Что такое служебная записка
Памятка работнику
295K
Фотография — AzmanJaka / iStock

Что такое служебная записка

Зачем и когда ее нужно писать

17
Аватар автора

Дмитрий Сергеев

писал докладные записки

Страница автора

Ежедневно сотни работников пишут служебные записки на имя руководителей.

Вообще, это своеобразный документ: ни в одном законе нет термина «служебная записка». В некоторых организациях писать их в принципе не принято. В других — служебные записки есть, но называют их по-своему: например, «докладные записки» или «рапорты».

Ничего не мешает компаниям самостоятельно определять, что они считают служебной запиской и как ее составлять. Например, ЦИК России в своей инструкции по делопроизводству пишет, что служебная, или докладная, записка — «это внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя».

Несмотря на множество названий, у этих документов одна функция — в служебной записке работник организации информирует руководство о какой-то проблеме и, возможно, о способах ее решения, либо что-то объясняет.

Расскажу, для чего обычно составляют служебные записки, как это правильно сделать, а также приведу образцы на все случаи жизни.

Что такое служебная записка

Несмотря на то что служебная записка — это способ передачи информации от работника к руководителю, в трудовом кодексе прямых упоминаний о таком документе нет. Соответственно, и каких-либо строгих требований к составлению и оформлению служебных записок закон не устанавливает. Более того, он не обязывает сотрудника их писать, а руководителя — принимать потом какие-то меры.

При этом служебная записка позволяет реализовать право работника незамедлительно сообщить работодателю либо непосредственному руководителю о ситуациях, когда необходимо срочное вмешательство последнего. Например, если есть угроза жизни и здоровья людей, либо что-то может повлиять на сохранность имущества работодателя, либо есть факты нарушения других прав, то уведомить об этом руководство — обязанность сотрудника, которая закреплена в статье 21 трудового кодекса.

Для чего составляют служебную записку

Служебная записка позволяет обмениваться служебной информацией. Объясню на примере.

  • Иван работает на предприятии и видит, что работу можно улучшить, — так компания будет зарабатывать больше денег, а сам сотрудник сможет претендовать на повышение зарплаты. Иван может просто рассказать о своих предложениях всем окружающим. Но когда дойдет до награждения, не факт, что о рационализаторе вспомнят и он попадет в число поощренных.
  • Чтобы подтвердить свое авторство идеи, Иван может написать служебную записку о том, как все улучшить. Тогда он сможет документально подтвердить, что все предложения принадлежат ему и его стоит за это поощрить.

Естественно, это не единственное, для чего нужны служебные записки. Кроме всего прочего, при помощи таких документов работник предприятия может:

  • наладить обмен информацией между сотрудниками или структурными подразделениями организации. Рядовые работники редко сталкиваются с такими проблемами, но если в компании сложная структура, много обособленных подразделений и самостоятельных руководителей, то они могут решать такие вопросы с помощью служебных записок;
  • запросить у коллег какую-то информацию, необходимую для работы;
  • сообщить руководству о проблемах на предприятии;
  • запросить дополнительные материалы и ресурсы;
  • просить поощрить коллег, которые хорошо работают, или наказать тех, кто трудится плохо;
  • предложить руководству способ решения сложной ситуации или конфликта.

Кто может написать служебную записку

Служебную записку может составить любой сотрудник. Никаких ограничений в зависимости от должности или подчиненности нет. Но существует несколько правил, которые прежде всего продиктованы здравым смыслом. Самая лучшая служебная записка — та, которую не нужно писать.

  • Например, трое друзей создали торговую компанию и работают в ней же. Они хорошо знают друг друга, а все проблемы решают за чашкой чая, причем иногда даже в нерабочее время. Все, что делает кампания, им хорошо знакомо, потому что они одновременно и руководители, и исполнители. В этом случае никакие служебные записки просто не нужны — любой вопрос можно решить звонком по телефону. Лишняя бюрократия будет только мешать.
  • Но если со временем компания вырастет, работников станет больше, соответственно, и проблем тоже. Друзья превратятся в генерального директора, его заместителя и главного инженера. Удержать все проблемы в голове руководству станет невозможно. Возникнет необходимость фиксировать как сами проблемы, так и способы их решения. В этом случае понадобятся служебные записки.

На практике чаще всего служебные записки, докладные или рапорты — следующий этап после того, как на предприятии появляется первый человек, который отвечает за делопроизводство — например, секретарь. Но возможны и другие варианты — например, прием и учет служебных записок может вести и сам руководитель.

Еще служебные записки часто фигурируют в судебных разбирательствах в качестве доказательств.

  • Вот пример из суда. Мужчину уволили с военной службы, и он пытался доказать, что это было незаконно. Истец утверждал, что подавал обращения, рапорты и служебные записки на имя руководителей, которые те должным образом не рассмотрели.
  • Суд выяснил, что на каждую служебную записку мужчина получил ответ. А то, что содержание ему не понравилось, еще не означает, что начальство плохо разобралось. Руководители не обязаны удовлетворять все требования работников, даже если они изложены в служебных записках. А раз так — увольнение законно.

Должен ли руководитель составлять документ. Как правило, сам руководитель не составляет служебную записку, так как он ее получатель. Конечно, теоретически начальник может составить такой документ, но писать записку самому себе нелогично.

Что касается общения с подчиненными, то руководитель, как правило, пользуется другими документами — например, приказами или распоряжениями.

Правила оформления служебной записки

Ежемесячно несколько десятков тысяч пользователей «Яндекса» ищут, как правильно оформить служебную записку. Но обязательных правил для всех граждан и организаций не существует.

Правда, есть специальный гост, в котором описаны в том числе и рекомендации по оформлению документов. Но госты, как и другие документы национальной системы стандартизации, применяются добровольно — за исключением случаев, когда это прямо предписано законом.

Однако ни в одном законе не сказано, что граждане должны применять госстандарты, чтобы общаться с работодателем, руководителем или коллегами. А раз нет общих для всех государственных стандартов, то работодатель вправе сам устанавливать их для своих подчиненных. Поэтому любой, кто пишет служебную записку, может руководствоваться правилами деловой переписки, которые установлены внутри организации.

Тем не менее есть и сложившиеся общепринятые нормы, которые помогут сделать документ понятным и доступным для всех. Расскажу о них подробнее.

Структура и реквизиты служебной записки. Вот стандартное содержание служебной записки:

  • данные адресата, то есть человека, кому адресована записка. Как правило, это руководитель организации, но вместо него может быть указан любой сотрудник;
  • данные составителя записки: должность, профессия или специальность и ФИО;
  • название документа. Обычно это просто «Служебная записка», «Докладная», «Рапорт» или другое название — в зависимости от того, как принято в организации;
  • краткое описание ситуации, предложения или объяснения по вопросу, которого касается записка;
  • подпись составителя;
  • дата составления.

Все эти реквизиты необязательные. Скажем, если в организации меньше десяти сотрудников, автор служебной записки может не указывать свою должность — главное, чтобы начальник понял, кто автор документа.

Если руководитель один, на него завязано решение всех вопросов и он не сторонник излишней бюрократии, то можно не указывать и его ФИО. Главное, чтобы он сам не возражал.

Структура записки также зависит только от внутренних правил организации либо от обычаев ведения деловой переписки в ней.

Например, можно указать получателя и автора служебной записки в одном блоке
Например, можно указать получателя и автора служебной записки в одном блоке
Возможен и другой вариант оформления. Автор служебной записки указал свои имя и должность в конце документа, но смысл не поменялся. Руководитель в любом случае поймет, кто составил записку и чего он хочет
Возможен и другой вариант оформления. Автор служебной записки указал свои имя и должность в конце документа, но смысл не поменялся. Руководитель в любом случае поймет, кто составил записку и чего он хочет

Требования к внешнему виду. Если в организации нет установленных локальным нормативным актом форм служебных записок, работник может писать как и на чем ему удобно: на тетрадном листке в клетку или на бумаге формата А4. У всех вариантов будет одинаковая юридическая сила.

Составляют ли в электронном виде. Еще несколько лет назад большинство служебных записок писали только на бумаге. Но чисто бумажный документооборот в компаниях и у ИП постепенно уступает место электронному.

При этом работодатель может устанавливать правила для служебных записок. Например, к официальному документу могут приравнять электронное письмо или даже сообщение в мессенджере.

Есть организации, в которых делают так: служебную записку надо написать от руки, подписать, а потом сфотографировать и отправить через мессенджер. Подобный порядок не закреплен локальным нормативным актом, но он прижился и всех устраивает. А раз так, то подобные записки легитимны.

Если понадобится использовать служебную записку как доказательство в суде, представить ее можно в любой форме. Но решение о том, можно ли ее считать доказательством, будет принимать суд.

Что будет, если записка не соответствует правилам. Руководство любой организации вправе требовать от работников соблюдения локальных нормативных актов. Если служебная записка оформлена с нарушениями, документ могут не принять, и его придется переделать по внутренним правилам.

Порядок рассмотрения

Отвечать на служебную записку подчиненного и принимать по ней меры — это не обязанность руководителя, а его право. Иными словами, он может и никак не отреагировать.

  • Например, слесарь просит начальника выдать ему двести болтов. Начальник может дать работнику развернутый ответ на бумаге. А может просто поставить на записке резолюцию «Выдать», и тогда слесарь вместе с запиской отправится на склад и получит желаемое. Но возможно, руководитель просто выбросит докладную, и это не будет считаться нарушением.

Регистрация и маршруты движения записок. Служебные записки регистрируют в соответствии с правилами конкретной организации.

Маршрут движения записки зависит от конкретной ситуации. Если надо быстро получить результат, то самый эффективный и быстрый вариант — напрямую от работника к руководителю. Чем меньше бюрократии, тем выше эффективность: начальник быстро получит записку, ознакомится с ней и сможет принять решение.

Если же надо использовать служебную записку как доказательство — например, в суде или во время служебной проверки — лучше выбрать бюрократический путь. В этом случае записку обязательно надо зарегистрировать, например, у секретаря, а себе оставить один экземпляр с регистрационным номером или с отметкой секретаря о приеме. Если начнется разбирательство, документ можно использовать в качестве доказательства.

Сроки рассмотрения. На практике служебную записку рассматривают сразу после того, как она поступит к руководителю. Но решение о том, стоит ли вообще в связи с ней что-либо делать, принимает тот, кому адресован документ. При этом в законе конкретных сроков рассмотрения нет.

Образцы и особенности оформления для разных случаев

Формулировки в каждом случае зависят от конкретной ситуации. Когда служебная записка необязательна — ее заменяют другие документы. Приведу примеры.

Об отзыве из отпуска. Если руководитель сам хочет отозвать сотрудника из отпуска, он должен сначала получить согласие работника, после чего можно оформлять приказ на отзыв. Дополнительные служебные записки не нужны.

Но бывает, что инициатор отзыва — не руководитель, а коллега отпускника, например начальник отдела или старший менеджер. В этом случае он может подготовить служебную записку на имя руководителя и обосновать в ней необходимость отзыва сотрудника из отпуска.

Образец служебной записки об отзыве из отпуска
Образец служебной записки об отзыве из отпуска

На обучение сотрудников. Если обучение — инициатива руководства, тоже можно начинать с уведомления работника.

Но если обучение — желание самого сотрудника, то он может обратиться со служебной запиской на имя начальника.

Образец служебной записки на обучение сотрудника
Образец служебной записки на обучение сотрудника

О самоизоляции. Чтобы уйти на самоизоляцию, достаточно предписания Роспотребнадзора, которое получает работник. Никакие служебные записки в такой ситуации законом не предусмотрены.

А вот сообщить начальству о том, что работники самоизолировались, можно и служебной запиской.

Образец служебной записки о самоизоляции
Образец служебной записки о самоизоляции

На совмещение должностей. Сама процедура совмещения прописана в статье 60.2 трудового кодекса, и никакие служебные записки в ней не упоминаются.

Но в докладной записке можно попросить начальника о том, чтобы он предложил определенному сотруднику совместить должности — это может сделать, например, начальник отдела.

Образец служебной записки о совмещении должностей
Образец служебной записки о совмещении должностей

На отгул. Хотя в трудовом кодексе нет понятия «отгул», так обычно называют дополнительный день отдыха. Служебная записка тут тоже не нужна — работник пишет заявление на имя руководителя.

Но можно ходатайствовать о предоставлении работнику дополнительного выходного дня, например, в качестве поощрения. Трудовой кодекс этого не запрещает.

Образец служебной записки о предоставлении выходного дня
Образец служебной записки о предоставлении выходного дня

О необходимости увольнения сотрудника и проведения служебной проверки. При всем своем желании работодатель не вправе уволить сотрудника на основании служебной записки. Составлять такой документ не имеет смысла.

Зато служебной запиской можно инициировать проведение служебной проверки — и по ее итогам, возможно, сотрудника уволят. Даже если в служебной записке не упоминать о необходимости служебной проверки, ее все равно придется проводить: это требование закона.

Образец служебной записки об увольнении
Образец служебной записки об увольнении

О командировке. В этом случае задача служебной записки — обосновать необходимость командировки, указать ее сроки и кого нужно в нее отправить.

Образец служебной записки о направлении в командировку
Образец служебной записки о направлении в командировку

О выплате премии. В служебной записке о выплате премии нужно указать, кому ее выплатить и за что. Можно ссылаться на конкретные результаты работы.

Образец служебной записки о выплате премии
Образец служебной записки о выплате премии

О списании ТМЦ. Такую служебную записку пишут, если товар испортился, у него истек срок годности или он был поврежден — продавать его уже нельзя.

Сначала нужно списать товар, а чтобы руководитель принял решение об этом, можно объяснить ему причины в служебной записке.

Образец служебной записки о списании ТМЦ
Образец служебной записки о списании ТМЦ

О необходимости ремонта оборудования. Бывает, что имущество предприятия сломалось или износилось, но его можно отремонтировать. В этом случае в служебной записке должны быть конкретные предложения по ремонту.

Служебная записка о необходимости ремонта оборудования
Служебная записка о необходимости ремонта оборудования

На закупку оборудования. При закупке нового оборудования служебная записка должна объяснить начальнику, зачем это нужно и что может дать предприятию.

Образец служебной записки на закупку оборудования
Образец служебной записки на закупку оборудования

О переводе на дистанционную работу. В этом случае служебная записка должна также содержать обоснование, зачем переводить сотрудника на дистанционку.

Дистанционная работа не обязательно связана с коронавирусом или ограничительными мерами — иногда она позволяет сэкономить деньги и повысить производительность.

Образец служебной записки о переводе на дистанционную работу
Образец служебной записки о переводе на дистанционную работу

Запомнить

  1. Понятия «служебная записка» в законодательстве нет, но в жизни такие документы пишут часто. Обычно руководствуются правилами документооборота, принятого в конкретной организации.
  2. Такая записка — способ передачи информации между коллегами либо между подчиненными и руководителем. Этот документ позволяет запросить у коллег нужные данные, сообщить руководству о проблемах на предприятии, попросить дополнительные материалы и ресурсы, предложить начальству способ решения сложной ситуации или конфликта и так далее.
  3. На предприятиях с небольшим количеством сотрудников вполне можно обойтись без служебных записок, чтобы не разводить бюрократию.
  4. Отвечать на служебную записку подчиненного и принимать по ней меры — не обязанность руководителя, а его право.
  5. Руководство организации вправе требовать от работников соблюдать локальные нормативные акты. Если служебная записка оформлена с их нарушением, документ могут не принять.

А вы пишете служебные записки на работе? Это помогает или, наоборот, добавляет бюрократии?
Комментарии проходят модерацию по правилам журнала
Загрузка
0

"Самая лучшая служебная записка — та, которую не нужно писать."

Я сейчас просто заплакала!
Моя работа - это одни служебные записки, я то их рассматриваю, то пишу.

22
0
Автор

+6

Раньше писала. Записки о том, как сделать совместную работу эффективнее с подробным описанием, что компания теряет без моих предложений и что она получит, если их внедрить. В переводе на человеческий это обычно значило, что какая-то козлина в соседнем отделе пинает все, что пинается, и/или конфликтует с моими ребятами.

6
Герой

Pavla, Вот это точно.
Существенная часть СЗ - это сообщение руководителям о рабочих конфликтах между подразделениями.
Собственно работа менеджера - их решать

2
Герой

Pavla, уверены, что ваша точка зрения единственно верная? Возможно, у другой стороны другое видение ситуации. Как правило, во всех организациях стараются переложить большую часть ответственности переложить на другие отделы, да и вдобавок загрузить их непрофильной работой под самыми благовидными предлогами и жалобами на собственную перегруженность.

0
Автор

+6

WTF, моя точка зрения приводит к результатам для компании. Это единственный важный критерий. Что там кто хочет пинать и грузить друг друга - сугубо пофиг, пока это не влияет на общий результата. Влияет на общий результат - значит, вопрос эскалируется и решается.

2
0
Герой

Трата времени и сил.
Имеем: не склизком ответственные коллеги из смежного подразделения не справляются с поставленной задачей, возможно даже игнорируют её. Сидят они, да вон там, в кабинете напротив. И вот, вместо того чтобы заниматься решением других вопросов ты сочиняешь СЗ в адрес их руководителя, согласовываешь ее со своим руководителем, дожидаешься РЕГИСТРАЦИИ этого чудесного документа, потом ждёшь, когда же дойдут руки у соседского шефа ознакомиться с ее содержанием, и тогда, дай бог, что-то сдвинется с мертвой точки. А уже не надо. Уже сами все сделали, выполнив чужую работу ещё и время на СЗ потратили.
Хотя ведь можно просто подойти и сказать: Палсаныч, помоги, все же в одной лодке, общее дело делаем.
Но Палсаныч ответит: да не вопрос, напиши мне служебку…

2

Toptysh, коллега? это ты?

1
Автор

+6

WTF, вы ждете бесплатную лекцию об эффективном менеджменте и достижении результатов, что ли?)) Спасибо, но мне за управление деньги платят обычно, доказывать вам, что я не верблюд, я и не подумаю)

2
0
Герой
Отредактировано

Пережиток вонючего совка до сих пор в голове 60% русских менеджеров. За это нужно увольнять, как за микроменеджмент.

1
Автор

+6

WTF, ваш вопрос для меня выглядит как "Чтобы не утонуть, я плаваю - Агаааа, а вы точно плаваете там, где можете утонуть? Может, вы в тазике плаваете? Точно не в тазике?". Не надо держать собеседников за идиотов. Я о довольно банальных вещах написала.

1
0
Герой

Какие только документы не называют служебками... ))))

0
0
Герой

Пишем-пишем, составляю коллегам на компенсацию, на доп.оплату за работу в выходной, на неудержание... Благо, компания маленькая - мелкие закупки, списания, одобрения решаются в вотсапе или вживую в офисе. И слава богам что именно так, до этой статьи даже не знала, что есть компании, где их регистрируют (!). У нас их просто подшивают в папки на кольцах с вложенными в файлики подтверждающими доками о тратах, например.

0
0

Очень помогает, т.к. руководство невсегда знает что мешает в работе на результат

0
0

Пищу и это помогает в определённых ситуациях, т к. руководство невсегда знает, что может повлиять на эффективный результат работы производства

0

Сообщество