массой клиентов — чтобы их было удобно обслуживать. Если складов нужно больше, то местоположение можно варьировать: например, один склад открыть на юге, другой — на севере. Размещая склады, мы должны охватить как можно больше важной бизнесу территории.

Этот совет актуален для бизнеса, который ориентирован на быструю доставку. Например, как у «Вайлдберриз»: есть несколько крупных складских терминалов по стране, большой охват территории позволяет маркетплейсу быстрее принимать и доставлять товары в пункты выдачи.

Искать помещение стоит разными способами. Обычно предприниматели изучают объявления в интернете или обращаются к риелторам. Но это только один вариант, ведь не все арендодатели платят за объявления. Некоторые могут просто повесить баннер с телефоном на здание или сдавать через знакомых. Начать можно с того, чтобы изучить на картах промышленные зоны, подходящие предпринимателю по охвату клиентов и логистике, а затем лично объехать их, стучась во все двери.

Аренда склада в небольшом городе или в соседнем регионе обойдется дешевле, чем в областном центре или в столице. Но я бы не стал называть это идеальным вариантом: сэкономленные деньги могут уйти на логистику.

Например, если мы разместим склад в отдаленном городке, то будет сложно нанять квалифицированный персонал, а время доставки товаров может значительно увеличиться. Так можно растерять покупателей, которые не захотят долго ждать. Хотя все относительно: у нас есть клиент со складом в 13 километрах от Москвы, но до него можно доехать за 13 минут по скоростной дороге.

Есть и другой пример — производитель бытовой и вентиляционной техники арендовал склад в Химках, а затем купил собственное помещение во Владимирской области. Ему пришлось переоборудовать здание и удлинить логистические цепочки. Но это было финансово выгодно даже с учетом затрат на перемещение таможенного груза и растаможку и отгрузку со склада в регионе, потому что компания смогла разместить свой производственный цех на этой же территории. В московском регионе такое масштабное расширение обошлось бы дороже.

Перед любой арендой или покупкой нужно рассчитать все затраты, учитывая в том числе и потенциальные косвенные проблемы с клиентами. И спрогнозировать итоговую выгоду от переезда.

Перед выбором склада нужно выяснить, получится ли добраться до него на транспорте, который используют логистическая служба самого бизнеса и контрагентов.

Например, на начальных этапах бизнес обычно использует межтерминальную перевозку, когда в одной машине едут товары разных компаний. Обычно такая доставка работает между разными городами — для этого нужны еврофуры. Значит, склад должен быть приспособлен к обработке таких фур, иначе выгружать и загружать товар будет сложнее и на это уйдет больше времени. Кроме того, нужно узнать, есть ли ограничения для въезда большегрузов в город.

Понадобится инфраструктура и для машин доставки со склада конечному потребителю. Вот почему склад с одними воротами неудобен: машины будут выстраиваться в очередь. У склада должны быть удобные подъездные пути и территория, где машины могут разворачиваться, не мешая друг другу и не перекрывая въезд и выезд на территорию.

Если получилось найти помещение в подходящем месте, его нужно изучить внимательнее. Есть несколько универсальных параметров, которые важны любому бизнесу.

В первую очередь я смотрю на размер и возможность увеличить площадь по мере роста бизнеса — арендовать соседние помещения или построить новые, если это собственное здание.

На больших складах пол должен быть наливным. При напольном хранении используют гидравлическую тележку — если возить ее по асфальту или любому другому неровному полу, придется часто менять колеса. Для работы высотной техники и при стеллажном хранении тоже нужен ровный пол — иначе датчики заблокирует работу двигателя. Пол должен быть обработан покрытием «антипыль», иначе от постоянной ходьбы и езды тяжелой техники бетон сотрется и образуется цементная пыль.

Если на складе будут работать люди, нужно обратить внимание на освещение — оно должно быть достаточным, чтобы сотрудники могли хорошо все видеть и не напрягать глаза. Если склад полностью роботизирован, на это можно не обращать внимания.

Сейчас на складах широко распространены светодиодные светильники — они тратят меньше электроэнергии и более долговечны. Лампы накаливания, напротив, потребляют много энергии и быстро выходят из строя, а на высотных складах их сложно будет заменить.

Температура на складе должна быть не ниже +15 °С. Это крайняя нижняя граница, оптимальная температура — +18…22 °С, влажность — 50—65%. Обычно на больших складах в разных частях висят приборы, которые измеряют температуру и влажность, их показания проверяют раз в три часа.

Есть товары, которые требуют специфичных условий хранения. Например, сахар накапливает воду и при резком изменении температуры и влажности может превращаться в камень. Поэтому при хранении сахара влажность на уровне нижнего ряда в отапливаемых складах не должна превышать 70%, а температура не может быть ниже +12 °С.

Недобросовестные арендодатели могут попытаться заработать сверх аренды: потребовать возместить убытки за повреждения на складе, даже если это не вина арендатора, или внезапно увеличить стоимость аренды. В таких случаях у предпринимателя мало вариантов: сложно быстро найти такое же помещение, транспорт, перевезти продукцию и придется потерять время на настройку нового склада — это потребует больших затрат.

Поэтому в первую очередь важно внимательно читать договор — что прописано мелким шрифтом, а что забыли или намеренно не стали в нем указывать. Можно пообщаться с другими арендодателями, почитать отзывы, узнать, как часто меняются арендаторы, и поговорить с ними. Или обратиться к юристам за проверкой договора.

Если предприниматель уверен, что будет работать в помещении больше года, договор аренды нужно регистрировать в Росреестре — это делают напрямую или через МФЦ. Арендодатель может предложить оформить договор сроком меньше года — такой регистрировать не нужно. Но тогда важно проследить, чтобы в тексте были ясные правила продления с указанием максимальной цены и преимуществом текущего арендатора.

Склад делится на технологические зоны, проезды для оборудования и зону хранения груза. Технологическую зону условно можно назвать вспомогательной: в нее входят зоны выгрузки, погрузки, подготовки заказов, дополнительной упаковки груза, контроля — все, что нельзя отнести к зоне долговременного или промежуточного хранения.

Чтобы ничего не забыть при организации склада, я заранее рисую его планировку с указанием всех зон. Если у предпринимателя хватает компетенции, он может сам продумать планировку помещения. Если нет, можно проконсультироваться у специалиста-логиста — он составит планировку и предложит подходящую систему хранения и конструкции. Есть логистические консалтинговые компании, которые оказывают такие услуги.

Я советую арендовать свое помещение, только если оно отгорожено от других складов: важно иметь свой вход, выход и транспортные доки, посторонние не должны иметь возможность зайти на склад.

На старых советских складах погрузочный пандус общий: арендаторы условно делят между собой разные входы и стараются не мешать друг другу. Но внутри площади для разных клиентов все равно разделены. Арендаторы сами нанимают сотрудников для своей зоны.

Для зоны хранения нужно выбрать систему размещения товара, которая поможет эффективнее использовать площадь.

Система зависит от типа здания и от груза, а точнее, от его веса и габаритов. Например, станок неправильной формы — 1,5 на 3,5 метра — в стандартные стеллажи не поставить. Разве что на пол, сняв нижнюю полку.

Груз бывает коробочный, который можно положить на поддон и отправить на любую из полок. Это называется палетной обработкой — когда груз можно уложить без выступания за ширину поддона. Так можно хранить, например, коробки с соком или с молоком. Вес груза с поддоном не должен превышать предельно допустимую нагрузку на стеллаж — эта величина указана на каждой конструкции.

Если в помещении высокие потолки, то можно выбрать высотное хранение. Это распространенная система: потолки на складах сейчас достигают двенадцати метров в высоту. Второй вариант — напольное хранение, для него достаточно шестиметровых потолков и палет.

Стеллажи тоже бывают разные: под коробки, под палеты, фронтальные, набивные, узкопроходные. Есть шаттловые стеллажи — они подороже. Это конструкция с шаттлом, который движется по рельсам по всей длине стеллажа. Есть набивные стеллажи — их можно до упора набить однотипной продукцией и доставать ее постепенно.

В зависимости от системы хранения и вида стеллажей мы выбираем технику. Например, для напольного хранения можно использовать гидравлическую тележку, для высотного — ричтраки. Соответственно, проезды нужно размещать исходя из размеров техники.

Я советую принимать решение об организации склада, посоветовавшись со специалистом. Если правильно организовать систему хранения, можно сэкономить площадь и время на разгрузку-погрузку и поиск товара.

Чтобы ускорить поиск товаров и другие процессы на складе, я бы советовал купить программу для автоматизации, или систему управления складом. Еще ее называют warehouse management system, ВМС. В таких программах можно заранее выбрать место для груза и сохранить варианты распределения, чтобы быстрее находить, что и где лежит или куда лучше положить новые коробки.

В некоторых складах все еще практикуют учет через «Эксель» или книги учета: записывают, когда и куда пришел груз, куда поставили, когда выдали его дальше. Думаю, что такой информации для продуктивной работы все-таки мало.

Электронные системы отличаются друг от друга возможностями донастройки программы под особенности процессов предприятия — чем меньше настроек, тем дешевле. Самые дорогие стоят миллионы рублей. Такие ВМС отображают информацию о грузе в реальном времени: то есть сотрудник сканирует штрихкод или QR — и система сразу понимает, что происходит, в каком месте, в какое время.

Продвинутые программы используют систему навигации в погрузочной технике: такая ВМС может сама выбрать сотрудника, который находится к грузу ближе всего, и направить его туда. Или подсказать, куда поставить определенный груз, потому что знает параметры места и груза. Простым системам для этого нужна помощь человека.

Любая система должна быть оснащена источниками передачи и приема информации, то есть терминалами для сканирования груза и адреса. Существуют голосовые системы: у сотрудника на поясе всегда терминал сбора данных, а на голове — наушники с микрофоном. Система говорит, куда идти, что взять. Каждое действие человек подтверждает голосом: дошел, взял. Только вместо слов он произносит код.

Существуют полностью автоматизированные склады, где человек отсутствует совсем или участвует в очень ограниченных операциях. Например, так работают интернет-ретейлеры и фарминдустрия.

Перед выбором системы управления складом нужно подробно изучить рынок. Маленькой компании на первое время хватит таблиц в «Экселе». Потом можно перейти на 1С и доработать ее под свои нужды вместе с разработчиком, докупить дополнительные блоки. Например, «1С Управление торговлей» стоит чуть больше 20 000 ₽, программист 1С — больше 150 000 ₽, дополнительные блоки для управления складом могут стоить 50 000 ₽.

Когда бизнес растет, можно посмотреть на полноценные системы управления складом: Oracle, r_keeper StoreHouse, «Кос.ВМС МФТИ», Logistics Vision. Например, последняя стоит несколько миллионов рублей.

Я советую автоматизировать приемку, поиск и отгрузку груза с помощью сканеров и штрихкодов, иначе перепроверять и пересчитывать его придется вручную.

Приемка на современном складе проходит так: машина подъезжает к пандусу и начинается выгрузка. Если груз лежит на палетах, то используют погрузчик — на еврофуры в 33 палеты тратится 30—40 минут. Обычно весь груз на палетах привязан к одному штрихкоду, поэтому внести его в складской учет можно за несколько секунд. Небольшие коробки можно вытащить вручную, но тогда сканировать и раскладывать придется отдельно каждую.

Экономит время приемки настроенная система управления складом — в нее заранее должен прийти проект приемки со списком содержимого груза и всеми характеристиками, включая артикулы и штрихкоды. Его нужно будет только подтвердить, отсканировав каждую коробку или палету.

Если принимать товар по факту, придется потратить много времени: сверяясь с бумагой, нужно найти груз из списка, вручную пересчитать товар в коробке, а если он хаотично раскидан по машине, то рассортировать. Внести в информационную систему отсутствующие позиции, а если это новые позиции — измерять размеры, чтобы решить, куда их уложить.

Некоторые коробки могут прийти без штрихкода — только с названием: придется распечатывать и клеить свои этикетки. На других может быть наклеен штрихкод, которого нет в системе, — его тоже нужно завести. Поэтому легче заранее иметь все данные в системе, чтобы при приемке просто отсканировать упаковки.

У каждого места на складе должен быть свой адрес — чтобы отмечать в своих системах или таблицах, где и что лежит. При напольном хранении мест меньше, чем при любом другом: никаких полок и стеллажей, только плоский пол.

Но если стеллажи есть, то свой адрес должен быть у каждого ряда, полки и ячейки, как адрес проживания. Например, зона Б, ряд 5, стеллаж 15, этаж 6, ячейка Б. На складе в адресе нужно учитывать левый или правый ряд, номер стеллажа, сектора, этажа: чем подробнее адрес места на складе, тем быстрее мы найдем груз.

Адреса должны быть не только в системе, но и обозначены на самом месте размещения, например в форме штрихкода или QR-кода.

Самый неочевидный способ разметки — при напольном хранении. Если нарисовать штрихкод на полу, то устройство его не считает. Если склад арендован, то в пол закладывать табличку нельзя, потому что это порча имущества.

Для таких случаев есть конструкции, на которые можно привязать стальной шнур с табличкой и адресом. Высота должна быть удобной для сканирования штрихкода, а погрузчик при проезде не должен задевать табличку.

На многоярусные стеллажи приклеиваются наклейки: для ячеек первого или нулевого уровня, то есть этажа, вешаются на первую полку — до нее дотягивается рука, поэтому отсканировать штрихкоды несложно. Все остальные наклейки с обозначением мест, до которых человек не дотягивается, вешаются на левую стойку вертикально по порядку — от нижнего до верхнего уровня, начиная с левой ячейки до крайней правой. Сам штрихкод формирует система управления складом.

Я советую всегда соблюдать все правила безопасности и работать по закону — госорганы могут прийти с проверкой на склад по плану, вне очереди по сигналу о возможном нарушении или в рамках открытых дел по вашим контрагентам.

На складе нужно проводить дезинфекцию и дератизацию, даже если не хранятся продукты питания — иначе могут быть проблемы с санэпидемстанцией.

МЧС может прийти с проверкой пожарной безопасности. Таможенные органы проверяют склады в рамках дел о незаконном ввозе или использовании ввезенной продукции. Последние могут арестовать часть груза и поставить наблюдение за ним. Миграционная служба проверяет законность нахождения сотрудников в России, если это мигранты.

Склад не застрахован от проверок в рамках уголовных дел: нарушить закон могут клиенты, а проверять будут ваш бизнес. Однажды к нам приходили с проверкой сотрудники ФСБ — под видом клиентов делали закладки, чтобы проверить нашу бдительность. Склады и логистические компании отвечают за то, что хранят: нельзя принимать боеприпасы, наркотики, другие запрещенные вещества.

Тогда мы прошли через это без штрафов, с беседами. Сейчас мы выборочно проверяем грузы: предлагаем вскрыть, показать, сделать опись, заклеиваем, отправляем дальше.