Как мы нотифицировали косметику для экспорта в Европу

Я специалист по внешнеэкономической деятельности: делаю так, чтобы товары добирались из одного государства в другое и проходили таможню.

Мой работодатель производит косметику — лосьоны и средства для ухода за руками и ступнями. Осенью 2018 года компания собралась выходить на международный рынок. Чтобы оценить спрос за рубежом, мы решили показать продукцию на крупнейшей косметической выставке «Космопроф» в Болонье.

Выставка проходила в марте 2019 года — на подготовку у нас было около полугода. Но прежде чем завозить косметику в Европу, необходимо ее нотифицировать — подтвердить безопасность.

Расскажу, как мы нотифицировали косметику для выставки.

Выставка ежегодно проходит в Болонье — городе в Италии. Участники показывают свою продукцию, чтобы найти покупателей и закрепиться на европейском рынке.

Временами «Космопроф» напоминает восточный базар: среди участников — турки, индийцы, иранцы, корейцы, арабы. Выставку посещают потенциальные покупатели: европейские предприниматели из индустрии красоты, закупщики торговых сетей, парикмахеры, стилисты и мастера маникюра.

Мы хотели, чтобы потенциальные покупатели могли попробовать продукцию и забрать с выставочного стенда образцы для заказа. Поэтому мы организовали доставку косметики, раздаточного материала с пробниками продукции и брендированных сувениров в Болонью.

Нужно было пройти импортные и экспортные процедуры: сначала — при вывозе продукции из России, потом — при ввозе в Италию. В этом заключалась моя задача — доставить образцы косметики в Европу с соблюдением требований международного законодательства.

Отправить заявку в лист ожидания. На сайте выставки есть раздел Waiting List, где можно оставить заявку.

Заполнить форму участника. В ответ на заявку организаторы пришлют форму участника «Космопрофа» — ее необходимо заполнить.

Здесь начались проблемы. Косметика и парфюмерия для выставок или продажи в Евросоюзе должна соответствовать регламенту «О косметической продукции». Список косметики, которая разрешена к обороту, содержится на специальном информационном портале CPNP — Cosmetic Products Notification Portal.

В форме участника нужно было указать, зарегистрирована ли продукция в CPNP. У нас не было регистрации, а без нее доступ к европейским выставкам и покупателям закрыт.

Чтобы зарегистрироваться на портале, необходим отчет о безопасности, который называется CPSR — Cosmetic Products Safety Report. Отчет выдает уполномоченная лаборатория в Европе после исследований. Дальше я расскажу, как мы получали отчет о безопасности и регистрировались на портале: на это ушло почти два месяца и 3000 €.

Арендовать площадь под выставочный стенд. Мы согласовали размер стенда и оплатили счет — аренда 30 м² выставочной площади обошлась в 4087 €.

Доставить выставочные образцы в Италию Организаторы написали, что мы должны доставить косметику на склад аэропорта Болоньи за пять рабочих дней до начала выставки. Сотрудники «Космопрофа» сами заберут груз со склада и привезут его на выставку.

На сайте еврокомиссии можно прочитать, как получить разрешение на оборот косметики в Евросоюзе. Но никто в нашей компании тогда не знал, как сделать это правильно не в теории, а на практике. Поэтому я решил не экспериментировать, а найти специалиста, который разбирается в нотификации.

Поисковый запрос в Яндексе «CPNP нотификация сделать» выдал несколько предложений от разных агентов по сертификации и нотификации. Я пообщался с каждым и выбрал одного: он показался мне самым убедительным и компетентным.

Агент объяснил, как мы будем действовать

1. Соберем пакет документов, который подтвердит безопасность продуктов.
2. Отправим документы в европейскую лабораторию.
3. Лаборатория проверит документы и выдаст отчет о безопасности — SPSR.
4. На основании отчета мы зарегистрируем продукцию на портале.

Теперь расскажу, как и какие документы мы собирали.

GMP — Good Manufacturing Practice, переводится как «надлежащая производственная практика». GMP — это набор требований к организации производства и контролю качества продукции.

В идеале здесь нужен специальный сертификат GMP с описанием основных технологических циклов, этапов и технологий производства. Например, для лосьонов нужно было бы указать:

1. Как готовят и смешивают растворы — с описанием оборудования, технологической карты и температурного режима.
2. Как готовый продукт помещают в тару и упаковывают.
3. Требования хранения и транспортировки.

Сертификат GMP можно заменить сертификатом ISO. Этот документ подтверждает, что производственные процессы предприятия соответствуют требованиям международных стандартов.

Нам не понадобился сертификат GMP: мы отделались письменным заявлением о том, что следуем европейским нормам в своем производстве. Так можно, но не всегда и не во всех случаях — детали подскажет агент.

Я отправил агенту всю техническую и технологическую информацию. Он изучил ее и подтвердил, что наше производство соответствует европейским представлениям о качестве и безопасности. А еще сказал, что сертификат нам не нужен, достаточно декларации.

В паспорте перечисляют все ингредиенты продукции, по каждому из которых нужно указать:

1. Точное содержание в процентах.
2. Номер в специальном реестре CAS — Химической реферативной службы.

Я самостоятельно составил паспорта на нашу продукцию — для этого проконсультировался у технологов и вспомнил школьные уроки химии.

В Евросоюзе следят за оборотом наноматериалов. Мы просто составили справку на фирменном бланке об отсутствии наночастиц в нашей косметике. Этого оказалось достаточно.

В Европе запрещено продавать косметику, которую тестировали на животных. Поэтому мы составили справку о том, что подобных испытаний не проводили.

Безопасным должен быть не только продукт, но и его упаковка. Требования к упаковке на территории России установлены в специальном документе — техническом регламенте Таможенного союза 005/2011.

Безопасность упаковки внутри России подтверждает декларация соответствия. Чтобы оформить декларацию, нужно получить протокол испытаний. Мы подробно рассказывали об этом в статье «Как подтвердить, что товар соответствует техническим регламентам ЕАЭС».

Евросоюз не признает наши внутренние декларации, но принимает протоколы испытаний. Поэтому, чтобы доказать европейцам безопасность упаковки, можно предоставить декларацию соответствия ТР ТС 005/2011 и протокол испытаний к ней. Только не забудьте перевести документы на язык той страны, где находится лаборатория.

Если у вас нет декларации и протокола испытаний, то запросите их у поставщика или производителя упаковок.

В спецификации указывают сведения о химическом составе косметики и микробиологических показателях — содержании микроорганизмов в продукции. Я не могу показать нашу спецификацию — это коммерческая тайна.

Список ингредиентов мы взяли из MSDS, а остальную информацию — из протокола испытаний. Протокол у нас уже был: мы сделали его, когда оформляли декларацию соответствия на косметику.

Дело в том, что задолго до выхода на европейский рынок мы провели тесты и получили все необходимые документы для продажи косметики в России. Это упростило задачу, потому что европейские лаборатории принимают протоколы испытаний к российским декларациям соответствия.

Не все страны пользуются таким доверием. Например, Китай славится небрежным подходом к испытаниям: на образцах продукции, которые они присылают для оценки, встречаются грязь, кровь и волосы.

Если бы мы выпускали косметику в Китае, а оттуда везли ее в Европу, то должны были бы оплачивать первичные исследования в европейских лабораториях. Это дорого. Мы экономим благодаря отечественной системе декларирования: стоимость протокола испытаний в России — от 4000 до 6000 ₽ за каждый артикул, в Европе — от 250 €.

Мы проводили испытания стабильности продукта в собственной лаборатории. Если у вас нет лаборатории, можно заказать исследование в сторонней организации. Но сначала изучите свой протокол испытаний для декларации соответствия: не исключено, что там есть информация о стабильности продукта. Тогда вы сможете взять эти данные для отчета и проводить повторные исследования не придется.

Исследования проходят так: продукт помещают в разные условия и смотрят, что с ним произойдет. Например, можно проверить, что случится с косметикой за 12, 24, 36 и 72 дня, если она будет находиться в холодильнике, темном шкафу при комнатной температуре, на открытом солнце.

Если компания находится не в Евросоюзе, она должна назначить ответственное лицо на территории ЕС. Этот представитель отвечает за качество продукции и принимает претензии потребителей.

Ответственное лицо можно выбрать из числа европейских партнеров. Но мы пошли по другому пути: попросили своего агента взять на себя эти обязанности за дополнительное вознаграждение.

Проект маркировки демонстрирует, как будет выглядеть упаковка товара для продажи на розничном рынке Евросоюза. Маркировка должна содержать:

1. Название производителя продукта.
2. Основные ингредиенты.
3. Способ применения.
4. Предостережения — например, «избегать попадания в глаза» или «не пить».
5. Срок годности.
6. Дату производства.
7. Название и адрес ответственного лица в Евросоюзе.

Маркировку для регистрации в CPNP можно сделать на английском языке — это всего лишь проект. Но маркировка реальной партии должна быть на национальном языке страны, куда вы везете продукцию. Например, мы перевели все этикетки на итальянский язык, когда отправляли выставочные образцы в Болонью.

Из-за неправильной маркировки партия может застрять на иностранной таможне.

Около трех недель мы согласовывали пакет документов с нашим агентом. Он исправлял ошибки в описании технического процесса, уточнял технологические моменты, изучал документы на сырье и упаковку, обсуждал с нами макеты маркировки.

Агент находился в Латвии, поэтому выбрал лабораторию к себе поближе — в Эстонии. Он передал туда все наши документы, но предупредил, что лаборатория может запросить что-то дополнительно, например образцы продукции, фотографии готовых изделий и упаковки.

Конечный перечень документов зависит от:

• специфики товара;
• способа производства;
• технологии;
• ингредиентов;
• методики исследования.

Нам хватило стандартного пакета документов. Лаборатория изучала их около двух недель. Затем агент сообщил, что мы прошли проверку, и переслал нам отчет о безопасности.

Образцы косметики никто не запрашивал: поверили данным на бумаге. Европейцы действуют по принципу «доверяй, но проверяй». Например, когда мы вышли на рынок Германии, то в первую же неделю продаж немецкая лаборатория провела контрольную закупку. Нашу косметику проверили — качество и безопасность товара подтвердились.

Но если бы мы изначально обманули эстонскую лабораторию и заявили недостоверные сведения, то это быстро бы выяснили. Нотификацию бы приостановили — после этого европейский рынок навсегда бы для нас закрылся.

Эстонская лаборатория самостоятельно отправила отчет в специальный орган еврокомиссии по нотификации. Еще через неделю агент прислал нам скриншот из портала в качестве подтверждения регистрации.

Отчет о безопасности и скриншот — это все доказательства того, что агент сделал свою работу. Мы не могли самостоятельно зайти на портал и проверить, есть ли там наша косметика. Реестр закрытый, информация из него нам недоступна.

Теоретически агент мог бы подделать отчет о безопасности и нарисовать в «Фотошопе» нужный скриншот. Чтобы вас не обманули, тщательнее выбирайте агентов: ищите отзывы, пользуйтесь сарафанным радио.

После регистрации нашей косметике присвоили уникальные номера в реестре CPNP. Мы переслали организаторам выставки «Космопроф» эти номера и отчет о безопасности — они подтвердили, что продукция зарегистрирована в Евросоюзе.

Дальше начался классический процесс экспорта — я описывал его в статье «Как малому бизнесу продавать товары за границу». Мы отправили выставочные образцы в Италию курьерской службой DHL. Я отвечал за таможенное оформление в России, когда партия покидала страну.

Таможенные процедуры в Италии взял на себя штатный брокер «Космопрофа». Его услуги стоили около 60 € — их оплатили организаторы выставки. Косметику растаможили в режиме «выпуск для свободного обращения» — ее можно было не только показывать на выставке, но еще продавать и раздавать.

За 3000 € мы нотифицировали шесть видов лосьонов для ухода за руками и ступнями, оплатили услуги ответственного лица на год и подготовили комплект документов на товар.

Учитывайте, что цены на нотификацию сильно различаются в зависимости от масштабов лабораторных исследований, документов, которые нужно готовить с нуля, профессионализма и финансового аппетита конкретного агента.

1. Чтобы выйти на европейский рынок, необходимо пройти нотификацию продукции — подтвердить ее качество и безопасность.
2. Нотификацию проверяют по реестру CPNP: если там нет информации о косметике, то поставлять ее в Европу нельзя.
3. Чтобы включить продукцию в реестр, нужен SPSR — отчет о безопасности.
4. Не пытайтесь сделать все самостоятельно, если у вас нет опыта. Найдите агента, который поможет собрать документы, выбрать лабораторию и пройти все этапы нотификации.
5. Пакет документов для нотификации зависит от товара, технологии производства, ингредиентов и методики исследования. Агент подскажет, от каких документов можно отказаться, когда достаточно обычной справки на фирменном бланке и на чем сэкономить.
6. Многие документы можно предоставить в виде справок и деклараций. Не стоит пользоваться доверием и сообщать недостоверные сведения: доступ на европейские рынки будет закрыт навсегда.
7. Маркируйте продукцию на языке той страны, куда вы собираетесь привезти товар.
8. Первый шаг к нотификации продукции на европейском рынке — сертификация в системе технических регламентов Таможенного союза.
9. Определите, кто будет вашим ответственным лицом в Евросоюзе — торговый партнер или представитель, который профессионально оказывает эти услуги.